基于ERP系統(tǒng)的企業(yè)人事檔案信息化管理

□梁錦云 王 超

企業(yè)人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，人事檔案信息化也是檔案管理的必然趨勢。ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃）是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。本文主要結合當前電力企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀,把紙質檔案與電子檔案優(yōu)劣勢作比較，利用現(xiàn)行的ERP系統(tǒng)實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，實現(xiàn)人力資源的集約化管理，為企業(yè)培訓、選拔、任用人才提供客觀依據(jù)，提升企業(yè)的管理能力。

一、電力企業(yè)人事檔案現(xiàn)狀

國務院于2002年2月10日發(fā)布國發(fā)[2002]5號文，提出電力體制改革方案，實行廠網分家，重組發(fā)電和電網企業(yè)。要求重組后“各類電力企業(yè)要注重轉變經營機制，優(yōu)化組織結構，精簡管理層次，深化企業(yè)內部勞動、人事和分配三項制度改革，建立健全企業(yè)內部的激勵和約束機制”。在這個大背景下，各家電力集團在用人制度上也是打破了“終身制”和“大鍋飯”的局面，確立了人才能進能出、能上能下的績效機制，各電力企業(yè)的迅猛發(fā)展也使得電力人才流動非常大，在精干高效的口號中，各企業(yè)對員工人事檔案管理也趨于邊緣化，在人才流動的過程中不斷出現(xiàn)“棄檔”“斷檔”“廢檔”“死檔”現(xiàn)象，為新時期規(guī)范人事檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。

在人事檔案管理過程中，一般存在以下幾個問題：一是員工本人沒有充分重視，導致檔案仍在原單位未轉移。二是檔案短缺材料較多，主要是檔案形成原單位未將報到證、黨團材料、專業(yè)技術職稱、后續(xù)學歷等材料歸入本人檔案。三是員工檔案的重要信息有多處不一致，如需鑒定，需提供比當前人事檔案形成更早的有效原始信息。四是雖很多企業(yè)已建立員工電子化檔案，但系統(tǒng)集成度不高，且信息準確度偏差較大。

二、紙質檔案與電子檔案優(yōu)劣勢比較

1.紙質檔案的優(yōu)缺點。優(yōu)點：一是紙質人事檔案是目前檔案的基本形式，具有客觀真實性，紙質檔案通過紙張、字跡、單位蓋章等方式保留了最原始的歷史真跡，檔案形成以后再進行任何輕微修改都會留下痕跡，因此可靠性高，它也成為電子檔案形成的主要依據(jù)，在各單位轉移檔案過程中，也是通過機要件的形式轉移員工紙質人事檔案。二是紙質檔案可以保存較長時間，按檔案標準嚴格保存的話可以保持幾個世紀。三是紙質檔案對于一些不會使用電子設備的人群，同樣可以查閱，且具有直觀性。但與電子檔案相比，有其局限性：一是紙質檔案在歸檔、立卷、保存方面需要投入很多人力物力，工作量大，效率低。二是在查詢信息方面，紙質檔案不如電子檔案方便，需人工查找。三是紙質人事檔案如經常翻閱容易破損，修復需要大量的精力。四是紙質檔案信息更新不及時，如家庭信息，生育子女的一些材料不能完全根據(jù)實際情況及時更新進入檔案材料。五是紙質人事檔案通常只建立一份，在同一時間地點只允許一人查閱，造成資源無法共享。

2.電子人事檔案的優(yōu)缺點。優(yōu)點：一是電子檔案依托紙質檔案而存在，它是衍生物，是干部人事檔案的另一種形式，是通過人工對員工信息收集、填報、錄入，形成員工電子檔案信息。電子檔案的顯著優(yōu)勢在于可省去大量人工查閱資料的時間，實現(xiàn)個人檔案信息查詢快捷、方便。二是電子檔案具有共享性，只要下載下個人的檔案材料，可以被復制轉發(fā)，被多人共享使用。再者，在系統(tǒng)上查找個人信息，不會對紙質檔案造成破壞，從而能使紙質檔案可以更長時間保存。三是有新產生的人事數(shù)據(jù)可以及時更新,耗時少。四是電子檔案的集成度比較高，可以通過一系列的文檔功能做出人才數(shù)據(jù)報表。缺點：一是電子檔案安全系數(shù)不高，干部人事檔案屬于機密文件，不可隨便翻閱，涉及員工個人隱私，但被制作成電子檔案后，如果把關不嚴，可造成數(shù)據(jù)流失，造成員工個人信息泄露。二是電子檔案數(shù)據(jù)可靠性差，容易被篡改，電子檔案修改更新后不容易被發(fā)現(xiàn)。三是電子檔案如果是保存在某個磁盤里面，如果電腦發(fā)生病毒或者人為刪除，會導致系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失。

三、現(xiàn)行ERP系統(tǒng)主要相關數(shù)據(jù)內容

現(xiàn)運行的是SAP公司提供的企業(yè)管理軟件系統(tǒng)，在系統(tǒng)上線前，公司歷時3個月對所有員工的人事數(shù)據(jù)進行收集，為減少人事檔案管理人員的工作量以及保證數(shù)據(jù)的完整準確，公司采取個人填報數(shù)據(jù)與檔案審核相結合方式，在人事檔案專責對其檔案進行專項審核確認無誤后，以檔案數(shù)據(jù)為準，同時輸入ERP系統(tǒng)。在系統(tǒng)中員工信息主要分為：人事基礎信息、人才資格信息、薪資相關信息、考勤相關信息、其他人事數(shù)據(jù)、績效培訓信息。系統(tǒng)中數(shù)據(jù)分項已涵蓋了員工人事檔案的全部內容且還包含與薪酬相關的考勤信息、績效信息及其他人事信息的語言、出國等其他個人信息。

四、依托ERP系統(tǒng)的人事檔案信息化管理

為確保員工檔案基本信息真實、準確，在系統(tǒng)上線前后人事檔案管理人員對員工人事檔案進行全面審核，核對了人事檔案中員工所有需要錄入系統(tǒng)的信息，如出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份、獎懲情況、家庭主要成員及重要社會關系等信息，檢查ERP個人填寫的人事數(shù)據(jù)與檔案信息是否保持一致，所有數(shù)據(jù)以個人紙質檔案中的數(shù)據(jù)為準，如數(shù)據(jù)有填寫不一致的地方，則以檔案信息為準，保證電子檔案與紙質檔案保持一致，此項工作由員工個人、檔案專員、人事系統(tǒng)管理專員三重填報審核，確保電子人事檔案數(shù)據(jù)的準確性。

鑒于一般的電子檔案安全系數(shù)不高，ERP系統(tǒng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)查看、更改權限進行嚴格區(qū)分，不同用戶角色的操作權限都是按照公司有關要求進行設定，目前只有人事部門負責人及人事專責有權限查看及更改系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，且如果在系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)更新或者修改都會留下修改痕跡，在系統(tǒng)中可以隨時查出由何人、何時對人事數(shù)據(jù)進行何種更改操作，從而有效防止人事數(shù)據(jù)被私自篡改的可能。

ERP人事檔案系統(tǒng)最大的優(yōu)勢在于能夠準確、快速實現(xiàn)報表統(tǒng)計分析及輸出個人信息。報表統(tǒng)計是人力資源管理的日常工作，需要報送單位領導、相關業(yè)務部門、集團人事管理部門以及國資委，因此它也是最為重要、最費時間、最靈活多變的一項工作，此系統(tǒng)可根據(jù)用戶實際需要，設計開發(fā)出各種人事報表。其次，該系統(tǒng)還建立員工簡歷平臺，公司可根據(jù)自身需求量身定做簡歷模板，如人事部門常用的員工簡歷表或者干部履歷表，模板建立好后，人事專員可迅速導出員工簡歷表及干部履歷表之類的員工信息。以上功能切實解決了人力資源日常管理需要，實現(xiàn)人力資源管理流程的“自動化”“流水化”“集約化”。

總之，此ERP系統(tǒng)的運行可有效幫助檔案管理人員擺脫繁瑣的日常事務處理，切實提升HR部門的核心價值，滿足公司人力資源管理業(yè)務多層次多樣化的管理需求，實現(xiàn)人力資源精細化管理，為領導決策以及公司培訓、選拔、任用人才提供客觀依據(jù)，為公司干部隊伍建設打下堅實的基礎。