基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理信息化建設(shè)探討

陳 艷

（1.寧夏大學(xué)土木與水利工程學(xué)院，寧夏 銀川 750021；2.寧夏土木工程防震減災(zāi)工程技術(shù)研究中心，寧夏 銀川 750021）

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，人類生活也有了翻天覆地的變化，這一切都是大數(shù)據(jù)背景下科學(xué)技術(shù)為人類帶來的方便和快捷。當(dāng)然，大數(shù)據(jù)背景下的科學(xué)技術(shù)立足于人類生活、工作的方方面面，其中高校檔案管理的信息化也得益于此。大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案，使學(xué)校的管理更加方便快捷。

一、大數(shù)據(jù)對(duì)于高校檔案管理信息化的重要意義

大數(shù)據(jù)背景下，互聯(lián)網(wǎng)在人類社會(huì)生活和工作中的作用越來越重要。近些年來，各個(gè)高校準(zhǔn)確把握大數(shù)據(jù)背景下的科技創(chuàng)新，積極開展高校各個(gè)方面的數(shù)字化建設(shè)，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)行內(nèi)部改革，有效促進(jìn)了學(xué)校的學(xué)生管理、教師管理，促進(jìn)高校內(nèi)部管理水平地提高和發(fā)展，這一切都得益于大數(shù)據(jù)背景下的科學(xué)技術(shù)發(fā)展[1]。

（一）大數(shù)據(jù)有效提高了高校教學(xué)質(zhì)量

大數(shù)據(jù)背景下科學(xué)技術(shù)為高校帶來的不僅僅是管理設(shè)備的性能創(chuàng)新，還有教師教學(xué)質(zhì)量的大幅度提升。大數(shù)據(jù)管理可以有效整合學(xué)校學(xué)生、教師以及相關(guān)人員的具體信息，同時(shí)高校檔案信息中學(xué)生的學(xué)籍信息可以幫助學(xué)校和教師充分了解每個(gè)學(xué)生，并根據(jù)不同學(xué)生的具體情況進(jìn)行有針對(duì)性的教學(xué)和溝通，從而提高整體的教學(xué)質(zhì)量。

（二）大數(shù)據(jù)背景有利于提高高校人事管理效率

以往傳統(tǒng)的學(xué)校檔案信息記錄，學(xué)校都是以紙質(zhì)版的方式留存歸檔，將所有學(xué)生以及學(xué)校人員的具體信息統(tǒng)一歸置到一間檔案室。當(dāng)教師來查詢某個(gè)學(xué)生的檔案時(shí)，需要在眾多檔案中一一翻找，尋找所需的檔案雜亂，順序不清，耗時(shí)耗力。然而，大數(shù)據(jù)背景下互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，學(xué)校可以將學(xué)生以及學(xué)校人員的檔案信息輸送到一個(gè)網(wǎng)絡(luò)資源平臺(tái)上進(jìn)行留存，當(dāng)教師有需要查閱檔案時(shí)，僅需進(jìn)入資源平臺(tái)輸入密碼，根據(jù)學(xué)生對(duì)應(yīng)的編號(hào)就可以準(zhǔn)確快速查找，隨時(shí)隨地不受限制，極大地提高了高校人事管理效率。

二、基于大數(shù)據(jù)下高校檔案管理信息化存在的問題

互聯(lián)網(wǎng)可以通過信息的整合管理將檔案有效留存，使檔案管理更加現(xiàn)代化、信息化。大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理體現(xiàn)出眾多優(yōu)勢(shì)，為高校的整體管理提供了有效保障。然而，在大數(shù)據(jù)發(fā)展初期，學(xué)校信息化管理仍處于發(fā)展階段，缺乏一定的信息化管理經(jīng)驗(yàn)，這也導(dǎo)致高校檔案管理信息化存在一系列問題。

（一）高校檔案管理人員專業(yè)水平與素質(zhì)較低

檔案信息管理工作作為管理層面的工作范圍，需要具備一定的檔案管理知識(shí)和管理素質(zhì)，可以對(duì)檔案進(jìn)行合理的分區(qū)，對(duì)于查閱檔案地教師及時(shí)記錄，保證檔案管理的科學(xué)合理。當(dāng)然，檔案信息管理工作人員還需要具備一定的電腦、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，信息化時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)的使用愈發(fā)重要，大數(shù)據(jù)下的檔案信息管理工作是建立在一定的互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上，利用互聯(lián)網(wǎng)快速查詢定位檔案信息。然而，普遍高校的檔案信息管理人員素質(zhì)較低、水平不足，缺乏一定的信息管理知識(shí)經(jīng)驗(yàn)，并且有些高校隨意任用毫無經(jīng)驗(yàn)且年齡較高的人員，只為填補(bǔ)學(xué)校信息管理職位的空缺，直接導(dǎo)致高校檔案信息化管理出現(xiàn)問題。

（二）檔案信息化管理技術(shù)不完善，缺乏一定的信息化管理配套設(shè)施

對(duì)于現(xiàn)代化管理來說，最需要的就是技術(shù)支持和設(shè)備支撐。技術(shù)與設(shè)備在檔案信息管理方面的作用更為重要，完善的管理技術(shù)可以為高校檔案管理提供一定的基礎(chǔ)支持，充足的配套設(shè)施可以為高校檔案管理形成一定的物質(zhì)保障。然而，當(dāng)前一些高校普遍存在檔案信息化管理技術(shù)不完善的問題，并缺乏一定的信息化管理配套設(shè)施，這些直接阻礙學(xué)校檔案管理工作地開展。

（三）缺乏有效的檔案管理制度

越來越多地高校意識(shí)到信息化的檔案管理對(duì)于學(xué)校的重要意義，并開始探索有效的檔案管理方式，應(yīng)用于本校內(nèi)部管理。然而，學(xué)校管理的科學(xué)有效不僅僅取決于一種科學(xué)的檔案管理方式，有了科學(xué)合理的檔案管理方式以后還需要配合有效的檔案管理制度，才可以促進(jìn)高校的管理工作。部分高校沒有充分意識(shí)到管理制度的重要性，只是簡(jiǎn)單地采用了一種科學(xué)有效的檔案管理方式，不去健全管理制度，導(dǎo)致檔案管理和查詢效率仍然無法提升。

（四）檔案管理信息化觀念不足，對(duì)信息化管理安全不夠重視

大數(shù)據(jù)下信息化時(shí)代的到來為高校管理方式帶來了一定的革新，越來越多地高校有了變革檔案管理方式的想法，想要嘗試突破學(xué)校的傳統(tǒng)限制，充分發(fā)揮科技時(shí)代的優(yōu)越性。然而，高校工作人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，長(zhǎng)期形成的工作模式導(dǎo)致高校檔案管理工作人員缺乏一定的信息化觀念，并且不重視檔案的規(guī)范記錄留存，致使檔案管理工作不能很好地發(fā)揮人力資源分配的優(yōu)勢(shì)。

同時(shí)，大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化為學(xué)校的管理提供了一些便利，有效提高了學(xué)校的管理效率。但網(wǎng)絡(luò)安全一直是存在于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的一個(gè)安全隱患，雖然計(jì)算機(jī)擁有防火墻等安全設(shè)施，可以防止外界竊取高校內(nèi)部信息，但是由于檔案管理人員專業(yè)性不足，缺乏一定的信息安全意識(shí)，查詢平臺(tái)密碼設(shè)置過于簡(jiǎn)單，沒有充足的信息安全防護(hù)措施，一旦信息平臺(tái)出現(xiàn)漏洞，高校學(xué)生以及相關(guān)人員的檔案信息很容易就被竊取，造成高校的信息管理出現(xiàn)問題。

三、提高大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)采取的措施

大數(shù)據(jù)背景下，由科學(xué)技術(shù)支撐的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展起來，逐步進(jìn)入人們的社會(huì)生活和工作各個(gè)領(lǐng)域，發(fā)揮巨大的作用。人們開始習(xí)慣于信息化時(shí)代科學(xué)技術(shù)為人類帶來的方便與快捷，并嘗試將信息化拓展到生活的方方面面。其中高校的檔案管理系統(tǒng)在信息化方面表現(xiàn)出強(qiáng)烈的需求，高校需要這樣一種科學(xué)技術(shù)手段和方法來解決檔案管理復(fù)雜、繁瑣的特征，需要將互聯(lián)網(wǎng)科技引入到高校檔案管理工作中，增強(qiáng)高校信息化建設(shè)。

（一）進(jìn)行科學(xué)完善的檔案管理制度建設(shè)

對(duì)于高校管理的科學(xué)性和合理性來說，不僅僅要求高校自身善于學(xué)習(xí)掌握一項(xiàng)先進(jìn)的檔案管理方法，能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，依照對(duì)應(yīng)的管理方法進(jìn)行簡(jiǎn)單的管理，這樣的檔案管理方法只是高校管理中的一部分建設(shè)內(nèi)容，并不是管理工作的全部。真正科學(xué)合理的高校管理是建立在行之有效的檔案管理方法和科學(xué)完善的檔案管理制度的基礎(chǔ)之上的，它不僅僅依靠管理方法的支撐，還依賴于一種良好的管理制度的保障。只有二者共同作用，才可以促進(jìn)高校管理的科學(xué)性和合理性，才可以促進(jìn)高校的發(fā)展和進(jìn)步。一個(gè)科學(xué)完善的檔案管理制度應(yīng)該包括：檔案信息的采集、相關(guān)信息錄入系統(tǒng)平臺(tái)、對(duì)于已錄入的信息進(jìn)行有效管理、保證信息系統(tǒng)的安全性等不同方面的內(nèi)容，保證學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)有具體的制度依靠，確保檔案管理過程的合理有效性。

（二）加強(qiáng)信息化管理觀念，提高相關(guān)人員信息化管理意識(shí)

觀念和意識(shí)是影響行為的決定性因素，對(duì)于高校管理來說，要想提升學(xué)校檔案管理工作的效率，必須加強(qiáng)信息化管理觀念。對(duì)于學(xué)校的管理工作人員來說，需要有一定的信息化管理意識(shí)，才能將信息化更好地應(yīng)用于檔案管理工作中[2]。對(duì)此，高校可以通過一定的方式提高學(xué)校的信息管理意識(shí)，讓工作人員充分意識(shí)到信息化為學(xué)校管理工作帶來的巨大的便捷。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)加大信息化管理在高校中的應(yīng)用，潛移默化中讓相關(guān)工作人員適應(yīng)信息化的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為工作帶來的優(yōu)越性。當(dāng)然，學(xué)校可以邀請(qǐng)一些信息化專業(yè)人員為校內(nèi)工作人員進(jìn)行大數(shù)據(jù)概念下專業(yè)講解，加強(qiáng)學(xué)校工作人員的信息化管理理念，在大數(shù)據(jù)背景下，緊跟時(shí)代潮流，充分利用信息化優(yōu)勢(shì)，共同促進(jìn)學(xué)校信息化建設(shè)。

（三）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增強(qiáng)管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

普遍高校接受了解了大數(shù)據(jù)背景下的信息化觀念，并通過信息化的有效利用獲得了一定的優(yōu)勢(shì)，鞏固了信息化管理意識(shí)。當(dāng)然，對(duì)于高校來說，應(yīng)當(dāng)把檔案管理工作作為學(xué)校運(yùn)作發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容，加大高校資金投入，有效利用學(xué)校資金，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，購(gòu)置一些檔案管理專用電腦配件、掃描系統(tǒng)，保證網(wǎng)絡(luò)的快速安全，保證硬件充足，為檔案管理工作保駕護(hù)航。除了基礎(chǔ)設(shè)施的保障外，學(xué)校還應(yīng)該增強(qiáng)管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，在招聘檔案管理職位的時(shí)候，注重人員管理素質(zhì)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的多方面水平和能力[3]，在崗位任用時(shí)嚴(yán)格要求、層層審核。同時(shí)對(duì)于在職檔案管理工作人員進(jìn)行適時(shí)的培訓(xùn)，加強(qiáng)在職人員的基礎(chǔ)素質(zhì)和計(jì)算機(jī)水平，致力于提高檔案管理工作效率。

（四）提高檔案管理系統(tǒng)的安全性，保證信息安全

一直以來大家都知道“安全第一”的道理，在日常生活中都知道安全是很重要的，對(duì)于信息安全更是如此。學(xué)生信任學(xué)校，把自己的信息給了學(xué)校，學(xué)校就有這個(gè)責(zé)任和義務(wù)去保護(hù)好學(xué)生的個(gè)人信息，健全信息化這個(gè)背景下的檔案管理制度，加強(qiáng)監(jiān)督過程的透明化，保證信息的安全性和真實(shí)性。而且要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的安全防護(hù)做到基本保證，嚴(yán)令禁止非法泄露個(gè)人信息，每個(gè)人都個(gè)人信息都應(yīng)該有專屬的印章來證明是正確的個(gè)人信息[4]。這樣不僅學(xué)校在管理方面更加放心，也讓學(xué)生能夠順利完成學(xué)業(yè)，順利畢業(yè)。

四、結(jié)束語

隨著社會(huì)的發(fā)展，在學(xué)校中，檔案管理的重要性不言而喻。檔案管理決策是每一所高校都應(yīng)該好好把握的，它作為高校建設(shè)和發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)。讓學(xué)生檔案從最開始的紙質(zhì)信息變成儲(chǔ)存在電腦、大數(shù)據(jù)中的一個(gè)個(gè)固定因子，不僅縮小空間，更隨著時(shí)代進(jìn)步更方便快捷查詢。總而言之，每一所高校都應(yīng)該牢牢握住時(shí)代信息化發(fā)展潮流，加快信息化建設(shè)高校檔案信息的步伐，這樣可以全面提高對(duì)于檔案的管理水平和速度，促進(jìn)檔案信息可持續(xù)發(fā)展。