試論檔案館員工的職業生涯及其管理

丁燕紅

（作者單位：甘肅省中共白銀市委黨校）

一個人的職業生涯首先應該確定職業方向和目標，接著進行相關的職業知識學習，然后從事相關的職業工作和活動，最后結束職業工作。檔案館進行員工的職業生涯管理，能夠調動員工的工作積極性和挖掘員工的更大潛力，是人力資源實現高效率管理的重要一環，做好對員工的職業生涯管理，才能讓員工找到目標，看到自身未來的發展方向，增強檔案館內部員工對檔案館的歸屬感和認同感。目前職業生涯管理已經逐步成為許多用人單位的管理激勵手段，影響著組織的人力資源管理水平，檔案館想要吸引更多優秀人才，提升競爭力，就要積極推動檔案館員職業生涯管理工作。

一、檔案館實行員工職業生涯管理的必要性

實現檔案館員的職業生涯管理工作，能夠提高檔案館人力資源管理效率，提升檔案館競爭力，因此實行檔案館員工職業生涯管理是必要的。

（一）是檔案館留住人才的有效手段

高質量的專業人才對于任何一個機構和組織來說都是最基本的組成要素，更決定著該機構或組織的活力和競爭力，關系到機構和組織的發展前景，因此如何留住高素質專業人才是每個用人單位的永恒話題。當前我國人才資源流動十分頻繁，但是檔案館在人才流動中并沒有獲得更好的發展，吸收到更多的人才，反而在不斷地流失高質量人才，造成人才短缺，檔案館活力不足，嚴重地限制著檔案館事業的發展。公益性的特性在根源上就導致了檔案館在面對其它用人單位時缺乏人才吸引力，更高素質的人才往往會選擇收益更高的工作崗位；其次，許多檔案館服務范圍有限，服務業務也不多，這對于檔案館員工的成長和發展也具有很大的局限性；然后檔案館的人員管理模式較為傳統，缺乏一定的科學性和合理性，導致人才閑置和人才調配不合理的現象十分嚴重；最后，檔案館不夠重視人才資源的開發工作，不重視對員工的知識培訓工作，使得檔案館員工的知識儲備量不足，知識老化，跟不上時代的發展趨勢，使得檔案館員工的職業發展受到極大地限制。因此，檔案館只有注重員工的職業生涯管理，心系員工的職業素養的培養，將員工安排到更適合的工作崗位上，積極為員工的職業生涯奠定更好的基礎，為員工找到更有前景的發展道路，才能夠留住人才，激勵人才為檔案館積極地進行工作。

（二）是檔案館內部人力資源得以有效開發的保證

每個員工都有自身的特點，不同的專業知識、興趣、學歷、優點等，要做好員工的職業生涯管理就需要充分了解員工的不同特點，然后根據員工自身的特點來為員工設計職業生涯道路，確保能夠最大程度地將每個員工的潛能挖掘出來，讓其在真正適合自己的崗位上做自己拿手的工作，充分發揮自身的能力和長處。從員工招聘時就要注意員工的能力和工作崗位的需求是否匹配，確保員工能夠在該崗位上發揮自身的能力，然后檔案館在根據實際需求和員工的個人情況來為員工調整最終職業發展方向。接著要時刻抓住機會不斷的鍛煉員工的工作能力，讓員工在工作過程中不斷地積累經驗、技能和知識。最后，檔案館還要定期對員工進行知識和技能的培訓，在當今社會，一切都在快速發展中，知識和技能都在不斷的創新和變化中，員工要保持自身的競爭力就需要不斷的學習新知識和技能，只有這樣員工才能保證自己不會因為時代的發展而淘汰。職業生涯開發和管理能夠為員工找到職業發展目標和激發員工的熱情及動力，具有很強的激勵作用。檔案館幫助員工進行職業生涯規劃和管理，員工積極主動的學習和積累知識及技能，使得檔案館員工的綜合素質和能力都能獲得極大地提高，同時檔案館也能培養和留住更好的人才，為檔案館創造更大的價值。

（三）保證檔案館其他資源得到更合理地運用

檔案文獻、設備、員工、資金等，是檔案館的重要資源，其中員工即人力資源是更加不可或缺的資源，人力資源的合理開發和利用關系到其他資源能否達到更高的利用效率，只有做好人力資源管理，將員工安排到最合適的位置上讓其發揮自身的能力，才能使得檔案館能更加充分地運用其他資源，提高資源的利用效率，可以說人力資源的管理高效性是其他資源利用高效性的前提條件。

檔案館員工有著不同的工作崗位，員工之間也存在職稱差別，通常有管理員、助理館員、研究館員、副研究館員和館員五個職稱級別。檔案館員工的職業生涯道路就是檔案館內的工作崗位變動，但這種職業發展道路依然不夠完美，無法吸引和留住更多人才，因此在檔案館中還有著另外一條職業發展道路，即職稱晉升。在檔案館中員工的待遇受到員工職稱的影響，職位越高，待遇自然會越好，因此職稱關系到檔案館中每一位員工的利益，也是檔案館員工業務能力的一種直觀表現，因此對于檔案館員工來說，職業生涯的發展就是職稱的晉升。在傳統的檔案館中缺乏職業生涯概念，因此導致缺乏相關的員工職業生涯開發和管理，但是在職業生涯備受重視的今天，為了提高檔案館的競爭力，檔案館要探索更有效的職稱晉升模式，完善員工的職業生涯管理體系。

二、檔案館實行職業生涯管理的方法

（一）幫助員工制定和執行職業生涯規劃

一個員工要為自身的職業生涯做好事先的規劃才能激發自身的工作動力和熱情，并在工作中學習和積累以此來追求職位上的成功。對于一個職員而言，考慮好長遠發展目標，規劃好自身職業生涯發展是十分重要的，因此檔案館要利用館內的資源來幫助職員了解自身的情況，幫助職員作出更加合理的職業生涯發展規劃，例如公布檔案館內不同崗位的工作要求以及一些空缺崗位，讓員工根據自身情況去選擇這些工作或崗位，并在工作過程中找到自身的正確定位，做出合理的職業規劃；再比如為職業提供一些富有挑戰性的工作崗位，讓員工在工作中突破自我，充分發揮自身的潛能，幫助員工更加清晰地了解到自身的能力和不足，然后再去不斷的完善自我。檔案館也要時刻留意職業的工作狀態，只有充分了解到每一位員工的能力才能實現人力資源的更高效利用和調配。就業指導教育是檔案館員工職業規劃教育的重要教育內容，在員工接受就業教育指導的過程中，教師應為員工提供實踐性的發展平臺，讓員工認識到自己在職業素養、職業能力等方面的不足，然后在實踐性活動中針對性地提升自己的職業素養與職業能力，進而增強他們在未來人才市場中的就業競爭力，增強員工自我發展的信心，自覺地投入到職業規劃活動中。

（二）為員工開辟不同的職業生涯道路

檔案館中的縱向晉升模式對員工而言是十分狹窄的職業生涯道路，不符合員工對職業發展的需求，同時也無法滿足館內所有員工的發展需求。因此檔案館要根據不同員工的特點來為員工增添新的、合理的職業生涯道路。其次，讓員工認清自我，做好自我定位，這是檔案館員工的重要教育任務。而在檔案館開展的職規劃教育中，同樣需要讓員工認清自己所處的位置，了解自己身上存在的不足，把握好自己身上的優勢，思考哪些特質是能夠滿足未來職業發展需要的，又有哪些不足之處，難以滿足自己未來的職業發展需要。針對這種情況，檔案館將職業規劃教育與自我能力評估相融合，顯然可以改善這些問題，讓員工在合理進行自我評價的基礎上，嘗試制作自己的職業生涯規劃，然后為了實現職業生活規劃中提及的目標，而不斷展開專業學習。未來的就業競爭會越來越激烈，員工要想在這樣的社會環境下向用人單位展示自己特有的就業競爭力，就需要在學校做好職業規劃，接受德育教育，讓自己成長為具有職業素養、思想道德品質的人才，使其在未來職場上真正脫穎而出，開創光明未來。

1.橫向途徑

許多檔案館內的崗位輪換制度就是一種橫向職業發展途徑的具體實施，通過崗位輪換不僅能避免員工長時間呆在一個崗位而導致厭倦和懈怠，導致工作效率不高，同時還能使得員工熟悉檔案館內各個工作環節和流程，熟悉檔案館的所有業務，這不僅能夠有利于檔案館發現每個員工的不同能力和工作特點，然后將其安排到合適的崗位上，便于其發揮自身能力，還能使得不同部門之間的工作銜接更加自然，合作效率更高。想要做好檔案管理工作，不僅需要學習傳統的檔案管理相關管理知識，還需與時俱進學習檔案管理網絡管理或是計算機管理等知識。館員還需深入學習文獻信息的管理知識，明確各類文獻的實際分類情況，準確將珍貴文獻分類，做好文獻資料推薦工作。還需積極利用網絡技術獲取用戶的文獻信息搜索記錄與書籍閱讀記錄，動態推薦相關書籍資料，不斷滿足用戶潛在的文獻資料學習需求，不斷提高館員的整體素質與能力。檔案管理館員要對圖書的學科體系進行全面地了解，以提高圖書查找的精確度。檔案管理館員還應具備良好的服務態度和溝通能力，加強與用戶之間的交流，正因為檔案管理館員直接面向用戶的，所以必須具備良好的語言表達能力和較強的人際關系協調能力，要求在表達流暢的基礎上向用戶正確理解需求，才能使用戶和檔案管理館員的交流更加順暢，提高信息的有效獲取率。

2.雙重職業途徑

這種模式通常被運用到矩陣式組織結構的檔案館中，這種檔案館中通常會在做一個項目時，為該項目組建一個專門的小組，但這個小組的成員來自各個不同業務部門，這樣一來小組內的成員即要擔任原來的工作崗位，又要在小組內承擔一定的任務。這種雙重職業的模式讓員工承擔更大的工作任務，以此鍛煉開發員工的專業技能。不管在哪個時代，人才都是居于領導者的地位，特別是電子檔案管理，在這一方面更是缺少著綜合性的人才，因為在電子檔案管理中的人才較為單一，所以我們需要及時強化隊伍建設，尊重人才，對于他們的勞動成果更是給以贊美和尊重，同時還要鼓勵，促使他們可以持續不斷探究新的技術，并且能夠為檔案管理工作的信息化做出更多的貢獻，解決更大的難題。此外，還需要積極調動工作人員的主觀能動性，因為檔案管理工作畢竟繁雜重復且無聊，所以需要營造良好的工作氛圍，讓工作人員可以在愉悅的氛圍中展開工作，同時還可以設定一定的獎懲制度，充分調動檔案館員的積極性。與此同時，也要做好人才資源的調整。促使每一位優秀的人才可以尋找到適合自己的崗位，充分實現自己的特長優勢，最大程度展現自己的才能，除此之外，更是需要推進機構的整合，健全相應的管理制度，將硬件設備配備充足，并且積極引薦人才，打好數字化檔案館的堅實基礎。

3.工作內容的重新設計

重視設計檔案館工作內容，將零散的工作內容整合起來，提高工作內容完整性并擴大工作范圍。這個過程中員工可以突破個人工作局限，學習到更多的新知識和技能，大大拓寬自身職業生涯發展道路。對于檔案管理而言，信息化的實現離不開人才，專業人才是信息化在檔案管理中運用的動力。檔案管理工作人員可以通過各種各樣的途徑來不斷地豐富自己的業務知識，不斷地提高自己的綜合素質。除了要掌握系統的基礎的專業理論知識、文化素質、業務能力以外，還需要學會運用現代化的計算機技術以及綜合技能的素質等等。所以從這個角度來說，在當下新時期的數字化檔案管理工作的需要，是具備復合型知識結構的優秀人才，這些人才不僅需要具備最基礎的業務方面的專業知識，各個學科知識以及計算機方面的知識，還需要熟練地掌握網絡信息技術。從目前現實的狀況來看，國內這部分的優秀人才還是比較缺乏的。所以從這個角度來說，培養符合時代所需要的高素質、高能力的復合型檔案管理人才，已經是檔案管理部門需要解決的重點問題。

（三）為員工提供各種培訓

檔案館員工在職業生涯發展道路上會逐漸承擔更重要的責任，完成更復雜的工作，這就需要員工不斷的學習新知識和技能來完善己身，以確保能夠承擔更重的任務。在培訓中應該注意以下兩個方面：其一，基本技能培訓。為了滿足用戶的信息化信息需求，應該培訓員工掌握相關的基本知識和技能，讓員工能夠完成檔案館的基本工作任務。其二，解決實際問題的培訓。在工作過程中，職員難免會遇到一些意料之外的問題，這些問題對于一些新員工來說，解決起來難度較大，因為其并沒有相關的工作經驗和解決問題的方法，檔案館可以讓老職員定期對新職員進行培訓，分享經驗，幫助職員掌握解決工作突發問題的方法和能力。

三、結語

檔案館實行員工職業生涯管理是一項雙贏的工作，職員能夠找到職業生涯發展道路，積極熱情的投入工作，為檔案館帶來效益，檔案館在幫助職員實現職業生涯管理過程中能充分了解職員的具體情況，實現人力資源的高效利用。