機關文秘寫作能力調查報告

毛艷

（遼寧省沈陽市法庫縣黨校，遼寧 沈陽 110400）

一、調查的主要內容

（一）調查時間：2020年10月

（二）調查方式：線上+線下

（三）調查對象：微信群成員、機關文秘，包括各年齡段、各個機關辦公室

（四）調查方法：設計問題、普遍調查

（五）調查人：XXX

二、調查情況分析

（一）調查研究情況

調查中，總計有183人答題，在答題中呈現出一些問題，同時結合對典型研究對象的訪談，發現機關文秘在寫作中存在的問題主要表現為以下幾個方面。

（二）寫作存在的問題

1.公文體式不規范

公文不同于其他文中的特點之一就是體式不同，我國政府機關對公文用紙、印制、要素排列順序和標識規則都做出了嚴格規定。公文寫作過程中，部分文秘存在著體式不規范情況，如，標識與字體使用不規范、向上級機關報送文件使用平行文或下行文版頭現象、公文標題與內容不對應等等，都會影響到公文質量，給人一種不專業的印象。

2.公文文種不規范

根據相關規定，公文種類分為13種，但在法定公文之外行政機關處理日常工作時經常使用事務性公文，要求文秘要能夠給根據機關職權、行文目的、主送機關的行文關系等要素來選擇公文文種。在行文實踐中，經常出現文種不規范、不準確的情況，很容易造成工作誤判，如，“報告”與“請示”不分、行文內容混雜，用“報告”代替“意見”（報告屬于向上級反映情況，意見則是側重于對問題提出解決方法），“請示”與“函”混用等。公文文種不規范會影響到行文目的，給單位工作順利開展造成一定困難。

3.寫作語言不規范

很多從事文秘工作的人員并非專業畢業，語言應用不夠規范，在缺乏長期嚴格專業訓練情況下根據寫作經驗會出現種種問題。調查中，很多文秘反映在公文寫作中大量使用不規范口頭語言，僅僅滿足于一般會議錄音整理和會議紀要來書寫公文，缺乏對內容深入研究和提煉、加之相關知識匱乏造成公文寫作中經常出現不嚴謹情況。實際上，部分機關文秘缺乏文體概念、不具備語言意識，為了追求簡單語言往往前言不搭后語，或采取大量修飾語言影響到公文的嚴肅性、簡明性和莊重性。此外，公文語言不夠簡練，部分公文內容繁多、表義重復，甚至有的洋洋萬字，影響到觀感，把應表述內容淹沒在無用語言當中。

（三）形成上述問題原因及策略

結合上述出現的問題來探討原因，與機關文秘交流中發現有著以下原因：（1）文秘人員流動性大，從事文秘工作人員工作量大、責任重，相對于其他處室骨干受到重視程度較低。業務部門職工中很多人不愿意從事文秘工作，導致機關辦公室人員流動性較大；（2）部分文秘人員能力較低、責任心不強，對于級別較低單位中從事文秘工作的人員往往學歷不高、加之缺乏積極向上學習心態平時不注重進行研究，個人整體素質和能力堪憂導致在公文寫作中經常出現不必要小錯誤造成質量不高問題；（3）主管領導重視程度不夠，領導事務繁多、很少有足夠時間來指導進行公文寫作和修改，心態上認為只要能把事情辦成就好。還有極個別領導不懂公文格式或要求，管理中無法為文秘提出建議和意見，下屬文秘撰寫好的標準格式和內容經過修改后往往不夠規范，影響到公文質量；（4）公文過多過濫發放，有的部門公文過多，辦公室文秘主要精力用于公文接受和發放等事務性工作之中，很難有足夠精力來撰寫優質公文、無法集中精力審查公文內容是否符合要求，在工作中容易發放質量較低公文，給單位工作帶來負面影響。

通過上述調查、對存在的問題進行相應梳理及原因分析，本文提出提升機關文秘公文寫作水平策略：（1）提高公文寫作的緊迫感。目前，公文范圍不僅僅只是機關單位間相互行文，還應用于其他場合反映政府執政理念，成為依法行政不可或缺的重要工具。公文水平直接關乎到政府公眾形象，機關領導要從內心重視公文質量，切實抓好公文寫作工作；（2）保持機關文秘隊伍穩定性。一般來說，合格的公文寫作人員不單單要會選擇合適文種、正確書寫內容，還應當精通本部門相關的政策與業務、準確解釋文中內容、熟悉相關法律。通過上述要求，唯有保持機關文秘隊伍穩定性才能確保辦公室人員掌握機關動態、把握政策精神、理解法律精髓，保障公文寫作質量；（3）加強文秘寫作培訓。培訓是提高能力的重要途徑，以往很多部門把培訓作為一種支出負擔，應當樹立全新培訓觀、變革培訓方式和手段，加大經費支持力度來做保障培訓工作順利進行。此外，邀請高水平文秘來進行能力培訓，把培訓重點放在公文格式、內容等方面，實現基礎知識與能力并重，以多種多樣方式來提升文秘隊伍整體素質；（4）完善相關制度來提供保障。把公文管理納入到年度考評機制，讓文秘人員從內心重視公文寫作質量，盡量降低出現錯誤的概率。嚴把公文“出口”和“進口”，辦公室主任和分管領導要嚴格審查公文格式、內容，對不符合條件公文發回重寫，涉及重大事項公文由一把手親自審閱，在源頭上遏制不規范公文出現。此外，單位還應當建立公文數據庫，整合歷年優秀公文來實現信息共享，為文秘撰寫公文提供參考、有效提升公文寫作質量。