國企辦公室管理的重要性和管理水平提升途徑探究

夏爽

（中國石油天然氣股份有限公司天然氣銷售天津分公司，天津 300457）

一、前言

在國有企業中，辦公室管理發揮著承上啟下、協調溝通等關鍵作用，對維護企業穩定經營有非常重要的作用。因此，通過分析國企辦公室管理的重要性，明確其在國企經營中的地位，同時探索出一些提升辦公室管理水平的途徑，更好地彰顯其價值，對推動國有企業實現可持續發展經營具有非常重要的意義。

二、國企辦公室管理的重要性

在國有企業中，辦公室管理工作發揮著非常重要的作用。一方面，加強辦公室管理工作，能夠使企業順利對外開展溝通交流工作。國企基于自身的經營需要，會對外展開合作，同時與環保、質檢等部門交流。上述工作的開展都離不開辦公室管理的支持，從而確保國企對外保持良好的合作關系。另一方面，加強辦公室管理工作，能夠使企業對內開展各種問題分析與調研，助力企業作出科學合理的決策。不僅如此，國企辦公室管理還具有組織協調作用，能使企業各部門之間的關系更加緊密。同時，在企業執行相關經營措施的過程中，辦公室管理能夠發揮監督功能，檢查相關措施執行的效果［1］。總而言之，辦公室管理在國有企業經營中非常重要，必須認識到當前實際管理過程中存在的問題，積極探索國企辦公室管理的優化途徑，助力國有企業實現穩定可持續發展。

三、國企辦公室管理現狀

（一）服務意識薄弱

在國有企業中，辦公室管理人員承擔著非常重要的服務保障職責。因此，在實際開展管理工作的過程中，其必須具備較強的服務意識。服務意識的強弱不僅關系著管理工作質量的高低，還從能側面體現管理人員的工作態度、工作熱情等，會對服務保障工作的開展產生直接影響。然而，當前國企辦公室管理人員的服務意識仍有待增強，管理工作開展積極性不高，沒有為企業各部門生產提供良好的服務保障，協調作用發揮不足，最終限制了辦公室管理水平的提升。

（二）信息化水平落后

信息化時代，各種先進信息技術不斷涌現，為國企辦公室管理帶來了巨大的發展機遇。然而，部分國企尚未抓住這一機遇，在辦公室管理工作方面依然以人力為主，未引入先進信息技術及信息設備系統，導致實際管理效率低下，經常出現信息傳遞不及時、溝通過程不順暢等問題，難以在各部門之間實現信息共享，不利于管理水平提升。另外，當前一些辦公室管理人員的信息化水平有待進一步提升，難以適應國企自動化辦公要求，相關信息化管理措施落實不到位，同樣給辦公室管理水平的提升帶來了阻礙。

（三）管理制度較粗放

當下一些國企的辦公室管理，在制度層面依然存在管理粗放問題。例如，在公文制度層面，沒有基于不同部門、不同業務條線，劃分好權力邊界，導致在制定管理政策及發布公文時，缺乏相關的制度指引，工作開展混亂，限制了辦公室管理作用的發揮。又如，在審批制度層面，辦公室是國企業務審批關鍵閘口部門，在組織審批及審核把關方面發揮著重要的管理作用，但并沒有從制度層面出發，基于不同業務審批流程、審批人員等，作出詳細的制度規定，從而影響了審批流程的順利執行，容易產生審批失誤，不利于企業經營發展。再如，在會議制度層面，辦公室需要精心布置會議現場，組織會議工作順利開展。但由于缺乏具體的制度管理細則，很容易出現會議組織混亂、會議延時等問題，難以彰顯辦公室管理的價值。

（四）管理職責不清

在國有企業整體運營過程中，辦公室扮演著管家角色，不可或缺。在實際管理過程中，辦公室管理人員需要做好不同部門的分工等工作，明確自身的管理職責，助力國企經營穩定順利發展［2］。然而，當前辦公室管理工作中，依然存在管理職責不清的問題，單個事項存在多頭管理的情況，影響了項目推進效率。同時，在實際管理過程中，缺乏管理主責人員，導致工作游離于企業辦公室管理之外，最終阻礙了企業辦公室管理工作的開展。

（五）管理考核不完善

在國有企業中，管理考核也是辦公室管理工作中非常重要的內容，在考核形式上，以綜合管理考核為主，并且最終的考核結果主要由企業領導評價、成員互評得出［3］。上述管理考核方式雖然具有一定的管理效果，但由于考核本身不完善，主要表現為缺乏量化的考核指標、考核評價受主觀影響較大等，不利于保證考核的公平性。當前一些國企辦公室在考核工作開展方面，未建立完善的管理考核評價體系，沒有針對考核管理工作的開展，提出明確的要求，在一定程度上影響了考核激勵作用的發揮。對考核結果缺乏深度利用，沒有進行總結反思，以提升辦公室管理能力和管理效率，最終對國企辦公室管理水平的提升產生了不利影響。

四、提升國企辦公室管理水平的措施

（一）增強管理人員的服務意識

服務保障職能是國企辦公室管理的一項重大職能。隨著國企的不斷經營發展，企業管理規模不斷擴大，業務經營內容日益復雜，辦公室管理人員的管理任務越來越重，管理重要性也日益凸顯。這就要求相關管理人員增強服務意識，端正工作態度，積極推動相關管理工作開展。一方面，管理人員要認識到自身工作的重要性，不斷強化服務意識與責任意識。另一方面，企業要通過開展創新實踐活動，加強宣傳教育工作，營造良好的管理工作環境，以增強國企辦公室管理人員的服務意識。例如，國企可以開展黨的群眾路線教育實踐活動，針對教育實踐活動的開展做好動員和部署工作。在此基礎上，還應對辦公室管理人員做好教育工作，加強監督引領，完善相應的制度。通過明確的制度，有效規范和約束每位管理人員的言行，增強其服務意識，推動教育實踐活動落實，助力辦公室管理作用和價值得到更好的彰顯。

（二）提升管理信息化水平

國有企業在實際經營發展過程中，應抓住互聯網時代帶來的發展機遇，不斷提升辦公室管理信息化水平，從而節約更多的管理成本，提高管理效率。在這一過程中，可以引入辦公室OA管理系統，實現自動化辦公，還可以加強辦公室基礎信息設施建設，搭建統一的信息化管理平臺，從而將企業各部門整合到同一平臺上，實現信息共享，使辦公室管理更加規范［4］。除此之外，辦公室管理人員應強化信息化意識，主動學習先進的計算機技術，提升信息化水平，更好地適應信息化時代發展的要求。除了加強自主學習，還應加強教育培訓工作，提高管理人員的信息素養。加強有關信息技術和自動化軟件等相關技能的教育培訓工作，使管理人員掌握更多的信息技術知識，提升其信息化水平，使其能熟練操作現有的辦公室管理信息化軟件與系統，充分把握辦公室信息化管理的要點，從而有效提升辦公室信息化管理水平。

（三）制定精細的管理制度

國企現有的辦公室管理工作應從制度層面出發，進一步細化制度內容，規范各項管理工作的開展，并保障各項管理工作業務內容有法可依，如此才能有效提升國企辦公室管理水平，確保相應的管理措施得到有效落實。

在具體實施方面，首先，應從公文制度出發，圍繞公文發布、擬定、備案等相關工作內容，從制度上明確相關的權責界限，防止出現問題后發生推諉扯皮現象。與此同時，要圍繞國有企業不同業務部門和管理條線，加強邊界管理工作，通過細化相關制度、明確部門職責，避免發生越級管理現象。為更好地落實上述內容，辦公室應結合國企經營實際，制定《公文發布與審批管理規范》《公文管理實施細則》等制度文件，要求相關部門嚴格按照上述制度規范執行，彰顯出辦公室管理的價值。

其次，應從審批管理制度層面出發，圍繞不同部門、人員，明確不同主體的審批權限，從制度上優化審批流程，提高審批效率，保證審批合理準確。為保證上述措施得到有效落實，辦公室應結合國企實際經營需求，完成《審批流程操作指引》《特殊業務審批操作規范》等制度內容的制定，從而為審批工作的開展提供良好的指導，避免出現審批失誤的問題。

最后，應聚焦會議制度，為了有效發揮辦公室在會議管理方面的價值，要加強制度細化建設，提升會議的準時性、有效性。可以通過制定《會議申報管理規范》《會議應急處理辦法》等相關制度，要求部門嚴格按照制度要求，在召開會議前申報，接受統一管理，從而使辦公室更好地開展會議組織工作，提升會議的穩定性與時效性。

（四）明確管理職責

在國有企業實際經營過程中，辦公室管理工作的開展應立足于企業內部和部門內部，明確相關權責，從而推動企業整體穩定順利經營。

應以不同部門的業務差異、業績目標為依據，明確不同部門的管理責任邊界，避免出現越界管理行為。如果某項業務需要國企多個部門協同配合管理，則應明確牽頭部門及承擔主要責任的部門，其他部門積極履行配合職責，使國企各個部門緊密配合，共同推動企業經營工作開展，避免出現管理交叉問題，同時降低內部溝通成本。新興的業務在企業管理方面通常是一片空白，可以結合業務實際情況，明確業務開展的組織管理架構，以此為依據，明確承擔主要責任的部門及審批部門，初步完善管理制度規范，為業務開展提供良好的指導。后續還可以結合業務發展情況，優化管理制度，細化管理職責，從而確保新興業務在國企經營中穩定順利開展。另外，在明確部門相關職責時，需要圍繞辦公室團隊進行科學合理的分工。要針對不同崗位的人員，劃分管理邊界，明確其職責，在職責范圍內優化與完善相應的管理細節，提升管理水平。針對需要分工協作的業務工作，辦公室主要領導應發揮帶頭作用，敢于承擔責任，做好崗位員工組織安排工作，明確不同崗位職責，充分發揮跨專業、多崗位的團隊優勢，助力相應業務工作穩定順利開展。

（五）完善管理考核過程

為提升國企辦公室管理水平，應完善管理考核過程，可從以下幾方面入手。

首先，優化考核形式。例如，在做好辦公室管理定性考核的基礎上，融入一些定量考核內容，結合辦公室管理實際情況，做好一些考核指標的量化工作，并完成量化指標的設置，將其納入辦公室管理考核評價體系，完善相應的評價體系。以審批管理為例，除了明確審批目錄和流程，還可以在此基礎上加入審批事項統計管理內容，然后設置考核量化指標，如審批業務數量、審批人員的參與效率、審批失誤出現頻率等，從而提升審批管理量化考核的比例，使審批管理考核更加客觀公正。

其次，在制定考核指標時，應充分考慮國有企業經營實際，堅持以管理結果為導向，提高管理效率，圍繞整個管理過程，對其中的重點、要點進行審視，并以此為依據，做好針對性量化指標設置，然后進行考核，從而提升辦公室管理的科學化、規范化水平［5-7］。

最后，應加強對辦公室管理考核結果的利用，通過對考核結果數據進行深入分析，及時發現隱藏的辦公室管理問題，找出出現問題的原因，解決相應的管理問題，使國企辦公室管理水平持續穩定提升。

五、結語

國企辦公室管理工作是一項較為復雜、系統的工作。開展該項管理工作，應明確其重要性，認識到其中的管理價值，從而提高對辦公室管理的重視程度。與此同時，還應認識到辦公室管理存在的問題，采用有效的解決方法，助力國企辦公室管理價值得到更好的彰顯，推動國企順利穩定發展。