基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

朱先亮

（日照鋼鐵控股集團有限公司京華稽核室，山東 日照 276806）

一、引言

應(yīng)用ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制相融合已經(jīng)成為當(dāng)下的發(fā)展趨勢，對內(nèi)控制度比較健全的企業(yè)來說，引進(jìn)了ERP系統(tǒng)后，企業(yè)的內(nèi)部控制制度要根據(jù)ERP自身的特點，進(jìn)行適當(dāng)?shù)膬?yōu)化及調(diào)整。一個新鮮事物的引入，都會對現(xiàn)有制度帶來一體兩面的影響，就像一把雙刃劍，ERP系統(tǒng)也不例外。應(yīng)用了ERP系統(tǒng)，對企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)部控制產(chǎn)生的影響，既有其優(yōu)勢的一面，也有其風(fēng)險的一面。

ERP系統(tǒng)具有全程覆蓋、分工協(xié)作、靈活調(diào)整等顯著特征，基于這種環(huán)境下，企業(yè)原先的內(nèi)部控制需要進(jìn)行調(diào)整，文章以ERP系統(tǒng)應(yīng)用為基礎(chǔ)，簡單介紹了ERP所具有的優(yōu)勢，辨析企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制之間的關(guān)系，結(jié)合企業(yè)實際應(yīng)用，發(fā)現(xiàn)ERP存在的一些薄弱之處；指出了企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)會使原有的內(nèi)部控制面臨新的挑戰(zhàn)；最后針對企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)存在的不足，提出了完善內(nèi)部控制的相關(guān)對策，如何讓企業(yè)的ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制兩者融合相互影響、相互促進(jìn)。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

借助ERP系統(tǒng)，能夠使企業(yè)的管理層對企業(yè)中所采購的資源及物料的使用進(jìn)行全方位的監(jiān)管，進(jìn)而降低資源耗用，節(jié)約成本，提高了管理效率；同時企業(yè)的員工之間，借助該平臺實現(xiàn)信息共享，從而提高了工作效率；還通過系統(tǒng)的信息更新與共享，讓企業(yè)的股東和管理者快速掌握市場變化，提高企業(yè)的市場競爭力和生存力。

（一）ERP系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部控制的主要對象

ERP系統(tǒng)是通過人工操作對系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置并執(zhí)行，滿足企業(yè)內(nèi)部管理控制的要求，在具體的實施過程中，會產(chǎn)生人為因素導(dǎo)致的風(fēng)險，如病毒風(fēng)險、數(shù)據(jù)篡改、程序風(fēng)險等，在這種情形下，將不利于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，必須把ERP系統(tǒng)作為內(nèi)部控制的主要對象。

（二）最終目的是一致的

企業(yè)建立一套適用于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制體系，ERP系統(tǒng)是為了加強內(nèi)部控制，提高企業(yè)的整體效益，企業(yè)內(nèi)部控制是解決企業(yè)可能存在的風(fēng)險，借助于ERP背景，可事半功倍，兩者相輔相成，最終目的都是保障企業(yè)實現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)。

ERP系統(tǒng)既可以提高企業(yè)經(jīng)營效率，又能解決企業(yè)信息集成問題，內(nèi)部控制則能提供統(tǒng)一組織和全方位的協(xié)調(diào)。企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)后，所有的風(fēng)險并不意味著完全能得到有效控制，內(nèi)部控制面臨著風(fēng)險可能會改變或者轉(zhuǎn)移；內(nèi)部控制對于企業(yè)的重要性，也是ERP系統(tǒng)無法取代的。

三、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響

基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制的要素未發(fā)生變化，但相關(guān)要素所包含的內(nèi)容出現(xiàn)了不同，給內(nèi)部控制帶來了新的挑戰(zhàn)。

（一）ERP系統(tǒng)對控制環(huán)境的影響

在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的業(yè)務(wù)板塊，包括采購、生產(chǎn)、銷售、客戶等各環(huán)節(jié)通過ERP系統(tǒng)緊密的聯(lián)合在一起，這很大程度上以計算機技術(shù)為支撐，提高了工作效率也增加了準(zhǔn)確性。但如果某項工作出現(xiàn)了紕漏而沒有及時得到糾正，勢必會造成一連串的錯誤。因此，企業(yè)需要優(yōu)化各部門、各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，加強對流程設(shè)計的監(jiān)控，并對人工操作進(jìn)行規(guī)范，使企業(yè)內(nèi)部控制更好的執(zhí)行。

（二）ERP系統(tǒng)對風(fēng)險評估的影響

在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，數(shù)據(jù)信息容易受到攻擊或破壞，或者系統(tǒng)開發(fā)、設(shè)計存在缺陷，企業(yè)應(yīng)對生產(chǎn)經(jīng)營活動中各環(huán)節(jié)的隱患進(jìn)行鑒別，并隨著內(nèi)外環(huán)境的變化而進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，結(jié)合具體需要制定切實有效的風(fēng)險應(yīng)對機制。

（三）ERP系統(tǒng)對控制活動的影響

ERP系統(tǒng)以計算機技術(shù)為支撐，主要是針對權(quán)限、流程進(jìn)行監(jiān)管，只有滿足系統(tǒng)內(nèi)部各項要求的權(quán)限或流程才能夠被執(zhí)行，并對執(zhí)行的權(quán)限或流程進(jìn)行跟蹤，可以幫助企業(yè)管理層精準(zhǔn)的識別潛在風(fēng)險，按照當(dāng)前的風(fēng)險評估結(jié)果來采取補救措施，有效地預(yù)防和控制風(fēng)險。

（四）ERP系統(tǒng)對信息與溝通的影響

ERP系統(tǒng)涵蓋了企業(yè)各部門，信息與溝通不僅僅包含企業(yè)內(nèi)部的、員工之間，而且還包含企業(yè)外部的、與客戶供應(yīng)商、與銀行稅務(wù)機構(gòu)等等，突破了企業(yè)內(nèi)部的束縛，實現(xiàn)企業(yè)外部的交流及溝通。

（五）ERP系統(tǒng)對監(jiān)督的影響

在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，借助計算機按照預(yù)先設(shè)置好的要求來實現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)了問題，就立刻采取措施，避免人工操作產(chǎn)生的失誤，提高監(jiān)督效率，極大地節(jié)省了企業(yè)成本。

由此可見，ERP系統(tǒng)充分發(fā)揮其所具備的優(yōu)勢，能夠給企業(yè)內(nèi)部控制帶來積極的推動作用。但企業(yè)本身具有復(fù)雜性和特殊性，如果程序設(shè)計存在偏差的話，過于依賴ERP系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部控制就會存在缺陷。基于ERP環(huán)境下實現(xiàn)有效的內(nèi)部控制，合理解決當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部面臨的沖擊，企業(yè)及管理層仍面臨著挑戰(zhàn)。

四、ERP 環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的對策

（一）管理層樹立風(fēng)險意識

企業(yè)管理層要充分認(rèn)識到應(yīng)用ERP系統(tǒng)，其能夠為企業(yè)輕松解決管理難題的同時，還可能帶來一系列風(fēng)險，需要樹立風(fēng)險意識，做好內(nèi)部控制的風(fēng)險防范工作。首先，對企業(yè)員工進(jìn)行培訓(xùn)，提高員工的操作水平和安全意識，讓他們按照系統(tǒng)要求進(jìn)行相應(yīng)的操作；其次，提升ERP系統(tǒng)的安全性能，完善系統(tǒng)安全防護(hù)體系，構(gòu)建ERP系統(tǒng)安全運行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

重視對參數(shù)的設(shè)置。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，有的參數(shù)如集成數(shù)據(jù)，不但會阻礙內(nèi)部控制的實施，而且還會阻礙財務(wù)數(shù)據(jù)的有效、準(zhǔn)確。因此，不僅初始財務(wù)數(shù)據(jù)要設(shè)置，還要對中間業(yè)務(wù)流程中財務(wù)數(shù)據(jù)的設(shè)置，只有參數(shù)設(shè)置完備和有效，才可以保證整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確有效。

（二）ERP環(huán)境需要和企業(yè)內(nèi)控充分結(jié)合

從以下三個層面規(guī)范業(yè)務(wù)流程：

第一，流程調(diào)整。ERP系統(tǒng)具有靈活調(diào)整的顯著特點，加上企業(yè)自身經(jīng)營的復(fù)雜性，因此決定了相關(guān)內(nèi)控流程不再適用，必須通過重新設(shè)計或整合相關(guān)流程，如計劃審批、生產(chǎn)控制、成本核算等流程；

第二，流程修訂。ERP系統(tǒng)具有全程覆蓋的顯著特點，操作貫穿企業(yè)的整個管理模塊與業(yè)務(wù)全過程，必須使業(yè)務(wù)流程和實際業(yè)務(wù)相吻合，把原來人工操作流程通過系統(tǒng)操作流程來替代，如項目進(jìn)度審批、憑證復(fù)核等；

第三，流程完善。對價格數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、主數(shù)據(jù)等流程通過ERP對其進(jìn)行完善，尤其是關(guān)于系統(tǒng)維護(hù)和接口類等新增流程，使分工協(xié)作足以涵蓋所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

企業(yè)的各個環(huán)節(jié)與部門雖然分工不同，但都會產(chǎn)生合作，管理層在執(zhí)行管理的過程時，根據(jù)企業(yè)實際業(yè)務(wù)與ERP系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀，依據(jù)協(xié)作關(guān)系確定業(yè)務(wù)活動、事務(wù)代碼的適用及使用情況，來保證權(quán)限分配和實施的合理性。在權(quán)限分配的過程中，盡管考慮了職責(zé)分離的情況，但仍不能完全依賴于權(quán)限的事前控制；加上管理層擁有較高的權(quán)限，還需開展對各級管理人員使用權(quán)限的監(jiān)督，因此需要定期對權(quán)限進(jìn)行測試，完善管理層的自我監(jiān)督體制，通過權(quán)限檢查及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并予以修正，達(dá)到與內(nèi)部控制充分結(jié)合。

（三）提高企業(yè)內(nèi)部有關(guān)崗位人員的職業(yè)素養(yǎng)

內(nèi)控人員須不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，才能適應(yīng)ERP系統(tǒng)的要求。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，計算機不能完全取代企業(yè)的內(nèi)控工作，仍有許多重要的事務(wù)通過人工操作完成。內(nèi)控人員既參與ERP系統(tǒng)的使用，也參與系統(tǒng)的維護(hù)，需要充分考慮到本企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)和經(jīng)營管理，如前期開發(fā)階段，對ERP系統(tǒng)的需求進(jìn)行分析和設(shè)計，在考慮成本效益的前提下進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，并考慮ERP系統(tǒng)的實用；在ERP系統(tǒng)正式運營后，還應(yīng)配備專業(yè)人員維護(hù)系統(tǒng)，以保證系統(tǒng)有效運行及安全。

ERP系統(tǒng)建成并投入使用之后，要求企業(yè)內(nèi)部審計人員加強自身素養(yǎng)，具備較強的將計算機技術(shù)與審計工作結(jié)合的能力。不僅要掌握會計、財務(wù)、審計知識，了解審計規(guī)范、財稅法規(guī)，還應(yīng)熟悉計算機信息技術(shù)、數(shù)據(jù)處理和應(yīng)用技術(shù)等相關(guān)技能；不僅要熟悉各類財務(wù)軟件的使用方法，還要應(yīng)對審計工作過程所出現(xiàn)的各種問題，及時編寫出相應(yīng)的控制測試、審查程序等模塊。

（四）增強內(nèi)部審計控制

在引入和實行ERP系統(tǒng)的情況下，企業(yè)應(yīng)愈加重視內(nèi)部審計工作，積極開展內(nèi)部審計，更加嚴(yán)格的對內(nèi)控風(fēng)險進(jìn)行管理和控制，切實保持內(nèi)審的獨立性，才能達(dá)到客觀的審計效果，進(jìn)而掌握企業(yè)的實際運營及發(fā)展?fàn)顩r，降低ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險。

1．建立和完善內(nèi)部審計準(zhǔn)則體系

基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下，審計的軌跡、數(shù)據(jù)載體和內(nèi)容等方面發(fā)生了諸多變化，原有的企業(yè)內(nèi)部準(zhǔn)則不能滿足審計工作的需求。所以，必須對企業(yè)的審計準(zhǔn)則予以修訂，重新調(diào)整內(nèi)部審計規(guī)范，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部審計技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，完善內(nèi)部審計準(zhǔn)則來適應(yīng)信息化環(huán)境，便于更好、更快地開展企業(yè)內(nèi)部審計工作。

2．對系統(tǒng)數(shù)據(jù)加大抽查力度

在ERP環(huán)境下，數(shù)據(jù)一般是在初期錄入系統(tǒng)，由于采用相同的數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)源，財務(wù)模塊與其他模塊是存在勾稽關(guān)系的，如采購、銷售、生產(chǎn)和庫存等模塊，要求對數(shù)據(jù)的錄入保持準(zhǔn)確、完整，保證整個模塊數(shù)據(jù)的真實準(zhǔn)確。所以在審計過程中，審核系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，審計人員要加大抽查力度，保證整個審計工作的順利進(jìn)行。

五、結(jié)束語

ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制，前者實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的定量化和流程化，后者為能提升企業(yè)的管理質(zhì)量和效率，兩項工作相結(jié)合為企業(yè)發(fā)展提供核心制度保障。ERP系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)控制度具有其特殊性，設(shè)置和檢查與傳統(tǒng)內(nèi)控差異巨大。企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)中，管理者會根據(jù)公司的實際管理需求，制定詳細(xì)的內(nèi)部控制，對系統(tǒng)不足進(jìn)行實時調(diào)整，以期改善內(nèi)部控制。