信息時代醫院檔案管理工作的創新淺談

張凡 王帥 徐俊哲 張明章

（承德醫學院附屬醫院，河北 承德 067000）

檔案管理主要是指檔案信息整理與檔案實體整理，通過分門別類，妥善保管，為檔案利用者提供各項服務。醫院在發展過程中，會產生大量的數據信息，包括行政黨務、醫療藥品、科學研究、儀器設備、基本建設等，如果能夠充分利用信息技術開展檔案管理工作，進一步拓展檔案信息化管理的寬度和廣度，既可以節約管理成本，又可以提升管理效率，使檔案的價值得到充分發揮[2]。隨著檔案的價值越來越受到重視，只有不斷加強檔案管理工作的多方面軟硬件建設，堅持改革創新，才能提高檔案信息的利用率，發揮檔案信息在醫院發展中的作用[1]。

一、檔案管理現狀分析

檔案管理工作是每個單位運行和發展的重要內容，但傳統檔案管理模式有著明顯的局限性。隨著醫院規模的不斷擴大，需要留存的檔案資料也愈來愈多，檔案管理人員工作量也愈來愈大，但傳統的檔案管理模式又存在著一些不足和問題，致使檔案利用效率欠佳，未能發揮其應有的作用。

（一）對檔案管理工作重視不夠

由于檔案管理工作的特殊性，檔案管理人員一般都是默默無聞，只知埋頭認認真真整理歸檔資料，不事張揚，工作內容、工作強度不為外人所知，再加上檔案管理工作不會給醫院帶來直接經濟效益，因此，很多單位領導對于檔案管理工作依然存在認識上的不足，不夠重視。

（二）檔案管理人員專業素質不強

目前，檔案管理人員多為其他專業轉行而來，很少檔案專業人員，因此，既缺乏檔案專業知識，也缺乏檔案專業技能。在實際工作中，還普遍停留在資源保管層面，缺少現代化的管理手段和方式，導致各種類型的檔案材料無法在工作中得到有效利用。此外，由于相關管理制度的不健全，有些重要資料無法得到及時收集和保存，甚至出現丟失、損壞等情況，從而造成巨大損失。同時，由于一些醫院對檔案管理工作重視不夠，直接導致檔案管理人員對自身工作的重要性認識不足，進而主觀上不愿提高自身的專業素質，不愿主動去改進工作。

（三）標準化和規范化程度不夠

檔案信息的標準化和規范化，是檔案信息化建設的重要組成部分。只有大力加強醫院檔案管理工作網絡信息化建設，才能進一步推動檔案管理工作的有效創新，才能使檔案管理工作步入正軌[3]。但有些醫院的檔案管理工作目前還僅僅只是對信息資料進行簡單的收集、分類和保存，未能嚴格按照國家規定的相關標準對檔案資料進行統一分類和編碼。同時，由于對檔案管理工作的不重視，對檔案資料的重要性認識不夠，在庫房設施、空調設備、櫥柜等硬件方面還不夠完備，甚至缺少相關的檢索工具，導致使用人員不能快速、有效利用檔案資料。

二、信息化檔案管理創新措施

信息化檔案管理，就是在傳統檔案管理的基礎上利用信息技術開展檔案管理工作，以保障檔案管理的有效性，提升檔案管理的效果和效率。信息化檔案管理既是信息化時代發展的要求，也是檔案管理工作的需要。

（一）轉變檔案管理理念

首先是領導要轉變觀念，充分認識到檔案管理工作的重要性，并在人力、物力、財力等方面給予支持。其次是檔案管理人員要從根本上改變傳統檔案管理工作重保存、輕利用的錯誤觀念，建立健全各種規章制度，增強服務意識，在檔案管理過程中不斷創新工作模式，充分運用信息技術，發揮好檔案的利用價值。目前，電子檔案的運用使醫院的檔案管理工作效率得到大幅提升。

（二）加強檔案管理人員素質建設

作為檔案管理工作的主體，檔案管理人員的專業素養是信息化檔案建設工作的基礎。檔案管理人員自身綜合素質、創新能力和管理能力直接決定了檔案的管理水平。因此，檔案管理人員必須經常參加培訓學習，與同行多溝通，多交流，不斷補充最新知識，努力提高業務水平，并在工作中不斷提升創新能力。檔案管理的創新應該是由內至外、由表及里的，只有積極創新，強化管理，才能為使用者提供更加便捷、高效而又全面的檔案查閱服務。

（三）完善信息化檔案管理

網絡時代，信息技術飛速發展，各行各業都處在大變革之中。檔案工作也面臨著新的挑戰，信息的類別、數量在不斷增多，涉及的內容較為龐雜，效率低下的管理模式早已無法滿足醫院突飛猛進的發展需求。因此，我們必須牢牢把握住發展契機，將新的管理模式、先進的信息技術應用到檔案管理工作中，對各種資料進行科學、妥善管理，讓檔案的利用率得到大幅提升，既提高查找速度、查找準確度，又節約勞動力成本，節省存儲空間，進一步降低管理成本。

三、結語

新形勢下，醫院的運行環境及管理模式正在逐步改變，既有發展機遇，又有不斷加大的運行風險。因此，醫院在逐步發展壯大的過程中要注重加強全方位管理，并注重科學性、合規性。檔案是醫院發展中不可或缺的一部分，只有上下聯動，引進高效的現代化管理模式，加強信息技術應用，才能將信息化檔案管理的價值充分體現出來，才能使檔案管理工作邁上一個新臺階，并為醫院的高質量持續發展提供可靠保障。