基于新媒體視野下高校檔案管理工作探究

辛 維

（西安培華學院，陜西 西安 710125）

目前，社會經濟和社會生活已經入大數據時代，在大數據時代背景下，大眾傳媒的重要表現形式是通過互聯網新媒體平臺里展現出來的，通過利用新媒體平臺來整理和分析數據信息，從而對信息數據背后真實的價值進行探究，而且通過互聯網來處理數字化信息，在當前已經有效地突破了傳統的檔案信息來源和單一化服務模式。在高校教育事業中，其檔案管理是非常重要的一部分，因此，在新媒體視野下，高校要想進一步提高檔案管理工作的效率和智聯，還要適應時代的發展，突破傳統的管理模式，在新媒體視角下，運用新的科學技術來提高檔案管理工作的效率和質量。

一、新媒體視角下，檔案管理工作和面臨的挑戰

（一）新媒體檔案管理工作

檔案管理是一項復雜且繁瑣的工作，而且隨著其工作內容越來越豐富，檔案管理的載體形式和管理模式也在不斷發生著變化。但是檔案管理在很多的領域中都有著極其重要的作用[1]。當前新媒體已經在各個領域被廣泛應用，新媒體的含義就是：把大數據數字技術和網絡技術應用在電視或者網絡以及報刊等廣播媒體中而形成新的媒體方式。在目前比較廣泛應用的微博、社交網站以及微信等，都是新媒體的一種表現形式，使人們利用電視或者計算機等終端給人們來提供信息化的服務。在高校的檔案管理工作中，其信息資源量是非常大的，利用傳統工作模式是很難提高工作效率的，所以，要把新媒體來作為一個契機，創新高校檔案管理工作。

（二）新媒體視野下，檔案高校檔案管理臨的挑戰

目前，隨著社會和科學技術的發展，在我國的各個行業中都應用了現代化的新媒體技術，而當前時代已經進入了一個大數據時代，在新媒體背景下，很多行業都應用現代化信息技術對檔案管理和服務進行了創新。但同時新媒體也是一把雙刃劍，而高校中的檔案在管理過程中也將面臨更多未知的挑戰。在新媒體視野下，高校中的檔案在管理過程中所產生的種類和數量也會越來越多，而且當前的高校檔案材料很多都與之前傳統的檔案歸檔要求不符合，其經常在傳統檔案管理范圍之外來回游離，而且還有一些高校，由于高校內的檔案辦公設備以及檔案管理系統，還處在由傳統辦公的方式向現代化自動辦公方式的過渡中，一些管理系統還不具備對信息進行處理攜帶功能材料的能力，因此，就導致高校中的很多檔案沒有辦法進行及時的存儲和歸檔。和之前傳統的紙質檔案相比較而言，在目前新媒體環境下，檔案中的資料整理和更新的速度要比傳統的更新速度快很多，因此，這也使得很多的檔案資料比較容易出現刪除、修改以及損壞等現象，而這種情況就會在一定程度上加大高校檔案管理的難度。另外，隨著新媒體技術的廣泛應用，在這種背景下，高校檔案在進行管理的過程中也將面臨新的挑戰，因為學生檔案資料具有一定的私密性，而新媒體環境下的檔案管理則具有一定的公開性和交互性，因此這就導致兩者之間存在著一定的矛盾，而在這種情況下，高校在如何既可以檔案甄選的效率，同時還能保障檔案資料的安全性，是目前高校檔案進行管理亟須注意的問題。在新媒體環境下，對檔案管理工作人員的專業能力要求也越來越高，而在高校檔案管理工作中，檔案管理隊伍的知識和年齡老齡化都非常嚴重，而且高校檔案在進行信息化管理的同時也缺乏一定的人力資源證支持。

二、新媒體對高校檔案管理的影響

（一）對現有的檔案宣傳工作的影響

目前在高校的檔案管理工作中，使用的還是傳統的方式來管理檔案，而這種傳統的管理方式已經沒有辦法順應現在的時代潮流，引起不了人們的重視，而運用新媒體平臺對檔案信息資源的途徑進行宣傳，具有較強的普及型，能更好地引起人們的關注，促進檔案管理概念的傳播。

（二）對傳統思路檔案管理的影響

在我國目前的檔案管理工作中，一般都是采用的傳統的管理理念，觀念比較落后，沒有跟上時代的發展，缺乏創新[2]。在傳統的檔案管理工作中，信息查詢等都比較被動，而利用新媒體平臺如：微博、微信、手機媒體等新媒體平臺，則能促進檔案管理工作的自主性。

（三）對現有的檔案法律、法規、制度等的影響

在我國的高校檔案管理工作中，有很多的高校都對檔案管理的重要性不夠重視，因此，就導致高校檔案管理體制不完善，而檔案管理工作也無法得到有效的保障。另外，在通過新媒體平臺來宣傳檔案信息的過程中，由于參與的人數比較多，涉及個人隱私泄露等問題，因此，高校針對這種現象要構建一個保密審查制度，一些公開的檔案信息要實行保密審查制度，從而保證對外公開的信息內容不包含國家機密和個人的隱私。

（四）對現有檔案工作方式的影響

在時代的快速發展下，雖然檔案信息管理的形式也在不斷創新和改變，但是，在檔案管理這方面還是在運用以前傳統的手工字紙檔案管理形式，而字紙檔案則需要大量人力物力以及財力來支撐。在新媒體視角下，如果運用快捷高效的新媒體平臺，則可以有效地減輕人力物力及財力的浪費，提高了資源利用率。

三、新媒體視角下如何創新高校檔案管理工作

（一）高校應用新媒體的策略

在高校的檔案管理工作中，可以利用手機或者計算機等終端給學生和老師們提供一個檔案信息資源的共享平臺，通過手機或者計算機終端，來提高檔案信息資源的利用率，促進老師和同學們之間的交流，同時，通過新媒體在檔案管理中的應用，還能為老師和同學們提供一個比較全面的娛樂及信息化服務。從而還激發了老師和同學們對新媒體技術的興趣，鼓勵學生和老師們都可以參與檔案管理新媒體化建設中，更好地促進檔案管理與新媒體技術的結合。

（二）強化密級檔案與檔案管理制度

在管理時，通過深入分析其工作中可能出現的問題，然后構建一個健全的制度體系，保障檔案管理工作的制度化和規范化[3]。同時，還要對密級的檔案進行強化管理，對于不同密級度的檔案要進行保密分級，并且設置密級指令和權限，對入網用戶加強管理，保障個體用戶檔案信息的安全性，防止發生非法使用檔案行為。

（三）突破觀念

在新媒體視角下，新媒體要融入高校檔案管理中來，高校的管理工作人員必須要創新思想，并科學的提高自己的管理理念，對于學校也要在優惠政策上或者資金等方面來支持檔案管理工作。在對普及檔案信息時，有針對性的來傳播；在對檔案進行資源整合分類時，要改變檔案利用的被動地位，讓檔案利用專項話題制造方向，在進行宣傳時，要擺脫傳統媒體約束，利用新媒體宣傳路徑進行宣傳。

（四）挖掘新媒體優勢

相比較與傳統媒體的不同，新媒體方式具有主動性，新媒體視角下，可以把社會中的熱點、檔案工作和工作要點有效結合，來提升檔案的關注度，利用新媒體形式融合到檔案管理中來，不僅能獲取較多的檔案資源信息，同時還順應了時代潮流，滿足了社會的需求。

（五）與現有網絡技術結合

高校要有效地利用各種軟件和硬件設備，同時，在檔案管理工作中，檔案部門要和數據庫的技術人員進行合作開發建立多媒體數據庫，從而來保障和實現數據的采集和儲存工作[4]。把傳統紙質的檔案資料先進行鑒定，然后在電子格式轉換，把資料輸進電腦中，并且進行壓縮和數字化的處理，最后按名目進行分類儲存。在對檔案信息進行對外公開和發布的時候，要結合受眾人的需求和特點，來設置多樣化的客戶端接口，并且，同時還要對檔案信息外部對接做好一定的安全防護工作，對檔案文件內外網實行隔離，并安裝內網防火墻和審計等。利用網絡技術的同時，還要保障檔案信息安全與高效的存儲于采集以及發布。

四、利用新媒體進行檔案管理的改進措施

（一）對設備進行統一

在高校的檔案管理工作中，有很多的設備都不統一，就容易出現數據不兼容問題，因此，在對檔案管理進行工作時，一定要配備專業化、統一以及數字化的設備系統，這樣，就可以利用新媒體設備對檔案信息進行一系列的轉化、自動檢索等一體化過程，同時設備管理系統的統一化保障了新媒體化中檔案管理的可靠性。

（二）規范管理體制

在檔案管理系統中，有些數據字段及信息資源存在邏輯關系，而且運行程序也有一定的關系，因此，將檔案管理系統進行網絡化的組成，使其數據庫更加安全和完整，然后通過建立規范體制，為檔案管理提供更加便捷的信息，因此，如果不進行管理體制的規范，則無法保障網絡新的通暢，進而無法實現資源共享。

（三）加強管理人員的能力和素質

檔案管理人員要具備較強的心理素質和能力，要有較強的責任感和敬業精神，以及細致的服務意識，要注重工作效率，提高自身的綜合素質。同時，對管理系統電子文件特征和計算機網絡安全知識等進行充分的掌握和了解，這樣可以使檔案信息資源的安全性和穩定向得到良好保障。同時要不斷強化管理人員學習意識[5]，讓檔案管理人員積極參與到新媒體學習和培訓中來，對專業知識要做到全面的了解，在平常的管理檔案信息的時候，要對檔案的整理、分類等一些工作重視起來，在一些不懂或者不了解的方面，要積極地進行詢問或者和其他檔案管理員一起討論，從而進一步提高檔案管理工作的效率。

五、結語

在新時代背景下，人們的一些重要信息資源都很多都是通過新媒體平臺來進行獲取的，所以，在新媒體視野下，運用新媒體技術可以讓信息資源得到更充分的利用。文章首先簡單闡述了新媒體視角下的檔案管理工作，對新媒體在高校檔案管理中的影響進行了分析探討，并對新媒體視角下高校檔案管理的創新以及如何利用新媒體進行檔案管理的改進措施做了深入的探討。通過分析得出，新媒體視角下，在高校檔案管理工作中利用新媒體方式來進行檔案管理工作，不僅提高了高校檔案管理的工作效率和工作質量，還充分發揮了高校檔案信息資源的價值，為信息資源共享做出了重要貢獻。