高校辦公室檔案管理工作的優化對策

任雅楠

（烏蘭察布職業學院，內蒙古 烏蘭察布 012000）

伴隨著高校行政體制的改革，辦公室和各學院及黨政機關的聯系變得更加緊密。辦公室職責劃分更加細化，檔案管理工作質量的有序提升被提上了日程。學校辦學水平的高低一方面取決于教學、科研能力的高低，另一方面也是行政能力的體現，行政能力的提升簡單而言就是辦事效率提高，辦公室檔案管理工作內容瑣碎，管理方式混亂。筆者通過從現實問題切入，繼而提出若干檔案管理工作的提升策略。

一、當下辦公室檔案管理工作具有的不足

（一）重視不足

從學校領導班子到具體分管檔案管理工作的各級工作人員長期以來對檔案管理工作存在輕視心理，是檔案管理工作混亂的原因之一。檔案管理工作作為行政部門工作，沒有列入高校評價體系。幾乎每所院校都有對教學。科研工作評定的詳細準則和評價標準，但檔案管理工作缺乏卓有成效的工作評價機制，直接造成了檔案管理工作人員對工作的不重視。在實際工作中，檔案管理工作因人員重視力度不夠造成的后果由檔案管理混亂，檔案收放無序，甚至造成丟檔事故。

（二）工作人員缺乏專業素養

高校進行辦公室工作人員的選聘工作，往往不像其他公務員事業單位選拔人才那樣設置較高的準入門檻。同時，出于吸引人才的目的考慮，高校機關辦公室工作人員更多情況下是由教職工配偶擔任工作。缺乏足夠競爭招聘到的工作人員，專業素質很難保證。高校工作經驗檔案管理工作看起來不難，實際上因為高校行政部門較多，各部門文件收發十分頻繁，且高校文件目錄較多，檔案管理工作十分考驗工作人員的歸檔能力和經驗。

（三）管理模式僵化

計算機技術的發展帶來了技術上的便利，我們在進行文件整理和文件歸納過程常常借助計算例如按鍵進行檔案編碼分類、歸總整理。但在高校工作中，因紙質檔案的實效性和文件種類的復雜性，很少有工作單位會進行系統的檔案編碼工作，或者是使用不夠科學、高效的檔案管理辦法。而思維模式的僵化是造成這種局面的重要因素，檔案歸總手續復雜，檔案調用程序繁瑣，這些都是檔案管理工作的弊端，但辦公室的工作氛圍長期得不到改變，許多工作人員抱著多做多錯的心態工作，最終導致了檔案管理工作的不成熟。

二、高校辦公室檔案管理工作優化對策

（一）提高對檔案管理工作的重視力度

提高對檔案管理的管理力度，是對分管領導、檔案管理工作人員和工作評價機制的多方面要求。分管領導作為辦公室工作的直接責任人，更應該推動檔案管理工作的優化程序，要讓領導對檔案管理工作的重視程度有所提高，應該注意讓分管領導、辦公室主任明白檔案管理工作優化的先進性，從提高辦公室辦事效率、減少辦公室出錯率和推動辦公室工作科學化等方面來進行論證。對于檔案管理人員，要通過開設專業課程、設立考核機制的方法來引導檔案管理人員提高自己的專業素質，做到對現代化檔案管理工作的認識、掌握和理解。

（二）聘任專業檔案管理人員

檔案管理作為一種專業性極強的工作，對從業人員的基本素養有一定要求，在進行相關崗位的招聘時，可以考慮招聘諸如圖書館學、檔案學出身的人員來參與辦公室檔案管理工作，他們的理論功底扎實，在進入工作后能更快熟悉工作環境和工作內容，為辦公室檔案管理工作的開展提供幫助。在不方便進行人員招聘時，譬如在編制員額編滿的情況下，可以通過人事代理方法招聘相關專業從業人員，這部分人群工作經驗豐富，熟悉檔案管理工作，由他們進行辦公室檔案管理人員的技能培訓，并通過開設輔導班、實地演練等教學方法，幫助部門人員快速進入工作狀態，也能借機對相關人員進行專業知識和工作條例進行再學習。

（三）加強檔案管理現代化建設

現代化檔案管理方式科學且高效，高校可以通過引入市場上出色的檔案管理系統進入學校的檔案管理工作。基于互聯網開發的檔案管理軟件大都具有很強的功能，辦公室因其工作性質的原因，需要經常和其他部門進行檔案對接，通過建立專門的檔案管理網站可以將各部門聯合起來，做到及時的檔案傳輸工作，實際上做到了數據共享，極大提高了辦公室的工作效率。但現代化建設也要進行充分考慮，對于紙質檔案和涉密檔案，則適用傳統方案來進行保管。這種檔案一般檔案件數少，對其進行系統編號顯得有些小題大做嗎，同時也會增加檔案泄密的風險，而通過傳統方式對其進行保管可以提高文件的安全性。

三、結束語

目前國內高校的檔案管理工作方法各有千秋，但大都信息化、現代化基礎薄弱。檔案管理工作若要取得卓有成效的優化，必須摒棄傳統思想的束縛，大力推行現代化改革。通過科學的優化路線，足夠的資金支持，工作素養的提高，高校辦公室檔案管理工作才能真正取得優化成果。