新醫改形勢下醫院人事檔案管理信息化建設探究

李璐

廣西柳州市柳鐵中心醫院 廣西 柳州 545007

引言

隨著我國現代社會科學和信息化技術的發展和完善，醫院開始積極地運用現代信息化的方式來管理人事檔案，該技術的廣泛應用，極大程度上解決了我國各級醫療機構在人事檔案的管理中普遍存在的諸多問題。在新的時代下，如何有效地利用信息化的手段管理和監督醫院的人事檔案工作，已經成為一個重大而不可忽視的熱點話題。

1 我國醫院的人事檔案管理信息化工程建設的價值

傳統的檔案管理方式工作量大、工作周期長、管理的難度高；而且由于醫院人事檔案管理上的工作人員數量相對較少，導致他們無法按照規定地完成高技術要求、重復性的工作任務，使得檔案的管理工作變得失去了真正意義，而招聘更多的人才和工作人員面臨資金籌措、成本增大等問題[1]。針對這一困難，信息化的政府檔案管理服務模式就應運而生，它的成功出現和廣泛使用不僅大大減輕了我們在傳統的管理模式下政府檔案管理服務過程工作中的各種工作量、工作困難，更是極大有效提升了政府檔案管理相關工作的服務質量和工作效率。

2 現階段我國公立醫院人事檔案工作中存在的一些問題

2.1 重視程度不足

雖然我國各級醫院對于人事檔案管理工作具有不可忽視的重要性，但是現在許多大型醫院對于它的認識卻存在明顯的不足，對于我國各級醫院的人事檔案管理工作重視的程度還遠遠不夠[2]。一些大型醫院在針對人事檔案的情況下進行管理時，沒有針對性地設置特定的專職崗位，更沒有針對性地雇用專門的管理人才，而是從自己醫院的各個崗位中充分調動根本就沒有從業經歷的員工來對其情況進行管理，導致醫院人事檔案的管理工作出現諸多困難。

2.2 工作方式落后

如今，對于各級機關人事檔案的辦公管理，大都還只是那種處于早期采取舊式紙質本版人事檔案的一種[3]。在傳統方式辦公管理方法中，這樣的人事檔案往往都不過是由于相關工作人員以“手動”的歸檔形式對其內容進行了詳細記錄而逐漸衍生呈現出來的。這一記錄方式存在的一個主要缺陷是，醫院檔案正常保存工作周期短，檔案中的相關文件和照片字跡隨著保存時間的慢慢流逝而開始逐漸模糊，紙張也因此在相應的地方慢慢變老，在醫院檔案的正常保存中也容易被他人遺棄，而且一旦檔案丟失也很難及時找到，這種記錄方式往往存在檔案時間長，工作量大，記錄不全等問題，嚴重影響了我國各大醫院人事檔案的正常保存。

3 新醫改形勢下醫院人事檔案管理信息化建設

3.1 重視專業人才的培養

首先，重視對醫院內部的人事檔案管理者進行選拔、任用。在我院招收企業的管理者時，應該優先選取經過系統的學習及專門培訓的技術型人才，這種類型人才的整體綜合素質通常都比較高，對于自己的工作也會比較認真負責。在我院招收到一些管理者之后，對于其他的管理者也需要多方面的專門培訓。培訓的整個過程本身就是一個提升管理者的專業技術能力的過程，又相當于一次考核。

3.2 計算機網絡的應用

網絡化的管理不但簡單可靠，節約了空間，同時還有著十分詳盡的信息分類，便于瀏覽和查詢，是醫院管理數據庫的最好選擇。所以，對于一家醫院的人事檔案管理，也許是可以由一家醫院的檔案管理者在互聯網上自己開設一個專門的網站用來管理和存放一家醫院的個人檔案。這樣，紙質的檔案就能夠做到只把一個醫院全體員工的日常生活和學習中最為重要的組成部分，而將許多煩瑣的資料全部保存到電腦空間中，減少醫院的人事檔案儲藏和存放需要使用的空間。同時，紙質的檔案和電腦同時進行了記錄，這樣就相當于對數據庫資料進行了一次雙重的備份，更加有利于數據庫資料的保管，即使電腦上的紙質檔案丟了，也能夠通過電腦上的數據庫資料再重新復印成電腦上的紙質數據庫資料；同樣，若是電腦上的信息錯誤或者文件格式錯誤，則可以直接通過電子郵件或其他方式將紙質信息重新發送到電腦。

3.3 完善相關管理制度

為了能夠更好地保護和維持醫院的人事檔案，醫院就要相應的制定更加健全和完善的人事檔案制度，相關部門也都應該相繼出臺更加健全和完善的相關法律措施。醫院在研究和制定服務管理制度時，要嚴格遵守工作規范，主要目的就是為了針對每位工作人員存在的記錄方面問題，一定要真實可靠；對于濫吹亂造，不好好管理自己檔案的負責人，要予以嚴肅懲戒，甚至將其清除。另外，對于工作的流程上也需要建立一套體系，使得管理者能夠更清晰地認識和了解此項工作，提高其效率。相關部門在研究和制定相關的法律時，主要目的就是針對那些重大事故和可能影響到他人利益的事件而做出相應的法律性條文。但是若醫院的管理者在進行信息庫的管理過程中丟失了對于醫院一些重要的信息和檔案，在醫院出了信息庫的事故之后，管理者就需要自己承擔相應的法律責任，醫院也將因此而受到懲罰。若是管理者通過修改自己的檔案給醫院工作人員帶來了經濟上的損失，管理者也必須依法予以賠償。

4 結束語

綜上所述，醫院的人事檔案管理工作在我們醫院人事檔案的管理過程中具有很重要的意義。但是，目前我國各級醫院的人事檔案管理中仍然還是存在很多的困難。必須提高管理者的專業技術能力和職業道德素質，同時要運用信息化的手段加強對檔案的管理，實現新醫改的大背景下我國各級公立醫療機構人事檔案的保護和管理信息化，讓我國各級公立醫療機構的人事檔案能夠在社會經濟的發展中得到更好的充分利用。