充分發揮辦公室檔案信息資源的作用分析

周玉梅

（中國水產科學研究院東海水產研究所，上海 200333）

引言

辦公室檔案信息的管理涉及的內容比較多，為能將檔案信息資源得以充分利用起來，這就要求相關管理人員能從多角度出發展開設計，從而才能保障各項檔案信息資源的利用效率有效提升，保障各項工作高效化開展。面對愈來愈高的管理要求，在實際檔案信息資源的管理工作開展當中，就要能融入創新的觀念以及方式，提高辦公室檔案信息資源的整體應用質量水平。

一、辦公室檔案信息資源管理問題

當前辦公室檔案信息資源管理工作的開展中，涉及的問題比較多樣，從幾個層面進行闡述，如檔案信息資源管理人員的意識薄弱，沒有采用創新的方式進行管理，專業化管理的能力素質相對比較低下，在這一基礎工作方面沒有得到強化，這對辦公室檔案信息資源的作用發揮必然會產生很大程度影響[1]。辦公室檔案信息資源的管理當中，方式的運用和實際的辦公室工作進程不相符，管理的整體效率比較低下，影響了檔案信息資源的整體應用價值的有效發揮。

二、辦公室檔案信息資源作用發揮措施

為能將辦公室檔案信息資源作用充分發揮出來，這就需要從多角度出發實施相應措施，從以下措施的落實方面要加強重視：

（一）專門檔案區域科學設置

辦公室檔案信息資源的應用作用充分發揮出來，需要從不同的角度出發進行積極優化，專門檔案區域的設置是比較重要的。注重辦公室檔案的科學應用以及加強對監管，設置專門管理以及借閱檔案的區域，辦公檔案管理專區的設置下，分成不同的區域，如防磁柜，智能密集架，實物陳列柜等等，通過現有檔案管理流程設置相應檔案監管機制，按照“八防”思路構建檔案專區，以及配置相應的硬件設置[2]。專門檔案區域的設置下，注重從安全管理角度出發加強重視，布置檔案監控器以及防曬遮光專用窗簾和自動滅火器等等，保障檔案信息資源的安全，為其作用發揮打下堅實基礎。

（二）多層次檔案管理網絡建設

辦公室檔案信息資源的科學應用下，要充分注重從檔案管理網絡的建設方面加強重視，多層次的檔案管理網絡的建設能夠從整體上提升檔案信息資源的應用作用，為實際檔案信息資源的管理活動順利開展起到促進作用。辦公室檔案信息資源的管理工作要充分重視，完善組織架構，配備完善潤硬件，按照從上到下次序進行搭建不同層次的檔案組織以及管理網絡，檔案網絡內部分管領導進行指引方向，如辦公室主任負責檔案管理牽頭工作，檔案中心和相關職能部門對檔案分管，全面的檔案監管保障檔案信息資源的管理網絡完善，這對檔案信息資源的作用充分發揮有著積極促進作用[3]。

（三）辦公室檔案信息資源數字化

將辦公室檔案信息資源的作用充分發揮出來，這就需要將信息資源數字化，當前的科學技術不斷發展下，數字化技術在各領域中都得到了廣泛應用，為人們的生活以及工作帶來了諸多的便利。辦公室檔案信息資源的管理工作開展當中，就要充分注重從檔案信息資源數字化的發展方面加強重視，將檔案信息資源的價值充分發揮出來，將辦公室工作過程間連接特點鮮明突出，通過外包公司進行設計完整的檔案系統，做好各類文本歸檔以及保管。數字化的檔案信息資源的管理，通過數字化技術，將文本檔案數字化，這樣能大大提升檔案信息資源的利用效率，在對檔案信息的查詢以及應用方面都比較便捷，從整體上將檔案信息的資源整合效率得到了顯著提升[4]。辦公室檔案信息資源數字化的整合，需要在OA系統的設計應用方面進行多方面的考慮，辦公室綜合檔案室存檔信息數字化，要注重OA系統歸檔和檔案信息數字化整合方式，系統運行文件要通過歸檔環節，將數字化文件轉化成檔案。系統設計要對文件和檔案轉化接口這一要點充分重視，將電子文件進入檔案數據庫順暢化實施。

（四）注重檔案信息資源管理機制健全

為能保障辦公室檔案信息資源的應用作用充分發揮出來，這就需要有相應完善的機制作為保障，將檔案信息資源的價值作用充分發揮出來，通過完善機制作為保障，才能真正有助于將檔案信息資源的利用效率得以有效提升。檔案的制作以及接收和歸檔等各方面都需要有完善的制度作為支撐，從而才能保障檔案信息資源的整體管理質量，才能將檔案信息自愿的額整體應用效果良好呈現出來，最大化提高檔案信息資源的利用率。

三、結語

總之，辦公室檔案信息資源的作用充分發揮出來，需要在不同的環節加強重視，從管理的理念思維以及方式等方面都需要進行積極優化，從而才能真正促進辦公室檔案信息資源的應用效率，從整體上提升辦公室檔案信息資源的應用水平。希望通過上文中對辦公室檔案信息資源的作用發揮的研究，為實際工作的順利開展起到積極作用，有助于檔案信息資源的充分利用。