做好基層衛生防疫檔案管理工作的有效措施探討

郭冬霞

（山東省菏澤市曹縣疾病預防控制中心，山東 曹縣 274400）

在如今，醫療衛生系統每日承受著巨大的工作壓力，往來的病人絡繹不絕。如果在這樣的情況下不能夠對衛生檔案進行高效且準確的管理，將會大大的家中醫護人員以及醫療系統的運行負擔。

一、基層疫情防護衛生檔案的管理工作手段

（一）級別化管理

在進行基層的疫情防護衛生檔案管理時，不能夠一蹴而就將所有類型所有不同來源的衛生檔案都放在一起集中處理。一味采用集中處理的檔案管理方式雖說能夠在前期的檔案收集環節節省工作人員的時間，但是卻加重了后期的檔案分揀和歸類環節的負擔，延長了工作的時間。為此，在進行基層疫情防護衛生檔案管理時，應該進行分明的級別化管理。將所有的衛生檔案按照時間的緊急程度、時間的要緊程度以及問題的嚴重程度進行分級別的收納和別放。在對檔案進行分門別類的管理時，就按照輕重緩急和要緊程度依次進行整理。同樣的，不同來源的衛生檔案也應該按照來源進行整齊歸納，減少后期的無效重復工作。采用這樣的級別化管理手段，不僅僅可以簡化工作的流程，加快檔案整理工作的進行，還能夠減輕檔案管理工作人員的工作負擔。

（二）定期地考察和督促

在基層的疫情防護衛生檔案管理工作中，除去日常的檔案歸類和管理，定期去進行的檔案管理工作的考察和督促也是十分有必要的。派專業的管理人員下到基層中，對一定時間段內所處理的檔案進行隨機的抽查，檢查其中是否有不合規章或是出現了紕漏之處，對其進行后期的修復，減少因前期的紕漏所帶來的損失。同樣，因為基層的疫情防護衛生檔案管理工作到底區別于城市內部規章明確的衛生檔案管理工作，所以有可能會出現工作人員敷衍工作對檔案隨意處置的情況。而派專業的人員下到基層對衛生檔案的管理工作進行督查，可以為尸位素餐玩忽職守的工作人員敲響警鐘，推動基層的疫情防護衛生檔案管理工作更好發展。

二、基層疫情防護衛生檔案管理的優點所在

（一）能夠緩解原有的混亂問題

基層衛生檔案中包含的門類相對廣泛，如果不進行檔案的歸類管理的話，一旦遇到一些突發性事件想要調取相應的衛生檔案時，就無異于大海撈針，只會造成一片混亂，檔案數量和種類的繁多與檔案歸類管理不善之間的弊病就會顯露無遺。而對基層的疫情防護衛生檔案進行管理后，就能夠成體系地將其歸納完全，減少了在尋找檔案時可能會發生的混亂。

（二）為后續工作的持續進行提供便利

一個整齊且富有條理的檔案館會為一個城市在遇見問題時提供幫助，而一份齊全的衛生檔案也會給一個地區的衛生管理工作提供便利。當基層中有患者出現某一種疾病或是其他健康狀況時，前期更多的醫護人員是摸不著頭腦找尋不到入手之處的。但此時若是能夠將過往該患者的衛生檔案調取出來，由專家學者進行研讀，或許就能夠更快地找出行之有效的治病方法。同樣的，對基層疫情防控衛生檔案的管理向來不是一件多么簡單的事情，如果能將這樣一份工作完成得妥帖到位，對基層其他工作的持續推進也會有所脾益。

三、基層疫情防護衛生檔案管理進行中存在的弊病

（一）輕視了管理和控制在衛生檔案管理的作用

無論是在什么樣的行業或者是企業內部，管理中心都是最為核心的一個關節。如果管理部門不能高效地發揮自身的監管和控制作用，那么相應就會對下級真正的執行部門產生一定的影響。這樣的道理放在今天的基層疫情防護衛生檔案管理中，也同樣適用。如果管理和控制能力發揮的到位，那么在衛生檔案的管理過程中，就會有一個強有力的中控去協調每一個步驟應該去如何進行、去怎么樣進行。這樣行之有效的管理方法，可以減少不必要的步驟，降低不必要的錯誤和人力物力支出。所以，正確發揮管理和控制的作用，是會對基層疫情防護衛生檔案管理工作產生不小的有利影響的。

（二）管理工作方面的專業性程度不夠高

基層疫情防護衛生檔案管理是一個相當具有智能性的項目，這要求著施工者應該具備相應的檔案學方面的專業素養和統籌協調方面的專業素養。可是很可惜，符合這些方面的人才目前在我國還是鳳毛麟角。專業性人才的缺失，會導致檔案管理過程中對文檔進行正確且高效的分類。這些因專業性缺失而導致的問題，實實在在的會對基層疫情防護檔案管理工作的最終質量產生影響。

（三）衛生檔案的管理方式不夠先進

在當今社會中，科學技術已經成為了促進發展的第一生產力，擁有先進的科學技術才可以更加昂首闊步的姿態走在前方。但是必須承認的是，現階段我國基層疫情防護衛生檔案的管理工作還是僅僅依靠人工來進行的。采用人工進行檔案管理工作，雖然是一直以來所沿襲的傳統，但與人工智能相比，人工進行檔案管理工作的注意力集中時間較短，而且相對容易出現因粗心導致的紕漏，最終會導致檔案管理工作效果的不佳。所以更改現階段所使用的相對落后的檔案管理方式選擇用更為先進的人工智能或者機器人進行枯燥的檔案管理工作，可能會更加有所收獲和幫助。

四、基層疫情防護衛生檔案的正確運行方式

（一）建立符合實際的檔案管理制度

在施工方面有一個嚴密又完善的規章制度，會對整個基層疫情防護衛生檔案管理工作的全過程起到一個緊箍咒的作用。如果是民間主導的檔案管理，那么整個工作團隊在真正進行檔案收集和管理工作之前就應該要通過并且下發一套精細訂制的管理方針。實現從上方領導人員到下方檔案管理專業人員的全體管控，利用規章制度去規范檔案管理專業人員在檔案管理過程中的行為。如果是由政府有關部門進行主導的檔案管理工程，那么政府就更需要發揮政府的指導示范作用。可以通過出臺一些相關政策或是法規，用力度更大的法律形式來把基層疫情防護衛生檔案管理過程中應該遵守的規則落實下來。當然，不論是政府還是民間，在完善檔案管理時的規章制度時都應該把科學性和現代性擺在第一位，堅持與時俱進、靈活變動，尊重整個基層疫情防護衛生檔案管理過程，以及其相應的特點。

（二）加強工作人員的業務指導培訓工作

人才是助力發展的一個重要因素，如果沒有人才，基層疫情防護衛生檔案管理的發展遲早也會疲憊無力。若是想要減少基層疫情防護衛生檔案管理工程最終的效果差異和設想弊病，就需要從檔案管理人員入手。應該把整個檔案管理團隊按照知識水平的高低分為兩個部分，知識水平相對比較高的一部分可以作為專業性技能培養的儲備人才，除去日常的工作，還要尋找時間將他們組織起來進行培訓。而對于另外一部分知識水平相對比較低的群體來說，在日常工作中就還是以對他們灌輸正確的操作知識為主要任務。只有從對基層疫情防護衛生檔案管理參與最多的檔案管理人員抓起，一層一層向上傳達對質量要求的重視態度，才有可能從上到下強化整個檔案管理操作團隊的專業技術。最終，才有可能可以實現基層疫情防護衛生檔案管理的優異化和高效化。

（三）加強對基層疫情防護衛生檔案來源的明晰和確認

在現階段，我國實行基層群眾自治制度的基礎下以社區或者村委會為單位的基層人員的變化和流動是時常性發生的。而通常來說，人口的流動是不會將自己的衛生檔案一同帶走的。所以往往就會出現居民的社區所在地已經發生更換，但衛生檔案卻沒有隨之一起進行變化的現象。這一類現象的出現，會給基層醫務工作人員后期衛生檔案的調查和研究產生一定的麻煩和添加不必要的附加工作。所以現階段，將居民戶籍所在社區和自身的衛生檔案進行嚴格的匹配是提高基層疫情防護衛生檔案管理工作效率的一個有效方法。

結語

在當今大數據化的時代背景下，數據的頻繁更迭已經成為了一個社會常態。想要對一份檔案的數據進行調研，并非一件簡單的事。所以加強基層疫情防護衛生檔案工作的管理，為每一份衛生檔案的數據進行高效且恰當地整理，對于提高我國基層衛生防疫工作的有序妥當進行，也提供了一定的幫助。