淺談基層環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)內(nèi)部審核

鐘少芬

漳州市長泰環(huán)境監(jiān)測站

1 引言

了解環(huán)境水平，進行環(huán)境監(jiān)測，是開展一切環(huán)境工作的前提，通過內(nèi)部審核可以完善質(zhì)量體系，鞏固實驗室薄弱環(huán)節(jié)，提升實驗室管理水平，提高環(huán)境監(jiān)測水平與監(jiān)測數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，從而為環(huán)境工作高質(zhì)量進行提供強有力的保障。

2 基層環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)內(nèi)部審核的作用

2.1 提高體系有效性與實用性

質(zhì)量負(fù)責(zé)人通過內(nèi)部審核的結(jié)果可以了解整個管理體系的運行情況，從而有針對性地對實驗室或辦公室提出整改意見，根據(jù)實際情況進一步修訂管理體系，提高管理體系的有效性和實用性。

2.2 提高機構(gòu)整體水平

內(nèi)部審核是對人、機、料、法、環(huán)、測徹頭徹尾的一次自查，是一次全面的質(zhì)量管理過程，實驗室每次內(nèi)審，都是在加強全體人員的質(zhì)量意識，提升機構(gòu)的整體水平。

2.3 提高管理成效。

內(nèi)部審核是管理評審輸入的主要信息之一，其結(jié)果能為管理者提供準(zhǔn)確有效地信息，讓管理者了解體系運行狀況，從而為管理者的決策和目標(biāo)制定等提供有效依據(jù)。

2.4 提高內(nèi)審隊伍素質(zhì)，提升內(nèi)審實施效率

內(nèi)審員的審核水平是內(nèi)部審核質(zhì)量的關(guān)鍵，擁有足夠的知識和經(jīng)驗才能準(zhǔn)確判斷和分析問題的存在，每進行一次內(nèi)審，內(nèi)審員均能在運用法律法規(guī)、認(rèn)證認(rèn)可行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗機構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定生態(tài)環(huán)境機構(gòu)評審補充要求及管理體系中鞏固知識、拓展思路，自身的審核技能也能得到再一次的提高[1]。

3 基層環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)進行內(nèi)部審核的步驟及審核要點

內(nèi)部審核是整個管理體系運行中一種自我評價、自我完善、自我糾錯、自我改進的機制[2-4]。大體上可分為三個階段：審核策劃與審核準(zhǔn)備；審核實施與審核報告，包括：首次會議、現(xiàn)場審核、末次會議、內(nèi)審報告的編制與分發(fā)；糾正措施與跟蹤驗證。

3.1 審核策劃與審核準(zhǔn)備

主要是編制年度內(nèi)審計劃與內(nèi)審實施計劃。年度內(nèi)審計劃重點在于從整體上確定什么時間以什么方式審核哪一塊的內(nèi)容，該計劃由質(zhì)量負(fù)責(zé)人制定，站長批準(zhǔn)；內(nèi)審實施計劃表則落到實處，主要是確定審核的目的、范圍、依據(jù)、審核組長及成員、審核時間與地點、首次會議與末次會議的時間、審核組人員分工、內(nèi)審報告提交時間及發(fā)放范圍等，內(nèi)審組長負(fù)責(zé)編制內(nèi)部審核實施計劃，內(nèi)審做得好的前提是內(nèi)審實施計劃表做得好，其關(guān)鍵在于審核依據(jù)要正確，審核頻次要明確，審核組人員分工要準(zhǔn)確。內(nèi)審員要時刻關(guān)注檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定相關(guān)的法律法規(guī)，不斷學(xué)習(xí)實驗室運行與管理知識、儀器設(shè)備使用與維護、監(jiān)督管理等信息；審核組長要充分了解審核組成員，并根據(jù)他們擅長的專業(yè)領(lǐng)域，合理分配審核工作。

3.2 審核實施與審核報告

主要是首次會議、現(xiàn)場審核、末次會議、內(nèi)審報告的編制與分發(fā)。內(nèi)審檢查表是指導(dǎo)內(nèi)審工作按內(nèi)審計劃順利開展的關(guān)鍵。內(nèi)審檢查表是依據(jù)審核標(biāo)準(zhǔn)制定的全面且符合本機構(gòu)的檢查內(nèi)容，要覆蓋管理體系的所有要素，所有部門，所有場所和所有監(jiān)測活動，內(nèi)審檢查表并不是一成不變的，內(nèi)審員應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)場審核過程中發(fā)現(xiàn)的不適合不恰當(dāng)對檢查內(nèi)容進行增減，逐步形成適合本機構(gòu)檢查表。內(nèi)審員按照檢查表規(guī)定的核查內(nèi)容要求對機構(gòu)、人員、場所環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、管理體系以及行業(yè)特殊要求等方面如實進行核查，實際核查過程有以下一些容易忽略的細(xì)節(jié)，①人員受控情況，基層監(jiān)測機構(gòu)由于人員不足，每位實驗操作人員均需負(fù)責(zé)大量實驗，審核時要注意是否存在未持證進行實驗的情況；②儀器情況，注意使用的儀器是否按時進行檢定，檢定完成之后是否進行確認(rèn)，是否進行期間核查，儀器使用記錄、維護記錄是否完整，關(guān)聯(lián)儀器的使用記錄是否一致，如純水機水質(zhì)測定中電導(dǎo)率與pH計的使用記錄應(yīng)當(dāng)對應(yīng)起來，否則為臨時補錄或缺錄，要引起重視；③原始記錄是否全程留痕，需要單獨采樣的如pH、COD、BOD5、硫化物、油類、糞大腸菌群、有機物、懸浮物等是否按要求進行單獨采樣，全程序空白與平行樣要合乎規(guī)范，樣品編號是否具有唯一性；④質(zhì)控的方式是否正確，如懸浮物、石油類、濁度等不能做平行樣，質(zhì)控結(jié)果表達(dá)是否滿足要求；⑤供應(yīng)品、試劑、消耗材料等的購買、驗收、存儲是否符合要求，相應(yīng)的檢查及驗收記錄；⑥文件的發(fā)布和廢止是否按要求及時記錄；⑦監(jiān)測報告的相關(guān)信息是否與程序文件規(guī)定的內(nèi)容一致，CMA 章的使用是否正確，不僅僅是使用范圍是否正確，還需關(guān)注CMA 章蓋的位置及大小是否符合要求；⑧現(xiàn)場操作是否規(guī)范，樣品在運輸、接收、制備、處置、存儲過程中應(yīng)予以控制和記錄，當(dāng)樣品需要存放或養(yǎng)護時，應(yīng)保持、監(jiān)控和記錄環(huán)境條件等；⑨對上一次內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的不符合工作的糾正活動實施情況和效果進行復(fù)查，關(guān)注相同的不符合項是否已能避免再發(fā)生。審核完成后編制審核報告，報告由內(nèi)審組長編制，質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，該報告是管理評審的依據(jù)之一[5]。

3.3 糾正措施與跟蹤驗證

主要是對審核發(fā)現(xiàn)的不符合項和質(zhì)量體系薄弱環(huán)節(jié)及時糾正，提出糾正措施并對糾正措施的實施組織評審，同時做好跟蹤驗證工作。內(nèi)審提出不符合項要形成書面提請單并送達(dá)相關(guān)科室負(fù)責(zé)人，相關(guān)負(fù)責(zé)人及時組織有關(guān)人員對內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的不符合項進行原因分析，確定不符合項的糾正措施、措施實施人員和完成時限，內(nèi)審員負(fù)責(zé)對其發(fā)現(xiàn)的不符合項的糾正措施有效性進行跟蹤驗證。該部分的關(guān)鍵在于態(tài)度，相關(guān)人員要認(rèn)真對待內(nèi)審查找出來的問題，分析產(chǎn)生的原因并在規(guī)定的時間內(nèi)解決問題，同時能舉一反三，避免相同的問題在之后的工作中出現(xiàn)。對需要較長時間糾正的不符合項可以分段進行，或轉(zhuǎn)入下一個內(nèi)審周期進行跟蹤驗證[4]。

4 基層環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)內(nèi)部審核過程中存在的問題

4.1 內(nèi)審核查表空泛

這是基層環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)最為普遍的問題，基層環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)內(nèi)審核查表通常是按照通用要求及行業(yè)補充要求內(nèi)容制定，是最基礎(chǔ)的形式，未結(jié)合實際工作，審核內(nèi)容過于片面，并且長時間使用同一份檢查表有時甚至審核標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)變更而不自知，且年復(fù)一年的提出幾個比較好整改的不符合項，內(nèi)審活動流于形式。

4.2 內(nèi)審員專業(yè)性不夠

基層內(nèi)審員大部分是科室內(nèi)人員兼任，不具備獨立于內(nèi)審活動的要求且非專業(yè)無法發(fā)現(xiàn)深層次問題，另外基層內(nèi)審員包括質(zhì)量負(fù)責(zé)人大都缺乏持續(xù)性的培訓(xùn)，一般是培訓(xùn)一次管一生，知識結(jié)構(gòu)無法做到真正意義上的與時俱進。

4.3 內(nèi)審結(jié)果落實不到位

內(nèi)部審核內(nèi)審查出來的不符合項得不到重視，落實情況跟蹤不利，有時不符合規(guī)定的問題一再出現(xiàn)或者甚至自己查出的問題自己整改，缺乏全員參與，甚至完全沒有實實在在的進行審核，只是做做材料，應(yīng)付檢查，達(dá)不到內(nèi)部審核的初衷。

5 提高基層環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)內(nèi)部審核效率的措施

5.1 提高內(nèi)審質(zhì)量和效率

持續(xù)改進內(nèi)審核查表，結(jié)合通用要求、行業(yè)補充要求及實際工作中的內(nèi)容，列出周密的檢查清單，內(nèi)審員對自己審核范圍內(nèi)的要素要做到心中有數(shù)，檢查出什么問題就大膽提出，存在的問題只有解決才能促進整個機構(gòu)的完善，內(nèi)審才有意義。除此之外，還要保證內(nèi)部審核程序具有較強的完善性和規(guī)范性，對內(nèi)審工作的各個環(huán)節(jié)進行詳細(xì)劃分，確保其滿足實際工作需求，對相關(guān)人員統(tǒng)一開展內(nèi)審工作起到一定的指導(dǎo)作用，并對內(nèi)審行為進行有效規(guī)范，切實提高基層環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)的內(nèi)審質(zhì)量和效率。為了保證內(nèi)審工作能夠順利進行，還需要提供大量的人力、物力和財力等資源，同時還要做好各項監(jiān)督協(xié)調(diào)工作，因此，需要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，提高領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)審工作的重視力度，才能有效實現(xiàn)對內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)的問題進行果斷決策，避免出現(xiàn)內(nèi)審工作過于形式化和表面化，切實發(fā)揮內(nèi)審工作的實際效能。

5.2 提高內(nèi)審工作人員綜合素質(zhì)

對于內(nèi)審工作人員來說，其是具體工作內(nèi)容的主要執(zhí)行者，同時也是責(zé)任的主要承擔(dān)者，因此，必須要提高內(nèi)審員內(nèi)審水平和綜合素質(zhì)，確保其具備較強的業(yè)務(wù)能力、良好的表達(dá)能力和熟練的計算機操作，同時還要要求內(nèi)審員要定期參加培訓(xùn)，培訓(xùn)不應(yīng)是一次性的，而應(yīng)隨著評審標(biāo)準(zhǔn)的變化不斷學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)最新的知識與審核技巧，或者邀請一些經(jīng)驗豐富的專家指導(dǎo)，多同其他內(nèi)審員交流審核經(jīng)驗，通過請進來、走出去的方式來提高內(nèi)審實力，有利于構(gòu)建一支業(yè)務(wù)硬、素質(zhì)高的內(nèi)審隊伍。除此之外，內(nèi)審工作的開展還要取得審核部門的理解和支持，內(nèi)審人員需要積極主動的參與并監(jiān)督責(zé)任部門的整改工作，自主找尋其中存在問題的原因并提出針對性解決措施，同時還要加強內(nèi)部的溝通交流，才能切實發(fā)揮內(nèi)審工作的實際應(yīng)用價值。

5.3 加強內(nèi)審工作跟蹤驗證

鼓勵全員參與，加強后期問題的跟蹤驗證，影響環(huán)境監(jiān)測內(nèi)部審核質(zhì)量的因素有很多，如周密的內(nèi)審檢查表、經(jīng)驗與學(xué)識豐富的內(nèi)審員、領(lǐng)導(dǎo)重視、做好問題的跟蹤與糾正等，前幾個都是客觀條件，無法一蹴而就，做好問題的跟蹤與驗證卻是主觀問題，是想做就能做好的，檢查出問題要傳達(dá)到具體人員，通常內(nèi)審員要將問題書面反饋給相應(yīng)負(fù)責(zé)人，由實驗室/辦公室負(fù)責(zé)人指定具體人員對問題進行確認(rèn)，分析產(chǎn)生不符合項的原因并采取有效措施改進，實驗室/辦公室負(fù)責(zé)人跟蹤整改過程的進行，確認(rèn)改進結(jié)果，內(nèi)審員最后進行驗證，一個流程下來多方參與，既體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)審工作的重視，促使內(nèi)審才能真正起到作用，對接下來內(nèi)審工作起到了良好的示范效果。

6 結(jié)語

環(huán)境監(jiān)測內(nèi)部審核是監(jiān)測站質(zhì)量管理體系是否有效運行的一種自我診斷的方式，是第一方審核，也是嚴(yán)把監(jiān)測質(zhì)量管理的第一道關(guān)口，其目的是改進，從提高內(nèi)審員的素質(zhì)、提高內(nèi)審活動的實施效率，提高不符合項的分析及解決等方面開展工作，做到持續(xù)改進[6-7]，只有做好自己查自己，才能更好地提升管理體系的實用性，才能保證環(huán)境監(jiān)測工作始終維持在一個較高的水平。