新時期做好高校檔案管理工作的策略探討

王 越

（山東石油化工學院，山東 東營 257000）

在高校的發展當中，檔案管理工作是非常重要的，其記錄著高校發展變化的全部內容，對于教職人員與學生都有著關鍵意義。在新時期，提高高校檔案管理工作水平，讓檔案管理工作順應時代發展，是高校檔案管理人員需要深入研究的重要問題。

一、新時期加強檔案管理工作的重要意義

作為現階段管理當中的重要組成部分，檔案管理在高校管理工作當中有著不可或缺的作用。通過檔案管理能夠對高校發展過程中的各方面活動進行詳細記錄，因此，檔案就是呈現高校發展情況的資料。通過檔案記錄能夠對高校發展過程中的各方面問題與優勢進行明確，為將來的進一步發展打下基礎，同時還可以為未來的改革提供數據支持。借助對檔案的分析，能夠不斷進行改革，以此來進一步提高管理水平。[1]因此在高校的發展過程中一定要在檔案當中不斷發現問題，同時結合檔案當中的一些重要信息來進行總結，進而提高管理工作的效率與質量，同時推動高校的進一步發展。

二、高校檔案管理工作的特點

（一）高校檔案的來源變得更為廣泛

現階段，高校檔案資料當中不僅有教育教學的相關工作內容，還涉及了對學生的管理、科研、行政管理、人事管理等不同內容的資料。這就使得高校檔案管理工作變得愈發困難。同時，高校檔案在每年都有積累的現象，這也會讓檔案的數量與內容變得越來越多。

（二）管理業務復雜

不管是教師檔案、職工檔案還是學生檔案，在高校檔案當中的管理業務都是相當復雜的。因為教師在我國屬于比較特殊的人力資源，所以，教師在學校與單獨的行政教育部門都擁有個人信息文件。如果出現人員調動，檔案管理工作人員一定要及時聯系相關部門進行修改并對檔案進行刪除。[2]而對于學生檔案來說，一旦學生在畢業以后一定要及時遵循一系列程序來對檔案進行刪除。雖然現階段對于學生檔案的管理已經向著信息化方向發展，但是在實用性、安全性及可靠性方面，對于傳統檔案管理模式的應用依舊較為普遍。

（三）高校院系檔案更具有互動性

隨著我國科技水平的不斷提升，網絡技術的發展取得了很大進步。在高校檔案管理當中對網絡技術進行有效應用，能夠使各項工作的聯系更加緊密，各個平臺之間的交流也能夠越來越頻繁。這樣既能夠強化師生之間的交流，還能夠使高校檔案管理工作的互動性得到進一步提升，進而實現檔案資源共享。[3]

（四）種類繁多，管理繁瑣

高校檔案有著種類多、管理復雜的特點。對于檔案類型來說，高校檔案當中涵蓋了學校行政檔案、財務檔案、科學研究檔案、基礎設施檔案、學生信息檔案以及職員檔案。這些檔案的類型不同，其特性也有很大的差異，因此無法進行統一管理。在這些檔案中，學校行政與教師檔案的穩定性低、申請率也很低。對于學生檔案的記錄來說一定要每年進行更新，同時學生記錄也難免會被移動。[4]因此檔案管理工作人員一定要在學生記錄工作上投入更多的時間與精力，以此來保證各學生記錄的準確性。科研檔案一定要結合科研成果不斷進行更新，要求管理工作要迅速、完整。

三、新時期高校檔案管理工作當中存在的問題

（一）重視程度不夠

現階段，一些高校對于檔案管理工作還不夠重視，這就造成了檔案管理工作始終比較薄弱。另一方面，由于高校的檔案管理工作通常都比較復雜、工作量大，因此傳統的檔案管理模式管理效率普遍較低，進而導致工作人員的工作熱情不高。再加上硬件設施與軟件設施相對落后，對于高校檔案管理工作的質量與效率造成了很大程度的影響，并且管理人員自身的專業能力并沒有隨著管理技術的發展而更新，使得管理水平不高，高校檔案管理工作的問題也在不斷發生。

（二）高校檔案管理制度不健全

可以說，目前我國大部分的高校檔案管理制度還不完善，相應的管理體制落后，嚴重阻礙了高校的正常發展。而通過相應的調查，我們能夠發現造成這一問題的主要原因是相關的高校檔案部門對人事人才檔案管理沒有進行專門的規定，從而就造成了對高校檔案的管理沒有統一的標準，另外，在高校發展中難免會出現檔案丟失的問題，大部分的高校對于檔案管理人員卻沒有相應的處罰，使得高校檔案管理人員對檔案管理的規定不能嚴格執行，從而對高校檔案管理規定的落實工作產生了不利的影響。

（三）檔案管理信息化水平有待提升

目前大部分的高校仍然通過紙質手工的保管方式，這種方式的保管環境不佳，同時編制缺乏科學性，這就使得在查找檔案的過程中非常麻煩，在很大程度上降低了檔案的使用效率。[5]同時，當前的檔案管理基礎設施也應該引起相應的重視。在檔案管理的信息化建設過程中，對于服務器與存儲器的需求量是非常大的，并且還需要通過專業的軟件來進行檔案的錄入與管理工作，平常的維護管理工作也是必不可少的。因此，對于檔案管理工作的資金投入不僅要考慮硬件設施，還要考慮到日常的維護。目前，高校對于全面維護的資金投入還相對較少，使得檔案管理的基礎設備比較落后。

（四）人員素質問題

現階段，高校檔案管理部門在人員方面還存在著許多問題，其中最主要的就是管理人員短缺，整體的管理水平較低。尤其是專業的信息化人才，既具備信息化專業水平，又掌握檔案管理的人才是十分缺乏的，這就導致了高校配置的信息化設備發揮不出相應的作用及價值。[6]比如對于電子文件和檔案信息的采集、儲存和維護工作，如果檔案管理人員不夠了解信息技術，對于龐大的檔案資源信息就沒有辦法進行充分利用，導致工作效率受到影響。

四、新時期做好高校檔案管理工作的策略

（一）提高高校領導對檔案管理工作的重視

在高校當中，檔案作為第一手歷史發展資料，是高校發展過程中必不可少的重要部分，相關領導必須要予以重視，在檔案管理工作當中應當配置專業的工作人員，因此高校對于檔案管理人員的編制制度要加以優化，并增大投入力度，進而讓整個社會都能夠對檔案管理工作的重要性有所了解。所以，一定要創建健全的管理制度，引起高校領導的重視，引進專業的檔案管理人員與配套設備，同時加大對檔案管理工作的資金投入，科學規范化地收集、整理、匯編、存檔和利用檔案，發揮檔案在高校建設發展中應有的功能和效率。

（二）規范管理制度

高校想要切實的提升檔案管理水平，第一步就是要根據高校的實際情況建立健全的檔案管理制度并予以落實。在這個過程中需要高校的管理方式與管理水平能夠跟上時代進步的步伐，建立信息化的檔案管理體系。[7]檔案管理工作一定要將相關責任落實到個人，同時將管理水平與員工績效進行關聯，以此來提高檔案管理水平。另一方面，高校檔案管理工作還需要嚴格遵循國家法律，同時根據高校的發展需求來制定出有本校特色的管理體系，并且需要各個檔案管理人員能夠嚴格遵守高校管理制度，將重要檔案的保密工作做到位，以此來提高高校檔案管理工作的價值。最后，還應該提高檔案管理人員的責任心，進而確保檔案管理工作的作用。

（三）創新高校檔案管理方法

隨著我國科技水平的不斷提升，信息化時代已經到來，信息化技術在各個領域得到了廣泛的應用。所以，高校檔案管理工作也需要進行信息化建設，以此來提高檔案管理水平與管理效率，并且還可以使管理成本得到進一步降低。信息化技術在當前的高效管理當中一般應用在高校檔案管理信息系統當中，借助該系統能夠讓高校管理工作更加科學化、合理化，使高校對學生與教師的信息有一個充分的了解與掌握，并且能夠使高校教職員工對高校的發展與時代發展有一個更加清晰的認識，做到胸懷大局，眼光長遠，為科學決策奠定堅實的基礎。

（四）加強檔案管理教育培訓，提高管理人員綜合素質

檔案管理人員的素質和能力對高校檔案管理工作有非常直接的影響。所以，為了有效地提高高校檔案管理工作的質量和水平，保證高校檔案管理工作的健康發展，必須要努力提升檔案管理人員的素養。可以定期地舉行一些檔案管理知識方面的培訓，使管理人員能夠對新的知識和先進的管理技術得到了解和掌握，從而不斷地提高他們的管理技能和水平，能夠對黨和政府制定的有關檔案管理工作方面的政策和法律法規有充分的了解，對自身的專業理論知識方面的技能不斷地強化，用專業的檔案管理知識和理論來指導管理工作，不斷地適應當代高校檔案管理的新要求。[8]同時要對高校檔案管理人員進行充分的思想素質教育，使他們能夠以身作則，對待工作嚴謹認真，增強他們的工作責任感，為管理工作盡自己最大的貢獻和努力。除此之外，高校也要對檔案管理人員進行相應的關心，使他們在管理工作中體會到溫暖，提高他們的工作積極性，以至推動整個高校檔案管理工作的發展。

綜上所述，提高新時期檔案管理工作的水平是非常關鍵的。但是，對于現階段的高校檔案管理工作來說，與新時期的要求依舊有著很大的差距。因此，高校必須明確新時期檔案管理發展當中相關工作的變化，對檔案管理方式進行創新，通過對檔案管理工作效率的不斷提升，進一步適應高校發展的要求。