大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案工作的思考

羅祖濤

（貴州黎陽航空動力有限公司，貴州 貴陽 550016）

大數(shù)據(jù)時(shí)代也就是數(shù)據(jù)信息時(shí)代。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)要想做好檔案工作，就必須積極轉(zhuǎn)變思想觀念，深度挖掘和利用大數(shù)據(jù)平臺中有價(jià)值的資源，發(fā)揮出數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢，不斷提升檔案工作水平，為企業(yè)的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

一、大數(shù)據(jù)的基本概念

所謂大數(shù)據(jù)，是指在特殊的時(shí)間周期內(nèi)，不能使用常規(guī)軟件對數(shù)據(jù)集合進(jìn)行捕捉、處置與管理，而需要采用發(fā)現(xiàn)力、決策力及引導(dǎo)力更強(qiáng)的技術(shù)手段，在不影響信息資產(chǎn)量化規(guī)模的前提條件下，實(shí)現(xiàn)集中化、規(guī)范化和精密化管理。大數(shù)據(jù)技術(shù)也是繼互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)之后的又一個(gè)高尖端技術(shù)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案工作帶來的機(jī)遇

（一）檔案信息資源存儲方式與管理方式的轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用轉(zhuǎn)變了檔案信息資源的存儲方式和管理方式，使檔案信息資源的存儲與管理更加高效化、精密化與安全化。伴隨互聯(lián)網(wǎng)的快速普及與信息技術(shù)的日益完善，電子檔案逐步取代紙質(zhì)檔案。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以使檔案信息資源的存儲、管理及服務(wù)保持獨(dú)立，避免紙質(zhì)檔案因反復(fù)利用而出現(xiàn)損壞，延長檔案的保存壽命。

另一方面，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完成數(shù)據(jù)備份，可以使機(jī)密檔案信息資源得以永久安全保存，保證檔案信息資源的完整性和安全性。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以快速且精確地對檔案信息資源的增長情況與使用情況加以統(tǒng)計(jì)。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案信息資源管理理念，可以將檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，節(jié)省大量的人力成本、時(shí)間成本和經(jīng)濟(jì)成本。

（二）檔案信息資源管理系統(tǒng)的容量擴(kuò)展

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，擴(kuò)張了檔案信息資源管理系統(tǒng)的信息存儲量，豐富了信息資源種類。大數(shù)據(jù)技術(shù)框架中的云計(jì)算技術(shù)，具有強(qiáng)大的信息資源調(diào)配能力與計(jì)算能力，可以根據(jù)用戶的需求對信息資源加以配置，有效解決信息資源量暴增導(dǎo)致的數(shù)據(jù)庫爆炸問題。

（三）檔案工作體制的深化改革

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案信息資源管理中的應(yīng)用可以從如下兩個(gè)方向展開探究：從橫向角度來看，大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，可以提供檔案信息資源采集、整理與分析等一系列技術(shù)方案；從縱向角度來看，大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以為檔案信息資源的用戶關(guān)系分析以及用戶需求預(yù)測等提供技術(shù)方案。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)做好檔案工作的具體策略

（一）深化對大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作重要性的認(rèn)知

第一，企業(yè)需要樹立大檔案意識，對檔案展開合理分類，標(biāo)記有利用價(jià)值的檔案，以便后續(xù)調(diào)取。第二，企業(yè)需要轉(zhuǎn)變檔案存儲觀念，將大數(shù)據(jù)技術(shù)拓展應(yīng)用到檔案存儲工作中，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)、遠(yuǎn)程通訊設(shè)備及資料柜庫等存儲媒介的優(yōu)勢，再利用檢索功能對檔案信息資源實(shí)行檢索。第三，由于檔案信息資源種類繁雜，體量龐大，在很大程度上增加了檔案工作人員的壓力。為此，企業(yè)應(yīng)創(chuàng)新檔案管理模式，明確檔案分類規(guī)則，不斷改善檔案管理工作質(zhì)量。

（二）創(chuàng)建完善的檔案收集體系

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)內(nèi)部的檔案信息資源種類逐漸多樣化。企業(yè)要想提高檔案工作水平，必須創(chuàng)建完善的檔案收集體系。具體措施如下：

其一，檔案管理人員要摒棄以往的檔案收集方法，對企業(yè)各生產(chǎn)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息實(shí)行采集，確保檔案信息資源的完整性。第二，企業(yè)檔案管理人員需全面了解檔案工作，合理分配工作任務(wù)，且如實(shí)掌控各個(gè)部門工作人員的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)水平，將檔案工作分配給各部門，提升檔案工作的效率。

（三）拓寬檔案利用渠道

從本質(zhì)上來說，企業(yè)開展檔案管理工作的目的是為檔案利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)需拓寬檔案的利用渠道，最大程度地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。檔案管理工作中，檔案的利用渠道以借閱者上門查檔為主。這并不符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案開放化管理要求。針對此，檔案管理人員可以在局域網(wǎng)環(huán)境下，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)向經(jīng)營管理者提供準(zhǔn)確的檔案信息。進(jìn)而向檔案利用人員提供精準(zhǔn)化、個(gè)性化的檔案利用服務(wù)。

（四）加強(qiáng)檔案信息化管理人才培養(yǎng)

若想推行檔案信息化管理模式，企業(yè)必須組建一支高學(xué)歷、高水平、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理人員不單單要具備一定的專業(yè)能力，還應(yīng)具備較高的信息素養(yǎng)，可以靈活操控信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，優(yōu)化檔案管理工作的效率。

企業(yè)要定期組織開展檔案管理人員培訓(xùn)活動，增強(qiáng)檔案管理人員的信息素養(yǎng)，優(yōu)化檔案管理人員的技術(shù)水平，增強(qiáng)其責(zé)任感。不僅如此，在培訓(xùn)工作中還需培養(yǎng)檔案管理人員的法律意識，從根源上杜絕違法亂紀(jì)問題的發(fā)生。另外，檔案管理人員要秉承與時(shí)俱進(jìn)的基本原則，積極參與各種業(yè)余培訓(xùn)活動，不斷擴(kuò)充自身的理論知識儲備，熟練運(yùn)用微課、慕課等形式開展檔案管理工作。

四、結(jié)束語

綜上所述我們可以獲知，在檔案管理工作中，相關(guān)人員必須轉(zhuǎn)變思想觀念，合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源采集、整理與分析的智能化、安全化與精細(xì)化，充分發(fā)揮檔案信息資源的利用價(jià)值。