檔案信息化建設與檔案管理淺議

毛寶珍

衢州市委黨校檔案館員 浙江 衢州 324000

引言

近年來，在信息技術的帶動下，檔案信息化建設普遍得以開展，并取得了一定成果，但由于缺乏權威部門的統籌規劃，各地區檔案信息化工作各自為政，不合規范者比比皆是。因此，如何科學開發利用檔案資源，有效推進檔案信息化建設，是值得我們深思的問題。

1 檔案信息化建設的概念

其一，檔案信息化建設其根本因素以及主要推動力，就在于信息技術以及計算機技術在檔案相關工作當中的廣泛合理運用。其二，檔案信息化建設其主要階段性的工作目標，就是促使檔案工作能夠趨向現代化發展，能夠滿足社會發展對于檔案工作所提出的要求，并且確定在網絡環境當中檔案管理工作以及檔案服務工作的基本工作框架。在我國有相關學者將檔案信息化建設分為兩個階段：第一個階段，是運用信息技術以及計算機技術等等技術形式開展相關檔案工作，而針對檔案信息化建設的這一認知通常情況下檔案工作人員已經得以認識，運用計算機設備開展檔案工作的方式已經將以往傳統人工檔案工作方式逐漸代替。第二個階段，是研發電子文件。建立在新檔案工作理論以及新檔案工作方法的基礎上進而完成檔案電子文件的歸檔工作以及電子檔案的管理工作。其三，在進行檔案信息化建設的過程中，一定要注重重新認知檔案管理工作的基本原則、工作方法、工作理論等等，由于在進行檔案信息化建設的過程中，需要在檔案管理工作過程中運用信息技術以及計算機設備，在此基礎上新的檔案管理工作方法、工作手段、基本原則等等不斷實現創新，并且還提出了以往檔案工作過程中并沒有涉及以及接觸到的新問題，而針對這些新問題而言，在進行檔案信息化建設的過程中，一定要注重充分考慮，并作出科學合理，客觀理性的回答。其四，針對檔案信息化建設而言，其最終想要達到的目標就是實現檔案信息的社會服務，進行檔案信息化建設最為理想的工作目標就是能夠建立在信息技術以及計算機技術的基礎上實現將檔案信息公開化以及透明化。在進行檔案信息化建設的過程中，一定要充分考慮長遠，并立足于當前實際情況的基礎上，進而使得檔案信息化建設的中心問題能夠得以充分把握。

2 檔案信息化建設與檔案管理面臨的問題

2.1 信息化認識存在差距

信息化技術改變了傳統的檔案管理模式，但少數人員沒有在思想上真正認識到信息化技術給業務工作帶來的巨大影響，思想上重視程度不夠，依然習慣于傳統的管理模式，無法將信息化建設與各項業務有機結合，如在工程項目建設、除險加固、資產動態管理方面的信息數據收集、記錄不準確、不及時、不完整，給業務數據統計帶來困難。還存在對信息化檔案管理軟件系統不熟悉、不熟練，習慣于傳統手工記錄、紙質保存，單軌制落實不到位，先進信息技術應用未得到充分體現。

2.2 缺乏完善的基礎設備

從目前基層相關企業檔案信息化的進程可以看出，企業檔案管理部門缺乏完善的、成體系的基礎設備。絕大多數企業設施設備要么不全，要么設備落后不堪支撐信息化檔案系統的運行。如，缺乏專業掃描儀、聲像檔案非在線采集系統、磁盤陣列及微縮檔案膠片采集機等。而有些企業缺乏相應的閱檔室、陳列室及數字化用房，即使配備也是條件較差、面積小，難以形成有效的保護措施體系，不利于開展檔案信息化及相關工作。

2.3 檔案管理方式落后

目前，在開展工程管理工作的過程中，傳統實體檔案管理模式占據的空間相對較大，大多習慣通過紙質檔案對信息資源進行保存。在時間不斷推移的背景下，檔案調用情況較多，檔案數量不斷增加，對空間的占有率也越來越多，而對于計算機的應用只停留在初級階段，管理手段整體處于落后狀態，檔案管理工作效率普遍低下，因而檔案管理工作的有序開展受到很大限制[1]。

2.4 專業人才的缺乏

人才是檔案信息化建設事業中最重要的建設資源,檔案信息化建設是龐大的系統工程，各方面各層級都需要大量的信息化人才，引進檔案信息化人才，人才興檔是檔案事業發展戰略轉型的關鍵因素之一。現今很多檔案工作者仍抱有傳統的理念，自身綜合素質偏低，未能掌握檔案信息化建設技術，現有的技術能力、管理經驗等難以適應檔案信息化建設的發展需求，檔案部門也受自身和社會地位限制，難以引進信息化人才，并且，檔案部門現有的信息化人才還在逐漸流失,這樣一來，就導致了檔案信息化人才缺乏。另外,沒有一個規范的檔案信息化技術培訓管理體系，也是造成檔案信息化專業人才嚴重缺乏的原因之一。總之,檔案管理工作存在人員結構不合理,信息化人才的配置嚴重不足,專業素質待提高等問題。這些都嚴重阻礙著檔案信息化建設的發展，成為發展進程中最大瓶頸，從而一定程度上制約了檔案事業發展戰略轉型。

3 檔案信息化建設與檔案管理措施

3.1 樹立信息化檔案管理理念

理念是行為的先導，在計算機信息技術快速發展，檔案信息化建設如火如荼的時代發展背景下，企業管理者，以及檔案工作者要在思想上牢固樹立信息化管理理念，在思想上要高度重視檔案信息化工作，將檔案信息化納入企業生產、經營和管理的各個方面，納入企業各個崗位、部門的年度考核，并在人、財、物等方面加大信息化建設投入力度，打牢企業信息化建設基礎，并做好企業信息化建設頂層設計，將檔案信息化建設與企業長遠發展規劃有機結合起來，夯實企業檔案信息化建設根基[2]。

3.2 培養專業化人才

人才是社會生產力諸多要素中最活躍、最重要的因素，培養高素質專業化的檔案人才是推進檔案信息化建設的可靠保障。檔案信息化建設既需要熟悉網絡技術、信息技術、數字技術的技術人才，又需要精通業務的專業人員。專業化的檔案人才是檔案信息化建設中不可或缺的部分。對這一部分的實現，檔案管理部門應構建專職人員的長期培訓機制，推動培訓常態化規范化，通過舉辦講座、培訓班、現場指導等方式對在崗人員每年進行定期業務培訓，更新知識結構，堅持“缺什么，補什么”，及時調整培訓內容和課程設置，增強培訓的實用性和針對性；同時爭取組織人事部門的支持，把檔案部門進人的專業和特長要求作為一項制度固定下來，堅持“人崗相適”的原則，為檔案數字化崗位配備合格的、合適的工作人員，科學設置職務、職稱，并采取合理的激勵手段，構建多維交叉的人才考核制度，增加知識、能力、業績等要素在考核中的比例和權重，形成穩定的工資增長機制；同時大興愛才、重才、用才、護才之風，為其建功立業提供寬闊舞臺和良性成長空間，使從業人員安心投入崗位工作。

3.3 提高信息管理質量，加快檔案信息化進程

檔案信息是一種寶貴的資源，因此必須要提升電子檔案管理質量，確保電子檔案的安全高效，充分發揮電子檔案信息的實用價值。進一步加強檔案信息的建設和管理，具有十分重要的意義。當前檔案信息化已成為檔案發展的必然趨勢，但檔案信息化建設還處于起步階段。不管是引進和使用各種設備設施，還是在相關行業中的推廣和應用，都存在著很多不足。檔案信息化建設面臨著嚴峻的挑戰，電子化能在很大程度上解決這些問題，加快檔案信息化進程。信息技術是檔案信息化的關鍵，為了實現檔案的信息化管理，必須充分利用各種先進的技術，如計算機和網絡信息技術等，電腦與網絡信息技術也是檔案管理的重要內容。電子技術是檔案信息化十大工程的重要技術基礎，把握電子技術，并充分應用于檔案管理，可以較好地解決檔案信息化建設中的種種問題[3]。

3.4 完善檔案管理信息化的制度、標準規范體系建設

要理論結合實踐，將宏觀的檔案管理理論要落實到具體的實踐中去，要重視管理系統建設、制度標準建設。逐步建立和完善檔案信息化工作中的各項制度，使檔案信息化建設工作制度化、規范化，實現“有制可依，有度可循”。這樣才能有利于檔案信息化建設事業的發展。規章制度的建立要遵循合理性、科學性、簡明實用性和制度約束的雙向性等原則。制度的完善對檔案信息化事業的發展奠定了堅實的基礎。還要重視檔案信息化工作中的安全管理制度，規范落實網絡安全問題，讓相關檔案工作者重視網絡安全問題，從而多方面對檔案信息化系統安全、穩定運行帶來堅強保障。檔案信息化在實踐中需要對紙質檔案進行掃描、錄入、存儲和傳輸等操作，應該遵循統一的技術標準和工作規范。如掃描的統一技術規范、管理規范、保密管理規范等，存儲方式的統一的技術標準，這樣檔案信息化工作可以依據統一的工作規范來開展，可以保障檔案信息化工作有序有章，避免標準不一帶來的一系列問題，從而提高檔案信息資源的利用率。

4 結束語

綜上所述，信息技術為各個行業帶來了新的發展契機，企業在進行檔案信息化建設時應抓住這一機遇，依托自身實情，不斷完善檔案信息化建設方面的不足。利用相關政策和規范文件，結合相關工作要求，開展檔案管理信息化建設，提高檔案資源的利用效率與管理水平。