資源共享視域下自然資源檔案數字化管理策略研究

閆欣

（黑龍江省自然資源調查院，黑龍江 哈爾濱 150036）

引言

資源共享視域下數字檔案管理的最終目標是實現檔案利用，公共檔案數據的開放以及同類檔案數據的聚合利用都更利于發揮數據的價值。將區域數字資源和檔案資源融合起來，在提高檔案管理數字化水平的同時，將檔案資源利用融合到檔案利用中去。

一、當前自然資源檔案管理存在的問題

（一）自然資源檔案管理制度不完善

自然資源檔案管理包括多個環節，檔案的規范化管理需要理順工作機制，實現各個環節的高效管理。然而當前，自然資源檔案管理工作機制仍有待進一步完善，當前許多中下級的自然資源管理部門沒有完善的檔案管理制度，自然資源檔案管理不統一。各個部門、各科室形成的文件材料，為便于查找，存在各自存放的現象，檔案資料散落在各個辦公室，很難進行集中收集，極易造成檔案材料的丟失與損毀[1]。

（二）自然資源檔案信息化管理程度不高

自然資源檔案信息化建設已經成為自然資源部門適應新時代發展需求的必然舉措，前文已經提及自然資源管理部門文書檔案數字化工作已經取得了一定的成效，但其他類別檔案的數字化程度仍較低，總體而言，自然資源檔案信息化建設的成效不夠突出。下一階段，需著力開展檔案信息化建設，以提升自然資源檔案的信息服務能力。自然資源檔案信息化建設是一項相對繁雜、系統的工程，需要持續投入與更新，信息化建設進程緩慢主要源于以下幾方面：一是認識不到位。部分自然資源管理機構的領導尚未意識到信息化建設對于檔案管理的重要意義，對檔案的智能化管理和在線利用認識不足，在很大程度上阻礙了建設進程。二是投入不足。信息化建設需要大量的人力、物力和財力來支撐，但很多機構對檔案工作的投入難以滿足檔案信息化建設的資金需求。三是人才缺乏。檔案信息化建設需要專業的信息化人才支撐，但專業型人才缺乏是大多數自然資源檔案管理機構面臨的共同難題[2]。

二、資源共享視域下自然資源檔案數字化管理的策略

（一）完善檔案管理體系建設

完善的工作機制是檔案管理工作順利開展的前提。自然資源管理機構需從以下幾個方面著手：一是健全檔案管理制度，參照相關的標準，結合本單位檔案工作實際出臺檔案管理相關制度，明確各部門檔案工作的具體要求，對檔案工作的各個流程進行規范化管理。二是建立監督機制，檔案機構負責檔案的收集、整理、鑒定、保管及提供利用等工作，各職能部門應做好檔案的平時收集工作，為檔案工作的有序開展奠定基礎。三是建立考核激勵機制，針對檔案工作開展績效考核，充分發揮績效的激勵作用，引導機構各部門正確對待檔案工作，共同做好檔案管理工作。

（二）多舉措推動數字化建設

不斷增強自然資源檔案管理能力。就網絡控制下的自然資源數字化檔案管理系統來講，必須通過數字化建設推動自然資源檔案共享性發展。自然資源內部檔案管理層面，建議全面推動信息化向數字化轉型。

（三）逐步開展信息化建設

一是完善信息化基礎設施，配備必要的軟硬件設施，建設檔案智能化庫房，配備智能密集架，安裝溫濕度控制檢測系統等等，這是開展檔案信息化服務的基礎。此外，還需購買或開發符合單位檔案管理工作實際的檔案管理系統，通過系統實現檔案的錄入、檢索、統計、利用等工作。二是構建檔案利用網絡平臺；逐步實現紙質檔案的數字化建設，通過外包或自行開展數字化的方式將館藏紙質檔案完成掃描形成數字資源，便于今后工作的開展。

（四）高效獲取檔案數據資源

自然資源檔案數字化管理涉及大量信息設備的使用，包含各類區域網絡、硬件設備及軟件等，所以自然資源檔案管理需完善數字化檔案管理配置，并重視自然資源數據庫管理，從而推動區域檔案資源共享，為區域生態建設和資源發展貢獻力量。一是有針對性地開展自然資源檔案管理調研。通過實地調研自然資源檔案管理對象的方式掌握基層檔案需求數據資源，獲取有效的自然資源檔案管理基礎數據。二是利用現代技術梳理檔案自然資源歷史管理數據。通過查找、數據瀏覽等方式，了解自然資源檔案管理歷史記錄，明確區域自然資源共享方向。三是利用自然資源檔案數據系統進行綜合測量，對獲得的自然資源檔案管理基礎數據進行綜合匯總。

（五）提高自然資源檔案管理人員的業務素質

自然資源部門應積極加強檔案管理專業人才的引進，特別是引進既熟悉檔案又精通信息化的核心骨干，增強檔案管理的現代化、專業化發展。同時，對現有兼職的檔案管理人員做好繼續教育工作，采取請進來與走出去相結合、專家授課與個人自學相結合、集中培訓與分類指導相結合等方式，進行有計劃的業務培訓，不斷拓展檔案工作人員的知識面，提高他們的檔案管理意識和業務水平。

結束語

自然資源檔案信息化建設已經成為自然資源部門適應新時代發展需求的必然舉措，前文已經提及自然資源管理部門文書檔案數字化工作已經取得了一定的成效，但其他類別檔案的數字化程度仍較低，總體而言，自然資源檔案信息化建設的成效不夠突出。下一階段，需著力開展檔案信息化建設，以提升自然資源檔案的信息服務能力。