檔案信息化建設疏漏及對策探析

李建芳

摘 要：在檔案管理領域，檔案信息化建設對人才儲備、規范管理、提高檔案使用和管理效率具有重要的推動作用。文章在分析檔案信息化內涵的基礎上對檔案信息化建設工程中存在的問題進行了剖析，并有針對性地提出了對策。

關鍵詞：檔案信息化;信息化;管理;效率

0 引言

檔案管理工作主要是數據整理歸類和更新等，工作煩瑣并且復雜，但對于歷史傳承、事業發展、經驗總結等方面具有十分重要的意義。面對新時期信息量、信息傳播速度、信息處理速度以及信息應用程度呈幾何級數增長的現狀，傳統的檔案管理方式已經不能滿足時代發展的需要，檔案工作壓力越來越大，運用先進技術實現檔案管理工作的迭代升級已經成為大勢所趨。

1 檔案信息化建設的內涵及意義

1.1 檔案信息化建設的內涵

為適應時代發展需要，實現檔案數字化成為檔案管理的重要方面。從國家層面上，檔案行政管理部門已經著手統一規劃組織，在遵循文檔一體化、雙軌制和確保網絡安全3條重要原則的前提下，利用計算機技術、網絡技術和數字化手段，以檔案管理工作的關鍵要素為對象，實現檔案數據的數字化，逐步實現實體檔案向信息化檔案的轉移[1]。同時關注到檔案數字化后的信息網格建設，實現檔案信息的共享，以及以信息化為手段促進實體檔案的高效管理，提高檔案管理質量，促使檔案管理業務實現質的提升。

1.2 檔案信息化建設的意義

檔案信息化是實現實體檔案向數字化檔案的轉移，并基于現代化信息技術實現檔案管理工作的優化升級。檔案信息化是基于傳統的檔案管理理念，結合當下的先進技術對傳統檔案管理工作的再思考，達到促進檔案管理工作順應時代發展需要、更好地提供社會服務的目的。檔案信息化建設的意義主要有3點：首先，提高檔案管理的效率。檔案收集的主要為重要的數據信息，涉及的內容廣泛，比如行政單位永久性和階段性的檔案，內容涉及人事關系、重要會議及文件等，專業性強，數量大，在傳統模式下檔案查閱工作主要通過人工查閱，耗時耗力，檔案數字化后，通過計算機搜索引擎能夠快速查閱到某一存檔材料的儲存位置及具體內容，節約查檔時間，提高工作效率。其次，檔案的信息化能夠提高檔案的利用率。在傳統模式下，由于查閱檔案復雜，檔案信息之間的聯系不密切，檔案是彼此獨立的，通過轉化為數字化信息，檔案彼此之間的關聯性大大增強，并能夠實現信息共享，有效減少對實體檔案的查閱次數，有利于檔案原件的保存[2]。最后，積極推進檔案信息化建設，將現代信息技術全面應用到檔案工作中，能更大程度地滿足利用者的需求，提升檔案工作的效率和質量，從而推動檔案事業發展戰略轉型。

2 檔案信息化建設面臨的主要問題

2.1 制度標準亟待規范

規范的制度、統一的標準是行業實施的重要依據，所有業務的開展都離不開規范的制度保障，沒有了規范限制，在實施的過程中就會出現混亂，甚至難以開展。當前，我國的檔案信息化建設正處于探索階段，由于各部門對檔案管理的實施要求存在差異，目前還沒有形成較為一致的建設管理標準，管理制度、信息系統標準、數據庫結構標準等方面沒有一個統一的規范，這就為檔案管理的一體化發展帶來了困難，也不利于檔案系統的建設[3]。

2.2 專業人才的缺乏

檔案管理信息化盡管主體是檔案資料，但是仍舊離不開檔案管理人才。檔案的收集階段離不開人的篩選整理、統計、歸檔，檔案信息化階段也離不開人的操作，并且檔案信息化系統涉及專業知識面廣，技術要求高，系統的開發、運用和維護也離不開相關的人才支撐。總之，檔案管理人才在檔案信息化過程中仍舊具有十分重要的作用。在當前階段，我國的檔案管理工作仍處在信息化轉型的初級階段，檔案管理的主力軍仍舊是傳統理念的工作人員，這部分工作人員對新系統的了解不充分，對新技術的使用也略顯吃力，而新進的技術人員則無法掌握體量龐大、內容豐富的存檔內容，在檔案的整理、歸納上存在劣勢。除此之外，檔案管理工作較為枯燥，很多年輕人不樂于從事該項工作，并且工資水平一般，晉升機會也不多，對年輕人毫無吸引力，難以引進信息化人才成為制約檔案信息化建設的關鍵問題。另外，在檔案管理部門內部還沒有形成系統的人才培訓機制也是制約檔案信息化進程的重要因素。總之，檔案信息管理工作在人才方面存在人員結構不合理、信息化人才配置嚴重不足、專業素質待提高等問題。

2.3 檔案信息化技術不成熟

檔案信息化的主要步驟是將實體化檔案轉化為數字信息，并實現信息共享，不同于紙質檔案儲藏的私密性和安全性，信息化存檔最大的安全隱患是數據存儲是否保密、安全。當前階段我國的檔案信息系統還不穩定，在數據保護方面網絡病毒和黑客攻擊是最大的威脅。另外，檔案存儲的主要是為以后的工作提供借鑒和參考，紙質檔案轉化為數字檔案的主要途徑是采用掃描儀形成電子檔案，數字化轉化過程中信息的準確性、清晰度等十分關鍵，但是受到人為因素或者技術轉化水平，比如掃描儀清晰度的影響，電子檔案的質量無法保證。除上述兩條因素以外，當前檔案管理單位使用的電腦為普通電腦，存儲空間不足以支撐大規模的數據轉化，還不能滿足檔案管理信息化的儲存要求。

3 推進檔案信息化建設的對策

針對檔案本身的價值而言，檔案信息化建設與管理是順應時代利國利民的重要信息化建設項目，進一步完善制度化建設、建設人才隊伍、加強安全性建設成為十分重要的工作。

3.1 完善檔案管理信息化的制度、標準規范體系建設

實現“有制可依，有度可循”是檔案管理信息化的關鍵。檔案信息化建設是一個長期的、龐大的工程，涉及的內容方方面面，比如如何篩選有價值的檔案信息，如何界定電子檔案存儲的年限，檔案數字化過程中電子文件的標準等都需要制定相應的制度，才能建立起科學的信息化檔案系統。首先，要注重制度建立的全面性。要制定總體章程，細分檔案信息管理的步驟，比如檔案收集遵照的標準、檔案的分類標準、檔案的電子文件標準，如對紙質檔案進行掃描、錄入、儲存及共享的操作應該制定統一的技術規范。其次，還要注重安全管理制度的建立，盡管傳統的檔案管理也會受到安全性威脅，但是電子檔案在信息保護方面面臨的威脅更大，因此加強對檔案管理者的信息保護管理也是信息化檔案系統建設中應該考慮的關鍵[4]。再次，要注重制度建立的科學性。電子檔案是紙質檔案的另一種儲存方式，但是也不應該僅僅是簡單的數字化儲存，信息化檔案應該根據社會發展的需要進一步發揮檔案的積極作用，在信息的儲存上制定符合時代發展的新標準。另外，在信息共享方面的制度制定還應該通過對檔案保密性進行分級管理，以制度形式保障信息化檔案運用的合理性。

3.2 重視檔案信息化進程中的人才隊伍建設

檔案信息化建設過程中人才隊伍建設相當關鍵。第一，在新時代背景下，引進檔案管理人才是十分必要的，一方面新型人才能夠適應時代的發展，另一方面能夠帶動傳統檔案管理模式向現代化檔案管理模式轉移。在人才引進工作中要重點關注人才的專業技術本領，這一點主要考察人才對新技術的掌握能力以及對檔案管理的熟悉程度。此外，人才的創造力也是應該關注的重要素質，畢竟檔案管理工作也不是一味地按部就班，順應時代發展創造性地開展工作成為時代必然趨勢。第二，要加強對人才的再教育。時代發展的經驗告訴我們，檔案管理工作不是一成不變的，積極地學習新技術、新理念才是做好工作不被淘汰的應對之法。基于當前發展階段，在人才的教育上要著重對原有檔案管理者進行培訓學習，不斷優化管理人員的知識結構，轉變現有檔案工作理念，提升檔案工作人員專業知識，重視信息化能力和技術的培養，全面提升現有檔案工作者的綜合能力和信息化素養。

3.3 加強檔案信息的安全保護建設

非法訪問、數據泄露、病毒攻擊等是檔案信息化建設與管理面臨的主要威脅因素，一旦檔案信息被非法竊取有可能為檔案部門帶來不可估量的損失，為此應該在資金投入和操作技術水平等方面提高檔案信息的安全保護系數。國家要鼓勵安全系統的開發，比如建立專門檔案線路，開發新型防火墻技術，開發風險評估和報警系統，及時發現并解決安全問題。在做好線上防御準備的同時，要建立線下應急處置機制，加大人力排查力度，定期做好日常入侵檢測、安全審計、漏洞掃描等常規工作，同時重視數據備份工作，也需要做好檔案存儲設備、服務器、網絡設備實時運行監控。除上述工作外，還可以通過加強計算機加密技術的研究對電子檔案進行保護，從而實現對檔案信息數據的安全保護。

4 結語

盡管當前階段檔案信息化管理系統在建設和運行過程中還存在著諸多問題，但是制度會在摸索中逐步完善，檔案管理人員素質也將逐步提高，檔案管理系統的安全系數也會不斷提高。

[參考文獻]

[1]劉林花.淺析人事檔案信息化建設[J].廣播電視信息，2021（2）：61-62.

[2]王啟佑.檔案信息化建設研究[J].機電兵船檔案，2021（1）：67-69.

[3]李秋云.檔案信息化建設與管理探討[J].蘭臺內外，2021（6）：42-43.

[4]薛立杰.關于檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].蘭臺內外，2020（36）：3-4.

（編輯 王雪芬）