簡析檔案管理新理論與知識服務再融合的相關問題

鄒月珍

摘要：在后現代社會背景下，“知識服務再融合”成為檔案管理的核心職能，如何發揮檔案知識資源的社會化服務價值成為一個新的時代命題。現階段，檔案管理領域涌現出來了多元主體管理理論、集成管理理論、后現代主義管理理論等新型的理論。這些檔案管理新理論向傳統的檔案知識服務提出了新挑戰，要求檔案知識服務必須注重跨界融合、檔案知識服務必須把握媒介融合、檔案知識服務必須精準化。因此，檔案管理新理論與知識服務再融合可以從基于大數據的用戶行為畫像策略、堅持以重點客戶服務需求為導向的策略、推進智慧檔案館建設策略等方面進行突破。

關鍵詞： 檔案管理新理論知識服務再融合知識動員

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A ? 文章編號：1672-3791（2021）09（c）-0000-00

A Brief Analysis of The Problems Related to The New Theory of Archives Management and The Re-integration of Knowledge Services

ZOU Yuezhen

（Shenzhen Baoan District Housing and Construction Affairs Center，Shenzhen， Guangdong Province， 518000 China）

Abstract：Under the background of post-modern society， "knowledge service re-integration" has become the core function of archives management， and how to give full play to the socialized service value of archives knowledge resources has become a new proposition of the times. At present， new theories such as multi-subject management theory， integrated management theory and post-modernist management theory have emerged in the field of archives management. These new theories of archives management pose new challenges to traditional archives knowledge service， which requires that archives knowledge service should pay attention to cross-border integration， grasp media integration and be precise. Therefore， the new theory of archives management and the re-integration of knowledge services can make breakthroughs in the following aspects： the strategy of portrait of user behavior based on big data， the strategy of insisting on focusing on customer service needs， and the strategy of promoting the construction of intelligent archives.

Key Words：File management; New theory; Knowledge service; Reintegration;Knowledge mobilization

在管理學領域，“檔案管理學”是一個以人類生產和儲存、開發利用檔案知識資源為主要研究對象的學科領域。在一個面向未來后現代“智能社會”“知識社會”[ ]的背景下，我們的檔案管理涌現出了一些新的指導理論。在這些新理論的指導下，“知識服務再融合”成為檔案管理的核心職能，如何發揮檔案知識資源的社會化服務價值成為一個新的時代命題。

1 現階段檔案管理領域涌現出來的新理論

1.1集成管理理論

集成化管理理論是對多元管理理論的一種超越和創新，它首先正視和肯定多元主體在檔案知識資源生產、管理、開發和利用中的重要作用，但是同時它更加強調人們應當對檔案資源的集成化運用，通過倡導基于組織紐帶、契約紐帶、情感紐帶、文化紐帶等的“以協同為特征的組織形態、以結果為導向的組織目標和以整合為核心的運作機制”，去塑造不同部門、不同主體、不同的“共同服務愿景”，從而實現對多元主體、多元檔案的有效整合，更好地服務于檔案用戶。

1.2后現代主義管理理論

檔案資源的后現代主義管理理論不是一個整體成型的理論，而是一種重要的管理邏輯導向。對于高度數字化、信息化背景下的后現代主義管理理論來講，它整體上不接受普適性的、無差異無個性的一切現代性的檔案管理理念、檔案管理組織、檔案管理模式等，而是試圖將檔案管理、檔案開發和利用等根植于不同的文化背景、各種局部性和特殊性之中，最終去建構一種能夠使不同檔案需求的用戶能以不同方式、最大限度實現對多元化、層次化、差異化檔案資源的需求。

2 檔案管理新理論向傳統檔案知識服務提出的新挑戰

進入21世紀20年代，隨著新一代信息技術廣泛應用于各行各業，檔案管理工作的具體環境、對象、內容等已經發生了巨大變化，迫切地要求創新檔案工作理念、方法、模式，傳統的檔案知識服務必須加快全面朝向數字轉型和智能升級。總體來講，檔案管理領域涌現出來的這些新理論要求檔案知識服務必須正視這些問題。

2.1 檔案知識服務必須注重跨界融合

在過去的“十三五”時期，我國檔案事業的發展呈現出的一個重要發展特征就是開放程度不斷深化，公共服務能力不斷深化，尤其是檔案公共服務能力持續提升，截止到2020年底我國全國檔案館共有開放檔案17659萬卷（件）。“十四五”時期，我國檔案知識資源服務轉型升級的一個重要方向就是尋求跨主體、跨區域、跨部門、跨媒介的跨界融合服務，這一點從“十四五”時期我國重點檔案保護與開發工程規劃即可見一斑，“區域性國家重點檔案保護中心”“一帶一路”與跨文化交流檔案開發工作等都需要一大批跨界、跨學科的專家學者、社會大眾等參與進來。

2.2 檔案知識服務必須把握媒介融合

檔案管理的創新服務本質上是從內容、載體到方式、效果等全價值鏈對知識服務進行改進的過程，當然在信息化時代這個過程必須高度重視“媒介融合”。所謂媒介融合指的是綜合依托傳統媒體和新媒體開展特定的知識服務社會化的過程，具有非線性化、超越時空傳播、互動式、跨平臺化、個性化等突出特點。后現代主義管理理論告訴我們，在數字化傳播時代受眾群體具有市場細分、差異化、需求個性化等突出特點，對于檔案管理者來講應對這種趨勢的一個重要管理手段就是引入媒介融合。

2.3 檔案知識服務必須精準化

檔案管理的集成化、多元化、后現代化等理論互相交織、互相交融，共同促成了檔案管理的“大眾化”與“小眾化”[ ]的協同并進。在這里，“檔案知識服務的小眾化”[ ]指的是檔案服務從內容定位、渠道打通、平臺互動、定期跟蹤等多方面共同發力，更好地滿足民生、市政、公共空間等領域大眾對檔案的知識需求的過程。

3 檔案管理新理論與知識服務再融合的策略建議

面向21世紀20年代“人工智能”等科技浪潮下的檔案管理及其對應的知識服務融合，我們認為以下幾個策略值得嘗試。

3.1 基于大數據的用戶行為畫像策略

“用戶行為畫像”也被稱為“用戶畫像”，指的是檔案管理者依靠現代化大數據分析工具，定期對用戶檔案知識服務需求信息例如檢索歷史、檢索關鍵詞、在線瀏覽檔案目錄記錄、點擊率、熱點點擊主題、下載記錄等進行數學建模、建庫管理的過程[ ]。對此，管理者們可以考慮借鑒市場營銷領域近些年來興起的一種SaaS（Software-as-a-Servie）軟件服務模式[ ]，鑒于檔案管理單位或團隊往往本身缺乏技術研發團隊，因此可以通過與第三方服務商或第三方電子商務運營團隊合作的方式，成建制引進大數據分析團隊，并對自身檔案知識資源如何開展社會化整合營銷進行精確的用戶行為畫像。

3.2 堅持以重點客戶服務需求為導向的策略

該文認為，檔案知識資源的服務價值在于能夠對重點客戶、經濟社會發展等提供特定的知識支持，并且能夠產生一定的可量化分析的經濟價值、社會價值或人文價值、生態價值等。在這里，我們建議檔案管理者（無論是企業抑或檔案館等組織）應當結合當地或屬地化重大建設項目規劃、“十四五”發展規劃等，主動開展檔案知識資源服務規劃，把檔案知識資源與屬地化發展戰略深度契合起來。例如：針對“十四五”時期該地區潛在的軌道交通建設項目、高速公路建設項目、水務環保建設項目等，當地的市政檔案管理部門應當提前謀劃，針對這些重點建設項目可能會遇到的技術難題、拆遷規劃、歷史檔案需求等，主動實施訂單式、跟班式、精準式的檔案知識資源服務供給，以這種方式將檔案知識資源轉化為社會效益。

3.3 推進智慧檔案館建設策略

“十四五”時期，我國明確提出要將檔案知識資源的信息化、數字化、智能化作為一個重點攻堅的方向，建設“科技興檔”[ ]工程，但是并沒有詳細對檔案開發利用過程中的具體路徑、具體樣式、具體方式等進行展望。基于檔案管理的大趨勢，檔案知識資源服務未來大融合的一個方向是“智慧檔案館”[ ]，這并非僅僅是停留在檔案信息檢索、檔案知識獲取等單一環節的智慧化，而是一個從檔案知識資源需求到供給全過程的智慧化[ ]。盡管當前在現實生活中我國已經有一小部分檔案館被國家檔案局冠之以“智慧檔案館”的稱號，但是距離真正意義上的“智慧檔案館”還有不小的距離。在“十四五”時期，有條件的地區可以采取“試點”[ ]策略，培養和培樹一部分示范性智慧檔案館，重點解決一大批社會公眾重點需求的檔案知識資源供給不足的問題。

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