基于二級庫房系統(tǒng)對檢驗試劑和耗材的精細化管理

劉性君，王景勝，高會廣（通信作者）

解放軍第九七〇醫(yī)院檢驗科 （山東威海 264200）

隨著現(xiàn)代醫(yī)學、生物工程學及計算機網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展，各種新技術(shù)和全自動儀器不斷被應用于臨床實驗室，且隨著業(yè)務量的增加，檢驗試劑和耗材的使用量逐年攀升，從而加大了管理的難度[1-2]。為適應科室的發(fā)展需要，我們改進了對試劑和耗材的管理方法，即將原有的試劑和耗材庫房逐步升級改造為二級庫房系統(tǒng)，并對試劑和耗材實施了精細化管理，現(xiàn)報道如下。

1 精細化管理的必要性

1.1 滿足現(xiàn)代化管理的需要

臨床實驗室的檢驗試劑和耗材具有專業(yè)性強、種類多、有效期長短不一、存放條件各不相同等特點，始終是醫(yī)院物資管理的一個難點[3]。大多數(shù)醫(yī)院的一級庫房缺乏相關(guān)場地、醫(yī)用冰箱和冰柜或不具備冷庫等設施，工作人員亦無檢驗專業(yè)背景，通常只能對貨物進行初步驗收和簡單的出入庫管理；同時，醫(yī)院無法對領(lǐng)用出庫的檢驗試劑和耗材實施連續(xù)的監(jiān)控，易造成庫存率高、利用率低，常出現(xiàn)過期、失效報廢等問題和供貨中斷的情況；此外，目前大多數(shù)醫(yī)院對檢驗試劑和耗材的管理只能做到以領(lǐng)代耗，易造成財務信息統(tǒng)計不準確，影響醫(yī)院對科室的績效考核[4]。總之，醫(yī)院一級庫房已不能滿足檢驗試劑和耗材管理的需要，因此，對原有管理模式進行改進非常必要。

1.2 滿足實驗室質(zhì)量管理的需要

由于檢驗試劑和耗材管理是臨床實驗室質(zhì)量管理的重要組成部分，試劑和耗材的優(yōu)劣直接關(guān)系到檢測結(jié)果的準確性，影響臨床醫(yī)師對患者病情的診斷和治療，因此，為了提高實驗室質(zhì)量管理水平，實施精細化管理尤為重要。

1.3 滿足檢驗科控制成本的需要

檢驗試劑和耗材是臨床實驗室進行樣本檢測工作必不可少的物質(zhì)基礎，是檢驗科主要的日常支出，在檢驗科總成本中占比較大，且隨著我國醫(yī)改政策的調(diào)整，醫(yī)院對檢驗科成本管理提出了更高的要求。

1.4 滿足提高檢測效率的需要

檢驗試劑和耗材從申請、采購到使用是一個消耗時間長且細致繁雜的過程，此過程環(huán)節(jié)較多、涉及人員范圍較廣，只有科學規(guī)范地管理，才能保證每個環(huán)節(jié)順利的進行，進而保障各臨床實驗室的高效運行。

2 精細化管理的實施

2.1 設立專門的檢驗試劑和耗材庫房系統(tǒng)

檢驗試劑和耗材種類多、用量大、儲存條件各不相同，檢驗科必須有專門的空間和設備等來存放試劑，以確保試劑的質(zhì)量。經(jīng)過多年的建設和發(fā)展，我們逐步完善了檢驗科的二級庫房系統(tǒng)，將原有的倉庫改造升級為二級庫房系統(tǒng)，即增加了儲存空間，更新和增加了貨架、醫(yī)用冰箱、冰柜等儲存設備；更新和升級了計算機，升級了實驗室信息管理系統(tǒng)中的試劑和耗材管理系統(tǒng)；增設了冷鏈溫度管控系統(tǒng)等。目前，我們擁有1個冷藏庫、1個冷凍庫、1個常溫庫和1個化學危險品倉庫，這4個倉庫構(gòu)成了科室的二級庫房。每個倉庫配有聯(lián)接醫(yī)院局域網(wǎng)的計算機和貨架等辦公設施，并備有滅火器等消防設施，用于倉庫的日常管理。各專業(yè)組配備一定數(shù)量的醫(yī)用冰箱或冰柜用于試劑使用前的短期保存。冷藏庫、冷凍庫和各專業(yè)組的冰箱和冰柜均配備冷鏈系統(tǒng)，且實行統(tǒng)一的監(jiān)測管理[5-6]。

2.2 成立檢驗試劑和耗材管理小組

2.2.1 人員設置

成立以科主任（副主任）為組長的檢驗試劑和耗材管理小組。各級試劑和耗材管理人員選擇思想覺悟高、工作踏實、誠實可靠、責任心強，且對檢驗試劑和耗材非常了解、業(yè)務能力強的人員兼職，并由組長負責對科室二級庫房和各專業(yè)組冰箱和冰柜的庫存管理情況實施監(jiān)管。

2.2.2 專業(yè)組設置

目前，科室共設置5個專業(yè)組，包括臨檢組、生化免疫組、免疫組、微生物組和分子生物組。所有專業(yè)組的試劑和耗材均統(tǒng)一集中管理，采用每月統(tǒng)一申購的管理模式，實現(xiàn)檢驗科二級庫房系統(tǒng)全過程的動態(tài)管理，各專業(yè)組依據(jù)每周的工作量并在評估三級庫存的綜合情況后從二級庫房中申領(lǐng)試劑和耗材，之后在冰箱或冰柜中進行短期存儲（科室明確了二級庫存是指科室從醫(yī)院物資一級庫房領(lǐng)用物資后形成的庫存，三級庫存是指各專業(yè)小組從科室二級庫房領(lǐng)用出庫后形成的庫存[7]）。

2.2.3 人員分工

依據(jù)檢驗科管理的實際需要，人員分工如下。（1）科室二級庫房：設有1名檢驗試劑和耗材采購員，負責全科每月試劑和耗材的采購申報和審批；設有2名庫房管理員，1名負責冷凍庫和冷藏庫的管理，另外1名負責常溫庫和生化危險品倉庫的管理，2名人員的職責是初步驗收試劑、按照送貨單上的欄目進行核對，待驗收合格后錄入實驗室信息管理系統(tǒng)中的試劑和耗材管理系統(tǒng)，其直接受科主任的領(lǐng)導，每月向科主任匯報試劑和耗材使用情況，并提供統(tǒng)計報告等，且每名庫房管理員配備7名試劑管理員，其中5名為各專業(yè)組組長，負責本專業(yè)組下月試劑或耗材的預算、新試劑和耗材的評價、本專業(yè)組試劑和耗材使用情況的檢查等，另外2名試劑管理員負責試劑和耗材的進一步驗收、編號、打印粘貼條碼、擺放保存試劑、試劑領(lǐng)用出庫、監(jiān)督各專業(yè)組的試劑和耗材使用情況等。（2）各專業(yè)組冰箱或冰柜：每名專業(yè)組組長配備2名試劑保管員，負責專業(yè)組試劑的領(lǐng)取、批間比對、領(lǐng)用試劑和耗材的管理及試劑的使用反饋等。

2.3 對檢驗試劑和耗材進行分類

為方便管理，經(jīng)科室討論后，我們將檢驗試劑和耗材根據(jù)儲存方式和位置的不同分為以下4大類。（1）A 類：需冷藏的物品，可將其儲存于2～8 ℃的冷藏庫中，包括大部分的體外診斷試劑盒，如常規(guī)生化項目的體外診斷試劑盒、免疫試劑、電化學發(fā)光試劑等。（2）B 類：需冷凍的物品，可將其儲存于-20 ℃的低溫冰柜中，如聚合酶鏈式反應體外診斷試劑盒等。（3）C 類：需常溫保存的物品，可將其儲存于常溫庫中，如試劑和耗材資質(zhì)檔案（因其具有種類多、更新快、查閱頻繁等特點，又因其具有時效性，所以歸為C 類物品[8]）、常溫化學試劑、稀釋液、清洗液、儀器配套耗材、一次性耗材、試管、辦公用品等。（4）D 類：需安全保存的危險化學品，可將其儲存于保險柜中，如強酸、強堿、易燃類和有毒類化學試劑等；該類物品為特殊物品，需嚴格按照相關(guān)標準管理，如將固體試劑放于中上層、液體試劑放于中下層，保險柜應設置密碼，實施雙人交接管理，嚴格出入庫登記等。

2.4 將檢驗試劑和耗材的管理信息化、條碼化

為及時知曉檢驗試劑和耗材使用情況，我們將實驗室信息管理系統(tǒng)升級改造為具有最新試劑和耗材管理系統(tǒng)的版本，實現(xiàn)了對試劑和耗材的條碼化管理和一物一碼追溯管理[9]。每個條碼均含有試劑名稱、倉庫類別、適用臨床實驗室、適用儀器、供貨商、規(guī)格、批號、價格、有效期等相關(guān)信息，在出入庫時，只需在試劑和耗材管理系統(tǒng)中掃一下條碼，再點擊確認、保存，即可輕松完成出、入庫操作。此外，試劑和耗材管理系統(tǒng)還可滿足各種查詢、統(tǒng)計的需要，并能夠自動進行最低庫存、有效期到期提醒等；能夠使科室領(lǐng)導準確掌握和了解試劑和耗材的整體成本支出情況，甚至每個實驗室、每臺儀器、每個檢測項目的收入和支出情況。

2.5 建立、健全檢驗試劑和耗材管理制度

根據(jù)實驗室管理的要求，我們建立和完善了《試劑和耗材供應控制程序》《試劑和耗材管理程序》等程序文件，從文件層面規(guī)范試劑和耗材從采購到使用過程的全程管理，并根據(jù)程序文件制定了《試劑和耗材管理制度》《試劑和耗材管理流程》《檢驗科二級庫房系統(tǒng)管理制度》，規(guī)范了試劑和耗材相關(guān)的整個流程及全體人員的操作行為，并組織全科人員培訓學習，從公布之日內(nèi)執(zhí)行，要求各臨床實驗室試劑和耗材的日常管理嚴格按照科室制定的制度實施。

3 精細化管理的效果

（1）可保障二級庫房以低庫存、高效率動態(tài)運行，從而保證較高的檢測質(zhì)量；（2）可準確掌握每月的物資需求，快速制定采購計劃，有效縮短了物資的供應時間；（3）可對物資的有效期實施監(jiān)管，及時提醒倉庫管理人員作更新處理；（4）可動態(tài)掌握所有試劑和耗材的成本，有助于節(jié)約成本、規(guī)避浪費，有助于績效考核。

綜上所述，對檢驗試劑和耗材實施精細化、條碼化、信息化管理，可實現(xiàn)合理采購、儲存和使用；降低庫存，規(guī)避浪費，節(jié)約成本；優(yōu)化流程、提高工作效率和科室績效。