論企業聲像檔案的管理與利用

魏雪松

中國核工業集團有限公司 北京 100822

引言

聲像檔案是通過不同材質為主體的檔案，包括聲音、照片、錄像等多種形式，而實際上這些檔案相對于紙質檔案來說更容易丟失和損壞，但是其特殊的保存形式也意味著其將比紙質檔案有著更好的文化價值，也可以為企業的發展提供更好的信息服務，是企業檔案資源中最為寶貴的一筆財富。隨著我國經濟的快速發展，企業在發展當中產生了較多的聲像檔案，為了能夠更好地提高整體的發展水平，各企業需要加強對聲像檔案的管理措施，提高對這些檔案資源的利用率。

1 聲像檔案的概念

聲像檔案是檔案的一種表現形式，在國內并沒有一個完整的定義來表達聲像檔案的內容，而從各企業、組織和行政事業單位的聲像檔案主要形式可以看出，作為檔案的一種，聲像檔案有錄音帶、錄像帶、唱片、磁帶、光盤等一系列能夠記錄聲音或者視頻、照片的設備形式，其是具有原始記錄性的，這也是檔案法中將聲像檔案列入的主要原因。而如何分辨聲像檔案和其他檔案的具體區別確實是現階段在理論上的主要難點之一。現階段，不少研究都將載體形式作為聲像檔案和其他檔案的根本性區別。通過對聲音、圖像和現實情況的具體記錄可以使得該檔案的信息具有更好的真實性，而其在形成過程也因為對設備的需求而更具條件性，對環境較為苛刻。當然，聲音、圖像和視頻都具有可復制和剪輯性，所以從這一點上來說聲像檔案的原始價值其實并不如紙質檔案，但是由于聲像檔案大多都是瞬間形成，所以其更可以捕捉到某些細節，可以使得后續的檔案利用工作中可以更加深入[1]。

2 聲像檔案管理的內涵和內容

2.1 聲像檔案管理的含義

聲像檔案管理就是通過具體的方法和一定的處理原則來對聲像檔案進行管理和利用，使得企業能夠更好地利用聲像檔案資源，為自身的經濟發展和企業文化建立甚至是科學技術的研發提供更好的服務。就目前來看，在聲像檔案管理工作中，其主要內容就在于對檔案資源的收集、整理和鑒定，并加強管理、應用等內容，所以聲像檔案管理工作是各項目緊密聯系的工作，也是需要一定的專業性和管理性的工作。管理人員需要形成一個完整的工作體系，通過信息化、電子化等方式來有效的保存或者是管理聲像檔案。因為在企業之中，聲像檔案資源的產生和處理其實是伴隨企業所有的活動中的，其可以視為是管理、生產、銷售等多方面工作的輔助因素，所以在這種雙重管理性下，為了能夠更好地達到對這種資源的應用，還需要管理人員能夠了解具體的情況，總結管理經驗，從而更好地達到服務效果。另外，因為企業的聲像檔案大多都具有一定的機密性，其關乎企業的財務、安全、生產數據等一系列的機密信息，所以如何把握聲像檔案資源的保存和開放也是管理工作的重點所在[2]。

2.2 聲像檔案管理的內容

聲像檔案管理工作比較廣泛，其在內容上是多方面、多角度的。首先，在管理角度上可以分為宏觀和微觀兩個層面。在宏觀上就是根據國家的相應管理條例來進行管理，也就是在相應的政策制度下做好管理工作。而在微觀上就是指企業自身通過相應的措施和制度來對其在社會活動中形成的聲像檔案進行具體管理。其次對于不同類型聲像檔案的管理工作具體方式也不同，上述已經說到聲像檔案類型是多樣的，從錄音機、錄像機到磁帶、光盤等，不同類型的聲像檔案管理需求也不一樣，甚至各成體系。所以介于此，目前在對聲像檔案管理工作中主要可以分為照片檔案管理、錄音檔案管理、錄像檔案管理、聲像電子檔案管理等多種形式，甚至在這些大類中還能夠分成不同的小類來進行管理，就比如在錄音檔案管理中，其可以分為唱片檔案的管理、錄音帶檔案的管理，具體還需要以企業自身的情況來做決策[3]。

3 檔案管理相應理論

3.1 文件生命周期理論

聲像檔案與其他的檔案形式一樣，其都是通過文件歸檔之后才能夠進行管理，所以對檔案的管理實際上就是對文件及其附屬物品的管理。目前，在檔案管理研究中，文件生命周期理論的應用十分廣泛，其主要是指在文件的產生、使用、管理和結束使用的過程可以被看作是一個完整的生命過程，而在這個生命周期中的不同階段可以通過不同的管理方式來達到管理目的。就目前來看，文件生命周期理論的主要應用形式就是要以文件的產生到銷毀或者移交的全過程進行保存和篩選，管理具有一定價值的文件，并簡化文件的制作程序以確保其生命周期，深度挖掘這些文件資源的發展價值并確保其在完成效能之后能夠合理保存或者是銷毀。對于聲像檔案來說，其照片、聲音、視頻等雖然不是以傳統文件的形式發揮作用，但是其同樣可以履行組織職能，所以文件生命周期理論是適用的[4]。

3.2 前端控制理論

前端控制理論實際上是文件生命周期理論的延續，其本身就是針對電子文件、數字化文件的管理，也是為了滿足當下人們在工作中資源電子化的趨勢需求而誕生的。早在上世紀末，國際上就有人提出專門針對聲像檔案的形成、使用和收集來做出具體的計劃安排，并設立一定的檔案管理法規法案與技術保準。而前段理論就是要從聲像檔案在誕生之前就加以控制，對其生命周期全過程進行統籌規劃，監督其產生、應用、銷毀或者移交的全過程。比如說，在數碼照片的形成中，企業需要加強對其拍攝時間、參數、器材內置時間等的控制與監督，這在后期就可以極大的提高整理的效率，也可以避免在大量照片沖洗后造成遺漏、遺忘的情況[5]。

3.3 新公共服務理論

新公共服務理論實際上大多都應用于現階段政府部門的建設和轉型中，也就是以公民為中心，以公民需求為導向來開展工作。在企業內，特別是對于一些大型企業來說，其本身就具有一定的社會責任，所以在履行社會責任的角度看，將新公共服務理論應用于這些大型企業中并沒有什么不妥。企業必須要在思想上具有戰略型，要避免將眼光局限于點滴經濟效益之上，而是要從社會服務型的角度出發，這既是建立企業良好的社會形象的主要方式，也可以得到對自身管理理念的革新。具體來說，針對聲像檔案管理，企業必須要公布一部分具有利民性、不保密性的檔案資源來滿足人們的公共利益[6]。

4 聲像檔案的收集、整理、保管方法

4.1 聲像檔案的收集

首先，企業要遵循以價值為導向的收集原則，要盡量收集對企業自身發展或者未來戰略落實有用的聲像資源，要盡量以企業的發展為核心，選擇內容質量較好的聲像資料。其次就是在歸檔工作中，企業要針對以本單位職能出發的聲像材料、領導及專業人士會議內容聲像材料、重大活動聲像材料、宣傳材料、重大災害以及異常情況的聲像材料等進行嚴格的分類和歸檔。而歸檔人員也必須要遵守相應的規范，包括歸檔的及時性、錄制工作的有序性、歸檔資料的完整性與完好性、底材與成片的一致性等，所以也需要歸檔人員能夠更加細致[7]。

4.2 聲像檔案的整理

聲像檔案的整理工作是加強檔案互相之間、企業與檔案之間緊密聯系的重要工作，也是為未來有效利用檔案打下堅實的基礎。目前，在管理上最為有效的整理方式則是以載體類別、年度和問題類進行分類。在整理工作開展之前，相關單位需要加強對材料的篩選和鑒別，不僅要確保圖像、視頻等的完整和清晰，還需要確定其保管期限，這一點可以通過查閱不同材料、內容的管理期限表來獲得。同時，整理人員需要加強對檔案優先級和保密級的標注，按照國家的相應辦法來進行標注。最后則是要按照企業的主要活動和大事件來進行分冊，按照活動發生的順序來完成排列。另外對于不同載體的檔案不僅需要制作檔案盒，標注好相應的日期、編號、保密級、備注等，還需要附帶好相應的文字說明，設置適當的檔案盒保存位置，標注好盒號[8]。

4.3 聲像檔案的保管

聲像檔案的保管應該要按照不同的類別分別采取措施，對冊、盒、帶等載體形式的檔案進行著重處理，要避免重壓的情況導致檔案損壞。而在環境條件的建設上，除了要保證聲像檔案庫房的一般安全保障之外，還需要減少強磁性、強電流等設備和設施的安放，并對一些可復制的資源進行多重備份。在后續的保障工作中，企業需要安排專人來對檔案進行倒帶、復制、轉存等措施，確保不同載體中的信息資源能夠良好地保存下來。而需要調離或者調出聲像檔案時，相關部門必須要明確調用者的來意和目的，嚴格禁止私自銷毀、消磁、撕毀等情況的發生，對于復制、備份等工作也必須要經過嚴格的監督和審核下才能夠批準。當然，對于一些急需使用聲像設備的單位來說，可以借出備份檔案，但是原版檔案不允許借出[9]。

5 聲像檔案的應用

5.1 加強企業的文化建設

企業在運轉的過程中，為了能夠更好地建立起企業的內部文化，促進員工們的工作效率和激發員工們的工作積極性，應該要求不同部門能夠調出與自身職能相關的聲像資源，采取圖片展覽、重大歷史回顧等活動來提高員工們對于自身部門和職能單位的認可。企業可以通過建立起陳列室、企業發展歷史檔案館、企業畫報等方式來宣傳企業自誕生起獲得的成就，樹立起更好的企業形象和企業文化，使得員工們能夠在更和諧的氛圍下完成工作。

5.2 適應市場需求

通過聲像檔案館的相關資源，企業可以更好地為自身承包更多的工程服務，也更好地滿足當前市場發展的具體需求。企業可以通過對聲像檔案的分類和篩選來選擇出于安裝、公路、電力、市政甚至是產品生產、宣傳、銷售等一系列與企業職能息息相關的聲像資源，在招投標工作中獲得更好的競爭優勢，展現出企業更好的競爭實力和核心力量，為企業贏得市場競爭，這對于企業來說有著非常重要的意義。

5.3 提升服務資質

企業內部聲像檔案館必須要對聲像檔案進行處理，要整理出能夠良好體現企業往年業績成果和發展成果的圖片或視頻，比如說在某年獲得的文明單位稱號，抑或是錦旗、榮譽獎項等的照片，這些照片的展示可以更好地提高企業的資質等級，提高其社會影響力，樹立起良好的社會形象，也能夠以更好的信譽面向大眾和市場，為企業的決策、發展、生產、經營等眾多工作中提供更好的服務[10]。

5.4 權責落實回溯

對于企業內部管理工作來說，權責的落實實際上是非常重要的內容，而當企業內存在貪污、受賄、利用自身權利行違法之事等問題，為了能夠更好地方便調查，企業也可以通過當時的聲像檔案來找到蛛絲馬跡，通過相應的音頻、視頻、圖片照片等都可以有效的分析當事人是否存在有違法亂紀的情況，進而更好的配合國家的相關部門進行徹查，達到更好的回溯效果，這也有效提高了企業發展的內部質量，提高內部凝聚力和清潔度，使得企業能夠以更好的姿態來邁向市場和未來，為企業贏得更好的社會聲譽與發展空間，達到樹立企業文化和贏得市場競爭的雙重目標。

6 結束語

綜上所述，本文探討了關于聲像檔案資源在企業中的管理與應用，闡述了聲像檔案在管理中的三點理論和三點管理要點，并針對聲像檔案的利用進行了分析。可以說，企業聲像檔案對于企業來說有著十分重要的作用，而企業也需要更好的整理、保管和使用這些檔案資源，為企業的發展贏得更好的空間。