高速公路工程檔案資料管理現(xiàn)狀與信息化管理探究

謝海濤

長沙學(xué)院 湖南 長沙 410000

引言

社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動了公路工程的建設(shè)步伐不斷加快。在這一過程中，做好檔案資料的管理工作至關(guān)重要，這一工作環(huán)節(jié)不容忽視。但是現(xiàn)階段我國的公路工程檔案管理的科學(xué)性不高，而且管理較為松懈，這就導(dǎo)致公路工程的檔案資料在質(zhì)量和數(shù)量上，都難以達(dá)到理想的水平，對于公路的發(fā)展起到了一定的限制。

1 高速公路工程檔案資料管理現(xiàn)狀

在公路建設(shè)的過程中，檔案資料管理工作發(fā)揮著支撐性的作用，但是在實際的管理工作開展過程中，由于多方面因素的影響，現(xiàn)階段在高速公路工程檔案資料管理工作中，仍然存在著一定的問題，有待解決。

1.1 重視程度較低

在實際的公路工程檔案管理工作中，要對于多方面資料做好收集和整理工作，并且要能夠確保所收集的數(shù)據(jù)，具有較高的準(zhǔn)確度。對于現(xiàn)階段的資料管理工作來說，往往由于重視程度不夠，而使得管理水平不高，管理效率低下。由于相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)不夠完善，所以資源管理的有效程度不高，而且在實際的管理工作開展中，沒有高度的認(rèn)識到檔案資料的重要性，相關(guān)各方面的人力、物力、財力資源的管理不夠合理，也會對于公路工程的建設(shè)過程，產(chǎn)生一定的阻礙和限制。

1.2 公路工程管理方式有待完善

對于現(xiàn)階段公路工程的管理工作來說，主要采用多極化管理方式，這種形式下的管理工作，容易受到多種因素的影響，從而會使得傳輸線路發(fā)生一定的變動，而相關(guān)的內(nèi)部管理難以實現(xiàn)有效反饋。對于所發(fā)生的問題如果不能夠及時得到較為妥善的解決，那么就會對于公路工程的具體實施和開展，產(chǎn)生直接的影響。而且在進(jìn)行公路建設(shè)時，對于技術(shù)管理方面的工作，提出了較高的要求，因此不能夠及時、高效的做好相關(guān)資料的匯總工作，就會導(dǎo)致檔案資料管理工作，無法按照計劃順利的實施[1]。

1.3 信息化程度不高

隨著現(xiàn)階段信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，各個工作領(lǐng)域的信息化水平也在不斷提高。在高速公路工程的檔案資料管理工作中，也要合理地使用信息化技術(shù)，利用信息技術(shù)手段為相關(guān)的管理工作提供支持和保障。對于數(shù)據(jù)資料管理工作來說，其中的重點(diǎn)內(nèi)容就是不斷提高傳輸效率。但是在實際的工作中，由于檔案資料的管理方式與決策時所應(yīng)用的技術(shù)無法實現(xiàn)同步，這也就使得從整體上來看，檔案資料管理依然無法實現(xiàn)有效地優(yōu)化和升級，而且信息化水平較低，還會導(dǎo)致許多問題出現(xiàn)。

2 高速公路檔案資料信息化管理的必要性

由于多方面的因素的影響，這就導(dǎo)致高速公路檔案資料管理在后期的進(jìn)展過程中，會具有較多的問題，因此為了有效地對于問題實現(xiàn)解決，進(jìn)一步提高管理效率和水平，就要充分的應(yīng)用信息技術(shù)，將其優(yōu)勢發(fā)揮出來，提高檔案資料管理的信息化程度，進(jìn)一步在整體上提高管理的科學(xué)性、有序性。首先，對于公路工程的檔案資料來說，內(nèi)容較為龐雜。因此，在具體的建設(shè)過程中，要對于各種內(nèi)容能夠有序的做好管理工作，從多個角度切入，這也就迫切需要信息化手段的參與。在面對實際的管理工作中，由于技術(shù)操作起來具有一定的復(fù)雜性，所以就容易出現(xiàn)管理滯后、混亂等問題，都會影響到管理工作的落實，降低管理質(zhì)量，而且還會拖延建設(shè)的速度。其次，公路工程檔案資料在經(jīng)過信息化管理以后，呈現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)。對于過去的管理方式來說，具有一定的滯后性。容易產(chǎn)生頗多的問題，而且反應(yīng)速度不夠靈敏，無法在較短的時間內(nèi)實現(xiàn)信息的獲取。這就導(dǎo)致信息不能夠得到及時反饋，也會對于公路建設(shè)產(chǎn)生不利的影響。最后，過去所采用的檔案資料管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的工作需要，無法實現(xiàn)較高的效率。現(xiàn)如今，我國社會已經(jīng)進(jìn)入了一個全新的發(fā)展階段，而對于公路工程來說，所涉及的檔案資料的內(nèi)容也在不斷地擴(kuò)展和豐富，因此舊有的管理方式面對繁多的內(nèi)容，無法對其有效地進(jìn)行處理，因此就要通過信息化管理的實現(xiàn)，有效杜絕各種問題的發(fā)生。通過信息技術(shù)手段在檔案資料管理工作中的應(yīng)用，能夠提高管理水平，對于管理工作實現(xiàn)進(jìn)一步地優(yōu)化。由于公路工程項目的規(guī)模較大，而且種類繁多，受到管理水平的制約，信息技術(shù)在其中無法得到有效應(yīng)用，這種落后的發(fā)展局面，就會導(dǎo)致問題頻發(fā)，檔案管理常常會出現(xiàn)滯后和延遲等現(xiàn)象，不利于公路的順利建設(shè)，同時還會導(dǎo)致效率的降低。在現(xiàn)代化的信息管理模式當(dāng)中，通過計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)對于數(shù)據(jù)信息的收集、加工、整理，能夠從整體上，大大提高管理水平。因此，對于現(xiàn)階段的高速公路檔案資料管理工作來說，必須要加快擺脫手工操作的階段，努力提高管理的信息化水平，應(yīng)用信息技術(shù)，推動檔案資料管理工作超現(xiàn)代化方向發(fā)展[2]。

3 高速公路工程檔案資料信息化管理對策

3.1 提高對于檔案資料的重視程度

要想落實好檔案資料管理工作，首先就要從根本上認(rèn)識到檔案資料對于公路建設(shè)的重要性。在實際的管理工作中，要確立信息化模式為基礎(chǔ)性的管理模式，并且要高效的采用信息技術(shù)，解決舊有的管理方式所存在的問題和缺陷。對于相關(guān)的管理人員來說，也要進(jìn)一步強(qiáng)化管理意識，與檔案資料管理的相關(guān)工作人員建立密切的聯(lián)系，做好檔案資料檢查工作。并且還要根據(jù)不同的情況，進(jìn)行專門的信息化管理部門的成立，安排相關(guān)的人員對于檔案資料管理的相關(guān)機(jī)制做出具體的編制，并且在具體的工作中，也要結(jié)合高速公路施工現(xiàn)場的相關(guān)資料，以及審批管理、資料填報等內(nèi)容，將其一起列入管理過程中，實現(xiàn)統(tǒng)一的管理。另外，還要對于當(dāng)前的信息技術(shù)，做到有效、靈活的使用，能夠在信息管理系統(tǒng)中，進(jìn)行檔案資料的編制，并根據(jù)不同的問題，對其進(jìn)行合理的調(diào)整，這樣也能夠在竣工驗收階段，有效地減少所需的工作量。

3.2 確定信息化管理目標(biāo)

對于現(xiàn)階段的高速公路工程建設(shè)來說，要對于相關(guān)的資料信息進(jìn)行收集，并且做到有序的管理。在實際的工程驗收時，也要做好多角度的監(jiān)察工作。隨著這些年公路工程建設(shè)的不斷推進(jìn)，其檔案資料的體系也在不斷優(yōu)化和完善，因此面對現(xiàn)階段的檔案資料管理工作來說，也要確立好新時期的全新的管理目標(biāo)。并且在進(jìn)行公路施工監(jiān)督時，所形成的表格也要具有較高的準(zhǔn)確性。利用現(xiàn)代化的管理模式和技術(shù)，對于各項檔案資料能夠集中、統(tǒng)一的做好管理以及歸檔工作。在這一過程中，信息管理系統(tǒng)是關(guān)鍵的信息傳播的源頭，能夠推動完善的制度體系的確立。并且還能夠隨著社會不斷進(jìn)步和發(fā)展，確保公路檔案制度達(dá)到較高的發(fā)展水平。另外，在后期的管理工作中，也要做好檔案資料的完善工作，對于多方面的材料，都要落實好管理資料匯總工作，同時還要確立起較高安全性的管理制度，在其中對于管理主體進(jìn)行高度的明確。由于建筑行業(yè)在不斷的更新發(fā)展，因此檔案資料管理工作也要對于現(xiàn)代化的技術(shù)手段，進(jìn)行及時掌握，盡快融合到實際的工作中，提高信息化管理水平[3]。

3.3 提高管理人員的綜合素質(zhì)

在實際的管理工作中，相關(guān)的工作人員要能夠?qū)τ诠饭こ虣n案資料，具有初步的了解和掌握，才能夠更加有效地落實好檔案資料管理工作，讓其為公路工程的建設(shè)，提供強(qiáng)大的支撐力量。因此，要能夠讓相關(guān)工作人員在整體上把握信息化管理的具體操作內(nèi)容，以及在操作過程中需要注意的問題，進(jìn)一步提高人員的綜合素質(zhì)和工作能力。首先，要開展定期的培訓(xùn)工作，讓工作人員能夠接受到系統(tǒng)性的培訓(xùn)，并且要對于相關(guān)的手冊要及時發(fā)放，通過操作技能的培訓(xùn)和訓(xùn)練，不斷地提高工作人員信息化管理技術(shù)的熟練程度和應(yīng)用能力。另外，也可以聘請專家開展講座和報告，組織人員進(jìn)行參與，進(jìn)一步推動檔案管理人員在實際工作中，確立起信息化管理的意識，通過信息技術(shù)管理，能夠?qū)⑵渑c過去的檔案資料實現(xiàn)高度的結(jié)合，并且還要對于全新的管理模式，做出不斷的探索和創(chuàng)新，對于大數(shù)據(jù)、信息化等現(xiàn)代技術(shù)手段，進(jìn)行有效的應(yīng)用，讓其能夠為公路工程檔案資料管理工作在技術(shù)上，做出有力的保障和支持。通過企業(yè)為員工提供一定的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)平臺，也能夠讓員工不斷地拓展工作思路，強(qiáng)化職業(yè)技能，將各種管理技術(shù)手段，更加熟練地應(yīng)用于實際工作中。另外，還要進(jìn)一步讓員工掌握一定的計算機(jī)操作能力，提高工作的信息化水平。要通過一定的培訓(xùn)，幫助員工熟練掌握和應(yīng)用常見的計算機(jī)軟件，不斷提高計算機(jī)水平。另外還要根據(jù)員工實際的水平，開展難度適宜的網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)課程以及程序語言課程，提高工作人員的專業(yè)能力，讓其不僅能夠精通計算機(jī)技術(shù)，還能夠做好財會以及審計業(yè)務(wù)，根據(jù)公路工程的實際情況，進(jìn)行相關(guān)審計軟件的開發(fā)。

3.4 完善公路工程檔案管理制度

不管是對于檔案資料的存放以及安全制度，還是查閱利用制度來說，在實際的檔案資料管理中，都具有至關(guān)重要的意義。對于相關(guān)的檔案存放制度來說，要對于相關(guān)的資料檔案，做好分類整理工作，并且能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，填補(bǔ)漏洞，同時還能對于一些無用的資料，進(jìn)行及時的清理。如果發(fā)生資料缺失的問題時，也要對其進(jìn)行還原，確保高速公路工程建設(shè)的資料庫具有較高的整潔性和安全性。而且，一般對于公路工程來說，其檔案資料內(nèi)容關(guān)乎商業(yè)機(jī)密，因此要對其做好保密處理工作，而且還要在一定的時間內(nèi)，就要再次進(jìn)行檢查工作，有針對性地開展安全防護(hù)管理工作。而且，做好資料的整理工作，也能夠便于后期的查閱工作。在相關(guān)人員進(jìn)行檔案資料借閱時，也要做好管理工作，對于整個過程嚴(yán)格的做好登記和記錄，并且要按照流程，進(jìn)行借閱手續(xù)的辦理，對于借閱的人員進(jìn)行注意事項的告知，不僅要確保資料文件的完整性，而且還要如期進(jìn)行歸還。對于一些較為重要的資料來說，如果在一定情況下，需要進(jìn)行資料原件的借出，那么也要通過一定的合理措施，能夠保證文件能夠如期進(jìn)行完整的歸還，對于一些需要將復(fù)印件借出的情況，也要首先獲取上級領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并在復(fù)印的時候要做好保密工作，杜絕泄密情況的發(fā)生。無論是對于文本資料的查閱，還是電子文件的閱讀，都要在合理的范圍對其進(jìn)行使用，避免對其造成損害。

3.5 提高檔案信息化安全管理水平

首先，對于物資部、商務(wù)部、技術(shù)部等相關(guān)的部門，要確立起高度的信息安全意識，對于國家所出臺的建筑項目保密制度，進(jìn)行嚴(yán)格、有效地落實，并且在檔案資料系統(tǒng)中，進(jìn)行訪問密碼以及防火墻的設(shè)立，這樣也能夠有效地避免隱患問題的發(fā)生，降低檔案數(shù)據(jù)的風(fēng)險。其次，要對于電子文件，做好安全管理工作，通過相應(yīng)的措施，嚴(yán)格管理各項檔案和資料，在整個傳輸、歸檔、保存、使用的過程中，都要落實好管理工作，并且對于一些較為重要的文件內(nèi)容，要及時做好備份工作，確保其不會發(fā)生丟失的情況，造成一定的損失。最后，也要在相應(yīng)的計算機(jī)界面，進(jìn)行防火墻的設(shè)置，為其提供一道較高安全性的保護(hù)屏障，有效規(guī)避黑客攻擊的現(xiàn)象，還能夠抵御病毒對于系統(tǒng)的侵入，進(jìn)一步地能夠為高速公路檔案資料的信息傳輸，能夠提供一個較為安全、可靠的網(wǎng)絡(luò)傳輸空間，實現(xiàn)檔案資料信息化安全管理水平的提高[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段工程項目建設(shè)在不斷地發(fā)展，對于公路工程建設(shè)的檔案資料管理來說，所面對的工作內(nèi)容也越來越繁重、復(fù)雜，因此要想實現(xiàn)合理有效的利用和編制檔案資料，就要將信息技術(shù)融入實際管理工作中，提高檔案資料管理的水平和效率，以更加科學(xué)的手段落實好檔案資料的管理工作，讓其能夠更加規(guī)范化、有序化。