檔案信息化建設的管理與改進方法探究

寧夏回族自治區惠農渠管理處 寧夏 銀川 750002

1 檔案信息化管理工作中存在的問題

1.1 信息資源收集途徑不一，增加信息整理的難度

實際工作中，以我們水管單位為例，檔案信息的收集途徑主要來自個人和各科室，對信息類別理解不一致以及數據統計口徑不一，導致收集的信息數據出現不閉合、不完整，甚至是矛盾的情況，從而只得進行二次篩查和甄別，提高了信息整理的工作難度。同時，由于各科室上報數據格式的不統一，數據入庫后無法在共享平臺正常顯示，失去了信息的共享效用。

1.2 忽視對檔案信息的日常更新管理，失去信息的時效價值

事業單位檔案信息通常包含事業單位職工人事、財務、設備、專項固定資產、行政綜合類等信息。其檔案信息的特點就是會不斷更新，而檔案信息的價值正體現于時效性。因此，管理人員需要及時對檔案信息進行更新和完善。若在單位重要決策時無法提供準確信息，便失去了信息的時間價值與檔案信息管理的意義，信息的不對稱甚至會誤導單位做出錯誤決策，造成重大損失。

1.3 忽視檔案信息的安全管理工作

檔案信息化建設必將應用網絡技術和計算機技術。若檔案信息管理系統未建設完善的防火墻以及數據監測技術、數據恢復技術等，未對信息內容進行相應級別的加密和權限管理，極易遭遇黑客入侵或者病毒侵犯，從而發生網絡信息泄密或丟失等問題，使事業單位和個人面臨安全威脅，甚至造成巨大損失。

1.4 忽視檔案管理人員隊伍的梯隊建設

檔案管理人員雖經過長期的紙質檔案管理工作積累了豐富的管理經驗和方法，但并不一定能適應檔案信息化建設工作。運用現代化手段進行檔案信息管理，不僅要熟悉檔案管理專業的業務要求，還要熟練掌握檔案管理相關軟件的應用以及一定的數據通信技術和計算機技術知識儲備，一些檔案管理人員隊伍的專業知識結構不合理嚴重阻滯了檔案信息化建設的發展[1]。

2 提高檔案信息化建設效果的措施分析

2.1 建立和完善檔案信息化管理制度

在檔案信息化建設過程中，完善的制度是基礎性保障。立足于檔案資源的數字化建設，形成電子檔案資源。同時注重存儲和開發應用，不斷加大基礎設施建設力度，維護信息管理的安全性。我們在實際管理中，必須遵循國家、自治區檔案主管部門相關標準規范和機制制度。對于事業單位尤其是水管單位來說，應當全面分析檔案管理信息化建設問題，注重落實和執行各項制度機制。其一，事業單位應當建立檔案信息管理制度，明確劃分各級人員的檔案管理職責，通過制度化方式不斷強化檔案管理責任。同時，在檔案信息化管理工作中，制定科學合理的考核制度和激勵制度，這樣能夠有效約束和規范信息化工作的開展，充分調動檔案管理人員的積極性，不斷提升信息化水平。其二，事業單位還應當將檔案信息化制度落實到各個科室，提升制度落實與執行的監管力度，以此確保管理職責的落實效果，通過制度方式提升檔案信息管理的信息化水平。為了提升事業單位的信息化水平，在優化升級過程中，立足于國家標準和行業規范，不斷優化檔案信息化規劃與指導，確定合理有效的管理政策和管理體系。

2.2 建設檔案信息管理系統

事業單位應當促進紙質版檔案數字化改造，采用統計學方法進行分類整理。事業單位開發滿足自身發展的檔案信息管理系統，采用先進技術手段，使信息管理系統可以融入事業單位業務系統中，有效管理和控制檔案收集工作，以此提升檔案數據收集的及時性與完整性。全面應用政務云、水利云等云計算技術，分類處理檔案數據。在檔案管理過程中，采用動態管理和橫縱分析法。沿著時間軸線，對檔案數據進行縱向對比，聯合其他科室進行比對，整理和歸納數據信息，全面提升檔案數據的準確性。在建設信息管理系統時，應當注意以下幾點：第一，在錄入檔案信息時，應當確保信息的詳盡性和完整性。第二，派遣專業的檔案管理人員實時更新數據，檢修和維護檔案信息管理系統，全面確保數據信息的真實性。第三，應用大數據技術，快速刪除和整理數據信息，以此確保信息數據的實效性[2]。

2.3 注重建設事業單位網絡系統，強化檔案信息化安全管理

在網絡建設完善過程中，注重優化事業單位檔案管理信息系統，加強人才引進體制建設力度，引入專業管理人才和設備，不斷優化完善網絡建設。采用信息化方式和技術，大力建設檔案信息化平臺，從根本上提升檔案管理效益。在事業單位檔案管理信息化建設過程中，必須注重安全管理問題。為了提升檔案開發利用率，必須加大檔案信息安全保護等級。通過檔案管理的各項安全要求，基于信息安全要求和分析進行分類，確定不同等級的安全保護要求和標準，科學評估信息管理系統的安全性。此外，事業單位還需要建立檔案安全管理機制，實現常態化安全管理，對安全管理操作流程和程序進行規范，充分發揮出安全管理機制在檔案管理中的作用。事業單位還應當引進安全管理設施，設置保密功能和安全查閱權限，聯合網絡安全建設硬件系統，全面確保檔案管理的完整性和安全性。

2.4 注重檔案信息化人才建設

在檔案信息建設過程中，加強人才培養才是關鍵。從信息化建設角度來看，注重引進專業人才，采用優越條件吸引專業的檔案管理人員。事業單位還可以與高校建立合作關系，按照信息化管理建設需求，制定相應的人才培養策略，全面提升檔案管理信息化水平，給予相應的人力資源支持。事業單位還應當建立信息化人才管理平臺，注重引導信息化人才，發揮出自身價值作用，為事業單位檔案信息管理貢獻應有的價值[3]。

3 結束語

綜上所述，檔案信息化建設可以提高檔案的管理效果，防止檔案信息出現丟失的問題，促進檔案管理和社會發展的共同進步。事業單位尤其是水管單位需要提高對檔案信息化建設的重視程度，提高檔案信息化的發展速度和規范性程度，以適應水利現代化發展需要。