檔案管理工作發展趨勢及轉變策略

尹璐

大數據時代，檔案形式的電子化和管理的數字化，是檔案管理工作發展的必然趨勢。面向未來，探究可行的轉變對策，促進電子信息技術與檔案管理工作的深度融合，為滿足企事業單位安全高效、便捷精準的檔案管理需求提供支撐和保障。

紙質檔案具有直觀易用、可靠性高等優點，多年來一直是檔案文獻的主要載體。但紙質檔案存在人工收集、歸檔和檢索易出錯、耗時耗力，保管檔案對存儲空間和環境要求高等缺點，難以滿足新時代科學系統、便捷高效的檔案管理要求。隨著電子計算機和辦公智能化的普及，檔案的形式電子化和管理數字化，將逐步實現全部或部分替代紙質檔案，降低人工成本，成為檔案管理工作發展的必然趨勢。因此，檔案管理者應結合自身的工作場景，探究可行的轉變對策，促進電子信息技術與檔案管理工作的深度融合，推動檔案管理的工作模式和內容的現代化轉變。

工作模式的轉變

轉變檔案管理理念

傳統的檔案管理者因長時間從事單調重復的檔案管理工作，管理思維的主觀能動性和創新性日漸降低，阻礙了新時期檔案管理工作的開展。為適應檔案管理工作的發展要求，實施科學的檔案管理工作，各單位要加強檔案管理者的業務培訓，提高檔案管理者的專業技能，并隨時吸收借鑒新的檔案管理模式和理念。

創新檔案管理機制

目前，檔案資料數量呈現持續增長的趨勢，檔案類型和工作內容也更加復雜多樣，企事業單位大多是紙質檔案和電子檔案并存管理。因此，結合本單位工作活動、管理制度和形成文件的實際情況，建立健全紙質與電子檔案獨立或協同的管理機制，統一協調文件格式、數據標準和專業性，并做到保密嚴格、條文明確和操作靈活等要求。

構建靈活開放的檔案管理體系結構

傳統檔案管理的登記、核查、審核和審批制度，已嚴重影響檔案的收集、存儲和使用效率，不能適應時代的發展要求。在權責明確、管理科學的前提下，構建靈活開放的檔案管理體系，利用電子檔案和檔案數字化便捷高效的優勢，管理信息收集整理、分類組織、入庫管理、更新備份以及檢索借閱等各個節點，實現流程簡化和服務優化。

工作內容的轉變

檔案的收集

與傳統的檔案管理相比，通過學習熟練掌握電子檔案信息登記、收集和管理平臺操作技術，現代檔案管理者可對各部室的文件材料提前介入，利用各種高新技術設備實時記錄檔案，加強對資料記錄和整理等環節的監督與管理，保證檔案資料收集的完整性。

檔案的保存

傳統紙質檔案保存是一項復雜、細致且繁瑣的工作，涉及檔案庫房管理和檔案流動中的保護等問題，需要對可能造成檔案損毀、丟失的因素和環節采取必要的措施。檔案管理者要具備保存各種文檔的能力，及時將各種紙質資料轉換成相應的電子檔案，協調和處理好紙質檔案和電子檔案長期并存和兼容關系，保證檔案系統使用的穩定性、可靠性和可用性。

檔案的安全管理

電子檔案和檔案數字化在帶來諸多便利的同時，也帶來了隱患和風險。例如，一旦遭受電腦病毒的入侵，檔案管理系統就面臨著系統結構遭受破壞、檔案數據外泄的風險；計算機等硬件設備故障也會導致數據丟失或系統存儲發生混亂。因此，相較于紙質檔案的實體控制方式，電子檔案必須在國家信息保密規范的信息系統支撐下，做到按不同密級進行分類和開放，在日常的檔案管理中做好系統訪問控制、應急預案和檔案數據安全等方面的工作。

積極響應檔案的形式電子化和管理數字化的發展趨勢，滿足檔案管理工作安全高效和便捷精準的要求，加強專業管理人才的教育和專業技能的培養，轉變管理理念，創新檔案管理機制，構建靈活開放的檔案管理體系。學習利用各種高新技術及設備，協調和處理好紙質檔案和電子檔案長期并存和兼容關系，建立系統訪問控制和應急預案，保障檔案數據安全，切實推動檔案管理事業的健康發展。