人事檔案管理在人力資源管理中的運用

王龍福

摘 ?要：面對日益激烈的競爭，企業在發展過程中應該重視人力資源管理，從內部管理規范中提升企業的管理質量，人事檔案屬于人力資源管理的 重要內容，在人力資源管理中占有非常重要的地位。人事檔案管理主要是對企業人事資料的整理、保存、分析、鑒定、統計等，將每位員工安排在合適 的位置，體現出員工的重要作用和價值。本文主要結合人力資源管理與人事檔案管理之間的關系，分析了在人力資源管理的視角下人事檔案管理的現狀 問題，探討了人事檔案管理在人力資源管理中的重要應用。

關鍵詞：人事檔案管理;人力資源管理;運用

引言

現階段我國經濟在不斷發展，在這種情況下我國越來越多的企業都需 要大量的人才來做支撐，這樣不僅可以提高整體的工作效率還可以讓人才 更好為人力資源管理部門提供依靠，同時通過人力資源管理部門的不斷發 展會進一步提高人事檔案管理效率，將合適的人員安排在何為的位置上， ?這樣不僅可以提高整體的工作能力還可以齊心協力、共同推動社會經濟的 發展。現階段我國很多企業為了獲得更大的利益都逐漸涌入到市場中來， ?而且很多企業也在人力資源管理部門不斷強大的情況下開展了新型的工作 渠道，同時人力資源管理部門需要注重對人事檔案管理人員的培養，讓其 可以了解到更為多樣化的管理渠道以及工作模式，這樣就可以從整體上提 高工作效率，從而完善工作內容的實施計劃。

1 人力資源管理和人事檔案管理之間的關系

現代管理學的思想根本是把人作為核心并進行相關管理，在人力資源 管理領域當中，其主要是利用完善的人力資源管理機制及其內容來保證人 員配置更具科學性和合理性，以此對企業人才的競爭力進行有效提升。在 此過程當中，要對人事檔案這一重要資源進行充分利用，從而提高人力資 源管理的實效。人力資源管理的主要根本和依據便是人事檔案，它可以直 接反映出人力資源的基礎情況，充分體現出人的過往經歷與現下狀況。基 于此，人事檔案可以有效幫助企業準確且全面的對員工進行考察和選拔。 再者，人事檔案管理工作需要高度貼合人資管理的需求和目標，不可以脫 離人資管理。簡單來說，就是企業要將人事檔案的作用充分發揮出來，要 將人資管理當中的相應內容及信息準確地記錄在人事檔案當中。

2 在人力資源管理的視角下人事檔案管理的現狀問題

2.1 ?;人事檔案管理重視度不足

當前，在人事檔案管理工作中，還存在著片面化的認識，認為人事檔 案管理不夠重要，從而導致人事檔案管理工作滯后不前，不能跟隨時代的 發展步伐，難以發揮人事檔案管理的重要作用，人事檔案管理方式急需改 革。一方面，一些單位的人事檔案管理工作中，管理流程不夠規范，管理 職責不夠明確，導致人事檔案管理不能達到預期效果：另一方面，在人事 檔案管理中，由于不夠重視，因此投入的人力資源、資金等不足，嚴重影 響人事檔案管理的質量。在這種情況下，人事檔案管理沒有發揮應有的價 值，不能有效地服務于人力資源管理。

2.2 ?企業內部人事檔案管理的整體水平不足

很多企業的人事檔案都是直接收藏起來的，即使檔案中的內容比較 完善，但是由于沒有對其完善的保護以及及時的更新，就直接降低了人事 檔案的應用效率，直接削弱了人力資源檔案的作用。還有一點就是很多人 事檔案管理人員自身并沒有認識到提高人事檔案管理工作的重要性，導致 很多人事檔案管理部門中的人才數量都比較少，也會導致人事檔案的內容 并不完整，缺少分類和統計，一旦需要應用人事檔案的時候會出現很多問 題。而且由于工作人員的工作效率低，這樣就會導致很多企業人事檔案內 容遭到破壞，無法恢復。

2.3 ?人事檔案管理的效率不夠高

現在很多單位在管理人事檔案的時候，已經將信息化系統很好地引入 了進來， ?這也很好地提高了人事檔案管理的效率。但是有些單位資金欠缺嚴 重或者對人事檔案管理不夠重視， ?沒有做好人事檔案管理信息化建設，依然 通過傳統的紙筆來進行人事檔案的記錄，管理的效率比較低下，這也直接導 致了人力資源管理中人事檔案的作用很難發揮，相關資料查找比較困難。

3 人事檔案管理在人力資源管理中的運用措施

3.1 ?建立完善人事檔案管理制度

人事檔案管理工作中，應不斷完善和健全制度，建立信息化的資料 庫，這有利于對人事檔案的查詢和管理，提高操作效率，并實現對人事檔 案的分類和整理。在精細化管理過程中，分開管理企業在職人員和非在職 人員，對人才的招聘、提拔、離職等環節進行合理的安排，重視引進高素 質人才。對非在職人員的退休、離職、去世信息等情況進行保管和分析。 在管理中，可以逐漸解決檔案中存在的資料不齊、資料重復，工作效率低 等問題，檔案管理人員應該提升服務意識，提高自身的專業管理能力，從 而更好地為企業服務。在人事檔案管理中要對在職人員和非在職人員檔案 進行詳細的核查、統一管理，提升管理的效率。

3.2 ?創建現代化信息管理系統，以此提升人資管理效率

當前是數字信息化時代，企業要了解創建現代化人事檔案管理系統的 必要性，從而進一步實現人事檔案管理數字化。首先要創建人事檔案數據 庫系統并搭建相關的數據分析模型，以此實現信息資源的分類處理和數據 統計，從而突顯出人事檔案的決策咨詢和管理咨詢的重大作用。其次，企 業要充分利用云計算、大數據以及云存儲技術，以此加強人事檔案信息化 的建設。最后，為了保證人事檔案內容的準確性以及真實性，企業應通過 數字掃描和數字微縮技術對人事檔案進行有效的數字化處理，以此將人力 資源管理效率進行有效提升。

3.3 ?企業內部需要科學進行人事檔案的管理工作

為了保證人事檔案管理的現代化，就需要相關人事檔案管理人員逐漸 開展新型的工作管理模式，這樣就可以更有效提高整體的工作效率，并落 實新型的工作方式，讓企業檔案管理工作的開展可以直接給企業提供最大 的利益。現階段我國已經逐漸走進信息時代，在這個時代中很多企業人事 檔案管理模式都逐漸引進了科學的信息化技術。因此對于企業人事檔案管 理人員需要學習這些新型的技術，然后開展更高效的工作，通過最好的狀 態來面對工作內容，這樣不僅可以加快企業經濟的發展還可以提高整體的 效率。而且企業人事檔案管理人員還需要通過計算機的應用來促進錄入信 息的完整程度，并且做好信息的分類。而對于一些比較重要的人事檔案內 容，需要讓企業人事檔案管理人員通過現代設備對其進行備份，備份的主 要目的就是防止文件的丟失。而且企業人事檔案管理人員還需要建立人力 資源信息數據庫，針對數據庫中的內容來更全面了解工作人員，同時做好 人才的培養以及對在職工作人員的工作評價，這樣不僅方便對人才進行選 拔，還可以方便人力資源管理者擁有足夠的依據。

結束語

對于企事業單位而言，人力資源管理是非常重要的組成部分，其對企 事業單位更好的發展意義重大。而想要做好人力資源管理，便必須將人事檔 案的作用發揮出來，這種情況下， ?企事業單位必須選擇有效性的手段，提高 人事檔案管理的效率，保證人事檔案本身的可靠性和真實性，給其合理地運

用奠定基礎，將其作用更好地發揮出來，推動企事業單位更好的發展。 參考文獻：

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