大數據背景下山東高校檔案管理創新研究

王 來 東

大數據作為互聯網技術的延伸，不同于日常的計算機軟件，其不僅具有獲取、管理、加工信息的能力，還擁有分析、計算、統計、預測等高級技能。大數據可以為檔案管理工作帶來可量化變革，所有的檔案信息將存在于透明的空間內，管理人員可以利用互聯網工具動態跟蹤檔案信息的變化。對高校檔案的合理應用可以為高校的學術研究提供重要參考，為師生更好了解學校發展歷程提供翔實資料。檔案管理工作既是高校學術管理的一部分，也是高校提升學術水平、增強自身影響力的重要途徑。受歷史遺留問題的影響，高校檔案管理工作無法獨立進行，存檔和查閱相對困難，大數據的運用可以優化高校檔案管理模式。結合集成化系統對檔案館的各類檔案快速整理、存儲與查閱，擴充檔案館檔案資源，使檔案更具有實用價值。

一、山東高校檔案管理工作現狀

由于各種原因，我國有關高校曾歷經大規模的整合與調整，各合并單位的檔案都是一個獨立分支，檔案見證了高校各個階段的發展歷程，是高校教學科研與管理工作的延續。高校檔案資料的有效利用可以方便高校領導結合學校發展情況，調整教學工作和學術研究工作策略。本文主要通過網絡平臺對山東省59所(不包括3所985、211)本科院校檔案館(室)開展網絡調研，調取這些學校檔案管理體系數字化建設的進程，對各高校檔案管理內容和檔案服務體系進行梳理，分析其檔案管理存在的主要問題。以學校各類檔案的調研數據為樣本，從而得知目前各高校檔案管理中檔案內容的完整性、檔案服務的開放性、檔案管理模式的創新化、檔案材料的安全保密性以及檔案管理隊伍方面存在的問題。

通過網絡調研發現，目前山東已有39所高校區分不同種類的文件進行分類管理，約占66%；20所高校采用統一整理的方式，約占30%，這其中有11所高校由各二級院系自行管理檔案，全部集中在民辦高校。調研中發現，大數據在我省高校檔案管理工作中的普及程度較高，少數高校已開展檔案管理系統和OA系統的對接，數字化工作開展較為超前；在檔案服務開放性工作中，主要以對學校師生的借閱、查詢為主，該部分內容主要以畢業生檔案為主；根據調查發現，約有一半以上高校在服務中主要包括現場查閱和電話查詢兩種類型，數據檢索大多依靠人工檢索完成；在安全保密方面，幾乎所有高校建立檔案安全管理制度，也就是說高校普遍重視對檔案的安全和保密制度的建立，多數高校安裝自動滅火、自動報警系統，在相關電子檔案的防護中，45所高校定期備份了電子檔案資源，其中10所高校建立機密檔案保險柜；在管理服務方面，管理人員的相關數據不容樂觀，其中高學歷和高職稱的人數較少，占比約為30%左右，真正具有檔案管理專業出身或經過全面專業化培訓的人員少之又少。雖然有約95%左右的高校制定檔案管理制度，但根據調查發現，管理人員大多按照自己的經驗開展工作，對制度的執行率不高。

二、山東高校檔案管理工作的問題

(一)檔案的齊全性、完整性有待提高

調研發現，部分高校的檔案存在不齊全和個別卷宗不完整現象，加之各部門的兼職檔案員缺乏責任心造成一項專檔不齊全，部分檔案卷宗由于沒能及時進行登記和分類，檔案資料提取難度較高。加上管理人員并未堅持統一管理原則，疏忽部分檔案的管理工作造成檔案卷宗內容不完整。目前各檔案館工作人員多由其他崗位調入，基本沒有本專業的技術人員，不能充分認識檔案的重要性，也不重視檔案的更新和流通，其基本停留在傳統意義上的簡單歸檔、存檔、查檔工作。部分重要紙質版檔案在多次整理和分類后，容易丟失，特別是高校合并過程中，檔案管理工作缺乏統一完整的管理制度，檔案工作出現管理空白，極易產生丟失、損毀以及責任不明的情況。

(二)檔案管理人員意識有待增強

由于部分紙質版檔案相對比較珍貴，部分紙頁泛黃，利用數字化設備掃描時會產生相應的誤差，很難將紙質版檔案轉化成電子檔案。但高校為提高檔案的使用效率，又必須加快推進數字化檔案建設，這種矛盾無法在短時間內解決。而部分高校在檔案管理過程中，主要運用傳統方式，即利用人工進行存取查閱，效率不高。造成此類現象的主要原因是高校過于注重科研和教學工作，忽視行政管理特別是檔案管理的重要性。高校尚未建立科學的管理和評價機制，這在檔案管理工作中尤為明顯，檔案管理人員自身管理意識不強，如管理人員過度重視行政、人事、科研檔案，對業務活動性檔案和資產管理檔案重視度不夠[1]。高校的檔案資源管理不可能完全用計算機代替人工，檔案信息的收集和整理仍會出現一定偏差。

(三)檔案管理方式有待轉變

當前大部分管理人員將檔案管理的重心放在檔案存儲上，對檔案的檢索和使用意識不強，部分高校在檔案管理中，多以文字性檔案為主，非文字性檔案的采集數量較少；而通常非文字資料，如視頻、實物，音像等更能生動反映高校發展的歷程。部分管理人員認為，檔案的管理只是簡單地對檔案進行分類和保存，并未站在檔案的價值角度去思考管理方式。部分高校檔案館沒有足夠的現代化設備，在檔案管理方面仍需要花費較長時間進行分類和整理；在提取檔案時，管理人員也只能提取文字性資料，對視頻、音像等缺乏統一的存儲和提取制度。加上由于環境的影響，部分紙質版檔案容易霉變，影響檔案的閱讀性。檔案是了解歷史的重要途徑，但由于多數管理人員只注重檔案的保存，檔案的參考價值不能有效發揮，部分學校因管理人員人手不足的原因，多數檔案查詢業務沒有開展，限制學校檔案的借閱，造成檔案資源浪費。

(四)檔案安全保密工作不完善

調研發現，大數據對高校檔案管理的負面影響主要表現在預測性不高、隱私性不強兩方面。大數據最大的優勢就是利用已有數據預測未知情況，但由于高校教育的特殊性，大數據對高校部分學科發展前景和檔案管理未來的判斷并不準確。加之學校的使用手段有限，大數據在檔案管理的預測方面仍停留在初步階段。隱私性是大數據運用中因管理使用不規范而形成的弊端之一，高校部分檔案需要嚴格的保密，如學生檔案、教職工的個人檔案等，這些檔案中包含有個人信息。在互聯網時代，信息一旦泄漏，后果不堪設想。但由于種種原因，大數據并不能完全做好數據資源的保密措施，部分特殊檔案的收集和管理還需要靠紙質版開展，密級檔案更需專門保存，這些都將會導致檔案管理工作開放性的整體滯后。

三、高校檔案大數據管理平臺構建

大數據正在給人類生活帶來巨大變革，智能計算和智能分析使高校檔案管理變得更加便捷，只有充分了解大數據自身缺陷，才能拿出合理解決方案，優化高校檔案管理的大數據平臺，盡可能的規避大數據運營中的弊端，提高大數據在高校檔案管理的利用率。

(一)檔案數據的收集

大數據可以結合用戶提供的數據處理和轉換信息，為用戶保留歷史信息同時，在最短時間內計算數據資源，保證用戶數據的及時更新和反饋。大數據在檢索檔案資源時，可以依據資源類型建立數據中心，記錄每份檔案資源的建檔數據、建檔時間，更加方便檔案管理工作開展，也更方便用戶通過關鍵詞快速、有效地提取所需信息，減少搜索信息時間。大數據的優勢還在于通過虛擬檔案的存儲，降低后期管理和整理的成本。隨著高校教學工作的深入發展，高校檔案數量也會呈海量增加，檔案見證高校發展的過程，需要被合理保護。檔案卷宗數量的增加無疑對后期的存儲、修復、檢索工作帶來壓力，部分紙質檔案由于歷史悠久，還需要重點儲存，管理和修復成本會不斷攀升。而數字化檔案管理基本解決了這一問題，即便紙質檔案損壞，也不會影響檔案的價值。數字化檔案管理提供了足夠的存放空間，檔案管理不再受傳統條件的限制，通過海量的檔案信息，實現檔案資源的調配和虛擬存儲，管理人員可以通過互聯網資源不斷充實檔案信息。

(二)改進檔案數據的處理與保存

傳統檔案大多以紙質材料為主，在長期保存中容易破損或污染，失去原有價值。數字化管理模式，可以實現不同時期、不同種類的檔案歸類存檔，長期保存。而且大數據可以壓縮電子檔案，這相比于傳統紙質檔案更加節省檔案館室的空間。管理人員只需要根據檔案的關鍵詞、類型等快速分類和整理檔案資料，鑒定過程也更加容易。簡而言之，大數據可以簡化檔案資源的保存、檢索、提取程序，更加方便管理人員管理，也縮短尋找信息的時間[2]。

(三)檔案數據的智能預測

大數據最大的價值是其可以通過各種類型的算法，結合用戶個人查詢和提取的數據資料、預測未來趨勢[3]。通過大數據、人工智能深度分析不同類型圖書資源的規律，結成新的數據知識，并廣泛用于教育的各個環節，以數據支持高等教育發展，最終達到教學質量和學術水平有效提高。大數據與傳統數據本質性的區別就是預測性，大數據分析可以通過智能理解學術語言、自動集成和分類信息，挖掘高校檔案資源數據的潛在信息，結合檔案資源，對不同行業未來發展態勢做出預測，為專業人員的學術研究提供方向。

四、構建高校檔案大數據管理服務體系

(一)完善檔案元數據

在計算機時代，互聯網的存儲單位是MB級別，但隨著科技的發展，高校數字化檔案呈現爆發式增長，原有的MB級別存儲單位已無法滿足大量的電子版檔案數據。因此，大數據目前可以發展至PD、ED級別，結合智能的算法，實時處理和統計新的數據信息。大數據信息量大的特點還表現在數據壓縮和處理技術上。當前大數據處理普遍采用分布式進行，通過大規模并行處理數據，實現數據規模化。由于各種智能工具、服務工具的推進，數據處理平臺可以利用壓縮功能將原有的大型文件壓縮成KB級別的文件，實現數據資源的廣泛存儲。管理人員可以通過大數據技術大量廣泛地采集學校學術活動、教學活動以及其他日常行政活動的原始數據，將最原始的數據通過存儲和計算方法分類管理，在原始檔案中增加部分原始數據，通過增加元數據增加信息的準確性，提高檔案的完整性。

(二)建立檔案管理數據庫

高校檔案館資源不再是傳統的封閉模式，任何形式的數據都可能在大數據中呈現，小到個人發布的頭條新聞、圖片、圖表，大到日志數據、論文資源庫等都可以通過大數據平臺呈現。高校檔案館可以利用互聯網技術搭建網絡開放平臺，上傳開放性的電子檔案，結合大數據管理實現檔案數字化，從而實現高校資源的互動流通。高校的檔案資源可以結合大數據推薦系統和集成系統，廣泛搜集與檔案資源類型相關的信息，如音頻、視頻等，通過標注互聯網資源或傳統紙質化資源，實現數據存儲多樣化。由于大數據的類型較多，有價值的信息頻率較高，高校檔案資源可以結合大數據的海量資源改變單一的文字性檔案，加入音頻、圖片、視頻等檔案資料的管理。管理人員可以建立數字檔案庫，正確分類各類電子檔案，結合近期的檔案內容挖掘有效信息，并將其上傳至云系統，實現檔案資源的海量存儲。

(三)建立智能管理系統

檔案資源會隨學校的發展而逐漸增多，如不能結合已有的材料，及時調整管理模式，則會使檔案材料變得復雜繁瑣，管理起來更加困難。為提高高校檔案管理效率，必須建立智能管理系統，降低管理人員檢索和整理數據的時間。在智能化管理系統中，管理人員只需登錄系統就可以跳出添加、修改界面。管理人員只需操作鼠標，即可實現檔案的自動化分類。對于部分無法掃描成電子版的紙質檔案，管理人員也可以利用自動管理系統，檢索紙質版檔案的存放位置。

(四)提高管理人員整體素質

大數據的運用離不開管理人員的支持，高校可以選拔和培養專業的檔案管理人員，改變現有的檔案管理人員結構，提高檔案管理人員的大數據應用技能。如可以在招聘環節標注優先選拔經驗豐富、具有一定計算機操作能力的人員，配備1—2名較專業的計算機及大數據應用型人才。同時還需要重視對檔案管理人員的培養，定期為管理人員講解大數據的新功能，培訓管理人員的計算機操作技能。以計算機和網絡化技術為主，構建人員培訓和考核機制，讓管理人員擁有大數據的意識。為滿足檔案管理工作的專業化和現代化，檔案管理工作人員必須學習大數據相關技術，還可以通過送出學習或者集中培訓的方式，讓檔案管理人員掌握大數據知識，這可以幫助工作人員轉變管理理念，促進利用大數據的能力，實現檔案信息的可視化發展。另外，高校需要普及大數據的知識，讓管理人員了解大數據優勢的同時，降低泄露檔案信息的可能性，增加管理人員運用大數據時的安全意識。電子檔案相比紙質版檔案更容易變更信息，管理人員需要定期查詢電子檔案的完整性，結合大數據的分析功能，整合各類電子檔案；結合大數據歸檔工具，了解學校各類檔案的使用情況，掌握學校教學、管理方面的發展情況。

(五)健全檔案管理評價體系

大數據時代，檔案管理的評價體系亟需優化。評價體系應該是以提高檔案使用效率，提高服務和歸檔質量為目的，相關人員可以充分利用評價日志分析檔案運營管理體系，結合檔案管理的透明度和公開性，進行自我修正和完善，推行全面的檔案信息評價機制。在評價體系中，管理人員需要階段性填寫管理日志，方便其他管理人員查看。同時，根據檔案實際需求，在數據庫中建立評價模塊，形成科學有效的規范運營管理制度。檔案的安全性也是檔案評價體系的重要指標，管理人員需要針對檔案的安全性建立安全體系，對檔案管理的整體工作流程進行安全認證，如可以利用身份證識別、大數據加密技術等實現檔案的安全管理[4]。

(六)構建完備的檔案修復與保密措施

1.檔案的修復備份。在高校檔案管理工作中，部分缺失的檔案可以通過現代化技術進行修復完善。管理人員可以利用數據資源庫，尋找有關檔案資源的內容，補足剩余檔案。對于已達到保管期限的檔案，檔案管理人員在放棄這些檔案的同時，可以結合大數據的分析工具，尋找過期檔案中的有效信息，重新規整過期檔案，成為新的檔案。由于紙質版檔案的數量較為龐雜，種類過多，如果管理人員沒有一定的經驗，很難在短時間內搜索有效信息。而數字檔案雖進行存檔分類，但部分管理人員無法有效識別檔案的存放編碼，就無法知道存放位置，提取和存儲效率就較低。學校可以利用數據中心的數據建立數據庫，構建定時記錄、查詢、使用、借閱等板塊，既要實現用戶反復查詢的功能，也要幫助管理人員客觀記錄各時間段數據的集合，客觀的反映檔案管理的實際變化。結合檔案的存放編碼和存放位置，識別檔案借閱和歸還的有效信息。管理人員可以利用數據庫將不同類型的檔案資源放置在不同的檔案管理板塊中，通過數據庫的分類功能提高檔案檢索的專業性[5]。

2.原始數據的追蹤與記錄。管理人員可以充分利用大數據的運算和存儲優勢，對各類檔案記錄項目進行元數據追加，確保檔案采集的有效性。以大數據資源庫為依據，對檔案的查詢次數、查詢內容等進行記錄。管理人員可以利用特色數據庫和開發機制，整合檔案元數據，擴大檔案數據的采集范圍，做到多層次、精細化發展，防止部分檔案資源空缺，最大限度的避免信息的丟失和遺漏現象。

3.數據私密的構建。規范檔案管理體系還應包含員工在使用大數據時的守則，例如如何操作大數據設備，在登錄時需要注意的事項等，防止操作不當引發的數據泄露。大數據由于功能比較強大，會在部分時間內產生不穩定性，學校需要通過安全的病毒查殺軟件，建立檔案管理防火墻，將重要的文件進行備份存儲，設置專門的服務器保存私密性文件，或者可以將重要的文件上傳至云空間，減少大數據的弊端。高校可以為每一位管理職工提供相應的檔案管理類型，減輕不同職工的管理負擔，在檔案管理資源庫中，注冊管理員賬號，讓不同的管理員可以利用網絡平臺實現溝通交流，避免職權交叉帶來的管理低效性。

綜上所述，大數據正在給人類的生活帶來巨大的變革，智能計算和智能分析使高校檔案管理變得更加便捷，但大數據也有其自身缺陷。只有對其缺陷更加了解，才能拿出合理的解決方案，并盡可能的規避大數據的弊端，提高大數據在高校檔案管理中的利用。高校需要正確認識大數據技術的利弊，發揮大數據在檔案資源管理的最大優勢，使檔案管理工作向綜合化、專業化、數字化方向發展。