淺談醫院電子檔案管理中5W 理論的應用

李淑云，衛雙囤

（山西省臨汾市人民醫院，山西 臨汾 041000）

0 引言

電子檔案是指通過計算機等設備進行存儲管理，與紙質檔案相對應的、相互關聯的通用電子圖像文件的集合。近年來，隨著互聯網信息技術的不斷發展，電子檔案在方便醫院內部管理的同時也存在一定的安全風險，這對醫院檔案管理安全和患者信息安全等造成了嚴重的威脅。在這樣的前提下，如何加強和提高電子檔案管理效能，是目前臨床醫技科室關注的重點[1]。5W 管理理念是1948 年在檔案管理過程中提出的五個基本構成要素，其中包括Why、Who、What、When、Way，該模式使醫院電子檔案管理模式簡明而清晰，可幫助提高檔案管理的安全性。5W 理念指明了在醫院電子檔案管理中的主攻方向，是一個目的性行為過程，具有影響受眾的效果。有文獻研究表明，在醫院電子檔案管理中采用5W 理論管理措施，可明顯提高電子檔案管理的準確性和安全性，通過加強對電子檔案管理人員的培訓措施可為醫院檔案管理提供良好的人才支持，保證電子檔案管理制度嚴格按照國家相關法律法規執行，以提高電子檔案的真實性、準確性、完整性和安全性[2]。對此，針對5W 在醫院電子檔案管理中的應用價值以及應用關鍵要素進行分析研究，以便于為醫院電子檔案管理提供可靠的分析依據。下面將對醫院電子檔案管理中5W 的應用關鍵要點進行分析。

1 Why：為什么要加強醫院電子檔案安全管理措施

醫院電子檔案管理主要包括醫院人事檔案、基建檔案、會計檔案、醫療裝備檔案及病歷檔案等相關信息檔案的管理，具有一定的隱私性，對部分數據有一定的保密性。在醫院的管理流程中，醫院電子檔案管理涉及到醫院內部的電子信息安全，以及醫院內外相關管理權限界定原則等要素；同時，在醫院電子檔案管理前期主要采用光盤、硬盤等進行儲存，容易受到光、電磁等影響。不僅如此，電子檔案管理的運行主要依靠網絡環境的運輸和利用，在一定程度上具有開放性，在管理過程中更容易遭受到黑客以及病毒的入侵。目前的云端存儲，也要加強權限界定以及安全管理的原則。由此可見，加強醫院電子檔案的安全管理措施是目前電子檔案安全管理中關注的重點。

2 Who：由誰來管理和執行醫院電子檔案安全管理措施

一個部門的管理最主要的是明確具體的管理人員，確定由誰來管理和制定具體的醫院電子檔案安全管理措施，并履行相關的電子檔案安全管理職能。以宏觀的角度來看，醫院內電子檔案安全管理措施應根據國家檔案局、國家衛健委、中共中央網絡安全以及工業和信息化部制定的相關法律法規對醫院內的電子檔案管理方案體系進行確定，并確定和選擇合適的管理機構及人員。醫院內電子檔案管理各考核單元，相對獨立管理職能部門需要嚴格執行相關電子檔案管理措施，根據在檔案管理中出現的問題進行不斷的改正和完善，在管理過程中應從醫院整體的角度思考，成立相關的信息安全管理委員會，并成立電子檔案安全管理評估和應急管理辦公室。辦公室成員之間應互相監督，嚴格遵守相關紀律；辦公室成員應由醫院相關部門和科室人員組成[3]。總體來講，醫院電子檔案安全制度、管理人員職責的制定，以及安全管理措施的實行，不論是在國家層面還是醫院內部各科室人員之中均有利于加強對醫院電子檔案安全管理。將電子檔案管理納入檔案管理工作中，加強電子檔案安全管理，保證檔案管理安全措施的落實。

3 What：醫院電子檔案安全管理主要針對的是什么

醫院電子檔案安全管理主要針對電子檔案管理的物理安全、軟件安全、數據安全以及網絡安全。物理安全是指考慮到部分電子檔案物理載體的特殊性，包括溫度、濕度、防磁以及防火等安全介質，電子檔案管理主要利用計算機網絡設備等進行檔案錄入管理措施，但多種情況下，電子檔案遺失也是由于電子檔案所存儲的計算機網絡設備損壞而無法恢復等情況。在這樣的情況下，電子檔案內容沒有及時保存，部分檔案也不能修復。在遇到火災等情況時所有沒能采取異地備份、云存儲的電子文檔均可能遺失，因此，加強對醫院電子檔案物理安全管理措施十分關鍵[4]。軟件是管理電子檔案最主要的一個關鍵點，在計算機網絡運行過程中，我們需要可靠的正版軟件保證計算機網絡設備的正常運行，同時也需保證電子檔案所在管理軟件的安全性，因此，在醫院電子檔案安全管理中計算機網絡及設備運行軟件的下載應當購買正版的檔案管理軟件，對計算機網絡運行管理軟件的權限進行嚴格的控制，保證電子檔案能夠安全的錄入和存儲，同時能夠杜絕外來不明用戶的訪問和攻陷等情況發生。數據安全是電子檔案管理中最主要的安全管理，電子檔案是依據醫院計算機網絡發展程度，收錄醫院內各種有用數據，同時，不同的數據級別也有所不同，相關管理人員的訪問權限也有所不同，因此在醫院電子檔案安全管理中針對電子檔案數據等級進行嚴格的劃分，根據訪問用戶等級的不同，制定相應的安全級別管理管控措施，做好不同的電子檔案訪問權限管理工作很有必要[5]。網絡安全是指避免電子檔案遭受到外來不明人員的私自侵入訪問和攻陷，電子檔案的傳輸在互聯網或局域網下進行傳輸過程中均可能出現不同程度的網絡安全問題，因此，在醫院電子檔案安全管理中，需要定期對電子檔案管理系統進行升級，分析系統中存在的網絡安全漏洞，及時對計算機網絡中的病毒進行查殺，同時也可采取物理隔離、防火墻以及身份認證等安全技術措施，為電子檔案安全管理編織一道安全的防護網，最大程度降低電子檔案安全管理風險[6]。

4 When：醫院從何時開始介入檔案安全管理措施

醫院電子檔案管理是指電子檔案從生成再到歸檔、存儲以及再利用等的全過程管理，在這四個環節中均存在著不同程度的安全風險，在電子檔案生成時，如遇到文檔資料收集并不十分規范現象則可能導致影響電子檔案的完整性；此外，如電子檔案歸檔不齊全現象，電子檔案未按照相關規定收集、移交則可能影響電子檔案的準確性和真實性；如電子檔案在存儲、利用或管理過程中并不十分規范則可能影響電子檔案的安全性；因此，在電子檔案管理的全過程中應嚴格注意電子檔案的收集、歸檔、存儲以及再利用流程的規范管理。在電子檔案收集中及時采取安全管理措施，加強對整個電子檔案的流程管理，增強電子檔案的真實性、準確性、完整性以及安全性[7]。在這樣的前提下，醫院應加強對電子檔案管理的安全標準制定，并提高對相關人員的監督和管理，采取系統性全過程管理方法，建立從電子檔案的建立到利用等全過程的安全管理體系，做好電子檔案生成、歸檔、存儲以及再利用等多個環節的安全監控措施，及時消除在電子檔案管理過程中出現的安全隱患，保證電子檔案的安全管理[8]。

5 Way：醫院電子檔案安全管理的路徑

在當前互聯網以及局域網環境下，能夠讓醫院選擇的電子檔案管理安全防護措施主要包括五個方面，包括：①采取長期可存取技術，讓電子檔案的內容邏輯準確，在信息化社會發展中計算機網絡管理軟件更新換代速度較快，電子檔案管理所需要的軟件以及硬件需要跟上信息化更新的速度；為保證電子檔案管理在使用時能夠快速的識讀電子檔案有用的內容且保證其內容邏輯清晰準確，應先將電子檔案文件轉換成為通用的文本格式。電子檔案數據應設計成為開放型或普通型，保證計算機網絡設備功能的可擴容及兼容性。②避免反復修改電子文檔，保留電子文檔的原始性，在電子檔案生成時期即生成電子文檔的原始圖像，保留電子文檔的原貌，對重要的電子文檔應盡量選擇保留紙質文檔或微縮片文檔。同時，在保存過程中應注意文檔的隱秘性；③加強計算機網絡信息安全，防止篡改或泄露電子檔案；做好相關的電子檔案訪問權限管理，保證在互聯網或局域網環境下進行安全的文檔訪問，防止電子文檔被惡意攥改、拷貝和丟失等現象的發生；在電子文檔安全管理中，可建立數字認證簽名技術等措施減少電子文檔泄露風險，并建立相關防火墻，定期對計算機管理軟件等進行更新和升級，并對軟件進行查殺掃描，查漏補缺，及時發現在電子檔案管理中可能出現的病毒或黑客入侵等問題；④做好電子檔案的物理保護措施，提高計算機網絡及設備的使用壽命，避免出現物理遺漏電子文檔，根據電子檔案存儲介質的特殊性質，從溫度、化學、濕度等方面進行防護措施，例如電子檔案存儲介質保存溫度控制在15～20℃，在對其進行管理時應避免溫度過高現象，濕度應保證在40%～65%，同時使用防磁介質等儲物柜對其進行保存，減少磁場對該介質的干擾；在條件允許的情況下，進行異地備份和云存儲；⑤夯實對電子檔案安全管理的基礎措施，針對醫院電子檔案管理人員進行定期培訓，加強醫院相關人員對電子檔案安全管理保密觀的教育，提高檔案管理人員對電子檔案管理重要性的認識；另外，醫院應加強對電子檔案管理軟件及設備的投入力度，培養優秀的電子檔案管理人才，加強梯隊建設，以保證電子檔案管理質量及管理過程中的硬件、軟件及技術人才的支撐，進一步加強和提高電子檔案的安全管理[9]。

6 5W 應用中的不足

5W 是指在對醫院電子檔案管理過程中出現的問題進行反思，并規劃在管理過程中主要解決問題的方式，不斷完善和制定更合理的管理路徑，提高電子檔案管理的準確性、真實性以及完整性等。5W 在目前檔案管理過程中的地位不可撼動，因為5W 最早明確地將醫院電子檔案管理體系劃分為5 個主要的部分，并且相對應的限制了5 個研究領域，這個模式認為是管理者影響管理措施、管理結果。然而這個模式往往忽略了對于在管理過程中出現問題后的反饋，同時也忽略了在管理過程中由于內外部因素所造成的管理影響[10]。將醫院電子檔案管理措施總共分為五個部分，往往忽略了醫院電子檔案管理的復雜性，且忽略了五個領域之間的關聯性，因此在管理過程中很難有一個具體的管理行為。

7 結論

在醫院電子檔案管理中利用5W 理論進行安全管理措施可明顯提高醫院電子檔案安全管理的真實性、準確性、隱秘性、完整性以及安全性，通過Why、Who、What、When、Way 五個不同模式的開展對電子檔案管理中出現的問題進行分析，并不斷改進和完善在管理過程中出現的管理新問題。經Why、Who、What、When、Way 五種不同的管理模式對醫院電子檔案進行安全管理措施均能夠顯著提高電子檔案管理效能。而在今后的管理過程中，我們將針對5W 理論的電子檔案安全管理措施進行更加深入的研究和分析，旨在找出管理效能更好，安全性更高的電子檔案安全管理方式，有待于我們繼續針對5W 應用進行探討。