關于新時期做好國有資產檔案管理的工作措施

劉志輝 陳端達

摘要：智能化、信息化背景下，行政事業單位國有資產檔案管理取得了長足發展，但管理效率及開放利用效能仍然不高。通過分析邵陽市國有資產檔案管理基本現狀，發現國有資產檔案管理存在認識不到位、制度不完善根源性“通病”;歸檔和管理的過程中存在薄弱環節;專業人才缺乏、技術路線滯后導致“地基”不牢。提出了四項對策，即轉變思想認識，建立和完善國有資產檔案管理內控制度;完善原始材料歸檔、提高國有資產檔案電子化程度;構建基于區塊鏈的全周期大數據管理平臺，提高管理能效;著力加大培訓和引進專業人才，建立專業隊伍。

關鍵詞：國有資產;檔案管理;行政事業單位

引言：

國有資產檔案是指國有資產管理部門在辦理國有資產登記、管理、使用過程中形成的一切具有保存價值的文檔資料，是國家檔案的重要組成部分[1]。國有資產檔案管理水平是行政事業單位的國有資產現代化治理能力的重要體現。檔案信息資源是戰略性資源，不僅能為領導層決策提供重要的數據支撐，也是行政事業單位各項工作高效開展的重要基礎和條件保障。隨著信息科技的快速發展，國有資產檔案管理工作朝著信息化、電子化方向延伸，行政事業單位國有資產檔案管理也因此取得了長足的進步，但國有資產檔案資源管理效率以及開放利用效能仍然不高。面對新時期的各種變化，國有資產檔案管理如何走上規范化、科學化、信息化、動態化的軌道，有哪些可以實現的路徑？本研究在新時期大數據區塊鏈視域下，對邵陽市市直行政事業單位的國有資產檔案管理工作改革創新提出舉措。

一、邵陽市國有資產檔案管理基本現狀

邵陽市行政事業單位國有資產的數量呈現逐年遞增的趨勢，這與行政事業單位人員增長變動、辦公場所變遷、機構改革等密不可分。因而行政事業國有資產檔案不僅數量增長快，種類也變得極其豐富。自財政部實施“金財工程”以來，邵陽市預算管理、決算管理、電子支付管理等逐步改革并且取得了很大成效，但大部分行政事業單位仍然依靠人工管理、人工審批、人工約束的模式，一直缺乏有效的手段改革資產信息化管理，不僅會影響工作進展，還會在管理過程中出現遺漏或失誤，影響資產管理的時效性與準確性，進而影響各項改革措施的進度和財政職能的有效發揮。比如，由于資產信息不完整、不及時、不準確，無法為預算編制提供有效的支持，對預算編制造成影響。再如，由于國有資產收益管理弱化，“收支兩條線”管理要求沒有嚴格落實，不僅造成了政府非稅收入流失，還會成為擾亂公平、公正的分配秩序、誘發貪污腐敗的原因。因此，科學的對國有資產管理工作做出系統分析，著力加強國有資產檔案信息化建設和管理，對強化預算編制、科學配置資產、防止資產流失、推進財政改革、完善公共財政體系具有十分重要的基礎作用。

二、行政事業單位國有資產檔案管理現存問題

（一）認識不到位、制度不完善是根源性“通病”。

首先，重視程度不夠，管理意識淡薄。行政事業單位國有資產主要是由本級財政部門全額或差額撥款形成的，大多數國有資產具有非營利屬性，這就易使得行政事業單位負責人不夠重視國有資產管理。單位負責人對國有資產管理重要性認識不足，認為國有資產管理僅是資產管理部門或者財務部門的職責，進而影響到各部門不能積極參與購買、驗收、使用、維護與處置等環節，因而國有資產檔案工作很難開展。其次，沒有明確資產管理主題是大部分行政事業單位存在的“通病”。目前，專門的資產管理職務在行政事業單位并沒有大規模推廣開來，很多單位的資產管理人員是由辦公室人員兼任，管理人員不專業，缺乏科學管理理念的情況屢見不鮮。在這一背景下，對大部分的行政事業單位來說，資產的及時盤點將會出現很大困難，即便是資產配置發生了一些風險，在現有的管理現狀中，也無法對這些風險及時進行反饋和解決。再者，未針對國有資產分類及資產全生命周期管理進行梳理，建立系統化、標準化資產電子檔案歸檔制度及資產檔案管理體系。導致許多國有資產項目的資料未納入電子檔案管理范圍內，以至于資料流失，存在管理漏洞。歸檔標準各異，對同類型項目產生的歸檔內容不一致，電子化不規范，嚴重影響國有資產檔案數據的收集、傳遞、匯總和利用。

（二）歸檔和管理的過程中存在薄弱環節

邵陽市市直行政事業單位比較多，國有資產產權檔案不完整問題突出，還存在糾紛。國有資產檔案由市直單位自行保管，這種普遍采用“分散保管模式”，因為檔案工作基礎薄弱，管理不善等原因，很容易造成檔案資料遺失。在現實工作中，與資產相關的紙質檔案資料往往散落在各單位的項目管理部門、辦公室、財務室等各個部門，沒有歸集成系統完善的資產檔案，有的甚至造成遺失、損毀，給資產后期的管理維護造成風險隱患。有的單位固定資產只有總賬、無明細賬，有物無賬、有賬無物，固定資產調撥、劃轉不按照資產處置程序進行。部分行政事業單位的房屋、土地權屬不清，證件不齊，有證無房、有房無證，導致資產調劑和處置時存在產權障礙。

就非紙質檔案而言，由于國有資產管理工作信息化的推進，各單位資產管理檔案信息建設初見成效。但形成的電子檔案被大量記錄存儲在光盤、硬盤等介質上，在此環境中，利用信息技術對國有資產數據進行非法修改很難抓住軌跡軌跡，更難以識別，介質保存不當會丟失，這對資產管理系統及檔案的安全和完整提出了嚴峻的挑戰[2]。

（三）專業人才缺乏、技術路線滯后導致“地基”不牢。

從實際情況看，我市機關事業單位國有資產管理部分人員年齡較大，人員變動頻繁，專業素質不高，缺乏對國有資產管理全生命周期管理的認識，特別是對資產檔案的歸類整理及電子化工作認識不夠。國有資產檔案管理人員較少具備資產管理專業背景，也很少有大數據管理方面的專業人才，往往因為缺乏數據收集、處理、分析和運用的能力和經驗，不能很好地承擔國有資產的大數據管理工作，從而使國有資產檔案的價值不能充分發揮，甚至由于分析和判斷失誤，給國有資產管理帶來重大的危機。

行政事業單位國有資產的表現形式主要分為固定資產、流動資產、對外投資和無形資產等。不同主管部門負責對不同類型的國有資產進行歸口管理，各主管單位根據其需要和發展特征各自使用不同的信息管理系統，比如檔案管理系統、公車管理系統等，各系統頂層設計、數據庫結構與流通接口不統一，標準化程度不高，造成系統間檔案信息交互與整合困難，較難進行有效互聯互通和資源共享。雖然通過構建行政事業單位國有資產系統對不同類型的國資數據進行統一收集和歸檔，但仍難以有效解決不同類型數據的融合問題，因此各單位多采取人工錄入關鍵信息的方式進行管理，存在數據信息不全，調閱內容不完整，有效共享困難等問題。

三、新時期做好國有資產檔案管理的工作措施

（一）轉變思想認識，建立和完善國有資產檔案管理內控制度。

任何工作的完善，思想觀念的轉變首先是第一位的，思想不重視，任何舉措便失去了嚴格執行的保障。行政事業單位首先要在思想上提高國有資產管理的意識。一是重視資產管理工作，上至主要領導，下至普通工作人員，都應該加強學習關于國有資產管理工作的知識，時刻關注國有資產的使用情況，積極配合單位內部資產管理工作的開展。二是更新觀念，樹立國有資產管理的信息化和大數據思維和意識。

在建立和完善內控制度上，首要解決的就是崗位設置問題，嚴格貫徹不相容崗位分離原則，建立國有資產管理雙人或者多人負責工作機制，嚴禁一人辦理全部工作情況的發生，在單位內部建立起完善的國有資產管理崗位責任制。其次，應當加強對國有資產管理人員的管理工作，嚴格貫徹出納移交原則，工作人員如出現離職情況，必須完成相關工作的全部交接后才能允許其離職。最后，“收支兩條線”制度應當在具有現金收入的行政事業單位推廣開來，所有現金日記賬應當及時登記，并日清月結盤點，余款上交送存。

（二）完善原始材料歸檔、提高國有資產檔案電子化程度。

做好國有資產檔案原始材料的收集、整理和歸檔工作，是完成國有資產檔案電子化的基礎，也是實現國有資產信息化管理的前提準備。通過對邵陽市市直行政事業單位國定資產檔案實行集中管理，統一權屬登記、統一保存、統籌使用。加大清資核檔力度，對權證不齊、違規出租出借的資產分類核實，查找原因，化解檔案管理遺留問題，堅持“無問題檔案移交”原則，建立實物資產總臺賬和分類資產分臺賬。真正做到賬賬相符、賬實相符、賬證相符。

通過實現國有資產檔案的電子化轉換，為國有資產檔案信息化管理做好前提準備。在現行技術條件下，條碼信息技術十分成熟，可以利用實行國有資產標簽化管理。條碼具有成本低、速度快、正確率高的特點，可以極大地簡化工作流程，提高效率。通過對每個國有資產實物賦予唯一條碼標識，配合手持掃碼數據終端，進行國有資產的數據采集、信息錄入和狀態變更，經識別的資產信息同步至國資系統中，自動更新實時糾錯，同時，工作人員也可以實時查詢和調用相關信息[3]。極大的減少了人工盤點時易出現的漏盤、錯盤、重盤現象，確保了國有資產統計的第一手數據的真實性和可靠性。

在檔案電子化方面，應充分創造條件，使用計算機、圖形處理、信息化等手段將國有資產的圖文紙質檔案轉化為電子化的數字化檔案材料，且統一檔案電子文件的形成、歸集和保管相關要求，由國有資產檔案管理部門建立檔案管理規范。在進行了基礎檔案電子化轉換后，進一步結合大數據、區塊鏈技術，實現國有資產檔案管理工作的信息化、標準化、和規范化。

（三）構建基于區塊鏈的全周期大數據管理平臺，提高管理能效。

2019年10月24日，習近平總書記關于“要探索利用區塊鏈數據共享模式、發揮區塊鏈在促進數據共享方面的作用”的重要指示，為推進科學數據等各類科技資源的精細管理和開放共享指明了前進方向[4]。區塊鏈技術固有的技術特征如哈希算法可以確保數字檔案信息的真實性，可信時間戳技術可以確保數字檔案的有效性，非對稱加密技術可以確保數字檔案的安全性，“集體維護性”“可靠數據庫”“防篡改”等技術特點可以在打破時間和空間壁壘的基礎上防止數據被篡改，區塊鏈技術的去中心化可有效解決各部門信息不兼容問題，通過分布式管理模式，聯動全員參與[5]。

借勢區塊鏈和大數據的技術路線，在行政事業單位國有資產系統的表層基礎上，聘請科技公司重新進行頂層設計和搭建底層架構，建立統一的、基礎性的全周期大數據國有資產管理平臺。解決數據共建共享衍生出的信息安全和隱私泄露問題，建立完善部門間及部門內互通聯動機制，強化技術合作、人員合作、信息合作，使不同類型的國有資產檔案主管部門和產生部門耦合聯動，讓各單位一起參與到國有資產檔案的歸檔、更新、維護和共享中。

平臺的另一個優點是能體現行政事業單位國有資產的全生命周期活動。讓國有資產檔案歸檔與活動記錄同時進行、同步開展，確保檔案的完整性、可靠性和實時性，包括“每一項資產的取得途徑、使用情況、計提折舊、當前價值以及報廢處置等多個角度記錄資產的全面信息，以實現對所有資產的所有動態進行全維度的規范化記錄和監管，使每項記錄都有據可查，從而為資產的配置、資源的分配、財務預算與管理決策提供有效的依據”[6]。

（四）著力加大培訓和引進專業人才，建立專業隊伍。

一是建立穩定的資產管理人員隊伍，行政事業單位只有建立起穩定的管理人員隊伍，才能保證人員對工作的熟練程度，將工作落到實處。二是加強人員培訓，加強對國有資產管理、信息化知識的專題培訓，強化工作人員的責任意識，使其熟練掌握國有資產管理相關知識，如采購、驗收、登記、使用、變更、維修、處置等全生命周期管理。三是錄用和招聘能夠適應大數據時代國有資產管理發展要求，具有資產管理專業技術和大數據管理經驗的人才隊伍。

對目前行政事業單位國有資產檔案管理中所存在的問題進行分析和研究，提出的上述推進國有資產合理配置、檔案管理信息化高效利用的有效途徑，是順應國家職能機構改革和建設服務型節約型機關的需要，為進一步提升邵陽市國有資產檔案管理的信息化、智能化水平夯實理論基礎，為國有資產管理體制改革提供了重要參考。

參考文獻：

[1]陳華.高校國有資產檔案管理工作分析[J].中外企業家，2019（19）：137.

[2]竇春暉.行政事業單位公共基礎設施資產管理風險探析[J].西部財會，2021（08）：7-9.

[3]于連濱.條碼信息技術在固定資產檔案管理中的重要作用[J].黑龍江檔案，2012（02）：64.

[4]任仲文.區塊鏈——領導干部讀本（修訂版）[M].北京：人民日報出版社，2019：177-180.

[5]王文君，冉棟剛，付慶玖，劉淑云，劉洪顏.區塊鏈視域下高校國有資產檔案管理研究[J].北京檔案，2021（07）：37-40.

[6]趙強.大數據思維下的高校資產管理改革[J].中國現代教育裝備，2017，（1）.

注：本文為邵陽市2020—2021年度社會科學課題《新時期做好國有資產檔案管工作的改革探索研究》研究成果，課題編號21YBA05