項(xiàng)目管理在中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成中的應(yīng)用分析*

桂友武

湖南工學(xué)院 湖南 衡陽 421000

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，中小企業(yè)分散在單一部門的信息管理系統(tǒng)已很難滿足企業(yè)日益增長的電子商務(wù)的需求。信息系統(tǒng)集成、統(tǒng)一企業(yè)門戶是中小企業(yè)信息化必經(jīng)之路。中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成是通過綜合布線和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各個(gè)分離的設(shè)備、功能和信息等集成到相連、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的系統(tǒng)中，使資源達(dá)到充分共享。

中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成作為綜合性IT工程項(xiàng)目需要解決不同協(xié)議、不同廠商的軟、硬件連接問題，規(guī)模大、技術(shù)密集，除了具有項(xiàng)目的一次性、臨時(shí)性、特殊性等一般特點(diǎn)外，還具有技術(shù)先進(jìn)、需求多變、周期較長、人員流動(dòng)快、管理強(qiáng)度大等特點(diǎn)，傳統(tǒng)的管理方式很難推動(dòng)中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目的有序進(jìn)行，必須引入科學(xué)規(guī)范的項(xiàng)目管理以提高中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目的執(zhí)行效率。

1 項(xiàng)目管理簡述

項(xiàng)目管理是在一個(gè)確定的時(shí)間范圍內(nèi)，為了完成一個(gè)既定的項(xiàng)目目標(biāo)，采用特殊形式的臨時(shí)性組織運(yùn)行機(jī)制，通過有效的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制，充分利用既定有限資源的一種系統(tǒng)管理方法。項(xiàng)目管理作為一門管理科學(xué)，涉及組織行為學(xué)、人力資源管理、運(yùn)籌學(xué)、財(cái)務(wù)管理、溝通管理、質(zhì)量管理、管理經(jīng)濟(jì)學(xué)以及其應(yīng)用領(lǐng)域等多門學(xué)科的內(nèi)容，是一個(gè)系統(tǒng)工程。項(xiàng)目管理方法是關(guān)于如何進(jìn)行項(xiàng)目管理的方法，主要有階段化管理、量化管理和優(yōu)化管理。階段化管理指的是從立項(xiàng)之初直到系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的全過程，量化管理是對(duì)組織目標(biāo)使用科學(xué)、量化的手段，優(yōu)化管理是分析項(xiàng)目每部分所蘊(yùn)含的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，更好地發(fā)揚(yáng)好的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)教訓(xùn)[1]。

2 中小企業(yè)信息集成項(xiàng)目階段化管理

中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成是企業(yè)計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等多產(chǎn)品的融合，項(xiàng)目內(nèi)容包括需求調(diào)研、方案設(shè)計(jì)、產(chǎn)品組合、軟件開發(fā)、施工、服務(wù)、運(yùn)維及售后保障等。根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)程分為初始、實(shí)施、收尾三個(gè)階段，采用階段化項(xiàng)目管理方法對(duì)中小企業(yè)信息集成化項(xiàng)目進(jìn)行管理，以確保項(xiàng)目穩(wěn)步推進(jìn)[2]。

2.1 初始階段

在項(xiàng)目初始階段，進(jìn)行項(xiàng)目調(diào)研及可行性分析，書寫可行性研究報(bào)告。由專業(yè)的信息系統(tǒng)集成商承擔(dān)項(xiàng)目開發(fā)，確定項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目合同、項(xiàng)目內(nèi)容及當(dāng)前的人員情況編制項(xiàng)目計(jì)劃，包括定義活動(dòng)和排序、估算活動(dòng)歷時(shí)、編制活動(dòng)計(jì)劃表、編制人力資源、質(zhì)量、成本、范圍的管理計(jì)劃。在編制計(jì)劃時(shí)，充分做好客戶調(diào)研，考慮到項(xiàng)目后期可能會(huì)遇到的問題，盡量將后面的變更可能性降到最低，這樣才能保證計(jì)劃符合項(xiàng)目的要求。

2.2 實(shí)施階段

實(shí)施階段是項(xiàng)目最重要的階段，項(xiàng)目大部分工作和支出通常都在該階段。根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的具體方案，按項(xiàng)目計(jì)劃開展工作，采購必需資源，協(xié)調(diào)人員和其他資源，核實(shí)項(xiàng)目范圍，確保項(xiàng)目質(zhì)量，發(fā)布相關(guān)信息，對(duì)照計(jì)劃提交階段性產(chǎn)品并按其技術(shù)要求、質(zhì)量保證進(jìn)行驗(yàn)收。在每個(gè)階段完成后，企業(yè)與集成商雙方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要能比較清楚地了解項(xiàng)目的進(jìn)展、完成情況，以及使用者對(duì)項(xiàng)目完成部分的滿意程度。建立反饋機(jī)制，對(duì)照項(xiàng)目計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、績效進(jìn)行監(jiān)督和測評(píng)，遇到錯(cuò)誤及時(shí)糾正，對(duì)變更能進(jìn)行識(shí)別、分析和監(jiān)控。同時(shí)健全各類文檔，文檔是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的資料記錄，包括活動(dòng)清單、會(huì)議記錄、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表、質(zhì)量檢查記錄表、工程施工圖片資料、人員培訓(xùn)記錄等[3]。

2.3 收尾階段

在項(xiàng)目結(jié)束收尾階段，組織項(xiàng)目驗(yàn)收，根據(jù)合同所規(guī)定的范圍及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的各種文檔、技術(shù)資料等進(jìn)行整理與歸檔，編制總結(jié)報(bào)告，總結(jié)項(xiàng)目成功經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

3 全面加強(qiáng)項(xiàng)目范圍量化管理

范圍即項(xiàng)目的任務(wù)是什么。為避免因項(xiàng)目范圍管理不明確導(dǎo)致矛盾，企業(yè)與系統(tǒng)集成商要找準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施范圍定義的結(jié)合點(diǎn)，找準(zhǔn)利益平衡點(diǎn)，明確項(xiàng)目范圍，集成商應(yīng)該做什么，做到什么程度都要清清楚楚[4]。

在項(xiàng)目初始階段，集成商與企業(yè)共同制訂雙方認(rèn)可的、周密的范圍計(jì)劃書，進(jìn)行詳盡的需求分析。需求分析是一個(gè)項(xiàng)目的開端，也是項(xiàng)目建設(shè)的基石。系統(tǒng)集成商應(yīng)深入企業(yè)各業(yè)務(wù)部門、走訪各崗位，采用必要的手段和方法來進(jìn)行需求調(diào)研，提醒企業(yè)員工需求分析的重要性，企業(yè)員工也要主動(dòng)協(xié)調(diào)，積極配合，盡可能將業(yè)務(wù)流程描述詳盡、具體，沒有歧義。只有切切實(shí)實(shí)把握企業(yè)員工的需求和方向，才能更好地進(jìn)行功能界定，明確工作范圍。

在項(xiàng)目實(shí)施階段進(jìn)行范圍分解，將計(jì)劃階段的范圍分成若干有序、具體、易管理實(shí)施的單元，形成項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)。同時(shí)管理范圍變更處理，范圍變更無法避免，以最優(yōu)的方式處理變更。

4 優(yōu)化管理

中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目優(yōu)化管理主要措施有：建設(shè)一支有戰(zhàn)斗力的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，盡最大可能選好項(xiàng)目經(jīng)理；建立多層次的溝通制度，保持企業(yè)與集成商溝通暢通；建立項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，避免不必要的損失；建立實(shí)施控制質(zhì)量保證，通過各種衡量標(biāo)準(zhǔn)和衡量手段來控制項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、范圍、成本等過程[5]。

5 結(jié)束語

信息系統(tǒng)集成是我國中小企業(yè)信息化必經(jīng)之路，項(xiàng)目成功與否直接影響中小企業(yè)的下一步發(fā)展，運(yùn)用項(xiàng)目管理方法對(duì)中小企業(yè)信息系統(tǒng)集成進(jìn)行管理，確保項(xiàng)目穩(wěn)步前進(jìn)，進(jìn)而提升中小企業(yè)核心競爭力。