互聯網時代如何有效提升學校檔案管理水平

王翠

（岳陽職業技術學院，湖南 岳陽 414000）

檔案管理屬于學校管理工作中非常關鍵的內容，在很大程度上關系到學校辦學水平和教育管理水平的提升。在當前這樣一個互聯網時代下，學校檔案管理工作者應當盡快轉變傳統思想觀念，明確認識到信息技術為檔案管理工作帶來的新機遇，采取科學對策開展好檔案管理活動，促進檔案管理工作的創新發展，有效提升學校檔案管理水平。

一、互聯網時代給學校檔案管理帶來的機遇

（一）檔案收集工作更加智能精準化

在過去的學校檔案收集過程中，檔案材料的收集往往會耗費大量的人力物力來完成，傳統的手工操作模式不但很容易增加學校檔案管理的成本負擔，同時也不利于收集管理效率的提升，導致學校檔案管理工作由于收集效率不高而難以有序開展。另外，過去的學校檔案收集工作中往往會由于少數檔案管理人員專業技術不熟悉，細節處理不到位等情況而導致一些重要的文件材料丟失或者損壞的現象，在很大程度上降低了學校檔案管理工作效率。而在互聯網時代下，現代信息技術的飛速發展及其在學校檔案管理工作中的推廣應用，促進了檔案信息化建設的創新發展，不但為檔案收集工作帶來了信息化綜合性管理平臺，轉變了傳統那種人工紙質操作模式，檔案管理人員將收集到的紙質檔案材料按照統一標準和格式轉化為數字文件進行統一存儲歸檔，同時也推進了檔案收集工作的精細化和規范化發展，大數據技術的應用也為檔案材料收集處理提供了極大便利，真正確保了學校檔案材料的精準、全面收集[1]。

（二）檔案管理服務更加高效便捷化

互聯網時代的來臨讓信息化技術在學校檔案管理工作中得以廣泛應用，不但能夠讓檔案信息數據更為精準，還有助于促進檔案服務水平和管理效率的提升。一方面，在互聯網時代背景下，學校檔案管理信息化建設進一步深化，借助于信息技術能夠讓檔案管理工作流程不斷優化，檔案管理工作人員依靠計算機即可快速準確地獲取檔案信息，利用信息管理平臺可以實現各種管理操作，有效節省了管理成本和時間，促進了工作效率的提升；另一方面，借助于信息技術的運用，能夠帶來更為快捷和準確的檔案信息數據檢索服務，讓使用者通過登錄并操作檔案管理系統即可直接查找所需的信息資料，用戶不但能夠依靠多元化的渠道來檢索與咨詢其所需要的檔案材料，還可以促進檔案開發利用效率的提高，轉變過去那種學校檔案管理服務模式，真正促進檔案管理工作線上與線下的充分融合，讓學校檔案管理服務變得更加高效且便捷。

二、互聯網時代提升學校檔案管理水平的策略

（一）完善檔案管理制度

在互聯網時代下，提升學校檔案管理水平應當更加強調信息化建設的推進，制定完善匹配的檔案管理機制，優化檔案管理流程，從檔案收集、整理、歸檔到開發利用都應當予以細化。唯有從制度層面進行規范才能夠確保檔案管理效率的提升，學校在制定檔案管理制度的過程中應當對數字化檔案資源的收集歸檔標準和格式予以統一，比如說文檔一律采用doc、txt等格式存儲，表格選擇xls格式，圖片統一為jpg格式等，確保各類檔案在進行數字化處理之后都能夠統一格式規范，有助于后期的開發利用。同時還需要建立健全監督機制和安全管理制度，確保檔案管理人員在工作中能夠嚴格約束自身言行，防止出現檔案泄露或丟失的問題，確保學校檔案的完整和安全。

（二）構建資源服務體系

在互聯網時代下，學校開展檔案管理工作必須要構建并完善檔案資源服務體系，對檔案管理所涉及到各項內容予以靈活規劃和分配。在這一過程中首先應當根據當前學校教育管理實際和發展需求來進行綜合考慮；其次應當積極運用現代信息技術對過去的紙質檔案資源予以轉化；最后要利用大數據、云計算等技術建立更加開放共享的檔案服務平臺。另一方面，學校在構建資源服務體系時，應當根據檔案管理制度要求對檔案材料實施科學管理和開發利用，建立符合學校實際需求的特色化管理體系，同時充分考慮到使用者對于檔案材料的具體需求，讓檔案資源服務體系能夠真正發揮出服務功能。

（三）建立資源導航系統

在互聯網時代背景下，學校檔案管理工作實施過程中應當盡快構建資源導航系統，從而讓檔案使用者可以更加方便快捷地獲取所需要的檔案信息。對于檔案資源導航系統而言，檔案管理工作人員應當充分發揮出信息化檔案收集技術的優勢，運用信息管理平臺為檔案使用者帶來更加多元化的查詢、檢索和定位服務。比如說檔案管理人員按照不同檔案材料的來源實施細化分類，隨后根據某一特征或規律來對檔案資源予以篩選，借助于標簽的形式對檔案材料實施標準，能夠讓使用者更加快速方便地獲得所需要的檔案信息。

同時，檔案資源導航系統的構建應當發揮出多媒體技術的作用，依靠網絡多媒體對導航系統予以合理設計，科學確定導航目標，讓導航系統能夠發揮出更加多元化的功能。學校檔案管理工作人員要注重檔案資源的科學保存和高效開發利用，落實好檔案資源整合工作，盡可能為使用者帶來更加優質便捷的導航服務[2]。

（四）建設檔案數據庫

現階段很多學校已經借助于信息技術推進學校檔案資源數據庫建設工作，也慢慢轉變為以提供更加開放式服務為核心的檔案管理模式。因此檔案管理人員不單單要為學校其他各部門帶來和檔案資源相關的查詢檢索服務，同時還需要開展好檔案數據庫的建設管理工作，依靠存儲的檔案資源為使用者帶來高效服務。比如說美國莫斯特中學和國內某市學校緊密合作，在充分整合OA資源的前提下搭建了Cornell檔案資源數據庫，在很大程度上滿足了學校教育工作者對檔案數據的使用需求，同時基于各種角度帶來了長期保存檔案信息的服務。學校檔案數據庫中所涉及到檔案內容應當包括科學文獻、會議報告、學術報告等相關內容，檔案管理人員還需要積極聯系其他部門開展好檔案數據庫的安全保障工作。

（五）加強檔案安全管理

學校檔案中很多文件材料是機密內容，檔案資源的丟失很容易給學校帶來非常嚴重的損失與負擔，所以檔案安全管理始終都是學校檔案管理人員必須要重點關注的一環。在互聯網時代下，學校檔案信息化建設日益推進，為避免網絡病毒或黑客入侵，檔案管理部門要設置病毒防火墻以及識別監控系統來實現對檔案數據庫的有效保護，打造更加安全的檔案存儲平臺。比如說可以搭建一個集成化的存儲系統，利用IP來對SCSI數據和命令進行傳輸，從而實現對檔案管理信息系統的保護。若檔案數據庫或信息管理系統受到網絡攻擊，集成化存儲系統能夠第一時間開啟自動備份和保護功能，避免出現檔案數據丟失的問題。該系統還能夠提供故障自檢、預處理、快速修復和數據完整性檢測等功能，是現階段很多學校檔案室使用的策略。

（六）轉變檔案管理模式

學校檔案管理人員在實際工作中必須要始終堅持以提供智能化、高效化、精準化檔案服務為原則，盡快轉變傳統的檔案管理模式，要積極深入一線，依靠各種方式來把優質服務送到教職員工手中，同時積極主動和學校各部門進行溝通交流，讓廣大教職員工能夠了解學校檔案管理的基本流程，積極配合與支持檔案管理工作[3]。

同時，檔案管理人員也應當認識到學校檔案信息化建設是一項長期性的工作，在互聯網時代下，檔案管理水平的提升要求學校各方共同參與，才可以保證各類檔案材料的完整性。比如說教學檔案，需要及時把相關材料進行收集歸檔，若僅憑借檔案管理人員來進行，不但會對檔案收集歸檔效率帶來影響，同時也可能出現信息錄入錯誤的問題，影響到檔案的開發利用價值。所以檔案管理人員需要與各部門積極聯系，發揮出群體力量共同促進學校檔案管理工作的有序開展。

三、結語

綜上所述，在互聯網時代背景下，學校在組織推進檔案管理信息化建設的過程中依舊還有很多需要解決的問題，但也應當認識到檔案資料數字化、檔案管理集成化已經成為當前學校檔案管理的必然發展趨勢。為促進學校檔案管理水平的不斷提升，不單單要重視思想革新和制度完善，同時還應當建立完善的檔案服務體系，開展好檔案數據資料存儲管理，借助于信息化技術來促進檔案開發利用效率的提升，真正發揮出檔案管理對學校發展的價值與作用。