智慧視域下高校檔案管理現狀分析及途徑選擇

朱利勇

（中國民用航空飛行學院，四川 廣漢 618399）

一、引言

高校檔案包括各類科研、教學、黨務、政務、校史、對外活動等類別，高校檔案的有效保存和管理對于規范化開展智慧辦公，常態化檔案保護與備案工作，促進重大工作記錄紀實的完備性，切實提升行政工作效率，完善行政管理體系都具有重要意義。近年來，隨著互聯網技術的快速發展，信息化、數字化等智慧理念深入人心，智慧理念的提出對高校傳統的檔案管理方法帶來了巨大的沖擊，探索并選擇智慧視域下的高校檔案管理新途徑勢在必行。本文通過分析高校行政檔案的傳統管理方法和制度的現狀，集中探討高校檔案管理的新途徑，促進高校檔案管理向高層次智慧化管理和精細化管理發展。

二、高校行政辦公檔案管理的重要性

高校是國家教育事業建設和發展的前沿陣地，高校檔案保存著學校在人才培養、科學發展和服務社會等方面的重要紀實。在高校內部建立良好的檔案管理制度和方法具有以下幾個方面的作用：

一是有利于記錄高校發展的重大史實、科教動態，繼承和發揚文化精神。高校檔案是高校校史文化教育和科教精神教育的重要依據。檔案的有效保存和管理對于大學精神文化的傳承和發揚、重大科研成果的展示和教育、高校發展歷程的回顧和展望都具有特殊的作用。特別是在挖掘大學歷史文化底蘊，凝練大學精神內涵，提升大學辦學層次方面，檔案管理的作用尤為明顯。

二是有利于常態化工作的規范化和制度化。一方面，檔案的保存、管理和查閱等管理工作能夠顯著推動痕跡化辦公和規范化辦公的建設進程，切實做到各項工作有據可依、有跡可循；另一方面，通過查閱檔案，熟悉常規工作流程，高校各職能部門能夠有效提升高校人才引進、招標比選、科研立項等常態化工作的辦事效率。

三是有利于重要資料的查詢和調取。學生人事檔案、科研報告、教學日志等材料不可避免會面臨遺漏、丟失、損毀等問題，檔案的及時保存可以提高檔案的安全系數，有效應對檔案丟失等突發情況。

隨著我國高等教育由精英化向大眾化發展，高校規模不斷擴大，學生人數顯著增加，各類科研、教學、黨務、政務等檔案與日俱增，探索智慧視域下高校檔案管理的新途徑，提高檔案管理的規范性和安全性對于促進高校高質量、高水平和高層次發展意義重大。

三、高校行政辦公檔案管理的現狀

（一）高校檔案管理總體研究趨勢

基于CNKI 數據庫，以“高校”和“檔案管理”為關鍵詞進行組合檢索，僅摘取其中的學術期刊文獻（共26584 篇）進行分析。根據中國知網的檢索結果，本文分析高校檔案管理歷年來的發文量分布情況（見圖1，2021 年數據采用中國知網預測值），得出以下結論：我國高校檔案管理的相關研究見諸于學術期刊始于20 世紀80 年代，于2001 年開展顯著增長；自2009 年后我國高校檔案管理的研究整體呈現穩中有升的趨勢。結合我國高等教育的發展歷程和21 世紀初互聯網技術飛速發展的事實可見，高校規模的不斷擴大以及信息化、數字化、大數據時代等理念的沖擊使得高校逐步認識到檔案管理的重要性，相關研究逐漸增加；由于高校內部經費傾斜力度不夠和檔案管理技術更新換代速度慢等原因，近年來高校的檔案管理研究進展已經進入平緩期。

圖1 樣本文獻年度發文量分布圖（數據來源于中國知網）

（二）檔案管理制度不夠健全，存在管理盲區

我國高校的檔案管理雖起源較早，但檔案管理制度不夠健全。在管理模式上，科研項目結題、課程教學結課、師資力量分布等檔案常分散保存在各教研室、學生隊等部門。在各類總結匯報、工作梳理、學院發展史考究等方面常常需要花費大量的精力從各個部門尋找支撐材料，時間成本和人力成本極高。在管理制度上，檔案查閱制度有待完善，權責劃分不夠清晰。主要表現在檔案查閱、調取權限的審批制度不完善，審批流程并未得到嚴格執行，審批和查閱順序錯亂，未審先查或查審同步的情況時有發生。在管理要求上，多數二級單位并不明確需要歸檔的檔案類型、歸檔時間界限和具體材料要求，二級單位內部及二級單位與學校之間的檔案同步更新情況差，歸檔工作顯著滯后，許多重要檔案并未按期歸檔至學校檔案館，導致了檔案缺失等問題。

（三）檔案管理存在安全漏洞，安全性有待提高

目前，隨著無紙化辦公理念的形成，高校檔案管理也逐漸趨于電子化辦公，電子存檔和查閱技術逐步得到應用。但支撐電子化辦公所需的網絡安全技術卻相對滯后，電子檔案管理的安全系數有所降低。部分由二級單位自行保管的檔案，由于管理盲區存在而導致的檔案遺失問題頻發。此外，二級單位內部的檔案查閱規章制度模糊，對人員權限、可查級別等方面的管理松散，檔案的安全性和保密性無法保證。部分群體的檔案管理方式粗放，不少高校的學生檔案存放條件差，檔案遺失、竊取、篡改風險高。

（四）部分單位缺乏專業型檔案管理人員和設備，檔案管理方式落后

高校內部的部分二級單位的檔案管理人員缺失、檔案存放條件差、硬件設施設備稀少、檔案保密性工作差。在管理人員上，具有檔案管理專業背景或經過專業化培訓的人員比例小。一方面，多數高校采用一般化行政人員的標準開展人才引進，對檔案管理人員的專業性要求低；另一方面，二級單位的人員結構中通常不會設置檔案管理崗位，檔案管理主要由行政人員或相關負責人根據約定俗成的慣例開展日常檔案管理工作，工作方式原始，專業規范性差，缺乏制度性約束。在設施設備上，高校的校級檔案館多數情況下條件有限、經費不足，設施設備的更新換代緩慢；在信息化、數字化和大數據時代的沖擊和高校規模逐漸擴大的大背景下，檔案管理工作愈發繁重。二級單位檔案存放設施設備缺乏、檔案存放條件簡陋、消防等安全措施不夠完善等問題更為明顯。

（五）檔案管理新技術更新換代慢

隨著高校規模的擴大，檔案整體數量也逐漸增加，推動互聯網新技術在檔案管理中的應用是大勢所趨。然而，互聯網新技術的建設周期長、成本高、人員素質要求高；而傳統的紙質檔案生成周期慢，存檔查檔效率低。檔案管理資金的支持力度不夠[1]極大地限制了新技術在檔案管理領域的應用，高校的檔案管理技術由傳統向現代過渡將經歷一個較長的周期。

四、智慧視域下的檔案管理新方法

（一）健全管理制度，提升人員專業素養

高校要根據數字化時代檔案管理的新要求，探索檔案分類、分級管理制度[2]，提高檔案的可查性和備案有效性；規范檔案查閱行為，嚴格執行審批制度；加大宣傳力度，增強相關人員的歸檔責任意識和紀律意識。與時俱進，促進檔案管理設施設備的更新換代，深化管理人員技能培訓，提升人員現代化技術應用能力，全面推動高校檔案管理向智慧化和智能化邁進。

（二）轉變思維模式，靈活應用新技術手段

隨著檔案類型的增多，圖像、音頻、影像、獲獎實物等檔案數量顯著增加，傳統的紙質檔案已經無法滿足檔案保存的需要。在檔案類型急劇增多的大背景下，轉變傳統思維模式，利用數字化時代新技術，綜合應用打印機、掃描儀、錄音器、照相機、磁盤、云盤等現代軟硬件設施設備，創新應用OCR 識別、聲音識別、人臉識別、人工智能等互聯網新技術，實現檔案保存與管理的自動化和數字化是提高檔案管理效率，降低人員勞動強度和失誤率的有效方法。

（三）傳統與現代相結合，提高檔案管理效率

在數字化時代，檔案管理更加趨向于無紙化辦公，電子檔案作為一種應運而生的檔案保存方式，由于其存取便捷、物理保存空間要求小等優勢逐漸得到普及。與此同時，電子檔案的保存載體存在由于時間推移造成的設備不可用、介質老化、無法讀取和轉存困難等風險[3]，但紙質檔案在保存空間、日常管理和查閱難度上的缺陷也是顯而易見的。此外，電子檔案的法律管理部分立法尚未完善，紙質檔案相比于電子檔案更具法律效力[4]。電子檔案和紙質檔案之間的取舍，實質上是傳統檔案管理技術與現代檔案管理技術之間的博弈，二者并非對立，而是相輔相成。在高校檔案管理的過程中，充分發揮紙質檔案和電子檔案各自的優勢，堅持傳統與現代的結合，才能提高檔案管理的質量和效率。

五、結語

綜上所述，在智慧視域下，隨著信息化和數字化理念的深入，高校檔案管理高質量建設和發展對于提高檔案管理的質量和效率，促進高校高質量、高水平和高層次發展均有重要意義。現階段需要高校與時俱進，結合高校檔案管理的實際，深入剖析檔案管理存在的問題和面臨的挑戰，進一步健全檔案管理制度、轉變檔案管理思維模式、統籌傳統與現代技術手段應用，拓展檔案管理的途徑，開拓智慧視域下高校檔案管理的新局面。