基于情景規(guī)劃的圖書館戰(zhàn)略管理思考

張 雯

(太原師范學院，山西 晉中 030619)

“不確定性”是指難以判斷的未來狀態(tài)和發(fā)生概率，學術(shù)界嘗試使用VUCA(Volatility，Uncertainty，Complexity，Ambiguity；即波動性、不確定性、復雜性、模糊性)及TUNA(Turbulent，Uncertain，Novel，Ambiguous；即動蕩的、不確定的、新穎的、模糊的)等來揭示其所包含的多元隱喻。在圖書館行業(yè)由傳統(tǒng)圖書館向數(shù)字圖書館的轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中，不確定性將是行業(yè)發(fā)展所面臨的確定性環(huán)境。為應對這種不確定性，圖書館行業(yè)需要在充滿波動性、不確定性、復雜性和模糊性的環(huán)境中實施變革，基于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成果和經(jīng)驗，探索與新發(fā)展階段相適應的管理服務模式，從而推動圖書館事業(yè)的整體發(fā)展。

1 情景規(guī)劃的特征及步驟

情景規(guī)劃(Scenario Planning)始于軍事規(guī)劃，通過預測競爭對手可能采取的措施來準備應對戰(zhàn)略，后提煉發(fā)展為一種商業(yè)預測方法，通過將不確定的未來設(shè)計為若干典型情景，進而分析可能出現(xiàn)的新變化，并據(jù)此制訂應對措施。該方法通過戰(zhàn)略預見以更富創(chuàng)造力的方式思考未來，受到社會的廣泛關(guān)注與認可，并成為探索組織戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型和變革的有力工具。

1.1 特征分析

相較傳統(tǒng)規(guī)劃方法，情景規(guī)劃具有以下特征：1)全面性和系統(tǒng)性。傳統(tǒng)規(guī)劃方法基于“過去——現(xiàn)在——未來”的連續(xù)性假設(shè)邏輯，而情景規(guī)劃則擺脫線性思維，遵從非線性的發(fā)散思維和系統(tǒng)思維，基于“未來——現(xiàn)在”的邏輯，利用交叉影響分析等方法考察環(huán)境的變化趨勢，預見多種可能的未來。2)靈活性和能動性。傳統(tǒng)規(guī)劃方法追求對未來進行單一預測和概率賦值，情景規(guī)劃則不去預測未來，而是針對多種可能發(fā)生的未來發(fā)揮主觀能動性，在對未來的多種想象中不斷探索、動態(tài)調(diào)整，提升組織對未來的感知力、適應力和競爭力。3)創(chuàng)造性和現(xiàn)實指導性。傳統(tǒng)規(guī)劃方法呈現(xiàn)的是一種對未來的順從態(tài)度，而情景規(guī)劃則鼓勵通過創(chuàng)造性思考在當前舉措與未來可能性結(jié)果間建立聯(lián)系，及早應對潛在風險，具有較強的應用價值和現(xiàn)實指導意義。

1.2 應用步驟

情景規(guī)劃大致可分為以下階段：找出影響未來市場和經(jīng)營狀況的因素——探討這些因素如何相互作用——想象各種看似合理的未來——依據(jù)未來修改當前模型——利用新模型設(shè)計戰(zhàn)略——為應對可能發(fā)生的情況做好準備。美國未來研究所(Institute for the Future，IFTF)為便于運用情景規(guī)劃方法，開發(fā)了情景規(guī)劃工具包(見表1)，將其程式化為“準備——遠見——洞見——行動”四大步驟，幫助組織培養(yǎng)預見未來的戰(zhàn)略思維，開展更有遠見的戰(zhàn)略性創(chuàng)新工作。

表1 IFTF情景規(guī)劃工具包

2 基于情景規(guī)劃的圖書館戰(zhàn)略管理

情景規(guī)劃工具包是情景規(guī)劃方法的程式化應用，圖書館可充分利用該工具包開展組織戰(zhàn)略思考，從而引導組織提升自身靈活性和敏捷性，對變化做出迅速反應，進而更好地適應未來。

2.1 戰(zhàn)略準備

2.1.1 面向未來的。面向未來意味著突破當前的限制，去想象可能與今天截然不同的未來。面向未來蘊含三層含義：一是了解思考未來所需的歷史背景。20世紀90年代以來，圖書館把握數(shù)字化轉(zhuǎn)型的機遇，搭建數(shù)字圖書館服務網(wǎng)絡(luò)，拓展移動服務陣地，較好地實現(xiàn)了由傳統(tǒng)圖書館向數(shù)字圖書館的轉(zhuǎn)型，而當下，新一代信息技術(shù)又將深刻影響圖書館的數(shù)字化之路。二是對過去發(fā)生變革的時機和事件達成一致看法?；仡櫹惹白兓l(fā)生的背景和環(huán)境以及當時組織的應對策略，從而激發(fā)組織對未來變革的想象力。在學術(shù)研究活動興起、高等教育高質(zhì)量發(fā)展、計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應用等一系列重大變革中，圖書館順應時勢、重新定位，經(jīng)歷由印刷到數(shù)字存取的方式轉(zhuǎn)變、由信息提供者向科研合伙人的角色轉(zhuǎn)變。三是找到潛在的變化因素并探索其對未來的影響。工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)開啟了第四次工業(yè)革命，以大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、5G、區(qū)塊鏈為代表的人工智能技術(shù)重塑了用戶的工作、學習和生活方式，圖書館需要重新思考其對用戶需求、服務內(nèi)容、組織形式的影響。

2.1.2 辨認變革的驅(qū)動因素。驅(qū)動因素是指改變圖書館環(huán)境、決定圖書館行業(yè)變革方式的主要因素。為更好地設(shè)想圖書館的未來，圖書館人必須認清變革的驅(qū)動因素，這些驅(qū)動因素可能來自人口，也可能來自技術(shù)創(chuàng)新。在社會、政治、經(jīng)濟、人口、科學研究與教育、技術(shù)等因素的綜合作用下，圖書館正經(jīng)歷種種變遷，圖書館人需要具備嚴格區(qū)分影響因素和驅(qū)動因素的戰(zhàn)略分析能力，懂得利用文獻綜述、理論分析、因子分析等工具，提煉辨認行業(yè)變革的驅(qū)動因素。驅(qū)動圖書館變革的因素主要包括：一是教育的變革發(fā)展。在數(shù)字技術(shù)影響下，教育將由信息化向智能化轉(zhuǎn)型，教育教學資源共享、線上線下教學模式融合發(fā)展等趨勢將不斷強化，這些都將導致學術(shù)記錄形式的變革，同時，越來越多用戶的信息和科研實踐發(fā)生在圖書館之外和校園之外，這就要求圖書館做好價值環(huán)節(jié)的分解，進一步拓展、延伸其服務價值鏈。二是技術(shù)的變革發(fā)展。數(shù)字技術(shù)發(fā)展擴大了信息市場規(guī)模，更多信息以數(shù)字化、碎片化的形式分散于網(wǎng)絡(luò)，圖書館需要配套捕獲、整理和保存相關(guān)過程記錄，同時，用戶需求進一步呈現(xiàn)個性化態(tài)勢，也需要提供差異化服務。

2.1.3 發(fā)現(xiàn)和記錄微弱信號。弱信號是指在小范圍或局部發(fā)生但未來可能呈現(xiàn)急劇擴張、產(chǎn)生重大影響的早期跡象符號，具有不確定性、模糊性、零碎性等特征，蘊含著機遇亦面臨著挑戰(zhàn)。簡而言之，弱信號是研究未來、揭示未來的有力依據(jù)，對圖書館而言，用戶評價反饋的服務局限、爆炸式增長的用戶新需求等均是具有揭示意義的弱信號。圖書館需要充分識別行業(yè)內(nèi)不同類型的弱信號并作出合理反應。具體來說，一是圖書館需要創(chuàng)新組織文化、制度程序和業(yè)務流程，以支持館員捕獲和分享弱信號；二是圖書館員需要理解弱信號發(fā)展演變的一般規(guī)律，了解弱信號逐漸增強的生長過程、不同強度信號間的關(guān)聯(lián)性，為做好弱信號的分析與處理奠定基礎(chǔ)；三是圖書館員需要掌握并運用識別和處理弱信號的一般性方法，包括非定向掃描法、訪談與問卷法、集體討論法、問題指引法等。

2.2 戰(zhàn)略遠見

2.2.1 初步預測。前期的戰(zhàn)略準備可以幫助組織整體把握未來局面。在初步預測中，圖書館需要從前期分析的一系列不確定性入手，依據(jù)不確定性要素繪制極端情況，預見既反映圖書館發(fā)展歷程又體現(xiàn)未來趨勢的多種可能。具體而言，圖書館需要支持和促進館員、科研人員、用戶、決策者等多方主體的對話，不同參與方針對未來的預見能夠最大限度地揭示隱藏的假設(shè)、偏見和盲點，確保預測的科學性、準確性與全面性。一方面，圖書館需要明確自身目標和期望，精準把握未來規(guī)劃的重難點，從教學支持、科學研究、學術(shù)交流、內(nèi)容出版等關(guān)鍵領(lǐng)域的不確定性要素入手繪制極端情況；另一方面，圖書館需要在多方協(xié)同的基礎(chǔ)上，制訂準則、設(shè)定話題，闡述未來的多種可能性，激發(fā)參與方的好奇心并建立未來場景與現(xiàn)實要素間的聯(lián)系，從而促使相關(guān)方持續(xù)參與圖書館關(guān)于未來的對話與規(guī)劃。

2.2.2 展望未來?；诔醪筋A測的成果，圖書館需進一步組織相關(guān)參與方就預測草案進行更深層次的提煉、研討和論證，結(jié)合IFTF為高等教育教學描繪的未來發(fā)展場景，明確影響圖書館未來發(fā)展的不確定因素以及未來發(fā)展出現(xiàn)的多種可能性，形成一套能夠較為全面的描繪圖書館未來的情景方案。在情景規(guī)劃方法中，存在四種場景原型，即增長場景——將當前蓬勃發(fā)展的圖書館數(shù)字化發(fā)展勢頭帶入未來的設(shè)想；約束場景——圖書館繼續(xù)存在，但作用被削弱；崩潰場景——圖書館快速崩潰，受到無法控制的變革力量的困擾；轉(zhuǎn)型場景——圖書館為自身建立新的成功范式。每種場景下，圖書館需要羅列社會、經(jīng)濟、人口、科研、技術(shù)等變革驅(qū)動因素可能產(chǎn)生的預期影響，依據(jù)所發(fā)現(xiàn)和記錄的微弱信號為場景提供相應證據(jù)，證明與之相對應的未來結(jié)果。

2.2.3 概括濃縮未來。概括濃縮未來是通過對初步預測和未來展望所獲取的大量分散信息進行整理、濃縮和提煉，并按照一定的邏輯順序加以編排存儲，使之成為系統(tǒng)性成果的過程。這種濃縮和提煉主要體現(xiàn)在三個方面：一是抓關(guān)鍵，即在把握大方向和趨勢的基礎(chǔ)上抓關(guān)鍵變革驅(qū)動因素，對未來場景的預見主要取決于對支撐該場景關(guān)鍵驅(qū)動因素的捕捉和理解；二是重需求，在預見的每一個場景中，圖書館需要重點勾勒學術(shù)社區(qū)的需求及變化，為下一步圖書館探索如何應對需求變化打下基礎(chǔ)，如在人才市場對學生的行業(yè)技能充分重視的場景下，學生個性化學習需求顯著增加；三是成本收益分析，作為機構(gòu)實現(xiàn)可持續(xù)運營的前提，無論是增長場景下的技術(shù)投入、約束場景下的資金重新分配還是崩潰場景下的成本增速過快問題，都將是圖書館所必須正視和慎重考慮的問題。

2.3 戰(zhàn)略洞見

2.3.1 想象雙重曲線。無論未來的圖書館屬于何種場景，在當前場景向新場景的轉(zhuǎn)變過程中，一些我們熟悉的元素在消退甚至消失，一些未知的新事物出現(xiàn)甚至興盛，因此，這個轉(zhuǎn)變過程可能出現(xiàn)卓越的創(chuàng)新，亦可能出現(xiàn)崩潰和混亂，簡而言之，從現(xiàn)有場景跨越到未來場景至少存在兩種可能性。因此，綜合考慮人口變化、人工智能技術(shù)興起、下一代數(shù)字學習環(huán)境的發(fā)展、用戶數(shù)量變化等影響圖書館事業(yè)發(fā)展的驅(qū)動因素，圖書館需進一步想象發(fā)展的雙重曲線，探索適應不同可能性場景的應對策略和解決方案。

2.3.2 分析交叉影響。情景規(guī)劃的根本目的在于幫助圖書館積極應對未來的機遇和挑戰(zhàn)，四種場景原型能夠為圖書館提供有意義的預見，有效引導圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃的方向?；诿恳环N場景，圖書館需要分別將關(guān)鍵驅(qū)動因素和影響區(qū)域作為行列標題，創(chuàng)建交叉影響矩陣，常見的影響區(qū)域包括組織和業(yè)務單元、影響范圍等。同時，圖書館需要分析交叉點蘊含的危機和機遇、優(yōu)勢和劣勢，懂得如何提前計劃，在不同場景下發(fā)揮優(yōu)勢、規(guī)避劣勢，將危機的傷害化為最小甚至逆轉(zhuǎn)為機遇。

2.3.3 設(shè)定優(yōu)先事項。交叉影響分析能夠幫助圖書館準確定位貫穿于多個場景的優(yōu)先發(fā)展事項，明確戰(zhàn)略重點。圍繞交叉影響分析過程中提出的“將危機的傷害化為最小甚至逆轉(zhuǎn)危機為機遇”的舉措，圖書館可組織開展更深層次的討論和提煉，根據(jù)未來場景設(shè)計戰(zhàn)略優(yōu)先事項。戰(zhàn)略優(yōu)先事項數(shù)量應該以3—5個為宜，且能集中組織資源，解決關(guān)鍵弱點和提供關(guān)鍵指引。

2.4 戰(zhàn)略行動

2.4.1 制訂路線圖。行動路線圖是圖書館戰(zhàn)略實施和操作的指南，是一套按時間序列逐步推進的短期、中期和長期行動方案，方便組織隨時間推移持續(xù)審視戰(zhàn)略實施情況?；谇榫耙?guī)劃的路線制訂，圖書館需要始終秉承“將未來帶回現(xiàn)在，理解從今天開始創(chuàng)造未來”的理念，在目前行動和未來狀態(tài)之間形成關(guān)聯(lián)。為提高路線圖質(zhì)量，圖書館需要基于用戶旅程圖對用戶進行深入研究，定期組織開放科學研討會，聽取不同聲音和反饋，構(gòu)建相關(guān)服務模型對實施結(jié)果進行預測。

2.4.2 發(fā)展合作網(wǎng)絡(luò)。情景規(guī)劃能夠促進多方廣泛參與組織的戰(zhàn)略規(guī)劃，使規(guī)劃過程更加透明，并為戰(zhàn)略推進搭建良好的多方合作關(guān)系。在數(shù)字生態(tài)系統(tǒng)中，圖書館雖然仍是重要的學習場所和互聯(lián)網(wǎng)信息服務的重要一員，但比其他任何時期都更需要尋找合作與共享的伙伴，為社會創(chuàng)造新的價值。在創(chuàng)建合作網(wǎng)絡(luò)過程中，圖書館應依照前期戰(zhàn)略部署規(guī)劃的合作方向，明確與不同合作方的合作重點：與同行進行數(shù)字化館藏共享；與學習設(shè)計師、用戶體驗設(shè)計師等群體學習空間優(yōu)化和學習體驗設(shè)計；與研究人員、科研機構(gòu)提高科研效率。隨著跨組織聯(lián)系與合作的增多，圖書館需要規(guī)范且科學的管理，通過詳細記錄合作內(nèi)容、繪制合作圖等方式充分掌握合作方的角色及價值，從而根據(jù)合作優(yōu)先事項配置資源，以達到資源協(xié)同的最優(yōu)化利用。

2.4.3 確定資產(chǎn)和缺口。資產(chǎn)是生產(chǎn)要素或能夠給組織產(chǎn)生競爭優(yōu)勢、帶來潛在價值的元素，是戰(zhàn)略實施的基礎(chǔ)。首先，圖書館需要圍繞資產(chǎn)現(xiàn)狀開展戰(zhàn)略評估，明確其類型和內(nèi)容，評估其與戰(zhàn)略優(yōu)先事項的關(guān)聯(lián)度，衡量其對圖書館的戰(zhàn)略價值，精準識別核心戰(zhàn)略資產(chǎn)。數(shù)字圖書館品牌、內(nèi)容渠道、知識管理能力都可視為圖書館的核心戰(zhàn)略資產(chǎn)。其次，圖書館應根據(jù)評估結(jié)果及戰(zhàn)略目標，明確資產(chǎn)與實施戰(zhàn)略優(yōu)先事項間的差距。再次，圖書館需要確定彌補差距的優(yōu)先級次，這不僅取決于其關(guān)聯(lián)戰(zhàn)略的優(yōu)先級次，還取決于當前用戶的需求、差距情況等因素。最后，圖書館應積極制訂相應的彌補方案，采取自行采集、對外采購、與外部合作伙伴交換或共享等方式獲取更多的資源和資產(chǎn)。

3 結(jié) 語

伴隨著信息技術(shù)的廣泛應用，圖書館在行業(yè)由傳統(tǒng)圖書館向數(shù)字圖書館的轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中會遇到各種不確定性，為應對這些不確定性，需要圖書館有更大的靈活性，并不斷增強組織復蘇力。情景規(guī)劃作為廣泛認可的戰(zhàn)略遠見工具，能夠幫助圖書館提出超越不確定性的戰(zhàn)略思考。運用情景規(guī)劃工具包，按照“準備、遠見、洞見、行動”四大步驟，能夠幫助圖書館培養(yǎng)預見未來的戰(zhàn)略思維，更有效地在當前的行動和未來的場景之間建立聯(lián)系，通過制訂更完善的系統(tǒng)化實施戰(zhàn)略向社會展示圖書館行業(yè)強大的生命力與價值。