新媒體環境對高校檔案管理的影響與應對對策探討

摘要：在新媒體環境下，高校檔案管理需要有效的利用資源來保證檔案管理信息化建設的順利展開。引起領導層與所有員工的重視，挖掘檔案管理建設的高效、便捷價值，注重人才的培養，注重資源的節約性運用。而本文就將立足于新媒體環境，詳細探討其對高校檔案信息化管理的影響與應對對策。

關鍵詞：新媒體環境;高校檔案管理;對策

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A

引言

基于互聯網、通訊技術發展而來的新媒體，在各行各業都發揮著越來越重要的作用。對于高校檔案管理而言，其信息化建設可以有效的發揮檔案本身的新媒體價值，讓檔案發揮更大的實用價值，同時讓檔案管理更為便捷高效，是檔案管理工作隨著時代發展的具體表現。

而對于新媒體環境下高校檔案管理信息化建設的背景而言，檔案管理信息化的深入研究，無疑是為了使得高校的學生及工作人員的日常工作與學習效率能夠得到有效提升。然而若是想要完成這一目的，就不可避免地會受到管理模式的限制與影響。特別是在剛開始使用信息化技術的時候，信息產業的非標準化現象非常常見，其規范性，標準性以及真實性也頗受業界的質疑。然而事實也確實如此，信息化管理模式的高重復性使得資源浪費現象十分嚴重。在這樣的背景之下，高校檔案管理信息化就顯得更為彌足珍貴，充滿希望。另外，無紙化辦公的實行，對于高校內的辦公效率的提升有著極大的幫助。而無紙化辦公的最主要支持力量就是電子文件及其歸檔，管控。信息化高校檔案管理模式的施行更是使得電子檔案的辦公效率能夠比肩于使用紙質檔案的辦公效率。故而，高校將紙質辦公的必要性改為選擇性，是能夠在不影響效率的情況下最大程度地節約資源的，對于本該存儲紙質檔案的空間，也能夠發揮出別的更有意義的作用。同時，節省下來的勞動時間也能夠創造更多的價值，提升工作與學習效率。

1. 新媒體環境對高校檔案管理的影響

1.1缺乏足夠重視

在高校檔案管理中，信息化建設在不斷的推進，但是對于大多數高校而言，在此方面仍舊有較大的上升空間。領導層對于多媒體環境下的檔案信息化管理缺乏足夠的重視，一方面是源于信息化建設需要耗費大量的資金，日常維護管理需要更為專業的人員，是一個長期投入的過程。另一方面在于信息化建設會帶來一定安全隱患，如果處理不好，容易導致重要檔案資源的泄露。因此，對于領導層而言，在此方面存在一定嘗試的動力，但是也對其隱患有較大的擔憂。面對著信息化建設在各行各業的展開，大多數學校仍舊會帶著嘗試性的心態做一定的檔案信息化管理的試水。而對于為了其安全與使用效果所需的高投入，仍舊存在支持不足的現象。此外，對于檔案管理，各學校缺乏其價值的認可，由此導致在管理上相對混亂無序，無法將其實際新媒體管理的價值發掘出來。[1]

1.2網絡安全問題

由于多媒體環境下的檔案管理在高校檔案管理中存在的時間并不長，同時每一年的網絡安全問題推陳出新。在解決舊的網絡問題后又會有新的問題處理。因此檔案信息化管理一直受到安全威脅的沖擊。當下的網絡互聯日益頻繁，檔案管理有關的數據庫也更容易與外界連接，部分是因為工作人員操作不當，部分是因為有關人員不遵守信息保密的規則與專業的系統操作，由此導致信息安全風險。網絡上會有多種的技術對信息盜取形成沖擊，對于管理人員，如果缺乏專業的水準，非常容易調入陷阱。

1.3資金缺乏

多媒體環境下的檔案信息化管理需要較多的資金支持，而且是持續性的維護管理。部分高校會花資金購買信息建設有關軟件與硬件設施，有的會聘用專業的信息化建設團隊做好學校的信息化建設工作。但是總體來說，整體的資金投放上相對較少，經費較為短缺，由此導致了最終成效不足，部分也與管理不善有密切關系。

2.基于新媒體的高校檔案管理信息化建設

2.1引起領導層重視

要做好高校檔案管理信息化建設，可以讓更為完善的信息化管理來發揮檔案的新媒體價值。要將該價值有效的引起學校領導與工作人員的重視。不僅要讓領導層重視，同時也讓每個部門的工作人員意識到，積極配合信息化建設可以有效的讓各工作崗位獲得更專業的信息支持，提升工作的便捷性。通過專業信息化建設，在各有關系統賬戶的運用下就可以有效輕松搜索獲取工作所需的檔案資料，避免花精力去實體空間尋找，或者拜托他人尋找。引起所有工作人員的重視，由此得到更多人員的支持，為檔案管理信息化建設鋪平道路。領導的認可可以有效促使其他部門工作人員配合有關工作的開展。[2]

2.2注重人才的培養

要多選用專業的機構團隊或者在學校內部組建專業團隊，由此來更好的幫助信息化建設順暢、專業的展開。在崗位人員安排上，一方面盡可能選擇專業對口的工作人員，另一方面需要注重在崗人員的培訓學習。可以通過讓工作人員參與培訓班或者進修來提升專業素養。培訓可以在線培訓與實體課程培訓，具體依據工作人員時間、精力狀況，保證培訓安排的有效性。在崗培訓與崗前培訓都需要結合進行，有效的確保工作人員更好的掌握實際工作所需，讓工作能力隨著工作需求不斷的與時俱進。

2.3注重資源合理運用

作為高校本身，擁有著大量的社會資源與人才資源，為了減少信息化建設中的經費消耗，可以運用有效的資源來提供幫助。在信息化建設的有關系統設計或者日常維護中，可以運用教師團隊資源或者有關社會資源，盡可能的將費用降到可以承受的范圍，同時又保證系統的安全與有效性。在經費的運用上保持節約型管理，避免鋪張浪費。以實用性為主，避免過高標準而不適合實際所需。此外，信息化技術的高速發展與廣泛化的使用，以及新媒體、云算法、數據加密以及電子簽名之類的信息技術的使用，都使得電子文件與檔案的收集、存儲、搜索能夠有堅實的技術保障。而高校要做的便是活用這些高新的信息技術，以構建更加靈活可靠的信息化電子檔案管理系統。

2.4搭建信息化檔案管理的架構保障。

第一，要做好前端業務系統的完善工作。信息化檔案管理模式依靠于操作性高的前端業務處理系統，已然是公認的事實了。而高校的各相關部門及學生組織的電子文件管理也應當自上層就施行好設計方面的工作，對于電子文件的源頭管理做好具有科學性及實用性的計劃。尤其是針對電子文件的流動過程中的紙質文件，更要做好適當的介入工作及效力的確認工作。[3]

2.5筑牢信息化檔案管理的安全保障。

信息化檔案管理模式下的電子文件的真實性，是能夠直接決定信息化檔案管理模式能否成功運用的，其重要性也不言而喻。在計算機信息技術運用如此廣泛化的當下，電子文件的安全系數也不容樂觀。各式各樣的病毒以及無孔不入的黑客，都對信息化檔案管理模式的運用造成了不可預料的影響。故而，高校信息化檔案管理模式亟需補足漏洞。首先便是要將電子文件歸檔的安全性提升起來，依照不同的文件格式，如文檔、圖片以及音頻等，進行不同的收集方式，并使其存儲的流程更加科學高效。其次，便是要確保電子文件儲存的介質能夠安全。電子文件一般而言是放置于光盤、磁盤中的，對于這些電子文件儲存的介質，要經常性地做好保養工作，尤其是防磁、溫度濕度的控制，以及物理刮擦的防范，更尤為重要。其三，就是要做好相應的抽查。針對電子文件檔案，需要展開隨機的抽取檢查。最后，便是要將網絡信息安全水平提升起來。對此，要將電子文件的版權技術以及數字印技術完善起來。在登錄高校電子文件的系統時，也要將身份認證的過程規劃化。另外，某些電子文件的涉密程度若是較高，則需要由專業人士施加獨特的加密手段以及防火墻使用，并經由高校工作人員定期地進行病毒的查殺，以使得電子文件的數據能夠保持安全。[4]

3.小結

基于新媒體環境潮流，高校檔案管理信息化建設可以更好的讓有關工作與時俱進。但是在實際的處理中，也會因為多種多樣的阻力導致價值無法開發運用，甚至導致資源閑置浪費。要充分調動各方面的配合，有助于在信息化建設上保持更低成本，實現實用性的管理效果。

參考文獻

[1]董秀銳. 新媒體環境對高校檔案管理的影響與應對對策探討[J]. ?2020.

[2]劉珊. 探討新媒體環境對高校檔案管理的影響與應對對策[J]. 才智， 2020， 000（014）：217.

[3]張福明， 張嵩. 探討新媒體環境對高校檔案管理的影響與應對對策[J]. 公關世界， 2020（8）：2.

[4]蔡志強. 探討新媒體環境對高校檔案管理的影響與應對對策[J]. ?2021（2019-20）：20-21.

作者簡介：

姜萌，女，漢族，山東青島人，大學本科學歷，館員職稱，主要研究檔案管理方向。