辦公室后勤管理提升水平和質量的措施

王華衛

（駐馬店市公路規劃勘察設計院，河南 駐馬店 463000）

一、辦公室后勤管理存在的問題

（一）管理制度滯后，規章有待完善

1.管理制度滯后。隨著社會政治、經濟和文化的不斷發展變革，辦公室后勤的現狀與最初制定的管理制度不相符合，不再適用于辦公室后勤工作的開展。2.管理制度不清晰。辦公室后勤工作具有種類繁多、事務雜亂等特征，同時多伴有突發性狀況，若缺乏妥帖有序的管理制度，管理者極易遇事慌張，無章可循，出亂出錯。此外，很多企業并沒有將辦公室后勤事務進行明確的分工，存在職責和職能交叉重疊的問題，所以很難落實職責。

（二）專業人員短缺

在進行辦公室綜合管理的工作中，各企業都有自己的特點。這就要求了從事辦公室綜合管理工作的人員具有很強的專業能力。目前，在市場上專業性較強的管理人才比較稀少，以至于部分企業從事辦公室綜合管理的人員是由企業的管理人員擔任的，如此一來，他們的工作量增大，難度系數也變大，在辦公室的管理工作中也會出現問題。

（三）員工素質不高，亟須專業人才

專業人才的缺乏是辦公室后勤管理所面臨的重要挑戰之一。后勤保障團隊整體素質偏低，具體表現在年齡結構老化、技術水平不高、文化程度較低、管理人才匱乏等方面。經調查發現，有較高比例的后勤員工的教育背景、工作經歷大相徑庭，素質水平參差不齊。很多后勤員工并非通過應聘選拔而是通過關系獲得的工作，因此其專業素質水平較低。同時，出于資金短缺、時間緊迫等等原因，許多后勤員工在開展具體工作前并沒有接受相關的專業培訓，而專業技能方面的不足，使這些員工不能夠很好地適應高校的實際情況和發展變革。

二、提升辦公室后勤管理的策略

（一）完善后勤管理制度

辦公室后勤管理的基本內容包括環境管理物資、設備管理、生活管理、醫療管理和接待工作管理。精細化管理的實施不是無止境的，而是需要以制度的形式加強。實施精細化管理，必須依靠堅實的制度支撐。比如物流生活管理，針對食堂管理，需要在工作中優先制定精細化管理政策，并在此基礎上開展精細化管理工作。我們可以通過以下管理規章制度對食堂進行精細化管理，加強食堂管理，如《食品采購與索票管理條例》《食品粗加工管理條例》《食堂從業人員管理條例》《食堂食品采購與索票條例》《食堂餐（用）具洗滌》《消毒管理條例》《食堂餐廚廢棄物處置管理條例》《食堂衛生管理條例》《食堂消防安全管理制度》，對于后勤環境管理，要對公共場所、辦公室和個人辦公區、宿舍和走廊的衛生要求、重點場所的個人衛生要求、衛生和秩序要求、機關條幅、標語、廣告牌和廣告牌的管理規范進行監督。

（二）工作流程優化

辦公室的后勤管理工作相對其他部門的工作來說綜合性較強，更加復雜，為提高管理效率，構建一個科學簡約的工作流程變得十分重要。類似企業工廠中的流水線生產方式，對產品的生產過程進行整體性分解，分解為流水線上的每一個小環節，再根據邏輯性對每個環節進行有序銜接，從而使得各個員工能夠依照流程辦事。對該流程而言，設計時要確保目的明確，各環節間無縫銜接，各員工間有效配合。這樣的流程優化對于實現精細化的辦公室后勤管理能起到極大的促進作用，特別是在對任務或工作的分析和處理上，能夠做到快速準確，及時完成目標任務。管理者能更為直觀地審查結果，并更為快捷和高效地提出相應決策方案。因此，在辦公室后勤管理中，不斷優化和完善的工作流程，是管理質量提升的保障和前提。

（三）培養專業性人才

實現辦公室后勤管理對每位員工的素質水平都提出了更高的要求，為培養更專業的后勤員工，可從以下兩方面著手：1.加強針對性招聘。人事辦公室應不斷完善人才選用標準，根據公平、公正、公開的招聘原則廣納專業人才。通過這種方式招納的員工具備專業性基礎，更利于后期培養和提升。2.加強專業性培養。管理者應積極為員工創造學習進修機會，夯實員工的專業技術，提高員工的素質水平。管理者應不斷對員工提出職業化要求，使每位員工的職業素質和技能融入日常工作中，逐漸形成精細化工作習慣，從而提升整體后勤團隊的業務能力。

（四）明確后勤管理辦公室各崗位具體職責

作為該廳后勤管理的一部分，需要明確界定后勤管理廳每個員工的具體責任，并以問責制度的形式賦予每個員工。后勤管理廳每個員工的具體職責如下:辦公室主任、辦公室副主任、基礎設施管理干事、伙食管理干事、公用事業管理干事、財產管理干事。(1)關于辦公室主任一職，需要說明的是，他是整個后勤管理辦公室的主席，負責協調生產、營銷、公共部門等部門之間的工作關系。并規定了該部工作人員的具體專業責任；(2)需要建立后勤管理系統，起草后勤辦公室年度工作計劃、摘要、報告等。并組織相應計劃的實施。

結束語

后勤辦公室是整個后勤工作的一個運行中心辦公室，若想高效完成工作任務，就必定從后勤辦公室的工作抓起。在此過程中，必定也需要經常去實踐和思考，總結出相應的經驗教訓。更需要每一位全體辦公室的工作人員，盡心盡力的配合，努力地工作，提高自身的思想文化修養，運用更加科學的方法去發展后勤工作，真正提高后勤辦公室工作的效能。