提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

鄭剛

摘要：隨著社會發展不斷加快，經濟體制改革推動我國各項事業迅速發展，事業單位的檔案也與日俱增。實現有效的信息化檔案管理，能夠提高事業單位檔案管理的效率。本文針對檔案管理的信息化建設策略展開討論與研究，為事業單位的檔案管理獻言獻策。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

我國事業單位正隨著社會發展和經濟的提升穩步走向更加廣闊的未來，隨著事業單位規模的擴大和從業人數的增加，檔案的數量與規模也與日俱增，越來越多的檔案成為各個事業單位管理的難點與重點[1]。事業單位的檔案與領導者的決策有密不可分的關系，也與每個工作人員的規劃發展、升職考核緊密相連。近年來，科學技術的進步帶來了信息化產業的飛速發展，檔案管理也逐漸從紙質管理走向信息化建設的道路。因此通過有效的信息化檔案管理模式，能夠切實提高檔案管理的效率，本文將針對此展開討論與研究。

一、事業單位檔案管理現狀

檔案管理作為一項復雜、繁冗和枯燥的工作，往往容易被單位領導所忽視。目前，我國事業單位的檔案管理存在以下問題：

1、重視程度不夠

檔案管理雖然不是新鮮的課題，但是不少事業單位的領導對管理的重視程度不夠，沒有對檔案管理制度進行系統化地了解，將工作的重心放在人才的引進和培養上，沒有對檔案管理工作上心，而是將這一工作完全交給相關的工作人員全權處理。但實際上，事業單位每個員工的切身利益都離不開檔案的管理工作，因此單位領導必須轉變思路，認識檔案管理對整個事業單位的積極作用，才能保障每個工作人員的利益，激發單位員工為單位服務與奉獻的熱情，為國家事業單位的發展貢獻力量[2]。

2、專業的檔案管理人才缺乏

目前我國專業的檔案管理人員數量較少，事業單位的檔案管理人才更是鳳毛麟角，不少負責檔案管理的員工并沒有經過專業系統地培訓，并且安排在檔案資料室工作室的員工大多年紀較大，對新型的信息化檔案管理接受能力較差。由于檔案管理工作單一、重復、枯燥，不少工作人員并沒有認真地對待這一工作，并未負責任地、有耐心地開展檔案管理工作，甚至出現不能及時發現檔案數據遺漏的情況，嚴重影響了檔案在實際工作中的作用。為實現我國事業檔案管理的進一步發展，推動信息化建設的腳步，必須培養專業性強、責任心強的檔案管理人才。

3、信息化程度不足

盡管進入新世紀以來，我國的信息化建設已經逐漸走上了正軌，但目前仍有不少事業單位的檔案管理未與信息化建設掛鉤，許多重要的檔案、資料仍采用紙質記錄的方式進行管理。紙質檔案雖然也能詳細記錄信息資料，但是極易受天氣的影響，尤其是在一些較為潮濕的地區，非常容易被損壞。紙質檔案一旦出現破損，修復工作復雜，并且可能造成休息的丟失。除此之外，紙質檔案在進行信息檢索時工程巨大，耗時長，不利于工作效率的提高[3]。因此通過信息化建設，能夠有效實現快速檢索信息、提高工作效率、保護信息安全的效果。

二、檔案管理信息化建設的優勢

網絡技術的發展帶來了日新月異的軟件開發與信息檢索方式，這為檔案管理的信息化建設提供了有力的保障。

1、檔案保存得到保障

紙質檔案是傳統的檔案保存與管理途徑，但紙質檔案不僅容易因天氣出現發霉、破損的現象，還容易隨著時間的遷移逐漸脆化，會對紙質檔案中記錄的信息造成不可挽回的損壞，許多重要的資料信息因此丟失，難以找回，這就給事業單位帶來不可估量的損失。通過信息化建設后，事業單位的檔案利用電子磁盤儲存起來，并且可以實現對同一檔案的多次備份，不但能夠延長檔案保存的年限，也解決了天氣變化對檔案造成的不利影響。除此之外，通過信息化的檔案保存，改變了紙質檔案占地面積大、搬運困難的問題，將數以萬計的資料利用幾個小小的磁盤進行儲存，攜帶方便、占用空間小，有效地優化了單位的利用空間。

2、檢索信息效率提高

傳統的檔案管理下，查詢紙質檔案的資料需要經過多道程序，并且要在浩如煙海的檔案室里查閱，耗費時間長，在查閱過程中也可能對其他檔案資料造成損傷。在完成檔案的信息化建設后，可以利用關鍵字詞快速實現檔案的檢索，準確地找到所需的檔案資料，操作簡單，耗時短，并且不會對其他檔案造成損傷，免去了繁復的檢索工作，不被空間與時間所束縛，有利于工作效率的提高。

三、檔案管理信息化建設的策略

事業單位通過對檔案的信息化管理，能夠有效提升單位的效益，保障單位人員的切身利益，促進國家社會經濟的穩步發展，針對事業單位的檔案信息化建設，本文提出以下建議：

1、單位領導加強對檔案管理的重視

提高檔案管理的信息化建設成果，離不開單位領導對工作的關注與重視。黨委領導應該認識到事業單位發展過程中檔案管理的重要性，認識到檔案管理信息化建設的先進性與優勢，堅持將檔案管理作為工作的重心之一。單位領導應首先關注檔案管理的保密與安全問題，合理選擇檔案管理的辦公室位置，確保工作人員在安全、隱蔽的環境下展開工作，并對辦公室的門窗進行加固保護，才能有效提高檔案信息的安全性。同時單位領導應該指派專人對檔案進行看管，禁止無關人員隨意進出檔案管理辦公室，需要調用檔案時應做好嚴格的登記工作。單位領導還應加強對檔案管理人員的培訓工作，提高工作人員的專業素質，以提高管理的效率[4]。

2、結合信息化檔案管理與傳統管理方式

目前，我國事業單位檔案管理中，傳統的檔案管理模式仍占據主導地位，全面實現信息化的管理與建設需要逐步逐層地展開。通過有效地結合傳統管理方式，能夠推動信息化檔案管理的覆蓋。盡管信息技術發展迅速，但是在實際運用中仍會出現各種各樣的管理問題，不少事業單位難以短時間內快速更新管理模式。因此事業單位應該對現有的檔案管理人員開展培訓工作，著重講解計算機技術的使用和檔案管理軟件的操作要點，訓練工作人員管理、維護信息化檔案的能力，學習掌握信息化檔案的管理方法，使管理人員能夠結合傳統管理模式，開創信息化檔案管理的新思路，逐漸達到完全的檔案信息化管理。

3、完善檔案信息化管理制度

任何工作的順利開展，離不開完善的制度幫助。只有建立科學合理的信息化檔案管理制度，才能夠保障信息化建設的順利推行。事業單位應該根據本單位的實際情況，制定符合單位管理模式的檔案管理制度，指導檔案信息化建設的工作。可以將檔案的信息化管理納入事業考核中，或者將評級、績效、責任追究等于信息化建設工作的內容掛鉤，調動單位人員工作的積極性，促進檔案信息化建設的開展。有了嚴格的規章制度，才能做到獎懲有度。

4、加強基礎設施建設

檔案信息化的管理離不開技術設施的完善，借助先進的信息技術構建事業單位的數字化檔案館，檔案館內應該做好檔案干部隊伍的建設工作，完善館內館藏與庫房建設，并創建便捷的檢索工具和服務工具，使檔案信息化的水平不斷提高。除了對文字與圖片類檔案加強管理外，還需要對視頻與音頻的管理與儲存，真正實現檔案的信息化管理與建設。

結語：

信息技術的發展為事業單位的檔案管理提供了便利，實現檔案管理的信息化建設，有利于領導決策水平的提高，有利于人才的引進與培養，有利于員工的考核與評級。通過有效的信息化建設方法策略，提高檔案管理的效率，能夠推動事業單位的穩健發展，為國家建設貢獻力量。

參考文獻：

[1]岳玉輝.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].環球市場，2020，000（001）：202.

[2]喻艷君.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業務，2020，No.330（01）：69+71.

[3]呂玉英.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].卷宗，2020，010（004）：142.

[4]唐曄.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略探析[J].卷宗，2019，009（036）：113.