分析新時(shí)期行政審批檔案信息化管理

王洪寶

[摘 要]行政審批檔案管理會(huì)隨著時(shí)代的進(jìn)步而發(fā)展，信息化時(shí)代的到來對(duì)行政審批檔案管理帶來了更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。文章在闡述行政審批檔案信息化管理的必要性和重要性的基礎(chǔ)上，立足實(shí)際情況，分析當(dāng)前行政審批檔案信息化管理存在的問題，并針對(duì)問題提出優(yōu)化行政審批檔案信息化管理的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]行政審批;檔案;信息化管理

中圖分類號(hào)：D523? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-1722（2021）20-0094-03

行政審批是連接政府和公眾的一個(gè)重要平臺(tái)，公眾在從事社會(huì)生產(chǎn)和經(jīng)營事務(wù)的過程中往往需要通過行政審批的方式來獲得某種認(rèn)可[1]。行政審批工作直接面向公眾，因而這項(xiàng)工作的開展質(zhì)量、效率、水平直接關(guān)系到政府部門的形象。在各個(gè)企業(yè)的發(fā)展下，行政審批檔案數(shù)量和內(nèi)容增多，如何高效地處理這些信息成為相關(guān)人員需要思考和解決的問題[2-3]。將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到行政審批檔案管理中能夠通過信息化的方式來收集和整理檔案信息，可最大限度地保障檔案資料信息的完整性、可靠性、安全性，提升相關(guān)人員查找和利用檔案的效率。

一、行政審批檔案信息化管理的必要性和重要性

（一）必要性

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展和改革開放的深入使得越來越多的中小企業(yè)發(fā)展起來，一些家族企業(yè)也發(fā)生了演變，這樣的變化對(duì)政府部門職能機(jī)關(guān)的行政手續(xù)辦理提出了更高的要求，無形中加大了行政審批工作量[4]。

在開展行政審批管理工作的時(shí)候，行政審批效率、工作質(zhì)量直接關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)意義上的行政審批模式會(huì)采取人工審批方式，審批資料信息會(huì)通過紙質(zhì)文檔的方式保存。但是從發(fā)展實(shí)際情況來看，這種保管方式會(huì)在時(shí)間流逝中出現(xiàn)字跡模糊的問題，最終會(huì)影響行政審批工作的效率[5]。行政審批檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)審批系統(tǒng)的信息化發(fā)展，進(jìn)而提升政府部門的政務(wù)工作水平。

（二）重要性

提升行政審批的規(guī)范性。在紙質(zhì)審批流程的影響下很容易出現(xiàn)審批文件資料遺漏或者丟失的問題，加上各類資料審批管理沒有得到專業(yè)人才的支持，各個(gè)材料管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致在行政審批資料管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)管理混亂的問題。行政審批檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)能夠更好地存儲(chǔ)和管理信息，加速各個(gè)部門之間的信息流動(dòng)速度，節(jié)省信息流動(dòng)時(shí)間，減少信息傳遞誤差，進(jìn)而提高中小企業(yè)的行政審批效率[6]。第二，增強(qiáng)行政審批的價(jià)值。在信息時(shí)代背景下，行政審批價(jià)值日益凸顯出來。行政審批檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)能夠利用信息來實(shí)現(xiàn)行政檔案的審批管理，最終實(shí)現(xiàn)政府職能部門審批管理的一體化、電子化、智能化發(fā)展，在保障行政審批工作效率的情況下降低相關(guān)人員的工作量，提高檔案利用率，拓展檔案的利用空間[7]。

二、行政審批檔案信息化建設(shè)發(fā)展面臨的問題分析

（一）行政審批檔案管理缺乏信息化管理理念

在社會(huì)分工日益細(xì)化的背景下，檔案管理工作的專業(yè)性水平得到提升，也就是說，行政審批檔案越來越需要具備專業(yè)知識(shí)的人員來進(jìn)行管理，信息化管理理念開始被引入到行政檔案審批管理中。但是從行政審批檔案管理發(fā)展實(shí)際情況來看，相關(guān)人員在從事這項(xiàng)工作的時(shí)候深受傳統(tǒng)檔案管理方式和管理思想的束縛，管理方式落后，且在檔案管理的時(shí)候沒有引入系統(tǒng)化的思維理念，最終導(dǎo)致行政審批檔案管理效果不理想。

（二）行政審批檔案信息化管理不夠規(guī)范

在信息化時(shí)代背景下，雖然一些地方行政機(jī)關(guān)開始就審批檔案管理進(jìn)行了信息化路徑的探索，但是受社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響，行政審批檔案管理規(guī)范化水平有待提升，特別是關(guān)于檔案的分類和存儲(chǔ)管理更是沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在不同行政審批機(jī)關(guān)、管理人員應(yīng)用不同方式管理檔案的時(shí)候會(huì)使得檔案管理工作陷入一種混亂的狀態(tài)，也會(huì)使得行政審批檔案管理工作出現(xiàn)新的問題，相關(guān)人員在查找檔案資料信息的時(shí)候也會(huì)遇到一些困難。

（三）檔案資源相對(duì)分散

在行政審批業(yè)務(wù)檔案管理的時(shí)候會(huì)由不同的職能部門負(fù)責(zé)，在檔案管理的過程中形成了各自分工的分塊化檔案管理模式。比如在行政審批業(yè)務(wù)流程辦理完成之后需要安排專門的檔案管理人員來整理和管理檔案信息，并根據(jù)需要由專職人員將檔案提交給檔案中心負(fù)責(zé)保存、立卷和歸檔。由于不同類型的業(yè)務(wù)檔案材料分散于不同業(yè)務(wù)組，在檔案來回轉(zhuǎn)移的過程中容易出現(xiàn)信息被篡改、復(fù)印件不清晰、檔案頁面破損等問題，嚴(yán)重影響了檔案的后續(xù)使用。

（四）行政審批檔案信息系統(tǒng)建設(shè)落后

雖然行政審批檔案管理中心先后購買了數(shù)字化設(shè)備，但是受資金、空間和人員的限制，在檔案管理的過程中沒有形成專門的檔案管理系統(tǒng)。由此導(dǎo)致行政審批檔案的電子化服務(wù)管理和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下的檔案管理速率不匹配，降低了檔案信息化管理效率。

（五）檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接管理難度較大

行政審批檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)要求各個(gè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息能夠在行政審批服務(wù)的各個(gè)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)順暢的傳遞，在信息順暢傳遞的過程中提升檔案管理工作效率。但是從當(dāng)前發(fā)展實(shí)際情況來看，行政審批檔案會(huì)由一個(gè)專門的系統(tǒng)進(jìn)行管理，系統(tǒng)內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，最終導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)部信息對(duì)接不順暢，嚴(yán)重阻礙了系統(tǒng)內(nèi)容信息的對(duì)接。

三、行政審批檔案信息化建設(shè)優(yōu)化對(duì)策

（一）強(qiáng)化行政審批檔案信息化建設(shè)意識(shí)

行政審批檔案信息化建設(shè)首先要落實(shí)和增強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識(shí)，即要求政府人員能夠積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)行政審批檔案自主管理知識(shí)和技術(shù)，在工作中樹立一種正確的思想理念，在一系列的工作中要對(duì)員工本身產(chǎn)生積極的影響。在國家推行無紙化辦公的背景下，政府人員要加快轉(zhuǎn)變行政審批檔案信息化管理方式，將現(xiàn)代化的辦公模式融入到傳統(tǒng)意義上的行政檔案審批管理流程中。

（二）實(shí)現(xiàn)行政審批檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

行政審批檔案會(huì)牽扯到政府機(jī)關(guān)的工作，檔案處理工作量龐大，在具體實(shí)施操作的時(shí)候如果沒有制定出規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和制度，就會(huì)影響行政審批工作效率，甚至還會(huì)誘發(fā)職能混亂的問題。因此，行政審批檔案信息化建設(shè)要制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)不同部門的工作屬性來對(duì)下放的文件資料實(shí)施管理，實(shí)現(xiàn)行政審批檔案的信息化發(fā)展，提升檔案利用效率。

政府部門負(fù)責(zé)檔案審批的人員多為基層工作者，因此，為了能夠提升行政檔案審批效率，需要對(duì)這些人員實(shí)施專業(yè)化的培訓(xùn)和引導(dǎo)，通過專業(yè)培訓(xùn)引導(dǎo)來規(guī)避不良審批現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)行政審批檔案的信息化建設(shè)。

（三）優(yōu)化行政檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)

行政審批檔案信息化建設(shè)要做好建設(shè)之前的基礎(chǔ)性工作，強(qiáng)化檔案信息化管理的前端控制，以保證檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。具體工作內(nèi)容包括：第一，做好對(duì)專職人員的管理培訓(xùn)。在行政檔案審批管理工作中設(shè)置專職檔案管理人員，在專職檔案管理人員的作用下更好地管理檔案資料信息。同時(shí)，檔案中心還需要定期組織員工開展培訓(xùn)，通過培訓(xùn)轉(zhuǎn)變其陳舊的工作思維，強(qiáng)化檔案管理人員的檔案意識(shí)。第二，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案提交和整理的規(guī)范化發(fā)展。行政審批檔案管理中心要引導(dǎo)專職檔案人員能夠應(yīng)用文字、圖像、電子文件等多個(gè)形式來管理檔案資料，并在檔案整理利用的時(shí)候借助先進(jìn)的手段來保障檔案資料不會(huì)出現(xiàn)破損。第三，制定規(guī)范化的檔案管理流程，按照行政檔案審批的基本流程和檔案資源信息基本情況管理檔案，做好電子信息檔案的存檔工作。

（四）加快打造完善化的行政審批檔案管理系統(tǒng)

第一，為行政審批檔案的管理投入足夠的資金。在資金的支持下為行政審批檔案的規(guī)范化管理提供計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施設(shè)備的支持。第二，加快打造完善化的檔案信息管理系統(tǒng)。在行政審批檔案管理的過程中需要根據(jù)檔案信息的總體規(guī)劃方案來設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的功能模塊，制定出統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，為行政檔案審批的信息化、高效化管理提供重要支持。第三，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利對(duì)接。行政審批檔案管理部門要根據(jù)檔案審批業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際情況，聯(lián)合大數(shù)據(jù)管理部門來更好地實(shí)現(xiàn)資源信息的共享應(yīng)用，完成行政審批檔案的對(duì)接管理。

（五）建立健全行政審批檔案信息化管理模式

在信息化技術(shù)的支持下，加快打造完善的行政檔案審批管理模式，形成行政檔案審批管理系統(tǒng)，合理配置行政檔案審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的各個(gè)檔案資源信息，在多個(gè)業(yè)務(wù)部門的共同作用下做好檔案的管理工作。行政審批檔案信息化管理模式的實(shí)施具體包含以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：第一，各部門之間的協(xié)同作業(yè)。行政審批服務(wù)部門要在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息順利對(duì)接的基礎(chǔ)上，在行政審批檔案管理中心的帶頭下將各個(gè)部門分散化的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一化、一體化的檔案管理模式。第二，實(shí)現(xiàn)無紙化的檔案管理。在選擇好業(yè)務(wù)試驗(yàn)點(diǎn)之后，借助數(shù)字摘要、電子信息簽名、信息戳等技術(shù)手段來完成電子信息文件的順利移交處理，提高行政審批檔案管理工作效率。在各個(gè)試驗(yàn)點(diǎn)建設(shè)完成之后還需要逐漸向行政審批服務(wù)區(qū)域內(nèi)的各個(gè)業(yè)務(wù)小組推行無紙化檔案管理。第三，實(shí)現(xiàn)行政審批檔案信息的對(duì)外公開。在數(shù)據(jù)庫技術(shù)、電子信息技術(shù)的支持下，行政審批檔案會(huì)從紙質(zhì)版的模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影婺Ｊ剑髸?huì)存儲(chǔ)在檔案信息庫中，成為各個(gè)行業(yè)發(fā)展的重要信息參考資源。在電子政務(wù)信息全面公開的背景下能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源信息的分級(jí)管理，全面提升行政審批服務(wù)工作效率。

（六）積極推廣網(wǎng)上電子歸檔辦公業(yè)務(wù)

在信息時(shí)代背景下，行政審批檔案管理要積極順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)，按照時(shí)代發(fā)展需要積極推廣網(wǎng)上電子檔案歸檔業(yè)務(wù)，在全面推廣網(wǎng)上電子業(yè)務(wù)的過程中提升行政審批檔案工作的效率。在實(shí)施網(wǎng)上電子檔案歸檔管理的時(shí)候需要根據(jù)各個(gè)檔案信息的基本情況和檔案信息需要進(jìn)行卷宗的管理，制定出檔案資料統(tǒng)一、規(guī)范的管理流程，由此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料信息的合理化、規(guī)范化管理。

1.分類組卷

行政審批檔案可以按照事項(xiàng)的基本內(nèi)容來進(jìn)行劃分，將行政檔案資料劃分為一案一卷、一卷一號(hào)的結(jié)論文件、審批材料;一案兩卷的牽扯到個(gè)人隱私的文件材料，并對(duì)這些材料存儲(chǔ)為正副兩卷來進(jìn)行歸檔管理;單獨(dú)組卷的卷宗會(huì)按照時(shí)間的順序進(jìn)行排列，合并卷宗會(huì)按照一系列審批事項(xiàng)來實(shí)施分類管理。

2.打造歸檔檔功能模塊

在開展行政審批管理的時(shí)候，相關(guān)人員可以根據(jù)自身情況來適當(dāng)?shù)財(cái)U(kuò)展電子檔案的歸檔服務(wù)管理范圍，通過采取線上和線下結(jié)合的方式來將整理好的檔案信息提交給上級(jí)部門進(jìn)行審核，并就電子檔案實(shí)施數(shù)字簽名和線上蓋章，從而有效保障檔案信息的安全性、真實(shí)性和可靠性。設(shè)置好的檔案信息歸檔模塊會(huì)牽扯到檔案資料信息的參數(shù)設(shè)置、檔案使用規(guī)則、檔案保管權(quán)限設(shè)定等內(nèi)容。

3.統(tǒng)一歸檔范圍與存儲(chǔ)格式

在實(shí)現(xiàn)行政審批檔案電子歸檔管理的過程中，需要對(duì)每一個(gè)事件所產(chǎn)生的檔案資料信息實(shí)施歸類管理，形成文件夾。在文件夾中會(huì)牽涉到檔案資料信息的申請(qǐng)、受理、審批、辦理、輸送等業(yè)務(wù)，按照檔案資料的使用方向來實(shí)現(xiàn)對(duì)行政檔案資料信息的分類歸屬管理，將檔案資料信息轉(zhuǎn)變成方便存儲(chǔ)和使用的文件格式。

四、行政審批檔案信息化建設(shè)的實(shí)施效果

（一）提升行政審批檔案資源信息的利用效率

信息時(shí)代的到來對(duì)檔案資料使用的方便性、快捷性、實(shí)時(shí)性等提出了更高的要求，在這樣背景下，實(shí)現(xiàn)行政審批檔案的信息化建設(shè)能夠在最大限度上彌補(bǔ)行政審批業(yè)務(wù)部門各盡其職過程中所引發(fā)的檔案資料信息使用分散化的問題，實(shí)現(xiàn)對(duì)行政審批檔案資料信息的高效率整合應(yīng)用管理，全面提升檔案資料信息的使用效率。

（二）采取措施擴(kuò)展檔案歸檔范圍

行政檔案審批管理會(huì)牽扯到多方主體的利息資料，這些材料具備很高的保存價(jià)值。在以往的紙質(zhì)檔案管理模式下，受檔案室空間狹小、人員配置不充分等因素的影響，檔案資料信息往往很難被有效保存。信息化技術(shù)在行政審批檔案資料管理中的應(yīng)用能夠應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)形式拓展檔案資料信息的歸檔范圍，并按照一事一卷的原則來管理檔案資料信息，在最大限度上保證檔案資料信息的完整性、可靠性。

（三）采取措施保證原始紙質(zhì)檔案信息的安全

在紙質(zhì)檔案信息傳遞使用的過程中不可避免地會(huì)出現(xiàn)文字模糊、頁面受損、資料丟失等問題，這些問題的存在會(huì)影響行政審批檔案資料的完整性、安全性。在信息機(jī)技術(shù)的支持下會(huì)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料信息的電子化存儲(chǔ)歸檔，在檔案使用者需要查閱檔案資料信息的時(shí)候，其登錄平臺(tái)就能夠在第一時(shí)間獲取相關(guān)電子檔案，從而在最大限度上保障紙質(zhì)檔案資料信息的安全性、完整性。

（四）提升檔案管理工作效率

在行政審批業(yè)務(wù)量增多的情況下，所需管理的檔案資料數(shù)量和內(nèi)容增多，這無形中加大了檔案人員的工作量，在檔案資料信息管理不恰當(dāng)?shù)那闆r下會(huì)影響行政審批檔案管理工作效率。行政審批檔案信息化建設(shè)管理會(huì)借助先進(jìn)的技術(shù)手段來對(duì)檔案資料信息實(shí)施歸檔處理，從而使得檔案管理人員能夠從煩瑣的工作中解脫出來，并有效提升檔案資源信息的管理效率。

五、結(jié)語

綜上所述，信息化技術(shù)在行政審批檔案管理中的應(yīng)用會(huì)有效提升行政審批檔案信息的管理效率，打造出完善的行政審批檔案管理系統(tǒng)，形成完善的檔案信息化管理模式，促進(jìn)行政審批檔案工作得到深入發(fā)展，從而使得電子檔案審批管理能夠更好地滿足服務(wù)型政府的建設(shè)需要。

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