高校人事檔案數字化外包的風險及其應對

萬秀萍

摘要：高校人事檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，隨著網絡信息技術不斷發展對高校人事檔案管理工作提出了新的要求。新形勢下，高校檔案管理工作出現了多元化趨向，部分高校開始嘗試高校人事檔案數字化外包工作。這一工作的開展具有其必然性，但也存在一定的風險。因此，我們有必要對可能存在的風險進行分析，并制定科學合理的對策，切實保障高校人事檔案信息安全。

關鍵詞：高校，人事檔案，外包風險，應對策略

通過與外包企業合作，既能夠利用外包企業的專業優勢和資源優勢，也能夠節省高校檔案部門的人力和物力，對高校人事檔案數字化建設具有積極的促進作用。但同時我們也要深刻地認識到，高校人事檔案內容具有一定的涉密性，采取外包方式推進高校人事檔案數字化自身也存在著諸多風險。制定更有針對性的防范措施，確保高校人事檔案信息安全[1]。

一、高校人事檔案數字化外包的提出與應用

由于高校在檔案管理過程中受到編制和制度機制的限制，很多檔案管理人員并非科班出身，難有足夠的時間推動人事檔案數字化建設。加之高校沒有主動地引入現在的計算機設備和人事檔案管理信息系統，也在一定程度上影響了人事檔案數字化推進工作，難以滿足信息時代背景下高校人事檔案數字化建設的實際需要。另一方面，在數字信息技術的推動之下，社會上涌現出了很多擁有雄厚資金實力和專業人才儲備的數字化專業企業，這些專業企業為各行各業提供專業性的數字化設備以及數字化外包服務。因此，高校人事檔案數字化外包具有其現實的必要性和契合性。

高校人事檔案數字化外包是一項系統工程。首先，外包人員的選擇。外包人員能力和素質的高低直接會影響高校人事檔案數字化建設成效。因此，學校在選擇外包企業和人員時，要充分考慮到外包企業的綜合素質以及對人事檔案數字化外包工作的熟練程度，最好選擇具有黨員身份的工作人員。其次，業務指導培訓。一般外包人員很少涉及到高校人事檔案數字化相關工作。因此必須對外包人員進行專業的業務培訓，包含檔案數字化建設的具體標準規范、高校人事檔案管理的具體特點以及檔案管理相關知識，加深外包人員對高校人事檔案數字化建設相關工作的理解，更好地開展工作。三是外包安全保障。高校人事檔案信息有一定的保密性，要求外包人員在開展高校人事檔案數字化建設相關工作過程中要有效地保護檔案安全。外包企業進入高校檔案管理部門應設置相應的管理制度，簽訂相應的保密協議，并安裝必備的監控設備，檔案管理人員要全程對高校人事檔案信息外包工作跟蹤監督，確保數字化外包信息的安全性。四是要做好外包質量把關。人事檔案數字化質量關系著后期人事檔案信息資源的開發和利用，要對數字化設備運行情況、數字化系統、數字化內容進行抽檢，確保數字化工作質量。

二、高校人事檔案數字化外包潛藏的風險

我國部分高校已經開始嘗試人事檔案數字化外包工作，通過與專業的數字化外包企業合作，既能夠利用外部資源實現對人事檔案數字化處理，也能夠節省高校在人事檔案管理過程中不必要的人力和物力投入。但從整體看，在外包過程中還存在檔案安全、檔案質量、檔案進度風險，這些問題都值得我們注意。

檔案安全風險。與紙質的人事檔案信息不同，高校人事檔案數字化信息具有可存儲性和復制性的特點。這種便利性既有利于高校人事檔案信息的利用，也為高校人事檔案數字化外包埋下了隱患。一旦被某些別有用心人員利用，就可能會出現高校人事檔案信息安全風險。加之高校在人事檔案數字化外包過程中，會經過多個流程，很多工作人員都參與其中，會對高校人事檔案數字化信息進行頻繁操作，一旦在這一過程中出現了監督或操作失誤，很容易造成高校人事檔案信息丟失或泄密。

檔案質量風險。一是外包人員能力素質不夠所造成的質量風險。部分外包工作人員屬于臨時性質，面對內容復雜的人事檔案信息，在數字化外包工作開展過程中如果沒有嚴格按照相關流程進行操作，很容易造成人事檔案信息編碼不準、內容與紙質檔案不符等問題，影響檔案數字化質量。二是人事檔案數字化設備風險。高校在人事檔案數字化外包過程中會利用到大量的掃描設備，但當前很多高校人事檔案管理部門的掃描設備已經非常陳舊，對于各類紙質檔案材料分辨能力較差，導致掃描質量不高，也在一定程度上影響高校人事檔案數字化外包工作順利開展。此外，還有部分外包人員在人事檔案數字化參與過程中由于對人事檔案特點不熟悉，在操作過程中會耗費大量時間，而且所完成的工作質量不夠，也會影響人事檔案數字化外包工作[2]。

三、高校人事檔案數字化外包風險的應對

高校人事檔案數字化外包是人事檔案管理工作的未來發展趨勢。在開展人事檔案數字化外包工作過程中一定要選擇優秀的外包公司，做好人事檔案數字化外包過程管理，對高校人事檔案數字化外包工作進行科學評估，確保高校人事檔案數字化外包質量更好的服務，高效的檔案管理工作。

優選外包公司。高校要給予人事檔案數字化外包工作足夠的重視，并通過公開招標的方式選擇最好的外包公司與其合作。從目前看，開展檔案數字化外包的公司越來越多，但真正的取得保密資質，能夠開展高校人事檔案數字化的公司并不多。因此在招標之前應與多家數字化公司進行溝通，了解數字化公司是否從事過高校人事檔案數字化工作，以及企業的規模和業務能力，通過全方位、多途徑的了解數字化外包企業，進而做到優中選優。一是要全面了解公司的資質和背景，要將具備國家秘密載體印制資質證書作為硬性條件。二是要重點考察公司的項目經驗。只有從事過高校人事檔案數字化的公司，才能夠提升人事檔案數字化外包工作效率，確保工作質量，盡量降低不必要的風險。

做好過程管理。高校干部人事檔案數字化外包就是要借助外部企業專業的技術、設備和人才，為高校人事檔案數字化工作開展服務，因此外包企業與當地管理部門屬于合作關系。在具體開展過程中，不能因為簽訂了合同就將高校干部人事檔案數字化“一包了之”，高校檔案管理部門要選派精干力量對外包工作人員進行系統的培訓，制定更為嚴格的流程和標準。對于外包企業參與高校干部人事檔案數字化工作進行全程監督，確保高校干部人事檔案數字化工程進度、工程質量和信息安全。在工作開展過程中，檔案管理部門應加強與外包企業的溝通和互動，先小批量的對人事檔案進行數字加工，并針對存在的問題進行商討，通過制定嚴格的標準和技術指導規范，進一步提升工作人員的操作能力和熟練度，同時通過過程管理對于發現的風險也能夠及時地與高校檔案部門和外包企業進行溝通，盡量將可能出現的風險消滅在萌芽狀態。

優化評估機制。為了確保高校干部人事檔案數字化外包工作質量有必要對結果進行評估和抽查。高校檔案管理部門應與數字化公司進行對接，并成立聯合評估小組，對高校干部人事檔案數字化成果進行抽查和驗收，對于存在的問題要做好登記，并及時地做出解決方案。評估和抽查工作要分階段進行，第一階段應在整個工程完成30%進行，對于發現的共性問題要及時地進行商討，并統一整改完善。第二階段應在整個工程完成60%進行，通過兩次抽查，既能夠發現一些問題，也避免一次性抽查所造成的返工和浪費問題。最后一階段為總驗收。對于抽查過程中出現的錯誤數據，要根據相關要求進行重新校對和修改，直到整個工程驗收合格，才可以支付最后一批工程款項。通過評估機制的有效落實，確保高校干部人事檔案數字化數據信息安全[3]。

總之，高校將干部人事檔案數字化外包，既緩解了檔案管理部門的工作壓力，也能夠讓檔案工作人員集中精力開展核心業務工作。在工作開展過程中，一方面，要選擇優秀的外包企業進行合作；另一方面，也要對存在的風險進行有針對性的識別，更好的服務高校人事檔案管理工作。 PR

參考文獻：

[1]楊紅.人事檔案數字化外包的風險防控[J].蘭臺內外， 2019， （23）：61-62.

[2]原月，熊瑤，王紅軍.航天企業檔案數字化外包的檔案質量和信息安全風險分析和對策[J].沈陽航空航天大學學報， 2019，（04）：92-97.（責任編輯：李雪威）