常態(tài)化疫情防控下航海教育質(zhì)量管理信息化建設(shè)的探討

王守寶 馬強(qiáng) 王濤 郭俊杰 山東交通學(xué)院

1.概述

加快推進(jìn)教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化，是實(shí)現(xiàn)新時(shí)代高等教育內(nèi)涵式發(fā)展的重要途徑。在交通強(qiáng)國和海洋強(qiáng)國建設(shè)過程中，構(gòu)建高質(zhì)量的航海教育質(zhì)量管理體系并推進(jìn)信息化，有利于適應(yīng)常態(tài)化疫情防控對(duì)物理空間的約束，提升航海教育質(zhì)量管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化水平，推動(dòng)教育決策由經(jīng)驗(yàn)驅(qū)動(dòng)向數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)轉(zhuǎn)變。

2.航海教育質(zhì)量管理現(xiàn)狀

山東交通學(xué)院作為山東省航海教育的龍頭，長期致力于航海教育質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)。經(jīng)過20多年的質(zhì)量體系運(yùn)行，已接受中國海事局外部審核11次。學(xué)校積極探索符合學(xué)校具體情況的質(zhì)量管理模式，以重構(gòu)基于新規(guī)則的航海教育質(zhì)量管理體系為抓手，加快深化航海教育治理體系和治理能力的“二級(jí)管理”建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了“兩個(gè)適應(yīng)”。適應(yīng)兩校區(qū)辦學(xué)的實(shí)際，通過質(zhì)量策劃，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量體系在威海校區(qū)內(nèi)部閉環(huán)；適應(yīng)兩級(jí)辦學(xué)實(shí)際，下放辦學(xué)自主權(quán)，通過職能部門的主動(dòng)作為提高二級(jí)管理運(yùn)行效率。此外，將船員培訓(xùn)管理規(guī)則、質(zhì)量管理規(guī)則、考試和發(fā)證規(guī)則的修訂情況及時(shí)轉(zhuǎn)化為質(zhì)量體系的內(nèi)在要求并通過了中間審核和附加審核，積極開展航海教育培訓(xùn)質(zhì)量自評(píng)，籌備專家組現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估。

3.常態(tài)化疫情防控對(duì)航海教育的影響

受新冠疫情影響，實(shí)踐教學(xué)無法正常進(jìn)行，學(xué)校開展了線上理論教學(xué)和虛擬仿真教學(xué)。線上教學(xué)的順利開展，需要受控部門密切配合并提供充分的教學(xué)資源。培訓(xùn)課程和實(shí)施計(jì)劃要充分考慮學(xué)員的實(shí)際情況，編制、審批和發(fā)布環(huán)節(jié)要符合疫情防控要求。由于學(xué)校對(duì)線上教學(xué)、招生與學(xué)員管理等工作缺乏必要的應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，線上教學(xué)質(zhì)量的檢查和評(píng)價(jià)、學(xué)員考勤等無法有效受控。航海教育質(zhì)量管理的業(yè)務(wù)流程對(duì)接方式、質(zhì)量記錄的保存形式、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的表現(xiàn)形式呈現(xiàn)多樣化。

受疫情影響，學(xué)校的招生和收入受到嚴(yán)重影響。同時(shí)由于船員無法換班、旅行限制等給船員帶來的心理影響，學(xué)員的學(xué)習(xí)動(dòng)力和上船就業(yè)的意愿弱化。

4.航海教育質(zhì)量管理信息化建設(shè)

常態(tài)化疫情防控使航海教育質(zhì)量管理面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。學(xué)校通過調(diào)研分析外部環(huán)境變化，決定加快推進(jìn)質(zhì)量管理信息化。運(yùn)用PDCA循環(huán)方法系統(tǒng)研究航海教育質(zhì)量管理信息化，提出了以“策劃-執(zhí)行-檢查-響應(yīng)”為內(nèi)循環(huán)和以“應(yīng)對(duì)面臨的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇”為外循環(huán)的航海教育質(zhì)量管理信息化“雙循環(huán)”機(jī)制。航海教育質(zhì)量管理信息化建設(shè)的具體步驟如圖1所示。

圖1 航海教育質(zhì)量管理信息化建設(shè)步驟

首先，調(diào)研了解各方需求方案。統(tǒng)計(jì)疫情期間質(zhì)量管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程使用的頻率和流程的復(fù)雜度，結(jié)合學(xué)校實(shí)際分期策劃。其次，整合質(zhì)量體系。以《程序文件》和《業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》為重點(diǎn)梳理質(zhì)量體系文件內(nèi)容，將工作程序和業(yè)務(wù)指導(dǎo)書轉(zhuǎn)化為對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)流程圖。接下來，按照網(wǎng)上辦事流程信息化要求改造業(yè)務(wù)流程，形成邏輯清晰合理的工作環(huán)節(jié)（圖2所示），確保信息化運(yùn)行的業(yè)務(wù)流程與質(zhì)量體系文件內(nèi)容保持一致。然后，確定每個(gè)工作環(huán)節(jié)的經(jīng)辦人員權(quán)限和范圍，責(zé)任到崗到人。搭好工作接口，確保各環(huán)節(jié)有效銜接、高效流轉(zhuǎn)。最后，通過內(nèi)部測(cè)試和運(yùn)行收到的反饋意見建議持續(xù)優(yōu)化改進(jìn)，完善業(yè)務(wù)流程辦結(jié)時(shí)限、記錄保存、查閱權(quán)限、數(shù)據(jù)導(dǎo)出和統(tǒng)計(jì)分析。

圖2 質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理步驟

學(xué)校按照上述步驟完成了培訓(xùn)開班申請(qǐng)、船員培訓(xùn)調(diào)代課審批、體系文件換頁修改流程（如圖3所示）等嵌入網(wǎng)上辦事大廳。在優(yōu)化一期網(wǎng)上辦事流程的基礎(chǔ)上，適時(shí)啟動(dòng)質(zhì)量體系信息化二期工程。

圖3 體系文件換頁修改流程

據(jù)問卷調(diào)查統(tǒng)計(jì)分析顯示，學(xué)校實(shí)行航海教育質(zhì)量管理信息化建設(shè)之后，船員培訓(xùn)相關(guān)辦事流程效率提升了58.7%，極大的便利了師生，學(xué)生對(duì)教育教學(xué)與管理的滿意度明顯提高。

5.總結(jié)

山東交通學(xué)院通過推進(jìn)質(zhì)量管理體系信息化運(yùn)行，主動(dòng)適應(yīng)了常態(tài)化疫情防控的新形勢(shì)，具體業(yè)務(wù)流程網(wǎng)上高效流轉(zhuǎn)，加快了航海教育內(nèi)涵式發(fā)展，治理體系和治理能力現(xiàn)代化顯著提升。下一步通過持續(xù)改進(jìn)逐步實(shí)現(xiàn)無紙化運(yùn)行并推廣到全校范圍，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)開放共享、學(xué)校教育管理服務(wù)“一網(wǎng)通辦”。