淺談大數(shù)據(jù)背景下的高校科研檔案信息化管理*

吳哈娜

百色學(xué)院科研處 廣西 百色 533000

引言

信息時(shí)代的到來(lái)，使得大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用更加普遍，而這也給高校開展科研檔案管理工作帶來(lái)創(chuàng)新機(jī)遇。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案人員進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)收集更加便利，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析也更加深入，對(duì)于檔案決策的制定帶來(lái)更多的作用。而新時(shí)期，在高校發(fā)展過(guò)程中，科研檔案的重要性更加凸顯，需要執(zhí)行更科學(xué)的管理措施，以發(fā)揮檔案的管理作用。所以在大數(shù)據(jù)背景下，科研檔案管理如何發(fā)揮大數(shù)據(jù)的作用，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，進(jìn)行信息化管理，成為檔案人員思考和研究的主要話題。

1 高校科研檔案及其特點(diǎn)

高校科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中經(jīng)過(guò)科學(xué)整理而形成的具有一定價(jià)值的文字、圖像、表格、數(shù)據(jù)以及音視頻等各種形式的檔案資源。包括國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、市廳級(jí)以及校級(jí)等縱向課題，與社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益關(guān)系十分密切的橫向課題，國(guó)家發(fā)明專利、實(shí)用專利等。它作為高校開展科研活動(dòng)的歷史記錄，是高校發(fā)展過(guò)程中一項(xiàng)十分重要的科技信息資源，直接反映著高校的科研水平和教育管理水平，對(duì)于促進(jìn)學(xué)校的健康發(fā)展具有重要的作用。高校科研檔案的覆蓋面廣泛，有較高的研究?jī)r(jià)值，可以直觀反映出高校進(jìn)行科研工作的現(xiàn)狀與存在問題，所以可以為科研創(chuàng)新、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、科研人才培養(yǎng)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)等提供參考。科研檔案管理工作的最終目標(biāo)在于開發(fā)和利用現(xiàn)有科研檔案，使其更好地促進(jìn)學(xué)校科研工作和地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展[1]。

2 大數(shù)據(jù)對(duì)高校科研檔案信息化管理的影響

大數(shù)據(jù)的應(yīng)用對(duì)于高校科研檔案信息化管理有多方面的影響。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以提升檔案數(shù)據(jù)處理效率，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以打造檔案共享平臺(tái)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而這些先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，可以提高數(shù)據(jù)收集的效率，提升數(shù)據(jù)處理效率，并挖掘出價(jià)值較大的數(shù)據(jù)信息，高效完成科研檔案管理工作，緩解檔案人員的壓力，并盡量排除人為因素造成的失誤。還可以有效規(guī)避檔案風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)，評(píng)估檔案風(fēng)險(xiǎn)的存在、嚴(yán)重程度等，并提出有效的規(guī)避措施。檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接獲取和調(diào)用科研檔案信息，進(jìn)行科研文件的高效鑒別和篩選，實(shí)現(xiàn)對(duì)科研文件的規(guī)范化和系統(tǒng)化管理，進(jìn)而可以提升科研檔案的利用率，促進(jìn)高校科研工作的良好發(fā)展[2]。

3 高校科研檔案信息化管理的目的及意義

高校發(fā)展過(guò)程中有著豐富的檔案資料，其中科研檔案資料占據(jù)很大的比例。考慮很多科研工作是高校工作的重要組成部分，所以大部分科研檔案具有多樣性和機(jī)密性要求，這就給高校進(jìn)行科研檔案管理工作提出更高的要求。通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)科研檔案的四性檢測(cè)（真實(shí)性、完整性、可用性和安全性），從而推動(dòng)科研檔案的電子化落實(shí)單套制。而這對(duì)于推動(dòng)高校科研檔案管理工作的穩(wěn)定和規(guī)范化發(fā)展有積極意義。利用信息化管理模式，借助ETL等先進(jìn)工具，實(shí)現(xiàn)科研檔案的電子化和在線收集。在這個(gè)過(guò)程中，檔案人員只負(fù)責(zé)進(jìn)行監(jiān)督和開放權(quán)限、信息錄入，就可直接進(jìn)行管理，同時(shí)還可以統(tǒng)計(jì)生成各種數(shù)據(jù)庫(kù)和表格，允許進(jìn)行檢索和查詢，具有很大的便利。高校科研檔案信息化管理還可以提升檔案的管理效率，當(dāng)前科研檔案資料中的電子化內(nèi)容越來(lái)越多，通過(guò)對(duì)過(guò)去紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化轉(zhuǎn)變，可以即時(shí)查詢和搜索，挖掘有價(jià)值的檔案內(nèi)容，提高科研檔案管理效率。另外，這項(xiàng)工作還有利于服務(wù)高校發(fā)展和制定決策，科研檔案是高校的重要資產(chǎn)，準(zhǔn)確記錄了所有科研工作的事項(xiàng)，這是相關(guān)研究人員進(jìn)行科研決策的重要依據(jù)，而通過(guò)科研檔案信息化管理可以獲取詳細(xì)全面的科研檔案信息，提高決策的有效性。

4 高校科研檔案信息化管理存在的問題

4.1 對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)不足

在實(shí)際操作中，檔案人員對(duì)科研檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)于檔案信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，所以積極性不高，存在一定阻礙。對(duì)于部分老職工，因?yàn)閷?duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件的接受程度不高，掌握起來(lái)比較慢，信息化水平不足，而對(duì)于部分年輕職工，雖然可以熟練操作信息化軟件，但對(duì)于檔案管理的理論和方法掌握不足，所以檔案人員隊(duì)伍都存在一些不足，無(wú)法適應(yīng)檔案信息化管理的要求[3]。

4.2 檔案信息化管理的規(guī)范性不強(qiáng)

因?yàn)楦咝ｓw制改革的持續(xù)發(fā)展，檔案部門也認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，所以將這項(xiàng)工作提上日程，開始關(guān)注先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)和先進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用。但目前來(lái)說(shuō)，還存在較多的問題，領(lǐng)導(dǎo)人員不重視檔案信息化管理的落實(shí)，檔案管理的檔案信息化管理形式化嚴(yán)重，實(shí)踐性不足，在具體建設(shè)時(shí)忽視了標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求，檔案管理軟件的通用性、實(shí)效性以及實(shí)用性等還存在不足，檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)也沒有得到統(tǒng)一和完善，相匹配的標(biāo)準(zhǔn)化流程還未得到建設(shè)和落實(shí)，這都影響到檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)程。

4.3 檔案信息化管理的安全風(fēng)險(xiǎn)較大

檔案信息化管理面臨最大的風(fēng)險(xiǎn)就是網(wǎng)絡(luò)安全問題。因?yàn)闄n案信息化管理是將所有的實(shí)體檔案資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化影像資料，利用電腦等介質(zhì)進(jìn)行無(wú)期限儲(chǔ)存，對(duì)于電腦、網(wǎng)絡(luò)等的依賴性較強(qiáng)。如果檔案信息化管理系統(tǒng)受到攻擊，網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)波動(dòng)，電腦中病毒等，都可能導(dǎo)致資料的泄露和遺失，帶來(lái)較大的安全風(fēng)險(xiǎn)，有可能威脅到高校的利益。還有就是，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理中的信息和數(shù)據(jù)更容易被竊取，導(dǎo)致檔案資料信息的泄露，也帶來(lái)一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。所以高校進(jìn)行檔案信息化管理要重視網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作的開展。

4.4 檔案信息化管理的軟件選擇十分隨意

檔案管理的有效運(yùn)行主要是依靠各類軟件的支持，進(jìn)行檔案信息化管理也主要是完善軟件的使用，增加其兼容性。但是在選擇檔案管理軟件時(shí)，高校方面存在很大的隨意性，也存在一定的認(rèn)知偏差。有些高校的工作人員認(rèn)為只要是個(gè)檔案管理軟件就可以支持檔案信息化管理。但實(shí)際上檔案管理軟件的種類挺多，但并不是所有的都適用于高校單位，只有專門的軟件才適用。檔案管理軟件是部分管理制度的載體，關(guān)系到制度的貫徹執(zhí)行，所以要合理選擇。

4.5 檔案信息化管理的執(zhí)行力度不足

當(dāng)前高校發(fā)展面臨較大的競(jìng)爭(zhēng)壓力，所以為了獲取更多的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，吸引更多優(yōu)質(zhì)資源，很多高校選擇擴(kuò)大規(guī)模、發(fā)展新行業(yè)、開發(fā)新業(yè)務(wù)等途徑，希望能夠提升高校的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。但是這些方法在發(fā)展前期確實(shí)能短期內(nèi)提升高校的知名度，促使業(yè)務(wù)指標(biāo)的增長(zhǎng)，但無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置的目標(biāo)。高校在擴(kuò)大規(guī)模的過(guò)程中，忽視了對(duì)發(fā)展過(guò)程的記錄和總結(jié)，忽視了對(duì)檔案工作的管理和創(chuàng)新，檔案管理體系不夠完善，檔案信息化管理不足，工作環(huán)境也得不到改善等，使得檔案管理的效率不高，質(zhì)量較低，更不會(huì)進(jìn)行檔案信息價(jià)值挖掘和開發(fā)工作，給高校的可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)負(fù)面影響[4]。

5 高校科研檔案信息化管理措施

5.1 加強(qiáng)科研檔案管理信息化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)背景下，高校要想更好地進(jìn)行科研檔案管理，就需要加強(qiáng)科研檔案管理信息化建設(shè)，不單純認(rèn)為使用了計(jì)算機(jī)處理檔案工作就是科研檔案管理信息化，而是要明確信息化的內(nèi)涵，知曉什么是科研檔案管理信息化。高校要認(rèn)識(shí)到科研檔案管理信息化對(duì)于高校發(fā)展的重要性，認(rèn)識(shí)到信息化的優(yōu)勢(shì)，樹立正確的科研檔案管理信息化理念。高校要積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和軟件，推廣先進(jìn)軟件和信息系統(tǒng)的應(yīng)用，提高科研檔案管理信息化水平。在運(yùn)行科研檔案管理時(shí)，要積極學(xué)習(xí)其他高校進(jìn)行科研檔案管理信息化建設(shè)的情況，借鑒其他高校的成功經(jīng)驗(yàn)，建設(shè)出適用于本高校的科研檔案管理信息系統(tǒng)。另外，高校需要對(duì)科研檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行整體規(guī)劃，結(jié)合高校發(fā)展現(xiàn)狀和戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行分析，對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作模式進(jìn)行革新，編制科學(xué)的規(guī)劃，并嚴(yán)格按照規(guī)劃開展工作，避免出現(xiàn)遺漏，影響信息化系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。另外，高校檔案部門要逐一建立科研檔案信息化管理的規(guī)章制度，完善這項(xiàng)工作的規(guī)范化建設(shè)，一切工作內(nèi)容都有嚴(yán)格的制度進(jìn)行規(guī)范。

5.2 打造科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

高校要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)打造先進(jìn)的科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，廣泛應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，配置全面的檔案信息基礎(chǔ)，促使平臺(tái)和系統(tǒng)搭建工作更加快捷。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)核心主要是確定各個(gè)基本模塊，并對(duì)其功能進(jìn)行強(qiáng)化，優(yōu)化各個(gè)模塊功能的發(fā)揮，提升對(duì)于檔案信息的分析和處理能力。對(duì)高校內(nèi)產(chǎn)生的科研檔案信息進(jìn)行綜合整理，建立集成的信息分析模塊，避免檔案信息過(guò)于分散而出現(xiàn)遺漏的情況。在設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)時(shí)，設(shè)計(jì)人員需要掌握高校科研檔案信息的分布和管理情況，進(jìn)行深入分析，針對(duì)檔案信息落實(shí)動(dòng)態(tài)控制。高校要注意規(guī)范科研檔案管理工作的流程、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式、檔案信息管理模式等，構(gòu)建大規(guī)模的科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案管理提供技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息的共享、異地查詢、借閱等服務(wù)。同時(shí)高校要注意創(chuàng)新管理模式，節(jié)約科研檔案資源的開發(fā)成本，在將互聯(lián)網(wǎng)與校園網(wǎng)相融合的基礎(chǔ)上，促進(jìn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的有機(jī)融合，建立起現(xiàn)代化的科研檔案儲(chǔ)存方式，加快實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。

5.3 強(qiáng)化檔案信息化人才培養(yǎng)

科研檔案管理信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)，對(duì)于大數(shù)據(jù)背景下科研檔案管理的創(chuàng)新也有積極意義。高校要注意對(duì)人才進(jìn)行培訓(xùn)，關(guān)鍵是如何將科研檔案管理與大數(shù)據(jù)相結(jié)合，建立起科研檔案管理信息化人才隊(duì)伍體系。高校要針對(duì)檔案人員進(jìn)行信息化的學(xué)習(xí)，針對(duì)科研檔案管理信息化最新理念、方法等進(jìn)行學(xué)習(xí)，提升科研檔案管理理論知識(shí)水平；同時(shí)借助大數(shù)據(jù)技術(shù)模擬一些科研檔案管理案例，要求科研檔案管理人員進(jìn)行模擬解決，提升實(shí)操能力；高校還要注意在每次學(xué)習(xí)和培訓(xùn)之后組織考核工作，定期對(duì)科研檔案管理人員進(jìn)行考察，并將考核結(jié)果與績(jī)效、晉升等相掛鉤。另外，高校要建立科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，將檔案人員信息化建設(shè)的成效與績(jī)效相掛鉤，將每次考核結(jié)果也與績(jī)效掛鉤，將日常工作表現(xiàn)與績(jī)效掛鉤，從而激發(fā)檔案人員的信息化建設(shè)積極性。

5.4 完善檔案資料

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案進(jìn)行檔案信息化管理，首先需要保證的就是有多樣化的檔案資料，高校要積極使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，自動(dòng)收集和錄入每天產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)文件，并定期導(dǎo)出到信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。檔案管理人員要積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，借助科研檔案管理工作向電子化、數(shù)字化方向發(fā)展，以大數(shù)據(jù)、線上共享等方式推動(dòng)科研檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合。對(duì)于其中價(jià)值較高、類型多樣的檔案，轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)形式，然后進(jìn)行聚合、分類、分析和處理，檢索數(shù)據(jù)之間的相關(guān)性，將混雜的檔案信息變?yōu)椤盎畹男畔ⅰ保瑢?shí)現(xiàn)科研檔案信息的高效整合、分析應(yīng)用和資源共享。

6 結(jié)束語(yǔ)

高校科研檔案管理工作是新時(shí)期推動(dòng)高校科研事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容。面對(duì)大數(shù)據(jù)背景，進(jìn)行檔案管理也要積極應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，這對(duì)于高校科研工作開展和檔案管理工作提升有積極意義。所以本次研究針對(duì)高校科研檔案信息化管理進(jìn)行研究。