新形勢下公安檔案管理信息化建設的有效策略研究

吳俊杰

（泉州市公安局警務輔助中心，福建 泉州 362000）

檔案管理工作的開展要順應社會和經濟的發展形勢，對管理技術進行必要的更新，才能有效地提高檔案管理的效率。隨著信息技術的快速發展，公安部門在相關工作的開展過程中都紛紛引入信息技術，加快信息化建設的進程。對于公安部門來說，檔案的價值十分重要，信息化技術是對檔案管理工作的一種創新和變革，傳統的檔案管理中涉及到很多紙質的資料，占據空間較大而且查閱十分麻煩，因此要充分利用網絡技術，對以往的檔案管理進行必要的創新，才能促進檔案管理工作的效率提升。

一、公安檔案及其特點

公安檔案是將公安部門的工作進行全面的記錄，并且形成相應的文件信息，作為歷史查詢的依據，與普通單位的檔案管理相比，公安檔案具有以下明顯的特點：

首先，公安檔案的專業性較強。因為公安實踐活動的性質較為特殊，通常是維護國家安全與社會安定穩定過程中形成的相應檔案文件，而這些專業性的工作活動中涉及的內容也很多，既有社會治安管理、戶口與居民身份證管理、出入境管理、道路交通管理、特種行業管理、內部安全保衛等各項行政管理業務，又有國內安全保衛、刑事偵查、技術偵查、刑偵技術等各項刑事執法業務等等，因此在這實踐工作中形成的檔案文件，無論是內容還是形式都具有很強的專業性。

其次，公安檔案管理應當具有完全的真實性，需要將歷史事件進行詳細的記錄和重現。公安檔案中記錄了關于公安實踐活動的真實記憶，同時具有很強的原始性，所以無論從任何一個角度來看，公安檔案都是人們了解歷史的重要依據，而歷史再現就是公安檔案管理最大的價值，所以要求公安檔案必須要真實，并且可以作為憑證具有相應的參考價值，而這是區別于普通檔案的重要特征。

二、公安檔案管理信息化面臨的困境

（一）公安檔案管理信息化理念落后

公安檔案管理信息化建設是為了適應新時期的信息化社會和經濟的發展需求的必要改革與創新，由于公安部門的紙質檔案管理模式延續多年，所以在短時間內實現全面改革的難度很大。有些檔案管理人員仍然堅持傳統的管理理念，無法認識到信息化建設在檔案的收藏、管理、利用等方面的作用，對檔案信息資源的價值也缺乏足夠的認識，所以在思想上沒有對信息化建設足夠的重視，導致各項工作的開展受限。同時，有些公安部門領導認為檔案管理就是將文件進行保存，只要不丟失、不損壞就是有效的管理，所以不愿在檔案管理工作方面投入太多的人力和物力，信息化管理的理念較為滯后。

（二）公安檔案管理信息化技術缺乏

信息化技術是確保公安檔案管理信息化持續發展的技術支撐，但是由于我國公安檔案管理的信息化建設水平不高，所以在相關的信息技術方面并不成熟，無法滿足新時期公安檔案管理信息化建設的需求。一方面，有的公安部門在相關的信息化設備的配備方面不夠充足，電子設備無法滿足檔案信息化建設的要求，仍然以大量的紙質檔案為主，占據較大空間，而且查閱和使用都相對較為麻煩，效率不高。另一方面，對網絡設施和技術的應用不足，沒有將信息技術進行廣泛推廣，導致了檔案信息化建設的進程較慢，無法大范圍的進行全面應用。

（三）公安檔案管理信息化人才不足

高素質的管理人員是保證各項工作得以順利開展的基礎，但是從目前公安檔案信息管理的信息化建設的開展情況來看，由于缺乏相關的專業人才而使得其管理效率無法獲得有效提升。一方面，現有的公安部門尤其是基層檔案管理人員崗位并沒有經過專業的信息化培訓，而且有的管理人員都是從其他崗位調職，并不具備較強的檔案管理的專業經驗，所以在相關工作的開展方面必然會受到影響；另一方面，檔案管理人員的信息化素養不高，仍然熱衷于傳統的紙質文件管理，對檔案管理的信息化建設無法透徹和全面的了解，加之有些檔案管理人員的文化水平不高，所以對信息技術的了解十分有限，無法全面配合推進公安檔案管理的信息化建設。

三、新形勢下公安檔案管理信息化建設有效途徑

（一）公安檔案管理工作理念的創新

只有從思想上給予足夠的重視才能促進各項工作的持續開展，因此關于公安檔案管理的信息化建設，首要的就是管理人員樹立正確的管理理念，認識到信息化建設是新時期公安檔案管理的必然選擇，也是推進檔案管理工作持續創新的有效途徑，因此要重視檔案管理的信息化建設，并且在相關的工作開展方面積極為檔案管理工作提供有利條件，從而促進檔案管理的標準化進程。同時，要對傳統的檔案管理工作進行改革，因為紙質檔案的數量很多，短時間內無法實現紙質檔案的全部變革，所以在相當長的一段時期內，需要將紙質檔案與電子檔案進行同時管理，雙向歸檔，既要保證紙質檔案的原始憑證的作用，提高檔案管理的查閱和管理功能。另外，要積極加強檔案信息的開發和利用，任何檔案都具有一定的文獻價值，需要發揮其在社會生產和生活中的推動作用，因此要充分重視檔案管理的作用，利用信息技術對檔案信息進行必要的收集、分類與歸檔，提高檔案管理效率的同時，也有利于提高檔案的利用效率。

（二）加強公安檔案信息化管理人才建設

隨著網絡技術的快速發展，公安檔案管理工作對檔案資源的開發力度不斷加大，而信息的使用者對于檔案信息的質量也提出了更高的要求，因此需要建立起符合社會發展需求的檔案管理資源，而這就需要專業的信息化檔案人員管理人員隊伍才能實現。為了適應新時期公安檔案管理的信息化建設，一方面要加強相關人員的綜合素質的培養，對現有的檔案管理人員進行規范和選拔，選擇一批具有較強網絡意識和技術的人員，開展有針對性的訓練，從信息技術的角度進行強化；另一方面則要對檔案管理人員的檔案意識和資源開發意識進行強化，當管理人員具備較強的檔案管理意識，才能將檔案管理工作與信息技術有效的結合，才能更好地發揮公安檔案的作用，為信息的使用者提供足夠的依據。

（三）實現各部門數據庫的有效連接

公安檔案管理工作中涉及到很多信息資源需要與其他相關部門進行銜接，所以需要充分利用網絡平臺，實現公安部門與其他部門之間的信息傳遞和共享，才能促進檔案信息的作用發揮。在公安數據平臺的建設方面，一般是利用分布式管理系統，在每個部門之間建立起連接的數據庫，并且相互聯通，可以實現檔案信息的快速傳遞和風險，從而確保每個部門都可以及時有效地獲得相應的數據信息，從而為相關工作的開展提供依據。在這個過程中，公安系統需要結合檔案管理的實際需要構建相應的信息系統，并且將以往分段式的管理進行改革，行程呢過完整的管理鏈條，完成信息的存取和利用。在信息化環境下，只有利用網絡技術才能將分散的各個部門之間進行有效連接，實現資源的共享。同時，公安機關在檔案管理的信息化建設過程中，需要對信息進行必要的分類和篩選，將具有共享價值的信息納入到統一的管理系統中，并且設置相應的查詢、檢索服務，為相關部門的使用提供依據。同時對收集的檔案信息要進行必要的篩選和檢測，確保信息資源的真實性和完整性，保證檔案信息符合相應的管理需要，才能有效地提高信息的使用效率。

（四）對檔案資源實施分級保密管理

公安機關的檔案不同于普通單位的檔案，其中包含很多機密內容，所以在公安檔案管理的信息化建設過程中，需要注重檔案的分類和保密，檔案管理人員需要對公安機關的各項警務活動有全面的了解，才能提高檔案管理的效率。所以，檔案管理人員要能夠對檔案信息進行準確的分類，并且將相應的信息按照保密等級進行必要的分類，再將其存入到系統中，按照不同的數據進行分類管理，對檔案的使用者的權限也進行限制，不具備相應權限的使用者就無法查閱其他保密等級的信息。檔案信息的使用者可以利用網絡技術對公安檔案信息進行查閱和管理，實現數據加密、終端識別等設置，以此保證檔案信息的價值。同時，對于使用者的權限設置也有利于增強對相關人員的管理，結合不同使用者對公安檔案信息的使用需求，可以提高檔案管理的規范性。

（五）建立健全公安機關的現代化檔案管理體系

在信息環境下，公安檔案管理部門在檔案信息化管理過程中，可進行管理模式的創新，在實體管理的基礎上，實施“后保管模式”，即將對檔案實體的管理轉變為對檔案信息的管理，實現對檔案的宏觀管理。隨著計算機網絡技術的發展，公安檔案文件越來越偏向于采用電子文件形式，單一的實體管理難以有效滿足當前檔案管理工作的要求。因此，檔案管理人員必須轉變管理模式，由對檔案實體的管理逐漸轉變為對檔案文件形成過程的管理，以此為途徑，有效提高檔案信息管理的效率。

結束語

綜上所述，公安檔案管理工作的有效性對公安部門的工作開展具有十分重要的意義，在信息技術快速發展的新形勢下，要將信息技術與檔案管理工作有效的結合，才能促進檔案管理效率的提升。由于公安檔案管理的內容廣泛，而且涉及到的管理人員崗位較多，所以在實際的開展過程中，要不斷增強信息化檔案管理的重視，并且從管理制度、管理技術以及管理人員的素質強化等幾個方面采取有效的措施，促進公安檔案管理工作的有效開展。