新時期人事檔案電子信息化管理探討

羅建英

（濟南市濟陽區城鄉交通運輸局，山東 濟南 251400）

引言

任何一個企業的發展都離不開高質量的檔案資料管理，對人事檔案電子信息化管理進行重視，能夠為企業提供有效的信息資源。在數字化生產不斷推進的過程中，檔案管理工作也需要打破傳統人工管理的束縛，向電子信息化管理模式進行轉變。但是從目前人事檔案電子信息化管理的現狀來看，依然存在一定的問題需要進行積極的解決，對人事檔案電子信息化管理工作進行不斷地完善，提升人事檔案資源的利用效果。

一、進行人事檔案電子化管理的必要性分析

（一）方便管理和查閱

在對紙質人事檔案進行管理的過程中，對于存放要求比較高，需要設置專門的檔案存放室進行存放，并且由于各種檔案長時間地集中堆放，同時管理者也會出現一定的變動，最終就對檔案的查閱產生了影響，可能還會出現檔案遺失的情況，無形中增加了資料查閱和調用工作的難度。但是如果是利用電子檔案管理形式，就能夠在計算機中對檔案的名目進行準確的查詢，按照索引高效便捷地找到目標資料，在短時間內能夠高效地完成相關工作。

（二）進行相關內容的采集歸納更具全面性，并且還能夠及時地進行更新

電子檔案中存儲的信息能夠隨時進行更新，并且職工的檔案信息也需要進行不斷的補充和修改，所以說，對電子管理辦法進行運用，就可以對人事信息的時效性和準確性進行有效的保證。同時由于計算機的存儲量很大，也不會受到紙張的限制，所錄入的資料就會比紙質檔案進路的信息更加的細致和完整。

（三）易于保管，并且與紙質并存還能避免被涂改

利用電子設備進行人事檔案的記錄和存儲，所獲得的電子數據能夠長久保存，同時還不會受到自然原因的影響出現侵蝕和意識問題。雖然人事檔案電子化是未來發展的主要趨勢，但是紙質檔案依然存在。比如說在一些單位內部，一些需要蓋章的文件都需要進行長久保存。所以說，雖然電子檔案已經成為未來發展的一個主流趨勢，但是作為檔案管理中的一個重要組成部分，依然需要進行紙質檔案的管理，同時還要避免對材料進行涂改或者偽造，如果紙質檔案遭到了破壞或者出現了意識，電子材料就可以作為重要的補充平整，對人事檔案的準確性和真實性進行了保證。

二、進行人事檔案信息化管理存在的主要問題分析

（一）管理方式缺乏先進性

傳統的人事檔案管理，主要是進行人事檔案的收集和保存，一般情況下都是通過紙質進行保存，一旦出現了分類模糊的問題，就需要花費大量的時間進行查找，不僅浪費人力、物力，同時工作效率也非常低下。在信息化發展的推動下，如果只是依靠人力來進行檔案的管理，將無法適應時代發展的需求。因此就需要對管理模式進行有效的變革，同時帶動員工的工作積極性。

（二）缺乏完善的基礎設施

如果一味地依靠傳統的模式進行檔案的整理，就會造成紕漏問題的出現。對于員工來講，人事檔案十分重要，直接關系到了員工職位的調動和分配，一旦出現了紕漏問題，就會給企業和員工造成很大的損失。在一些企業中，是在運用傳統的檔案管理模式和管理設備，在浪費時間的同時浪費了大量的資源，更無法對檔案的安全性進行保證，另外由于檔案柜的防水、防潮、防蟲能力比較差，因此就會造成檔案的損壞。

（三）檔案管理人員綜合素質有待提高

企業進行人事檔案的電子信息化管理，就需要相關管理人員要對信息化專業知識和技能進行掌握，對數字化檔案管理設備進行有效地利用。但是企業中的一些老員工，很少接觸到網絡信息化，學習信息化知識具有一定的困難，及時企業具有信息化數字檔案管理設備，但是由于受到工作人員技能的限制，就會影響信息化檔案管理工作的順利進行。所以說，相關檔案管理人員，就需要對電子信息化管理知識體系進行迅速地監理，對自身工作效率進行提升，提高電子信息化檔案的管理水平。

三、進行人事檔案電子信息化管理重要措施

（一）實現管理手段和管理模式的多元化

傳統的管理模式大多數局限于紙質材料的保存，但是從上文的分析可以看出，紙質材料的保存存在著很多問題，不僅占用的空間比較大，同時保存起來的難度也很大，查找和調動的過程中，需要花費大量的時間，降低了人員的工作效率，必須要進行更新。人事檔案電子信息化能夠將紙質材料進行信息化處理。企業中人才信息資源庫需要對各種資源進行合理地利用，提高資源利用率，紙質材料信息化能夠對人事檔案保存壽命進行有效的延長，為查找和更新提供便利，節省了紙質和打印的費用，滿足我國節能環保的發展要求。在具體的管理過程中，企業應該積極地發揮計算機的作用，進行目錄的建立，為后續信息的朝朝提供便利。同時還應該對員工的信息進行及時的更新，對檔案的全面性、時效性、準確性進行保證。另外，管理者還能夠進行員工所獲證書的掃描，生成電子版進行保存，節省了空間的同時還減少了磨損，更是對員工資料的一種重要保證。

（二）加大資金的投入，對基礎設施進行完善

在進行檔案管理的過程中，需要做好防潮、防塵、防火、防霉菌、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防盜等幾項工作，在進行檔案管理的過程中采取信息化智能技術，能夠滿足上述幾點要求，一科技為基礎，依靠仙劍的設備，對檔案信息進行科學的管理，對計算機技術、通信技術、信息化處理技術和存儲技術進行了更新，對空氣消毒、漏水警報、視頻監控等設施進行了系統化的更新，為檔案的存儲和收集提供了便利，對工作的安全性和高效性進行了保證。在社會經濟不斷發展的過程中，對科學技術的開發和引進的要求也在不斷地提高，一些企業已經開始進行了新設備的引進，對基礎設施進行完善，有效地提升了經濟效益。人事檔案的管理也需要對設備進行更新，提升檔案管理的工作效率，雖然無法創造直接的經濟利益，但是卻能夠幫助企業和員工有效地解決問題。

（三）對然是檔案管理人員的素質進行提升

作為人事檔案電子信息化管理的操作者和執行者，檔案管理人員的素質對檔案管理工作的質量和效率具有重要的影響，因此，企業就需要采取多方面的措施，對檔案管理人員的素質進行提升。比如說，組織老員工對現代設備進行學習，針對電子信息化的檔案管理進行培訓，對其工作技能進行提升，并且對人員對于設備的學習和操作能進行定期的考核，對人員的工作現狀進行了解。另外，還需要建立相關的激勵機制，提高管理人員學習的積極性，確保相關工作的順利開展，將人事檔案電子信息化管理由管理型向服務型進行轉變。

結語

總之，人事檔案電子信息化管理，能夠有效彌補傳統紙質檔案管理工作中存在的不足，對人事檔案管理工作的安全性和保密性進行保證，提升人事檔案管理工作的整體效率。企業在進行人事檔案信息管理工作的過程中，需要對信息進行分類電子化管理，為人們進行信息的查找提供便利。