高校聲像檔案安全體系的建設

王亦婷

摘 要：高校聲像檔案管理對于學校的建設非常重要，要維護聲像檔案的安全。建立檔案安全體系，可以防止聲像檔案遭到破壞，讓聲像檔案發揮積極的作用。本文主要介紹高校聲像檔案管理的現狀和問題、高校聲像檔案安全體系建設、建設檔案安全體系措施。

關鍵詞：高校聲像;檔案;安全體系;建設

1 高校聲像檔案管理現狀和問題

高校在實際教學中需要用到聲像檔案，它可以用比較形象的方式向學生呈現重要的資料，特別是醫學資料，書本上的知識和圖像不能立體地顯示人體的結構，聲像資料卻可以很直觀地顯示出來，采用這種方式可以提高教學的效果。可是很多學校沒有認識到聲像檔案管理的重要性，導致很多檔案出現破壞甚至丟失的情況。

1.1 聲像檔案收藏量少

很多學校的檔案館主要是存放紙質的圖書，學校重視圖書的管理工作，聲像檔案的管理沒有得到學校的重視，它的數量非常有限。有些重要的聲像資源沒有收入到檔案館，不能滿足教學需要或者學校活動需要。聲像檔案的資料沒有整理完整，影響學校聲像檔案的管理工作。

1.2 不合理的管理方式

不同的檔案在管理方式方面存在一定的差異，在整理和收集資料時需要采用合適的方法。很多管理人員不了解正確的整理方法，采用普通的方法管理這些聲像檔案，導致很多資源受到破壞，給學校造成損失。沒有注意它的保存環境，沒有做好相關的登記工作，導致聲像資源受到影響，出現不能使用的情況。有些借閱者沒有及時把檔案歸還，導致聲像資源出現丟失的情況。

1.3 沒有得到有效的利用

學校沒有重視它的管理工作，使得很多資源出現問題。不合理的管理和存放方式會影響聲像檔案的功效，在使用的過程中也會對聲像檔案造成一定的損壞。在一些重要的活動時間，學校需要使用聲像資源，資源和實際的需要之間不能實現平衡導致它們沒有得到很好的利用。醫學院在研究人體結構時也需要用到聲像檔案，如果不能很好地利用這些資源，會影響教學效果。

2 聲像檔案種類、特點

2.1 聲像檔案的種類

它的種類比較多，不同載體存儲的信息內容不一樣。第一，錄音形式的聲像檔案。這種形式的檔案利用相關的軟件錄制聲音，比較方便保存。可以錄音的設備比較多，磁帶等都可以進行錄音。第二，影片的形式。它可以利用磁帶或者數字記錄信息，然后利用設備將錄制的影片存放到載體中。影片聲像檔案運用的設備形式比較多，可以利用攝影機等設備進行錄制。還可以運用比較高科技的設備進行錄制，數碼相機等都可以實現這種功能。第三，照片。可以利用相機等設備進行記錄信息，運用相關的感光材料作為記錄的材料，把圖片通過相關的技術進行存儲。

2.2 聲像檔案的特點

聲像檔案的形式比較特別，它可以實現聲音和錄像的結合，可以記錄詳細的信息，保存重要的資料，是學校重要的資源。

第一，真實性。高校聲像檔案記錄高校的情況，特別是學校活動或者重要的事件的信息。它可以通過聲音和畫面的形式記錄真實的情況。它比較真實，反映的信息也比較真實。在保存時也比較方便。管理時需要采用合適的方法，防止出現問題，給檔案館造成損失。第二，反映的信息比較準確。它是根據真實的情況進行記錄的，記錄中的信息不會出現錯誤的情況。在記錄學校重大事件時，采用錄像或者照片的形式記錄，把當時的情況清晰地記錄下來，成為學校的資源，具有它的價值和意義。在拍攝錄像時，可以把聲音和事件的始末記錄在案，通過人物的解說可以了解事件的情況。出現丟失或者損壞，都會給學校造成損失。第三，可以記錄成為系統。高校的發展歷史比較長，利用聲像檔案記錄學校的發展歷史，可以把收集的資料整理成系統，研究學校發展的事情和大事件的情況，對于了解學校的發展歷程具有一定的幫助。第四，比較直觀。聲像檔案不像以前的檔案形式，完全是文字的方式記錄信息，查看起來不方便。聲像檔案可以通過多種形式反映信息，照片、錄音、錄像等都可以。觀察起來比較方便和直接，記錄的信息比較全面和真實。聲像檔案的形式比較多，記錄的信息比較全面，反映的情況比價真實。它具有這些優點，可以充分利用。

3 聲像檔案在實際管理中有哪些問題

3.1 聲像檔案記錄的內容存在丟失的情況

檔案館的人員數量不足，安排管理的人員能力不高，在記錄重要的信息時沒有掌握到記錄的方法，導致重要的信息沒有記錄完整。在管理中沒有采用合適的管理方法，導致出現丟失的情況。

3.2 管理和存儲

學校需要重視聲像檔案的管理工作，根據他們的重要程度和種類特點采用不同的保存方法。在采用聲像檔案的存儲方式時需要避免它們遭到破壞，在存放資料時要保證資料的全面性。存放位置要根據要求進行設置，防止光線等因素影響聲像檔案。對存放位置進行清理，控制保存位置的光線和溫度變化。不要在存放地點擺放危險物品，防止出現火災等損壞這些資源。在主要的聲像檔案管理的地方，要定期檢測它們的情況，控制濕度，清除灰塵等。在保存時不可以使用對檔案有損壞的化學劑，它們會對檔案和人體造成一定的傷害。可以安裝一些專門存放的裝置，根據聲像檔案的特點控制光線和濕度。這種管理方法可能管理費用比較高，學校可以根據自身的情況采用合適的方法管理。

4 解決聲像檔案管理中各項問題的辦法

4.1 聲像檔案安全管理

學校和學生需要認識到聲像檔案安全管理的重要性，根據需要建立安全體系，維護它們的安全。學校的管理者需要采取措施幫助管理檔案，把主要的檔案放在比較安全的位置，重視存放位置的環境，可以安排人員管理。做好聲像檔案的記錄工作，這樣方便查找，可防止出現丟失的情況。分析學校在管理聲像檔案中的問題，根據具體的問題采取措施進行處理，提高管理的效率。在學校建立完善的管理制度，聲像檔案出現問題要追究責任。

4.2 加強監督

建立聲像檔案安全體系，需要完善各項管理制度，加強對聲像檔案的監督，這樣可以維護它們的安全。學校中的老師或者學生在利用聲像檔案后需要及時歸還，超過規定時間沒有歸還需要提醒他們。可以根據安裝相關的設備，方便管理。重要的檔案需要經過嚴格的流程才可以借用，沒有獲得批準不可以使用重要的聲像檔案。采用數字化的聲像管理方式可以通過設置權限或者加密的方式限制人員使用信息資源。

4.3 重視聲像檔案安全宣傳

可以在學校宣傳聲像檔案安全意識，讓學生認識到它的意義。在使用的過程中注意保護它們，使用完后及時歸還。

4.4 提高管理人員的素質

重視管理人員能力的培養，聲像檔案的存放環境會影響檔案的質量，嚴重的會出現不能使用的情況，給學校造成損失。管理人員要定期清理存放位置的衛生，清理灰塵等，保持室內溫度和濕度。重視聲像檔案的記錄工作，及時跟進檔案的使用情況。學校可以安排他們參加培訓，增長檔案管理知識，學習正確的管理和存放方法，鍛煉管理能力。可以利用相關技術幫助管理工作，提高管理水平和效率。

結束語

高校聲像檔案對于學校的發展和建設非常重要，要重視它們的管理工作。建立聲像檔案安全系統，利用相關技術維護檔案的安全。把重要的檔案進行備份，這樣可以防止重要的信息出現丟失的情況。重視檔案管理者的能力的培養，按照相關要求管理檔案，防止聲像檔案受到其他因素的影響。

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（作者單位：寧夏醫科大學檔案館）