企業(yè)文書檔案保密管理工作的思考

朱欣

摘要：文書檔案屬于企業(yè)管理的重要一部分，還有企業(yè)文書檔案保密工作也是檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，做好檔案的保密工作，除了可以確保檔案具備的價(jià)值，還能確保充分發(fā)揮檔案的作用，這些和企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有一定的關(guān)系。本文主要討論企業(yè)文書檔案保密工作存在的問題以及優(yōu)化企業(yè)文書檔案保密管理工作的措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè);文書檔案;保密;對(duì)策

前言：

保密工作和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)有密切的關(guān)系，伴隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的利用率在不斷提升，大家逐漸意識(shí)到檔案資源的社會(huì)價(jià)值，檔案資源在被使用的時(shí)候，涉及到一個(gè)重要的方面就是檔案的保密。黨和國家、企業(yè)的穩(wěn)定受檔案保密工作的影響，文書檔案管理的水準(zhǔn)決定著企業(yè)生產(chǎn)、管理的正常進(jìn)行，企業(yè)的各項(xiàng)決策都受文書檔案信息機(jī)密性的影響，由此可見，企業(yè)文書檔案保密工作在企業(yè)管理中有重要的作用。

一、企業(yè)文書檔案保密工作存在的問題

（一）需要提升工作人員的素質(zhì)

企業(yè)文書檔案管理工作的主體就是企業(yè)的員工，而員工的素質(zhì)對(duì)檔案管理質(zhì)量有直接的影響。在企業(yè)檔案信息管理中，也會(huì)使其他職位人員用兼職的形式管理檔案，或者是聘請(qǐng)非專業(yè)人員從事管理。因?yàn)闄n案管理人員素質(zhì)參差不齊，對(duì)開展檔案保密管理工作有直接的影響。

（二）缺乏完善的管理制度

我國出臺(tái)了有關(guān)的法律法規(guī)，保證企業(yè)檔案信息的安全，同時(shí)作為企業(yè)的方案保密工作開展的基礎(chǔ)，企業(yè)在發(fā)展的時(shí)候，檔案管理數(shù)量也隨之增加，而傳統(tǒng)管理制度還需要按照企業(yè)發(fā)展變化進(jìn)行優(yōu)化。大部分企業(yè)檔案制度的完善，比較強(qiáng)調(diào)保密工作，不能確保工作的成效。

（三）硬件、軟件應(yīng)用不足

在現(xiàn)在信息技術(shù)化的時(shí)代，不管是企業(yè)的發(fā)展還是在其他的領(lǐng)域中，開發(fā)信息技術(shù)以及應(yīng)用信息技術(shù)，已經(jīng)變成一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。但是在文書檔案保密管理期間，如果是使用先進(jìn)的信息技術(shù)，可以減輕工作人員的工作壓力，還能提升工作效率。而在企業(yè)的發(fā)展中，經(jīng)常會(huì)選擇在其他工作中使用信息技術(shù)，忽視檔案保密管理工作。

二、優(yōu)化企業(yè)文書檔案保密管理工作的對(duì)策

（一）提升文書檔案管理人員的素養(yǎng)

從事文書檔案管理人員是檔案保密管理中重要的環(huán)節(jié)，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及綜合能力會(huì)直接影響這項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。企業(yè)管理人員需要更新工作觀念，強(qiáng)化對(duì)文書檔案管理的重視，定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)檔案管理人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，不斷豐富自身知識(shí)儲(chǔ)存量，運(yùn)用于工作中[1]。因?yàn)槠髽I(yè)部分管理人員不是專業(yè)人士，這樣企業(yè)可以聘請(qǐng)專業(yè)的文書檔案管理人員，且豐富管理的隊(duì)伍，提升企業(yè)文書檔案員工整體的素養(yǎng)。但是在培訓(xùn)中，可以教授管理人員先進(jìn)的管理方式，使其按照有關(guān)的要求進(jìn)行專業(yè)的管理。對(duì)于掌握計(jì)算機(jī)能力較差的員工，可以有針對(duì)性的訓(xùn)練，帶領(lǐng)其學(xué)習(xí)新的技術(shù)，更新理念，提升管理的效率，給文書檔案保密管理工作的開展打下基礎(chǔ)。還有將管理人員的作用充分發(fā)揮出來，使其將不同的檔案進(jìn)行分類，詳細(xì)記錄檔案的存放以及借還記錄，保證檔案的安全性。在日常工作中，企業(yè)管理人員需要保證檔案室的干凈整潔，防止檔案信息受外界環(huán)境的影響[2]。從事檔案管理人員還應(yīng)該擁有足夠的責(zé)任心。因?yàn)槲臅鴻n案信息具備較強(qiáng)的機(jī)密性，如果工作態(tài)度不專業(yè)，可能會(huì)泄漏機(jī)密。由此可見，需要選擇專業(yè)能力強(qiáng)且敬業(yè)的人員。

（二）優(yōu)化管理規(guī)章制度

有關(guān)的管理制度是企業(yè)文書檔案保密工作的基礎(chǔ)，也是重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。不管是借閱好是存檔都需要遵守有關(guān)的程序。在工作人員借閱的時(shí)候，一樣需要經(jīng)過上級(jí)部門的許可，還要說明借閱的理由，才可以閱讀有關(guān)的文件。在存放檔案的時(shí)候，還是需要有詳細(xì)的記錄，保證信息的完整性[3]。針對(duì)出入檔案室的人員，需要進(jìn)行嚴(yán)格的登記，沒有經(jīng)過允許，不能進(jìn)入檔案室。文書檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展有重要的作用，構(gòu)建有效的管理制度，可以解決傳統(tǒng)工作中存在的缺陷，經(jīng)過有效的規(guī)章制度，就能保證文書檔案保密工作的成效，提升工作效率。

（三）構(gòu)建及信息化檔案管理

就文書檔案管理中，想要提升工作效率，需要使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提升信息的保密性。并且建立信息化檔案，可以實(shí)現(xiàn)共享信息資源，對(duì)于機(jī)密性的信息，必須在取得允許之后，才能登錄獲取信息[4]。建設(shè)信息化檔案管理，可以減少工作人員的工作量，還能防止傳統(tǒng)管理帶來的信息丟失情況。企業(yè)如果是使用信息化得管理形式，就需要建立防火墻等有關(guān)的殺毒軟件，防止出現(xiàn)黑客竊取數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。應(yīng)用信息化文書檔案管理，貼合新形勢發(fā)展的特征，可以有效提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)文化水準(zhǔn)，使企業(yè)更好更穩(wěn)定的發(fā)展。當(dāng)前階段，這項(xiàng)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于企業(yè)中，還取得較好的效果。

（四）調(diào)整檔案的密級(jí)

伴隨著時(shí)間的發(fā)展以及貫徹落實(shí)有關(guān)文件，文書檔案的密級(jí)也需要隨之變化，其中包含著三種情況：解密、升密、降密這三種，大部分文件都是降密以及解密情況。甚至有些檔案是有保密限制的，因此對(duì)檔案的保密實(shí)現(xiàn)需要有詳細(xì)的記錄，但是有些檔案是由于原指導(dǎo)文件的變化致使其保密性發(fā)生變化。企業(yè)的檔案儲(chǔ)存需要嚴(yán)格遵守《保密法》，伴隨著檔案保密制度的完善，需要建立劃定秘鑰的制度以及調(diào)密通知單制度、涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，保證企業(yè)文書檔案的安全性。

結(jié)語：

綜上所述，做好檔案管理工作就是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)，做好企業(yè)文書檔案的保密工作是企業(yè)管理不能缺少的一部分內(nèi)容，需要給予高度的關(guān)注，不管是對(duì)檔案自身的管理還是對(duì)檔案管理人員的管理都需要嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行，最好保密工作，使企業(yè)可以穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]王金英. 企業(yè)文書檔案保密工作探討[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2019，（06）：109.

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