對科研院所合同管理的思考

吳林玉 黃振環

科研院所是以公益性為目的的主體，在履行科學研究、技術培訓、服務社會等主要職能過程中，廣泛參與各種社會經濟活動。合同，是保障科研院所合法權益的主要形式。隨著社會的發展，科研院所參與經濟社會活動范圍日益擴大，所涉及的合同種類、合同數量越來越多，合同金額也各不相同。因此，加強合同規范管理與審查，對科研院所健康持續穩定發展至關重要，是科研院所內部控制管理工作中的重點內容。

一、科研院所合同管理必要性

合同，不僅是各主體之間進行經濟業務往來的主要依據，也是重大決策不可或缺的參考資料。加強對合同的管理，是規范社會經濟行為、維護各方合法權益、促進權利義務合法履行的必然要求。加強對合同的管理，可以防范法律風險、財務風險，防止不必要的經濟糾紛導致財產損失，對科研院所管理國有資產、促使資產保值增值具有非凡的意義。

為了適應科學技術日新月異的發展，更好地發揮科研院所的職能作用，科研院所參與的社會經濟活動越來越寬，業務范圍越來越廣，可選擇的合作主體也越來越多，產生經濟糾紛的可能性也越來越大，因此，對合同進行科學規范管理越來越重要。

科研院所涉及的合同種類、數量繁多，如建設工程合同、材料采購合同、財產租賃合同、技術合同等，牽涉的部門、崗位較多，既需要科研崗對業務部分的審查，也需要財務部門對財稅部分的核查，更需要法律部門對法律條款的把關。因此，對合同的管理是一項綜合性很強、難度很大的工作，既需要建立合理規范的管理體系，也需要綜合性的專業人才。

二、科研院所合同管理現狀

（一）對合同管理的重視程度不夠、風險意識不強

大部分科研院所沒有設置專業的合同管理部門或崗位，主要由相關職能部門或崗位兼管，科研院所對合同兼管的部門和崗位分配也各不相同，可能是檔案室、辦公室、后勤處或財務處等，五花八門，雜亂無章。很多管理者和職工會覺得這么多年來沒有出現過合同經濟糾紛問題，我們也不是以營利為目的，因而對于合同的簽訂很不嚴謹，合同的審批程序也存在一定的“走形式”情況，甚至有很多人在財務報銷時才補簽合同。種種不合理現象、不規范行為均表明，大家對合同管理的忽視和風險意識的淡薄，為日后的發展埋下了巨大隱患。不出現問題不等于沒有問題，千里之堤毀于蟻穴，如果平時不加強對合同的管理，日后可能會產生無法挽回的巨大損失。

（二）未對合同進行全面的分類管理

科研院所不僅要承擔國家和各省級的科研任務，還要從事技術的咨詢、培訓等業務，以及維持正常運轉的日常管理活動，這些都會產生各種各樣的合同。很多科研院所只對科研任務、基建任務、技術服務等主要活動的合同進行編號管理，而對于日常材料采購合同、租賃合同等交易頻繁、金額較小的合同不整理分類，僅僅作為入賬的附件。有的科研院所甚至不對合同進行分類編號管理，僅由業務人員自行保管。

（三）對合同簽訂的職責不明確、程序不規范

科研院所主要是以科研活動為主，在執行科研任務簽訂合同的過程中，往往是執行課題組長或項目主持人負責制，主要由科研人員協商制定，管理人員幾乎不參與合同的制定與協商，僅僅負責簽字與蓋章。但是，科研人員可能只對自身的業務范圍了解，而對于財稅的注意事項和法律條款的規范并不在行，這就會因為付款期限、付款額度、稅費金額、違約責任等條款的不合理而給單位帶來潛在的風險，或者發生合同糾紛時難以追究責任挽回損失。一旦發生合同糾紛，很難只追究某個人責任，因為合同的簽訂是需要各個部門共同協商的。

合同一般由法定代表人或授權代理人簽訂，但往往在實際工作中，由經辦人代簽。沒有授權委托書或沒有在授權范圍內簽訂的合同，不僅對個人、單位有很大的潛在風險，還可能造成合同無效。

在合同簽訂過程中，應當是執行事前申請、事中監督、事后評價的程序。但在實際工作中，往往是經濟活動已開始執行或執行終了，才開始補申請、簽合同的程序，這不僅讓合同的審批程序、內部控制、評價體系形同虛設，還可能產生不必要的經濟損失。

三、科研院所合同管理問題剖析

發現問題，剖析原因，解決問題，檢驗效果，是社會穩定發展、經濟持續增長、技術不斷更新的主要程序。了解科研院所對合同管理存在的主要問題，應當追根溯源，剖析引發問題的主要原因，理清解決問題的思路，才能制定正確的解決方案，以最小的成本發揮最大的效用。通過對科研院所合同管理現狀的分析，主要原因有：

（一）合同管理制度體系不夠健全、信息化水平低

對合同的管理需要一整套完整的制度體系，不僅包括對合同的起草、申請、簽訂、執行、終止，還包括對合同的變更、監督與考核等。大部分單位僅有合同管理的一般規定，沒有具體的實施細則。合同僅僅充當著報銷附件的角色，沒有進行全過程的動態監督管理。在實際工作中，簽訂合同的審批流程依然采用線下的低效率方式，很容易導致合同簽訂的滯后，影響項目的實施。同時，對合同的登記、歸檔管理增加了難度，需要上報的合同統計數據，也很難準確提供。

（二）部門之間的溝通不流暢、不及時

大多數科研院所沒有管理合同的專屬部門或專業人員。這就需要合同涉及到的相關部門及時溝通銜接，使所簽合同更加合理合法合規，才能更好地保障合同主體的權益。因為職責不明晰，很容易造成部門之間的推諉扯皮。

（三）缺乏專業的合同管理人才

合同管理是一項綜合性、專業性很強的工作。因為合同種類的多樣性，其涉及的業務范圍、知識面很廣，有的需要對科研具體業務所有了解，對不同研究方向、不同領域的業務要求也不一樣；有的需要對建設工程的質量要求、資質資格有精準把握；還需要對法律規定、稅務規定、財務管理等領域有所了解。

（四）內部控制、監督、考核體系不完善

內部控制是科研院所合同管理的薄弱環節，法律知識不足、風險意識淡薄導致內部控制對合同疏于監督管理。制度的不完善，導致監督沒有依據，內部控制難以施行，也缺少對合同執行完結后的評價考核。

四、對科研院所合同管理的建議

（一）增強合同的風險意識

思想是指導行為的根基，只有從思想上強化防范合同風險，才能使合同的簽訂更加規范、合法合理。不管是業務人員，還是管理人員，都需要增強法律意識，了解法律基礎知識，才能更好地開展工作。每隔一段時間，可以聘請相關領域的專家進行授課，也可以用本單位簽訂過的各類合同進行舉例講解。

（二）引進專業的合同管理人才

可以單獨設置合同管理部門，也可以由各部門的特定人員共同組成合同管理小組，包括各領域的科研人員、建設工程崗、財務管理崗、法務崗等。業務人員對業務的可行性等進行預估，財務管理崗對涉及的財務條款進行審查，尤其需要一個專業的法律人士對合同的條款、用詞等進行審核。

（三）構建完善的信息化合同管理制度體系

合同的起草需要業務崗、財務崗、法務崗的共同協作，每個崗位對各自負責的部分進行詳細審核與修訂，盡量避免因為合同條款問題造成不必要的合同糾紛。

合同的審批需要合理的流程管理，一定要進行崗位分離，逐級審批，凡重大合同應執行會簽制度。對合同的事前審批，不僅可以明確職責，還可以防范各種風險。合同的執行需要相關部門進行監督，促進合同權利義務的正常履行。對于履行合同過程中出現的意外情況，要及時溝通并作出適當變更。對合同的事中監督，是合同管理的重要環節，其中出現的偏差可及時進行調整。合同執行完結后要對合同進行評價。執行的過程是否順利？執行的效果是否符合預期？所出現的問題是否可以避免？是否還有改進的地方與提升的空間？對合同進行事后評價，可為今后的工作夯實基礎。

信息化是社會發展的方向，效率是開展工作的鑰匙。科研院所應緊跟時代的發展，建立科學合理的信息化審批管理程序，提高工作效率。

（四）起草合同模板

科研院所應將合同按照業務進行分類，制定不同的合同模板，如建設工程合同、技術咨詢合同、材料采購合同、財產租賃合同等，促使各類人員學習如何將工作主動權掌握在自己手中，防范合同風險。

五、合同管理中應當注意的其他事項

每種合同的制定條款、要求都各不相同。在審查合同過程中，需要對不同合同把握不同的重點，不能以一個標準來衡量所有的合同。

（一）對合同主體信譽、資格的審查

有的合同需要簽訂主體具備一定資質，比如建設工程合同、專用設備維護保養合同等，在合同簽訂之前，應當對合同主體資格進行審查，以免因為資質問題帶來不必要的損失。對合同主體信譽的審查也很重要，涉及到合同是否能順利實施，實施效果是否符合預期，或者相關款項能否及時收回等，都跟合同主體的實力、信譽有很大關系。

（二）對合同權利義務、責任賠償條款的細化

明確合同權利與義務，是合同按時履行的前提。責任、賠償條款的細化，可以約束合同主體的行為，使合同主體的履行行為更加規范。比如，建筑工程合同所使用材料的質量要求、型號要求、材質要求等；檢測合同要求使用的檢測試劑、檢測結果等，都應根據相關法律法規詳細制定。這樣既有利于合同履行，也能降低風險，避免不必要的損失。

（三）合同涉及財務問題的審查

合同雖然多種多樣，但涉及的經濟、財務問題大同小異。比如合同價款的大小寫金額是否一致？對于稅費的負擔是否書寫清楚？付款的期限是怎樣約定的？預付款的比例是否符合相關規定？有約定支付定金的，是否已經按時支付？對賠償損失、罰金的約定是否合理？何時開具發票？是開具增值稅專用發票還是普通發票？這些涉及到款項的問題都應該經過專業財務人員審查。

財務人員最容易忽視的問題為是否按時申報繳納了印花稅，技術服務合同、材料采購合同、財產租賃合同等都是需要申報繳納印花稅的。印花稅的金額比較小，很容易被財務人員忽略。除了合同價款與印花稅的申報繳納密切相關外，還有一個很重要的因素——合同的簽訂日期。印花稅需要在合同簽訂的下一個申報期內申報繳納，逾期會造成額外支付滯納金和罰款，還將影響單位的納稅信用等級。所以，及時將相關合同交予財務人員申報繳納印花稅，在合同管理中很重要。

六、結語

為了科研院所能夠既發揮本身的職能，又保障自身以及國家的合法權益，對合同科學規范的管理很重要。合同管理是內部控制的重要環節，制定完善的合同管理體系是保障內部控制的有效措施。