淺談事業單位檔案管理信息化建設問題

田彩金

摘要：當前我國的事業單位隊伍不斷發展壯大，越來越多的高校畢業生在畢業之后都選擇考取事業單位的編制。人才隊伍的壯大也標志著事業單位的檔案資料正在成倍的增長。我國以前的檔案管理都是采用比較傳統的方式進行，比如集體存放到檔案管理庫的形式來保存整理事業單位工作人員的檔案，但是隨著數量不斷增加，檔案管理庫的保存方式也不利于繼續使用。當下我國的事業單位檔案管理問題是事業單位部門需要不斷加強的方面。本研究主要通過對于當下我國的事業單位檔案管理的信息化建設程度進行了解，進一步尋找更加合適的方式來進行管理和保存。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

當前社會各個機構都在急速轉變職能加快發展，我國的事業單位也在不斷地進行轉型發展，事業單位中的檔案管理工作在當下的事業單位工作中是一個非常重要的方面，在檔案資料的管理中，存在著很多復雜的數據表和資料表，這些人物在近些年來復雜程度不斷增加。也是隨著當前社會進步的腳步不斷加快，信息化技術的飛躍發展之下，出現了檔案管理信息化的手段，這一先進技術在出現之后就面臨急速的發展，但是由于我國的傳統檔案管理手段在一定程度上限制了當前新技術的使用和應用，使得當前我國的事業單位檔案管理信息化發展中還存在著很多問題，需要我們不斷使用先進手段進行解決和優化，以提高技術，不斷緊跟事業單位發展的步伐。

一、事業單位檔案管理信息化的意義

當前事業單位的檔案管理采用信息化的技術手段，對于我們當下的事業單位工作人員的辦公以及事業單位的機構各方面的發展來說都有著非常重要的意義，通過研究和分析，我們總結了以下方面的意義。

（一）有利于充分提高事業單位工作人員的辦事效率

信息化的技術應用之下，我們的事業單位在工作中能夠不斷提高工作人員的辦事效率。事業單位的工作通常是有著很多手續并且較為復雜的，在借助信息化的手段之下，工作人員能夠在一定程度上解放了雙手。過去我們的檔案管理工作中，都是有大量專門工作者進行人工的整理檔案材料，并完善檢查等工作，在抽取檔案的過程中比較難找而且容易不慎丟失相關檔案，充滿著很多不確定因素，大大影響著工作人員的辦事效率。但是信息化的技術手段推廣之下，能夠有效加快我們事業單位工作人員的辦事效率，部分工作人員可以調到其他崗位進行工作，占用了較少的人力。

（二）有助于不斷增強檔案的利用率

采用信息化的手段整理檔案，能夠有助于不斷增強檔案的利用率。在傳統的檔案管理中，大部分的工作都是由人工來進行的，在相關單位進行檔案抽取的過程中，手續復雜，而且尋找出正確檔案的過程非常復雜，這就在很大程度上增加了檔案尋找的難度，同時降低了檔案的利用率。現代化的技術手段支持下，信息化不斷應用于檔案管理中，這樣的手段能夠有效提高尋找檔案的效率，提高檔案管理工作者的工作效率，縮短尋找檔案的時間，大大提高檔案的利用率。

（三）有助于不斷提高經濟效益

當前社會是不斷發展的社會，效率在很大程度上決定了發展的前途。事業單位的檔案管理的發展對于事業單位的經濟效益有著影響。在傳統方式之下的事業單位效率低下，發展滯后，這樣的局面導致該事業單位落后于相同配置的事業單位，面對激烈的社會競爭，必然被時代發展的潮流所泯滅。以信息化為主要管理方式的事業單位檔案管理方式能夠有效促進事業單位在同行業的發展步伐，不斷提高發展水平，避免了傳統方式之下的鋪張浪費，能夠有效提高事業單位的經濟效益。

二、事業單位檔案管理信息化中存在的問題

由于當前我國的事業單位檔案管理在最近幾年才進行信息化的轉型，因此在很多方面還存在著相當多的發展問題，需要我們不斷采取措施加以解決，在研究中主要發現以下三方面的問題。

（一）部分工作人員的自身素質達不到要求

在我國當前的事業單位中，有相當一部分工作人員的自身素質難以達到檔案管理信息化技術的水平。工作人員的綜合素質較低，在一定程度上限制了事業單位檔案管理信息化的發展。通過調查與了解，在我國的很多事業單位中，由于工作人員的基本素質跟不上，很多信息化技術難以正常使用，因此在檔案管理中就算有了良好的相關設備支持，也限于難度問題而無法使用。這樣的情況在我國的很多事業單位中都出現過，也成為當下事業單位人員需要不斷提升的地方。

（二）相應的配套設備還比較缺乏

由于我國的事業單位檔案管理工作在近些年來才不斷改進技術，借助了互聯網的功能進行了信息化的發展，因此，在相應的配套設備和系統方面還比較缺乏，沒有徹底普及。信息化的技術需要先進設備資源的支持，但是我國的事業單位中普遍還是一些比較陳舊的機器設備，有些設備老化嚴重根本無法繼續使用，在相關設備的調配使用中也有著相當長的過程，相應的現代化設備配備不到位，硬件基礎跟不上發展的需求，必然會對事業單位的信息化改進過程有所阻礙。

（三）各部門之間的信息共享渠道缺乏

目前我國的事業單位的工作狀態中基本呈現各部門“斷節”的狀態，很多部門之間的溝通幾乎為零，在部門與部門之間的工作中缺少合作與交流，這在很大程度上增加了各部門之間的隔閡，業務之間的陌生程度增加，缺少工作間的實時有效溝通，在檔案的整理過程中，更加不利于工作人員對于相關人員檔案的熟悉程度，導致工作難度大，工作內容的重復性增加，影響檔案管理的發展。

三、事業單位檔案管理信息化的相關策略

當前我國的事業單位在檔案管理中需要不斷進行改進，才能順應信息化的發展趨勢，不斷充實自身，提升工作效率。

（一）不斷樹立較為數字化的檔案管理意識

在事業單位的檔案管理中，我們要不斷樹立數字化的檔案管理意識。要不斷解放思想，革除陳舊的工作方式，改變以往的工作模式。過去的那種人工整理檔案資料的方式過度消耗時間，效率低下，當下的工作人員要在意識上進行調整，通過梳理相應的數字化管理意識，才能在內心不斷接收先進技術的支持，才能在工作中不斷嘗試使用先進手段來進行完善。因此，在構建比較完善的數字化管理模式的過程中，我們要在根源上樹立員工的數字化信息化的檔案管理意識。

（二）不斷完善相關的檔案管理信息化設備

設備的缺乏是當前阻礙事業單位檔案管理前進的重要因素之一，我們要不斷完善相關的檔案管理信息化設備，在信息化的基礎上不斷調配資源資金，保證對于檔案管理的硬件設施配置。硬件設施的配置是我們進行檔案管理過程中的重要因素，只有配備了充足的硬件設施，我們的檔案管理工作才能在根本上得到支持，得到發展。

（三）建立完備的檔案管理信息化體系

信息化的管理體系是我們當前進行信息化檔案管理的重要方面，要建立完備的檔案管理信息化體系才能讓我們的檔案管理事業不斷取得更高效的成績。在硬件設備完善的基礎上進行檔案信息制度化體系，要提高工作人員的信息化水平，通過在工作中不斷增長經驗，來提升檔案管理的工作效率，增強檔案管理中解決問題的能力，縮短時間，提高檔案管理水平。

四、小結

行政事業單位的檔案信息發揮著重要作用，而傳統檔案管理模式已經逐漸不能滿足單位發展需求，數字化管理成為最主要趨勢。數字化管理的實現將推動行政事業單位整體向智能化、信息化方向發展，因此單位應重視數字化建設，幫助提升檔案管理的效率，推動單位實現長足發展，更好地為民眾服務。

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