政務類電視會議系統的運行維護與規范管理探析

董志媛

摘 要：政務類電視會議已經成為各級黨政部門召開會議的重要方式之一，各地都加快系統建設步伐。電視會議系統覆蓋越來越廣，規模越來越大，工作人員對其運行維護和管理的工作也越加繁重。有效提升系統安全性能，提高服務質量和服務水平，使電視會議系統的運行維護和管理工作更加規范化、標準化，成了業界新課題。文章重點從會議服務保障、應急服務保障、系統維護、規范管理等方面予以探析。

關鍵詞：電視會議;運行維護;規范管理

0 引言

隨著各級黨政部門工作節奏加快，電視會議逐漸成為提高會議效率、降低行政成本的有效手段。近幾年來，各地加快了電視會議系統建設步伐，系統覆蓋越來越廣，系統規模越來越大，對系統的安全性和可靠性也提出了更高的要求，積極開展政務類電視會議系統運行維護與規范管理工作，使其規范化、標準化，有利于提升電視會議系統的安全性能，進一步提高服務質量和服務水平。

1 現狀

1.1 發展現狀

政務類電視會議系統具有通信穩定、安全可靠、及時暢通等特點，在節約成本、提高工作效率方面相對于傳統會議優勢顯著。電視會議逐漸成為政府各職能部門、系統內部召開遠程會議的重要工具。隨著信息技術的不斷發展，標清電視會議系統已退出服務保障體系，取而代之的高清電視會議系統得到普遍認可。在建設高效、節約型政府和常態化疫情防控的要求影響下，政務類電視會議業務需求量將進一步擴大，發展空間巨大。

1.2 系統現狀

系統建設遵循統一規劃、統一標準、可控可管、安全可靠的原則，建設主、備兩套高清分級電視會議系統。兩套系統可以實現雙向傳輸，同時運行，互為備份，確保安全可靠。電視會議會場根據會場級別不同配置不同硬件，一般包含終端設備、光端機、視頻采集設備、音頻輸入設備、視頻輸出設備、音頻輸出設備、切換設備、顯示設備、監控設備等。

2 ? 運行維護

2.1 會議服務保障

電視會議服務保障工作遵循統一指揮、集中調度、協調聯動、高效運轉原則。主要工作有確定會議范圍、參會人數、會議議程、會場布置要求、系統聯調、資料登記等。電視會議服務保障是一個整體運行、管理的過程，需要會議主辦方、會議保障部門、相關維護部門、會場管理部門、其他保障部門統籌指揮、協調，聯動作業。

電視會議的服務包括會前服務、會中服務和會后服務3個部分。

會前準備：與相關部門或單位聯系核對會議信息，落實會場、責任人、會議要求等內容，通知協作單位，明確開機和調測時間。提前調通電路、安裝設備，通知傳輸部門做好會前和會議期間的線路巡視，重要會議通知相關長途傳輸保障單位;根據會議時間提前開機進行電路和設備檢測，對主備系統的視頻、音頻進行測試，按照會議主辦方要求對視頻和音頻提前調試，確保上傳畫面質量，如果為主會場或發言會場，還應調試好各個話筒以及攝像機的轉場，確保本會場和發給控制中心視音頻信號的效果;做好會前預演預練，其他保障單位協調聯動，認真做好或配合會前點名。

會議期間：密切監控、精心操作，確保會場視音頻效果和發給控制中心信號穩定。根據會議進程及時調整話筒、攝像機位，精準切換不同會場的視音頻信號或其他信號。時刻關注主備用視頻信號、監聽監看備用音頻信號，發現在用視頻或者音頻信號有問題時，第一時間將另一路信號（這路信號沒問題前提下）切換給會場和控制中心，出現其他設備故障等問題時，迅速啟動應急預案，按照將故障影響降到最低為原則搶通會議，保證會議正常召開，認真做好會議記錄。

會議結束：會后，設備設置復位，關閉電源，設備歸位，如有故障及時處理并做好記錄。未經會議主辦方許可，嚴禁錄音錄像;有錄音錄像要求的，在將影音資料交至會議主辦方后，要做到及時刪除，防止資料外傳泄密。做好跟蹤服務，及時了解用戶需求，發現核心問題并改進，提高用戶的滿意度。

2.2 應急服務保障

應急保障是電視會議服務保障的重要組成部分，政務類電視會議對安全性和穩定性要求高，應急保障必不可少[1]。因此，根據每場電視會議組會方式和會議議程制定配套的應急預案，應急預案要高效、便捷，突發情況下能快速、有效地繞開故障點，確保會議正常召開。

應急預案是指在會議服務保障過程中可能出現的突發情況、故障等，保障人員提前預判并制訂的合理、有效的應急反應處理方法。應急預案要確保方法迅速、便捷、有效，保障人員思路清晰，能夠準確判斷故障類型和故障點并迅速執行相應的應急措施，按照將故障影響降到最低為原則，保證會議正常召開。應急服務保障是提升會議服務的有效補充，更是評判會議保障團隊技術水平和綜合實力的重要內容之一。

2.3 系統維護

2.3.1 日常維護

日常維護是系統維護的重要環節，是系統安全、穩定、可靠運行的根本。維護人員制定維護計劃，并嚴格按照維護計劃開展例行維護工作，對設備例行巡視、檢查，掌握設備運行狀態、系統性能變化，對檢測指標詳細記錄，全面分析系統運行情況，及時發現設備異常，積極排查處理故障隱患，確保系統運行安全穩定，并為系統優化升級掌握一手資料。

2.3.2 優化升級

電視會議系統設備在安全、穩定的前提下，也要緊跟信息技術發展步伐，滿足業務多樣性發展需求。高清數字技術發展迅速，電視會議系統逐漸由標清系統過渡為數字高清系統，畫質更清晰，視音頻同步性更強、傳輸更流暢。視音頻設備性能指標越來越強，功能越來越豐富，信息交換的時效性、準確性和安全性均有提高。

根據業務需求和系統實際情況，可對系統優化升級，優化系統結構、完善系統功能、開發系統新功能，強化系統安全性、穩定性和可靠性，提高系統硬件配置，從而提升電視會議服務質量。

3 規范管理

3.1 ?規范管理的總體要求

電視會議服務保障工作是多部門聯合作業，日常維護、系統運行、會議保障等應做到規范管理。規范管理需要制定電視會議服務保障工作機制，制定業務操作流程、明確職責分工、強化責任意識;細化工作內容及標準，建立高效、規范的管理制度;加強組織協調，建立部門間的有效溝通機制。

3.2 ?建立完善的管理規章制度

政務類電視會議具有規格高、要求嚴、范圍廣等特點，需要建立完善的運行工作機制和配套管理制度。尤其是當系統覆蓋范圍廣，涉及全省范圍內上百個會場和保障部門時，做好電視會議服務保障工作就必須統一指揮、集中調度、協調聯動、高效運轉。因此，電視會議保障部門需要積極建立電視會議系統操作維護規程、業務操作流程、會議操作流程、設備使用管理規定、電視會議崗位職責、會議室管理制度等相關制度，使電視會議保障業務規范化、標準化，從而提升服務質量和服務水平。

3.3 ?建立設備管理檔案

為了更好地掌握電視會議系統運行情況，可以積極建立設備管理檔案機制[2]，充分了解系統連接細節和設備特點及運行情況，當設備故障時便于準確判斷和采取有效措施，提升故障解決效率，主要包括：（1）繪制各類圖紙，圖紙要準確、清晰，核心圖紙可印制兩個版本：一個為放大版本，置于方便維護人員查看的位置;另一個為常規版本，便于維護人員攜帶查看。（2）規范設備接線標簽，標簽要做到與圖紙保持一致，清晰且易于識別，便于日常維護管理。（3）建立設備檔案，主要包括設備操作指南、技術參數、設備故障類型及處理方法等內容。（4）制作詳細的系統操作手冊及系統基本故障診斷與處理。（5）建立維護作業計劃、保障工作日志和故障處理記錄等，做到工作有痕，便于查看和綜合分析。設備管理檔案是一個長期、煩瑣、細致的工作，對于電視會議系統運行維護、優化升級、規范管理等方面具有重要作用。

4 結語

政務類電視會議的保障工作有別于其他類型的電視會議，其運行維護和相關管理工作需要慎之又慎，本文只是在有限知悉范圍內對相關方面加以概述和探討，內容的深度和廣度還有待進一步研究。隨著信息技術的不斷發展，高清電視會議系統覆蓋范圍廣、使用頻率高，規格標準高特點越發明顯，對電視會議系統的運行維護與管理工作也會越加繁重，相關工作人員還應因地制宜地做好政務類電視會議系統的運行維護與規范管理工作，并不斷優化升級、創新管理，從而有力保障政務類電視會議系統的高效運轉，為用戶提高更加優質、便捷、高品質的電視會議服務。

[參考文獻]

[1]謝立楠.高清電視會議系統省級控制中心設計方案[J].信息通信，2020（12）：143-146.

[2]孫瑋，許立科.電視電話會議系統的運行維護與安全管理探析[J].信息與記錄材料，2020（7）：170-171.

（編輯 王永超）