檔號(hào)編制方法探索與實(shí)踐

王素紅

檔號(hào)是檔案室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用[1]。《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13-94）詳細(xì)規(guī)定了檔號(hào)的編制規(guī)則。但隨著《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第13號(hào)）的出臺(tái)，將區(qū)別各門類檔案的代號(hào)由原來以阿拉伯?dāng)?shù)字表示“目錄號(hào)”改為用字母表示的“門類代碼”，且隨著《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）及《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T 78-2019）的制定，檔號(hào)的結(jié)構(gòu)也發(fā)生了變化，檔號(hào)的編制日臻科學(xué)與規(guī)范。《檔號(hào)編制規(guī)則》已不能完全適用于各門類檔案檔號(hào)的編制。

疾控中心是非典后由國(guó)家組織成立的公益性事業(yè)單位[2]，疾控中心檔案記錄了疾病預(yù)防控制工作中形成的各種類型和載體的具有保存價(jià)值的文件、調(diào)查材料、檢測(cè)報(bào)告、圖片影音等原始資料，具有專業(yè)性、系統(tǒng)性、多樣性等特點(diǎn)[3]。即除了文書、會(huì)計(jì)、科技、音像、實(shí)物、人事檔案等通用檔案外，還產(chǎn)生了大量的專業(yè)檔案，如綜合業(yè)務(wù)檔案、職業(yè)病診斷檔案、殘情鑒定檔案、報(bào)告檔案、招標(biāo)檔案及疫情防控專題檔案等。筆者以疾控中心檔號(hào)編制為例，對(duì)各門類檔案檔號(hào)的編制方法進(jìn)行了探索和實(shí)踐。

一、檔號(hào)編制規(guī)則

（一）檔號(hào)編制原則

檔號(hào)是存取檔案的代號(hào)和排架的依據(jù)，必須反映檔案的分類體系和物理位置[4]。檔號(hào)編制需遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則[5]。

（二）檔號(hào)結(jié)構(gòu)

①第一種為：全宗號(hào)-門類代碼·類別號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)）·年度-保管期限代碼-案卷號(hào)（件號(hào)），案卷號(hào)、件號(hào)可根據(jù)檔案組卷方式，選擇一項(xiàng)。類別號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、年度、保管期限代碼根據(jù)各門類檔案的分類方法需要而設(shè)置。

第二種為：全宗號(hào)-門類代碼·年度-保管期限代碼-組號(hào)-張?zhí)枺瑪?shù)碼照片檔案采用此結(jié)構(gòu)。

②檔號(hào)中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼。上、下位代碼之間用“-”（短橫）連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開。

（三）編制方法

1.全宗號(hào)的編制方法

全宗號(hào)為檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13-1994）編制[6]。

2.門類代碼的編制方法

門類代碼是由漢語(yǔ)拼音組成的代碼標(biāo)識(shí)。門類代碼一般不超過三級(jí)。本著簡(jiǎn)單性原則，本文中門類代碼不超過二級(jí)。

如：按照文書（WS）、會(huì)計(jì)（KU）、科技（KJ）、人事（RS）、實(shí)物（SW）、照片（ZP）、錄像（LX）、專業(yè)（ZY）設(shè)置一級(jí)門類代碼，按照科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、設(shè)備（KJ·SB）設(shè)置二級(jí)門類代碼[7]。

疾控中心專業(yè)檔案種類繁多，本著簡(jiǎn)單性原則，專業(yè)檔案門類代碼設(shè)為二級(jí)。如：綜合業(yè)務(wù)ZY·ZH、職業(yè)病診斷ZY·ZD、殘情鑒定ZY·JD、疫情防控專題（非典疫情ZY·FD、新冠疫情ZY·XG）、報(bào)告（ZY·BG）、招標(biāo)檔案ZY·ZHB。

3.類別號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)的編制方法

類別號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，本文中實(shí)物檔案、紙質(zhì)照片檔案設(shè)置類別號(hào)。

項(xiàng)目代號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，本文中僅科技檔案設(shè)置項(xiàng)目代號(hào)。

4.年度的編制方法

年度以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如“2020”。年度的設(shè)置適用于按年度進(jìn)行分類的檔案。

5.保管期限代碼的編制方法

保管期限分為兩種，即永久和定期。“Y”為永久代碼，“D**”為定期**年的代碼，如定期30年、10年分別用D30、D10標(biāo)識(shí)。

保管期限代碼的設(shè)置適用于按保管期限分類的檔案，如文書檔案、音像檔案。

6.卷號(hào)的編制方法

①案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，若不足三位的則“0”補(bǔ)足，如“001”。

②按排列次序?qū)妇磉M(jìn)流水編號(hào)，不缺號(hào)、重號(hào)。

③除文書檔案、實(shí)物檔案、音像檔案外，其他門類檔案均按“案卷號(hào)”編制。

7.件號(hào)的編制方法

①件號(hào)是單件歸檔文件在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如“0001”。

②文書檔案、實(shí)物檔案、音像檔案按“件號(hào)”編制。

8.組號(hào)、張?zhí)柕木幹品椒?/p>

組號(hào)、張?zhí)栍盟奈话⒗當(dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如“0001”。本方案中僅數(shù)碼照片檔案設(shè)置組號(hào)、張?zhí)枴?/p>

二、各門類檔案檔號(hào)編制示例

（一）文書檔案

檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)-門類代碼·年度-保管期限代碼-件號(hào)。年度為檔案形成的時(shí)間;保管期限代碼Y、D30、D10分別代表永久、30年、10年;每一年度，件號(hào)在同一保管期限內(nèi)從0001開始順序編號(hào)。

如：162-WS·2020-Y-0001 ，表示162號(hào)全宗（以下省略），2020年永久文書檔案第1件。

162-WS·2020-D30-0001 ，表示2020年30年文書檔案第1件。

162-WS·2020-D10-0001 ，表示2020年10年文書檔案第1件。

（二）會(huì)計(jì)檔案

檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)-門類代碼-案卷號(hào)。案卷號(hào)在同一類別里（即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)其他四類）按時(shí)間從001開始大流水順序編號(hào)。

如：162-KU·PZ-001 ，表示會(huì)計(jì)憑證第1卷。

162-KU·ZB-001 ，表示會(huì)計(jì)賬簿第1卷。

162-KU·BG-001 ，表示會(huì)計(jì)報(bào)告第1卷。

162-KU·QT-001 ，表示會(huì)計(jì)其他第1卷。

案卷號(hào)在同一類別里按時(shí)間從001開始順序編號(hào)。

（三）科技檔案

檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)-門類代碼·項(xiàng)目代號(hào)-案卷號(hào)。其中，項(xiàng)目代號(hào)為課題、基建項(xiàng)目、儀器設(shè)備、信息系統(tǒng)按驗(yàn)收時(shí)間，分別從1開始編制的順序號(hào);案卷號(hào)分別在同一科研課題、基建項(xiàng)目、儀器設(shè)備、信息系統(tǒng)內(nèi)從001開始順序編號(hào)。

如：162-KJ·KY·1-001，表示第1號(hào)科研課題第1卷。

162-KJ·JJ·1-001，表示第1號(hào)基建項(xiàng)目第1卷。

162-KJ·SB·1-001，表示第1號(hào)儀器設(shè)備第1卷。

162-KJ·XX·1-001，表示第1號(hào)信息系統(tǒng)第1卷。

（四）音像檔案

1.照片檔案

檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)-門類代碼·年度-保管期限代碼-組號(hào)-張?zhí)枴Ｕ掌M指一個(gè)照片組一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一個(gè)項(xiàng)目等反映同一問題或事由的若干張照片，組號(hào)每一年度從0001開始順序編號(hào);張?zhí)栐谕徽掌M內(nèi)從0001開始順序編號(hào)[8]。如：162-ZP·2020-Y-0001-0001，表示照片檔案2020年第1照片組第1張。

2.錄音、錄像檔案

檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)-門類代碼·年度-保管期限代碼-件號(hào)[9]。記錄同一工作活動(dòng)和主題的錄音、錄像為一件，件號(hào)每一年度按照時(shí)間從0001開始順序編號(hào)。

如：162-LY·2020-Y-0001，表示錄音檔案2020年永久第1件。

162-LX·2020-Y-0001，表示錄像檔案2020年永久第1件。

（五）實(shí)物檔案

檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)-門類代碼·類別號(hào)-件號(hào)。其中，實(shí)物檔案設(shè)置榮譽(yù)類、紀(jì)念品類、印信類三個(gè)類別，類別號(hào)分別用1、2、3標(biāo)識(shí);件號(hào)在同一類別內(nèi)按時(shí)間從0001開始順序編號(hào)。

如：162-SW·1-0001，表示實(shí)物檔案榮譽(yù)類第1件。

162-SW·2-0001，表示實(shí)物檔案紀(jì)念品類第1件。

162-SW·3-0001，表示實(shí)物檔案印信類第1件。

（六）人事檔案

1.專業(yè)人員技術(shù)檔案

檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)-門類代碼-案卷號(hào)。案卷號(hào)按姓氏順序排列從001開始編制。人員有新增時(shí)，案卷號(hào)在尾號(hào)后自然順延。一人材料較多，產(chǎn)生多卷時(shí)，檔號(hào)中“案卷號(hào)”后需加“卷次”，且二者之間用“·”隔開，即“案卷號(hào)·卷次”，其中“卷次”在同一人的案卷中從1開始順序編號(hào)。如：162-RS·ZJ-001，表示人事檔案·專業(yè)人員技術(shù)檔案第1卷。

2.死亡干部職工檔案

檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)-門類代碼-案卷號(hào)。案卷號(hào)按姓氏順序排列從001開始編號(hào)，人員有新增時(shí)，案卷號(hào)在尾號(hào)后自然順延。如：162-RS·WA-001，表示人事檔案·死亡檔案第1卷。

（七）專業(yè)檔案

檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)-門類代碼·年度-案卷號(hào)。其中，年度為檔案形成的時(shí)間;案卷號(hào)每一年度從001開始順序編號(hào)。

如：162-ZY·ZH·2020-001，表示綜合業(yè)務(wù)檔案2020年度第1卷。

162-ZY·ZD·2020-001，表示職業(yè)病診斷檔案2020年度第1卷。

162-ZY·JD·2020-001，表示殘情鑒定檔案2020年度第1卷。

162-ZY·BG·2020-001，表示報(bào)告檔案2020年度第1卷。

162-ZY·ZHB·2020-001，表示招標(biāo)檔案2020年度第1卷。

當(dāng)每年產(chǎn)生案卷數(shù)量較少時(shí)（一般為少于30卷），可不設(shè)年度，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-門類代碼-案卷號(hào)，案卷號(hào)從001開始大流水順序編號(hào)，

如：162-ZY·FD-001，表示非典疫情檔案第1卷。

162-ZY·XG-001，表示新冠疫情檔案第1卷。

參考文獻(xiàn)：

[1]《檔號(hào)編制規(guī)則》，1995.6.12.

[2]湯學(xué)智.新形勢(shì)對(duì)疾病預(yù)防控制檔案工作的全新要求[J].黑龍江檔案.2012（03）：74.

[3]曹明.淺談如何加疾控中心檔案管理[J].黑河學(xué)刊，2015（03）：4.

[4]陳翀.談血液中心檔案的分類及檔號(hào)的編制[J].黑龍江檔案，2015（04）：74.

[5] 吳國(guó)芬.淺析基層醫(yī)院醫(yī)療糾紛檔案的管理及利用[J].檔案，2019（08）：61.

[6]DA/T22-2015.歸檔文件整理規(guī)則，2015.10.25.

[7]國(guó)家檔案局令第8號(hào).機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，2018.10.11.

[8] 王力，楊媛媛.對(duì)衛(wèi)生健康數(shù)碼照片檔案管理的思考[J].甘肅科技，2019（16）：115.

[9]DA/T78-2019.錄音錄像檔案管理規(guī)范，2019.12.16.

作者單位：石家莊市疾病預(yù)防控制中心