事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

王瑛琳

（白山市社保局，吉林 白山 134300）

隨著事業(yè)單位的改革，事業(yè)單位傳統(tǒng)的人事檔案管理工作也面臨著很大的挑戰(zhàn)，信息時代，人事檔案工作的首要問題就是提高人事檔案管理的真實性和有效性，并且從傳統(tǒng)的人事檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾恚揽啃畔⒓夹g(shù)的應(yīng)用，解決傳統(tǒng)人事檔案管理的工作弊端，文章需要對事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)深入研究，為事業(yè)單位的人事檔案管理工作改革提供幫助。

一、事業(yè)單位人事檔案管理改革的必要性

人事檔案管理作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，它能夠為事業(yè)單位在人事錄用和人才選拔上提供重要的信息數(shù)據(jù)，并且能夠為事業(yè)單位開展其他服務(wù)提供保證，還能夠有利于事業(yè)單位培養(yǎng)高素質(zhì)的為社會主義和諧社會建設(shè)做貢獻(xiàn)的人才奠定基礎(chǔ)。其一，事業(yè)單位的所有工作中，人才是最主要的，它不僅影響事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量，也影響事業(yè)單位的工作效率，做好人事檔案管理工作，為事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源管理以及人員分工的合理性打基礎(chǔ)，能夠?qū)崿F(xiàn)人員的價值的最大限度發(fā)揮，并且有利于資源的優(yōu)化配置。其二，加強(qiáng)事業(yè)單位的人事檔案管理工作可以改進(jìn)檔案管理的利用方式，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量，能夠促進(jìn)檔案管理人員提高服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，有利于事業(yè)單位規(guī)范人事檔案的管理，提高內(nèi)部管理水平和內(nèi)控工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨的機(jī)遇

（一）信息時代的發(fā)展，為人事檔案管理工作的改革提供技術(shù)支持

隨著信息技術(shù)在人們生活中的普及，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也融合了信息技術(shù)的應(yīng)用，改變了以往的檔案資料管理的模式，可以利用信息平臺對人事檔案管理工作進(jìn)行自動化的處理，并且現(xiàn)階段事業(yè)單位都具備了信息化人事檔案管理的基礎(chǔ)條件，利用信息技術(shù)能夠減輕人事檔案管理人員的工作量，也便于人事檔案在記錄，保存和查閱階段更加的便捷。還能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案和事業(yè)單位其他數(shù)據(jù)之間的資源共享。

（二）擴(kuò)大了人事檔案的儲存空間，符合國家綠色發(fā)展的腳步

在國家資源不斷減少，環(huán)境污染擴(kuò)大的基礎(chǔ)上，國家提出了綠色發(fā)展，在各行各業(yè)中重視環(huán)保問題，事業(yè)單位的人事檔案管理的信息化建設(shè)就是在相應(yīng)國家的號召，改變原來的紙質(zhì)方案管理的方式，利用信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，還能夠提高工作效率，方便，快捷，減少紙張的浪費。同時信息系統(tǒng)內(nèi)人存儲空間相對于紙質(zhì)版的檔案來說，存儲空間非常大，而且保存的時間延長，這對于人事檔案管理工作來說，能夠給人事檔案管理工作人員提供更多的工作時間，減少工作中失誤的現(xiàn)象發(fā)生。

（三）促使事業(yè)單位人事檔案管理人員的工作能力提升

隨著信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，給很多年輕人，很多工作中的人才提供了更多發(fā)展的機(jī)遇，同時還能帶動原有的職工主動提升工作技能，以謀求發(fā)展。加上日常工作中大量的檔案管理工作，對于工作實踐也是提供了機(jī)會，能夠有利于人事檔案管理工作質(zhì)量的提高。同時在國家教育水平不斷提升的背景下，事業(yè)單位也重視人員的技能培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，采取措施提高人事檔案管理人員的工作素質(zhì)，以便應(yīng)對接下來的工作挑戰(zhàn)，提高工作效率。

三、事業(yè)單位人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

俗話說機(jī)遇和挑戰(zhàn)是并存的，對于新時代背景下的事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，不僅要積極迎接面臨的發(fā)展機(jī)遇，同時也需要重視人事檔案管理的工作挑戰(zhàn)，只有這樣才能促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理不斷地發(fā)展，不斷地進(jìn)步，緊跟時代發(fā)展的腳步。

第一，現(xiàn)如今，計算機(jī)設(shè)備在我國各事業(yè)單位人事管理的部門已經(jīng)普及，人事檔案的管理模式都是人工輔助計算機(jī)的管理模式。在信息化人事檔案的基礎(chǔ)上，其大多數(shù)都開始了檔案信息開放，使檔案的使用者不再限制于檔案的管理人員，所有的員工都可以在其需要的時候進(jìn)行檔案查詢，例如員工的職稱評定、職位的調(diào)整以及相關(guān)福利的分配等都需要進(jìn)行檔案查詢。檔案信息的開放，可以使單位員工更加便捷地獲取到想要的信息。但是，信息檔案的利用始終不夠充分，人數(shù)上還是相對較少。

第二，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作即將被取代。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作不管是工作理念還是工作制度都已經(jīng)不適應(yīng)新時代的發(fā)展，人事檔案管理中的很多數(shù)據(jù)信息，包括個人信息，工作經(jīng)歷等更新不及時，加上傳統(tǒng)的人事檔案管理工作的保密性不強(qiáng)，所以在新時期，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作面臨很大的挑戰(zhàn)，被取代是必然的。

第三，傳統(tǒng)的人事檔案管理技術(shù)落后，檔案管理中必然會出現(xiàn)丟項等問題。人事檔案管理重要的因素應(yīng)該是安全性和保密性，這也是信息技術(shù)時代人事檔案管理工作中遇到的主要挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段人事檔案管理中缺少完善的管理制度和法律法規(guī)，因此很容易出現(xiàn)泄密等問題，這就需要事業(yè)單位加以關(guān)注此問題。

第四，事業(yè)單位人事檔案管理工作人員工作經(jīng)驗不足，專業(yè)技能有待提升。當(dāng)下的事業(yè)單位人事檔案管理人員的專業(yè)知識，專業(yè)能力以及法律意識和政治素養(yǎng)等都很難適應(yīng)新時代的事業(yè)單位人事檔案管理工作，這也是人事檔案管理中面臨的最大的挑戰(zhàn)，現(xiàn)代化的水平低，難以做完善的人事檔案管理。

第五，由于部分管理人員的年齡過大，對計算機(jī)的使用存在一些問題，導(dǎo)致許多信息化設(shè)備并沒用實現(xiàn)其在人事檔案管理上的作用，使大多數(shù)設(shè)備形同虛設(shè)，只是單純地為滿足上級要求而建立。且有的人事單位將設(shè)備也建立在人工輔助的基礎(chǔ)上，不能完全實現(xiàn)信息化的人事檔案管理。檔案軟件不能做到及時的更新與完善，因此，內(nèi)部很多檔案都存在信息殘缺的問題。

四、事業(yè)單位人事檔案管理的改革措施

（一）轉(zhuǎn)變思想意識，提高對人事檔案管理的認(rèn)識

事業(yè)單位的部門多，人事檔案管理工作難度大，加上陳舊的工作思想的指引，大家不愿意改變現(xiàn)狀，但是大家是有意識現(xiàn)階段人事檔案管理工作只有不斷地改革才能適應(yīng)新時期的事業(yè)單位的發(fā)展。所以事業(yè)單位從上到下，管理者起到帶頭作用，提高對人事檔案管理重要性的認(rèn)識，然后各部門積極配合人事檔案管理工作，做好廣泛宣傳，大家提供重要的工作信息，以便能夠積極地調(diào)整現(xiàn)在的工作方案，為事業(yè)單位人事檔案管理制度的完善奠定基礎(chǔ)。

（二）完善事業(yè)單位人事檔案管理制度

事業(yè)單位人事檔案管理工作需要有完善的管理制度為基礎(chǔ)，完善的管理制度也是為事業(yè)單位的人事檔案管理工作提供管理的依據(jù)，也便于提高人事檔案的管理水平。按照人事檔案的管理要求，不斷完善相關(guān)的工作流程，然后有針對性地進(jìn)行管理，做好人事檔案的分類，并且重視監(jiān)管的部門的工作，保證監(jiān)管部門能夠真實地發(fā)揮作用，監(jiān)督整個人事檔案管理的全過程，遇到問題及時的整改。明確好人事檔案的工作職責(zé)，做好人員分工，并且制定完善的績效考核管理機(jī)制，調(diào)動員工的關(guān)系積極性。完善檔案管理的保管，歸檔，收集等工作程序，還要對檔案做好編輯工作，方便后續(xù)檔案的查閱，利用動態(tài)化的管理模式，管理新時代事業(yè)單位的人事檔案工作。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案管理人才

人才是第一生產(chǎn)力，也是影響事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)代化的主體，所以對于事業(yè)單位的人事檔案管理工作來說，需要專業(yè)的工作人員，才能保證人事檔案管理的規(guī)范化，科學(xué)化。事業(yè)單位對內(nèi)要加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理者的工作能力和專業(yè)知識以及政治素養(yǎng)，培養(yǎng)其主人翁意識。給工作人員提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會，不斷吸納先進(jìn)的人事檔案管理經(jīng)驗，然后結(jié)合自身管理工作的實際情況，完善現(xiàn)有的工作方法。事業(yè)單位對外吸納檔案管理的人才，聘請專業(yè)的人事檔案管理工作人員，重視信息技術(shù)能力的選擇，以便他們在事業(yè)單位工作中能夠帶動其他工作人員的工作積極性。為事業(yè)單位培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型的檔案管理人才提供助力，組建優(yōu)秀的人員隊伍，以使事業(yè)單位的檔案管理工作獲得快速進(jìn)步。

（四）提高事業(yè)單位人事檔案管理工作水平

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作也只是對紙質(zhì)版檔案的管理，工作重點在于紙質(zhì)版檔案管理的數(shù)據(jù)是否完整，但是在人事檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾硪院螅瑱n案管理工作性質(zhì)發(fā)生改變，在提高人事檔案管理水平的時候主要在于信息系統(tǒng)的編輯工作，按照事業(yè)單位人事檔案管理的要求和工作程序，對信息系統(tǒng)進(jìn)行分類管理，方便錄入數(shù)據(jù)以后的信息分類管理和數(shù)據(jù)分析。然后事業(yè)單位也要發(fā)揮人事檔案管理的重要作用，充實人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗，為提高事業(yè)單位的人事檔案管理的水平提供保障。

（五）重視人事檔案的風(fēng)險管理

事業(yè)單位人事檔案管理工作不僅要重視信息化的改革，也應(yīng)該重視改革過程的風(fēng)險管理，對人事檔案管理的風(fēng)險影響因素做深入的分析，然后事業(yè)單位依據(jù)風(fēng)險的種類做風(fēng)險預(yù)警的長效發(fā)展機(jī)制。風(fēng)險管理的工作目標(biāo)分為長短期目標(biāo)，同時工作目標(biāo)的設(shè)定符合事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略要求，還要提高大家的風(fēng)險意識，最終確保事業(yè)單位的人事檔案管理改革順利進(jìn)行，既能夠順利地迎接挑戰(zhàn)，還能夠抓緊發(fā)展機(jī)遇。

五、結(jié)束語

事業(yè)單位的人事檔案管理工作由于工作內(nèi)容復(fù)雜，涉及的范圍廣泛，加上社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的綜合背景，要求事業(yè)單位的人事檔案管理向著規(guī)范化，信息化的方向發(fā)展，最燃在人事檔案管理的改革中事業(yè)單位是機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，但是需要事業(yè)單位結(jié)合自身發(fā)展實際情況，立足于長效發(fā)展機(jī)制，僅僅抓住發(fā)展機(jī)遇，迎接人事檔案管理的挑戰(zhàn)，最終能夠做好人事檔案管理的改革，發(fā)揮人事檔案管理的作用，給事業(yè)單位管理者的管理工作提供重要的數(shù)據(jù)，提高工作的效率的基礎(chǔ)上，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。