淺議醫院檔案管理助推醫院工作高質量發展

張靜

醫院檔案是醫院醫療活動最真實的記載，是醫院在醫療運行、科研教學、器械設備、基建項目、財務管理、安全生產、患者病例等方面最真實、最珍貴的原始記錄，是醫務人員集體智慧的結晶，也是醫院發展的最有力的見證。同時醫院檔案又是一項關系民生、關乎群眾滿不滿意的一項服務性工作。新《檔案法》實施以來，石家莊市第四醫院領導高度重視，將檔案工作納入醫院重點工作，制定醫院檔案工作高質量快速發展實施方案，按照5A級標準對檔案室升級改造，實現庫房標準化、設備智能化、檔案存儲一體化、檔案管理過程自動化，打造省內醫療系統一流檔案室，為廣大群眾提供更加優質的檔案服務。

一、狠抓檔案管理體系建設

1.加強檔案室基礎調研。石家莊市第四醫院作為河北省唯一的三級甲等婦產專科醫院，在上級領導的關懷指導下，經過幾代婦產人的努力，已發展成為省內一流、國內知名的現代化特色專科醫院，醫院目前運行模式為一院三區（即談固院區、高新院區、中山院區）。為了進一步提升檔案工作質量，滿足群眾日益增長的檔案服務需求，醫院成立檔案專班開展檔案工作專項調研，對醫院檔案室進行實地勘察檔案庫“八防”設施落實情況、檔案儲存情況、檔案利用情況及檔案管理臺賬，針對存在的問題，院領導高度重視，組織研究解決措施，提出了建設5A級檔案室建設目標。

2.建立健全檔案管理制度。成立由院黨委書記任組長、院長任副組長的檔案管理領導小組，下設四個專班，即：檔案室基礎建設專班、檔案資料編研專班、檔案整理專班、院史館建設專班。建立完善《檔案管理手冊》《檔案室工作制度》《檔案保密制度》《檔案管理員職責》《檔案庫房管理制度》《檔案閱覽室管理制度》等，制定了《5A檔案室建設實施方案》明確工作任務目標，并納入每月重點工作，倒排工期，跟蹤督辦，并通過專班式推進、臺賬式推進、調度式推進、通報式推進，高效推進各項工作落實。

二、狠抓檔案管理業務培訓

為進一步加強和規范全院檔案管理工作，切實提高檔案管理人員綜合素養，進一步提升業務能力和專業水平，使檔案管理人員熟悉掌握國家、省、市出臺的檔案管理新規范。針對新檔案整理標準實施以來檔案員集中培訓少、部分檔案員對檔案整理新要求知曉率不高的問題，邀請專家對全體檔案員集中開展檔案法律法規培訓及文書、科技、專項、會計檔案等規范化整理培訓，有效提升檔案員的法律意識，不斷提高檔案員業務能力。整個培訓過程，所有檔案員學習勁頭十足，課后與老師建立友好關系，隨時請教，學習溝通，在檔案的整理等工作中發揮了積極的作用。同時，結合平時檔案督查工作，對發現的不規范問題進行一對一培訓指導，舉一反三進行警示提醒，持續改進，不斷推動檔案員業務水平邁上新臺階。

三、狠抓5A級檔案室創建

1.科學設計檔案室。按照新《檔案法》《河北省機關檔案目標管理認定辦法》中檔案建筑用房要求，科學設計綜合檔案辦公室、檔案閱覽室、保密閱覽室、紙質檔案庫、實物檔案庫、音像檔案庫、院史館、智能檔案庫房、數字化整理室、總控室等，保障文書、會計、音像、實物、科技等檔案集中存放、規范管理。

2.加強檔案信息化建設。采用數字化局域網內服務器、交換機、服務器安全保障系統等，升級檔案信息化軟件，與OA對接，實現一鍵歸檔、網上檢索查詢、分權限查詢功能。

3.升級檔案設施設備。在現有基礎上增加智能檔案密集架、保密柜、文件柜、實物展柜、檔案梯、空氣消毒機、移動置物架等檔案用具。

3.加強檔案防護。按照“八防”要求，增設消防及安防系統，安裝防盜裝備滅火系統、驅鼠器等，完善溫濕度監測調控系統，達到5A級標準。

4.創建一流院史展廳，提高院史院志質量。科學設計規劃院史展廳分15個模塊進行展示，充分挖掘醫院歷史文化資源，堅持實事求是、嚴謹科學的原則，整理建院以來各重要時期體現醫院醫療發展歷程的組織沿革、重大事件、重要活動、科研學術、特色技術等資料，充分利用光電展示院志、年鑒、大事記等資料，科學展示模塊，全面展示醫院風雨奮斗歷程。

四、狠抓檔案整理工作

1.提升紙質檔案整理質量，杜絕各類不規范問題。對照石家莊市檔案整理規范，對各類紙質檔案整理現狀進行全面自查評估，對當前存在的各類不規范問題，逐條逐個進行整改。實現上架檔案盒內目錄準確、內容規范，盒外脊背格式規范、字跡清晰、美觀整齊。

2.提升實物檔案室庫藏質量，杜絕實物檔案收集不全問題。對醫院榮譽獎牌、獎杯、錦旗、重要時期宣傳資料、禮品及代表醫院文化的資料、物件進行收集整理，并全方位進行展示，實現實物檔案室物品齊全、陳列有序。

3.提升音像檔案整理質量，杜絕音像檔案不全問題。對醫院發生的重大事件、重要活動及有紀念價值的音像資料進行全方位收集，刻錄，并規范整理歸檔。

五、狠抓檔案開發利用

1.健全檔案資料，助力專科申報，獲批國家級孕產期保健特色專科建設單位。2020年12月醫院順利獲得“國家孕產期保健特色專科建設單位”獎項，實現了河北省國家級孕產期保健特色專科建設單位零的突破，也實現了河北省國家級婦幼保健特色專科建設單位零的突破，為我院和河北省衛生系統爭得了榮譽。在申報和評審過程中，文書檔案、業務檔案、科技檔案充分展現了建院歷史、產科以及相關專業發展歷史、歷年來尤其是近三年來醫院對于孕產期保健特色專科（產科以及相關科室）各項規章制度建設、投入、會議紀要等各種檔案資料，使我館孕產期保健特色專科申報以及答辯材料得以完美呈現，為醫院創建并獲批“國家孕產期保健特色專科建設單位”這一國家級榮譽提供了有力的佐證材料。

2.以民為本，提高檔案工作效能，切實為群眾解決實際問題。出生醫學證明存根檔案是辦理出生公證或出生醫學證明公證所需的材料之一，也是辦理出國和入學的必要條件。但是，因出生醫學證明是1996年后才開始施行的，很多人并沒有出生醫學證明，也有些人因為保存不善等原因以致丟失。針對此問題，依據國家相關文件規定，因《出生醫學證明》丟失需上級婦幼單位補發、協助公安機關調查《出生醫學證明》真偽時，簽發機構均需提供《出生醫學證明》檔案中的原簽發記錄及存根檔案等查詢工作。為了方便群眾辦理，提高工作效能。醫院提供全天候、無假日辦理服務、彈性排班實行無午休服務、提供線上咨詢、線上預約、協調相關部門辦理便民利民服務，切實為群眾辦理提供方便快捷查詢服務，減少群眾跑辦時間，及時為群眾協調解決實際問題。

3.以史為鑒，科學做好“十四五”規劃，助力醫院高質量發展。2021年是“十四五”的開局之年，也是新冠肺炎疫情全球大流行的一年。在醫療環境及醫療行業面臨重大變革的背景下，醫院面臨著一系列的挑戰。為了全力助推醫院高質量發展，根據查閱“十三五”期間醫療質量、科研教學、專科學科建設等檔案資料，總結分析醫院現狀、戰略目標、總體思路和重點工作目標，為“十四五”期間醫院跨越式發展指明了方向，明確了“十四五”期間全力實施“一五八”戰略布局，為建設“高規格的醫學研究中心”“建設各專業全國培訓基地群”等五項重大項目，為全力實施“人才興院工程”“學科強院工程”“智慧助院”八大工程等具體目標舉措提供了服務。今年以來，醫院先后獲批全國首批中國婦幼保健協會“專科助產士臨床實踐培訓基地”、中國婦女發展基金會和中華醫學會PAC培訓基地，成為國內第一批雙胎妊娠規范化管理提升項目及雙胎妊娠規范化門診試點單位，被評為全國改善醫療服務行動“患者、醫務人員雙滿意”醫院。

作者單位：石家莊市第四醫院