談如何加強(qiáng)制造業(yè)企業(yè)應(yīng)收賬款管理

張春靜

（華寶香精股份有限公司，上海 201800）

一、引言

從資產(chǎn)負(fù)債表的排列結(jié)構(gòu)來看，應(yīng)收賬款在流動(dòng)資產(chǎn)中占有非常重要的地位，除了貨幣資金和金融資產(chǎn)外，它的變現(xiàn)能力是最強(qiáng)的。也因此在現(xiàn)代競(jìng)爭(zhēng)如此激烈的商業(yè)環(huán)境下，制造業(yè)企業(yè)為了促進(jìn)銷售業(yè)績(jī)，擴(kuò)大市場(chǎng)占有率，加快存貨周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益時(shí)就不斷地采用賒銷的方式來銷售產(chǎn)品。賒銷使得企業(yè)應(yīng)收賬款規(guī)模越來越大，同時(shí)也增加了管理難度。一旦出現(xiàn)大量的呆壞賬，則對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益有著巨大影響。如何平衡好兩者之間的關(guān)系，用好應(yīng)收賬款這把“雙刃劍”，在企業(yè)得到良性發(fā)展的同時(shí)又能夠讓應(yīng)收賬款處在企業(yè)經(jīng)營(yíng)的可控范圍之內(nèi)，是擺在每個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者面前的重要事情。

二、應(yīng)收賬款定義及其產(chǎn)生原因和作用

制造業(yè)企業(yè)在正常的經(jīng)營(yíng)過程中都會(huì)產(chǎn)生應(yīng)收賬款，它是企業(yè)銷售商品、提供勞務(wù)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)向購(gòu)貨單位或接受勞務(wù)單位收取的款項(xiàng)，包括了企業(yè)銷售商品或提供勞務(wù)等應(yīng)向有關(guān)債務(wù)人收取的價(jià)款及代購(gòu)貨單位墊付的包裝費(fèi)、運(yùn)雜費(fèi)等。

產(chǎn)生應(yīng)收賬款的主要原因有兩個(gè)方面，首先是企業(yè)自身發(fā)展的需要，因?yàn)楝F(xiàn)在的產(chǎn)品同質(zhì)化非常嚴(yán)重，產(chǎn)品自身的競(jìng)爭(zhēng)力優(yōu)勢(shì)不夠明顯，企業(yè)為了能夠促進(jìn)銷售，占有市場(chǎng)，一般都會(huì)采取賒銷的方式，讓渡一部分的利益給客戶，以這樣的方式來達(dá)到銷售產(chǎn)品的目的。其次是企業(yè)的發(fā)貨時(shí)間、確認(rèn)銷售和銷售回款存在一定的時(shí)間差原因造成企業(yè)形成了應(yīng)收賬款。

應(yīng)收賬款的作用有兩方面，一是對(duì)企業(yè)擴(kuò)大銷售規(guī)模，開拓新市場(chǎng)發(fā)揮了重要作用。二是減少企業(yè)的存貨規(guī)模，降低企業(yè)存貨占用資金、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)保險(xiǎn)費(fèi)，以及防范了存貨發(fā)生減值損失等方面的風(fēng)險(xiǎn)。

三、制造業(yè)企業(yè)應(yīng)收賬款管理中存在的問題

（一）重營(yíng)銷、輕管理的思想增加了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

制造業(yè)企業(yè)需要在日益復(fù)雜的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下生存，而銷售是企業(yè)生存的前提，因此企業(yè)的管理層更多的是考慮如何把產(chǎn)品銷售出去，如何創(chuàng)造更好的銷售業(yè)績(jī)。企業(yè)的營(yíng)銷部門也是絞盡腦汁地銷售產(chǎn)品，不斷擴(kuò)大市場(chǎng)占有率。如此，企業(yè)的銷售規(guī)模雖然擴(kuò)大了，但是銷售回款管理卻得不到應(yīng)有的重視，回款的核對(duì)催收等工作大部分由財(cái)務(wù)部門來承擔(dān)，如果出現(xiàn)超賬期應(yīng)收款或者呆壞賬，銷售人員也不會(huì)及時(shí)跟進(jìn)和處理，那么這些銷售業(yè)績(jī)所體現(xiàn)的利潤(rùn)也就很可能化成烏有。企業(yè)這種重營(yíng)銷、輕管理的思想為企業(yè)潛在的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)埋下了一顆“定時(shí)炸彈”。

（二）售前管理不嚴(yán)格導(dǎo)致賒銷泛濫

首先，為了能夠把產(chǎn)品銷售出去，企業(yè)在客戶的選擇上并沒有做到恪盡職守，在賒銷前并未對(duì)客戶的資信狀況、經(jīng)營(yíng)狀況、償債能力、財(cái)務(wù)情況進(jìn)行詳細(xì)的全方位調(diào)查和評(píng)估。其次，很多企業(yè)也缺乏專業(yè)的評(píng)估程序和相應(yīng)的管理制度來保證能夠正確客觀地評(píng)估客戶的資信。最后，產(chǎn)品銷售時(shí)也未與客戶簽訂規(guī)范的銷售合同，可能只有產(chǎn)品的數(shù)量金額，而對(duì)付款的期限、違約的責(zé)任則沒有進(jìn)行詳細(xì)的約定。由于客戶資信良莠不齊，不斷增長(zhǎng)的銷售額在缺乏嚴(yán)格售前的管理制度下無法得到有效的控制，對(duì)后續(xù)的應(yīng)收賬款管理帶來了很多隱患。

（三）售中管理職責(zé)不分導(dǎo)致賬目混亂

企業(yè)的銷售過程包括了生產(chǎn)的產(chǎn)品制造、倉(cāng)庫的出入庫管理、銷售后勤的訂單發(fā)貨管理、財(cái)務(wù)的開票結(jié)算、回款等多部門的溝通協(xié)作工作。在實(shí)際業(yè)務(wù)操作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)先發(fā)貨后補(bǔ)出入庫手續(xù)、發(fā)貨以后長(zhǎng)時(shí)間不開發(fā)票結(jié)算，單據(jù)遺失、銷售數(shù)據(jù)和倉(cāng)庫、財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)不一致、缺乏定期的與客戶核對(duì)賬目的機(jī)制等情況。由于企業(yè)沒有對(duì)各部門的職責(zé)、各個(gè)業(yè)務(wù)的操作制定規(guī)范的流程，或者員工在執(zhí)行制度時(shí)候更多地強(qiáng)調(diào)靈活性導(dǎo)致制度虛設(shè)的因素存在，使得企業(yè)賬面的應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)缺乏可信度，賬目一片混亂。

（四）售后缺乏有效手段導(dǎo)致呆壞賬不斷涌現(xiàn)

目前的市場(chǎng)信用體系并不完善，有一部分客戶總是會(huì)存在動(dòng)機(jī)不純、故意拖欠貨款或者經(jīng)營(yíng)不善無法支付貨款的情況。企業(yè)將產(chǎn)品銷售給客戶后，沒有對(duì)銷售部門制定合理的績(jī)效政策督促其參與應(yīng)收賬款回款管理；沒有對(duì)財(cái)務(wù)部門制定定期的賬齡分析、超賬期應(yīng)收賬款預(yù)警等有效管理制度；沒有對(duì)信用管理催收部門制定詳細(xì)的催收政策。這些必要的應(yīng)收賬款管理手段缺失必然導(dǎo)致了企業(yè)的應(yīng)收賬款居高不下，而那些存在惡意的客戶應(yīng)收賬款必然變成了呆壞賬損失。

（五）信息化軟件缺失，應(yīng)收賬款管理效率低下

制造企業(yè)的信息化水平相對(duì)較低，沒有專門的應(yīng)收賬款管理軟件模塊對(duì)企業(yè)的訂單、銷售、發(fā)貨、開票、結(jié)算進(jìn)行全過程的跟蹤，更多的是利用EXCEL等辦公軟件、手工單據(jù)完成銷售過程的基礎(chǔ)工作。首先，手工處理單據(jù)無法避免地出現(xiàn)各種各樣的簡(jiǎn)單差錯(cuò)，比如金額算錯(cuò)、發(fā)貨數(shù)量寫錯(cuò)等。其次，由于企業(yè)的客戶很多，應(yīng)收賬款的賬齡分析，客戶回款分析、客戶對(duì)賬單等都需要耗費(fèi)大量的人力財(cái)力來處理，工作效率低下。最后，企業(yè)缺乏統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，銷售數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、倉(cāng)儲(chǔ)數(shù)據(jù)無法保持一致，企業(yè)銷售管理中信息流、物流、資金流不能實(shí)時(shí)展現(xiàn)和控制，影響應(yīng)收賬款的管理和控制。

四、改善制造業(yè)企業(yè)應(yīng)收賬款管理的對(duì)策

（一）統(tǒng)一思想強(qiáng)化應(yīng)收賬款管理意識(shí)

應(yīng)收賬款是企業(yè)的重要流動(dòng)資產(chǎn)，它的回款管理是至關(guān)重要的，只有落實(shí)了回款政策，真正做到“應(yīng)收盡收”，則由應(yīng)收賬款形成的銷售利潤(rùn)才是企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)的利潤(rùn)。首先企業(yè)管理層需要有全局觀，意識(shí)到銷售的每個(gè)環(huán)節(jié)都很重要，不僅抓前端銷售更要抓后端的管理。其次企業(yè)應(yīng)加大培訓(xùn)力度，定期組織銷售、財(cái)務(wù)、倉(cāng)管部門人員進(jìn)行銷售業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提升員工自身的素質(zhì)，充分發(fā)揮每個(gè)工作崗位的職責(zé)任務(wù)，齊心協(xié)力做好應(yīng)收賬款的管理工作。

（二）售前制度建設(shè)確保賒銷可控

首先，企業(yè)應(yīng)建立獨(dú)立的信用管理機(jī)構(gòu)或者專職信用管理人員，根據(jù)客戶公司的企業(yè)規(guī)模、財(cái)務(wù)狀況、償債能力等對(duì)客戶劃分信用等級(jí)，實(shí)行分類管理。尤其要加強(qiáng)對(duì)新客戶按照規(guī)定的程序進(jìn)行全面的資信評(píng)估，防范風(fēng)險(xiǎn)于未然。其次，企業(yè)應(yīng)建立規(guī)范的銷售合同模板，引導(dǎo)銷售人員與客戶簽訂合同時(shí)，確保合同的貨品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量金額、付款條件、違約責(zé)任等要素齊全。設(shè)置好了客戶的信用政策、合同簽訂等前置條件，就從制度上保障了賒銷處于可控狀態(tài)。

（三）售中強(qiáng)化職責(zé)和溝通確保應(yīng)收賬款清晰

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)規(guī)范銷售過程中每個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)和業(yè)務(wù)流程，明確各類業(yè)務(wù)單據(jù)流轉(zhuǎn)程序和財(cái)務(wù)入賬的原則。銷售中的各類單據(jù)是財(cái)務(wù)記賬的依據(jù)，也是依法催收應(yīng)收賬款的重要證據(jù)，規(guī)范單據(jù)流轉(zhuǎn)為后期的定時(shí)對(duì)賬、確認(rèn)應(yīng)收賬款奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

其次，企業(yè)應(yīng)制定專項(xiàng)應(yīng)收賬款溝通反饋的會(huì)議機(jī)制。定期組織財(cái)務(wù)部、銷售部負(fù)責(zé)人員對(duì)客戶的應(yīng)收賬款賬齡分析、銷售回款、逾期客戶記錄等情況進(jìn)行充分溝通交流。便于銷售人員全面掌握客戶的銷售、回款情況及針對(duì)性對(duì)特殊客戶制定收款政策。

最后，企業(yè)應(yīng)建立銷售人員對(duì)客戶的定期回訪制度。銷售人員與客戶保持經(jīng)常性良好的溝通，關(guān)注客戶的動(dòng)態(tài)，可以及時(shí)了解客戶當(dāng)前的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況等。當(dāng)企業(yè)信用出現(xiàn)狀況可以及時(shí)調(diào)整信用政策和催款方式，把企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

（四）售后加強(qiáng)考核確保應(yīng)收賬款資金及時(shí)回籠

企業(yè)為了確保客戶的應(yīng)收賬款資金及時(shí)回籠，避免呆壞賬形成，首先，應(yīng)制定銷售人員績(jī)效與應(yīng)收賬款回款掛鉤的考核政策。這樣可以促進(jìn)銷售人員對(duì)客戶的選擇更加嚴(yán)格，對(duì)客戶的回款更加關(guān)注，對(duì)逾期的應(yīng)收賬款的催討更加積極。其次，針對(duì)逾期應(yīng)收賬款，企業(yè)要建立完善的催款管理政策。當(dāng)客戶的回款出現(xiàn)逾期時(shí)，及時(shí)通過各種手段進(jìn)行催討，保存重要的發(fā)貨單據(jù)、發(fā)票和催討記錄，同時(shí)也要建立催收貨款獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，激發(fā)催討人員的工作積極性。

（五）加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)提高應(yīng)收賬款管理效率

目前IT技術(shù)發(fā)展迅速，財(cái)務(wù)管理軟件眾多，對(duì)企業(yè)銷售過程中涉及資金流、物流、信息流實(shí)現(xiàn)同步管理也變得十分的簡(jiǎn)單。制造業(yè)企業(yè)應(yīng)該加大信息軟件的投入支出，及時(shí)培訓(xùn)和提高操作人員的素質(zhì)，合理高效的利用軟件的功能提升應(yīng)收賬款的管理水平。

首先，在信息軟件的選型上盡量選擇相對(duì)有知名度的財(cái)務(wù)軟件和適合企業(yè)自身發(fā)展規(guī)模的財(cái)務(wù)軟件，比如中小型簡(jiǎn)單加工的制造企業(yè)可以考慮國(guó)內(nèi)用友或者金蝶財(cái)務(wù)軟件，規(guī)模較大的企業(yè)或集團(tuán)根據(jù)自身需求也可以考慮國(guó)外的SAP或者Oracle軟件。

其次，在軟件的選擇上至少應(yīng)該包括應(yīng)收、倉(cāng)存、銷售、總賬報(bào)表等模塊。這些模塊聯(lián)用可以實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款管理的高效性、準(zhǔn)確性。在系統(tǒng)中維護(hù)好客戶授信額度，則在實(shí)際操作中就可以自動(dòng)控制超過授信額度的客戶發(fā)貨實(shí)時(shí)提供預(yù)警信息或者停止發(fā)貨。各模塊之間的單據(jù)與單據(jù)之間互相關(guān)聯(lián)勾稽，可以使訂單、發(fā)貨單、發(fā)票、收款單的數(shù)據(jù)保持一致性，避免出現(xiàn)應(yīng)收賬款中某一單據(jù)的“信息孤島”。

五、結(jié)束語

綜上所述，應(yīng)收賬款是一項(xiàng)重要的流動(dòng)資產(chǎn)，對(duì)企業(yè)的現(xiàn)金流和盈利水平影響巨大，同時(shí)對(duì)應(yīng)收賬款的管理也體現(xiàn)了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平的高低。為了避免出現(xiàn)應(yīng)收賬款管理中的問題，企業(yè)需要在統(tǒng)一員工思想認(rèn)識(shí)的前提下，利用高效的ERP軟件，逐步完善和落實(shí)銷售管理中的各項(xiàng)制度和流程，強(qiáng)化售前管理，落實(shí)售中溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)跟進(jìn)處理售后業(yè)務(wù)，這樣就能夠合理控制風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供良好動(dòng)力，進(jìn)一步提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)營(yíng)管理水平。